CVDR218440_1Nota Reserves en voorzieningennlregelingOud-Beijerland2012-04-26Hoeksche WaardHet Kompas, 11 mei 2012Nota Reserves en voorzieningenbronvermeldinggemeenteraadfinanciën en economie2012-04-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-04-262021-01-01Nieuwe regelingz-1207827Geen.Geen.Nota Reserves en voorzieningenVoorwoordIn 2008 is de nota reserves en voorzieningen opgesteld. Afgesproken is om periodiek de vastgestelde beleidsnota’s te actualiseren. Zodoende zijn de beleidsbepalingen met betrekking tot de reserves en voorzieningen geëvalueerd en de reserves en de voorzieningen beoordeeld. Geconstateerd is dat er geen reden is om het beleid rondom de reserves en de voorzieningen aan te passen.Wel is er tijdens het beoordelen van de reserves en voorzieningen geconstateerd, dat er een aantal voorzieningen omreden van hun aard beter omgevormd kunnen worden tot een bestemmingsreserve en een reserve kan vervallen.Als onderdeel II van dit voorstel wordt u een voorstel hieromtrent gedaan.Afdeling1Nieuw AfdelingHoofdstuk1InhoudsopgaveInhoudsopgaveSamenvatting beleidsbepalingen en voorstellen Onderdeel I

Inleiding

Algemene uitgangspunten

Begripsomschrijving

Juridisch kader

De functies van de reserves en voorzieningen

Vorming van nieuwe reserves en voorzieningen

Saldi van reserves en voorzieningen

Storting en onttrekkingen vanuit reserves en voorzieningen

Rentebeleid

Weerstandsvermogen

Onderdeel II

Voorzieningen omzetten tot bestemmingsreserves

Onnodig aanhouden van de reserve Aandelen

Bijlage 1: Overzicht rechtmatige onttrekkingen vanuit reservesBijlage 2: Wettelijk kader inzake reserveringBijlage 3: Uitleg berekening risicowaardeHoofdstuk2Samenvatting beleidsbepalingen en voorstellenVoor de volledigheid worden de opgenomen beleidsbepalingen opgesomd.Paragraaf1Onderdeel IZoals in het voorwoord is gesteld, is er geen reden om het beleid rondom de reserves en de voorzieningen aan te passen. Alle in onderdeel I opgenomen voorstellen zijn zodoende ongewijzigd en kunnen worden beschouwd als beleidsbepalingen.Paragraaf2Onderdeel II (nieuw voorstel)Hoofdstuk1Onderdeel IParagraaf1InleidingAfgesproken is om periodiek de vastgestelde beleidsnota’s te actualiseren. Zodoende zijn de beleidsbepalingen met betrekking tot de reserves en voorzieningen geëvalueerd en de reserves en de voorzieningen beoordeeld. Geconstateerd is dat er geen reden is om het beleid rondom de reserves en de voorzieningen aan te passen.In deze nota wordt naast het juridisch kader, en overeenkomstig artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 10 van de financiële verordening, de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen behandeld.In dit onderdeel:

worden de algemene uitgangspunten benoemd;

wordt het onderscheid tussen een reserve en een voorziening verduidelijkt;

wordt het juridisch kader opgesomd, zoals die is opgenomen in het Besluit Begroten en Verantwoorden. Hierbij wordt nader ingegaan op het onderscheid tussen reserves en voorzieningen;

worden de verschillende functies van de reserves en voorzieningen belicht;

worden de principes benoemd, die gelden als er een nieuwe reserve of voorziening wordt gevormd;

wordt ingegaan op het saldi van reserves en voorzieningen;

worden de uitgangspunten benoemd ten aanzien van onttrekkingen en toevoegingen;

wordt ingegaan op het rentebeleid. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende vormen van reserves;

treft u het beleid aan voor het weerstandsvermogen, dat als weerstandscapaciteit geldt voor de in de begroting opgenomen risico’s.

In bijlage 1 treft u een overzicht aan van de in begroting 2012 opgenomen reserves en voorzieningen met de daarbij geldende rentetarieven. In bijlage 2 zijn de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen opgenomen. In bijlage 3 wordt in het kort de berekening van de risicowaarde getoond.Paragraaf2Algemene uitgangspuntenIn de nota wordt ingegaan op de wettelijke kaders op het gebied van de vermogensvorming en de onttrekkingen daaruit. Bij de begroting stelt de raad de kaders vast voor zowel het beleid als de financiën. Een goed inzicht in de financiële positie is gelet op de continuïteit van de gemeente, essentieel.Uitgangspunt bij het formuleren van beleidsdoelstellingen voor vermogensmutaties bij reserves en voorzieningen is dat voorzien is in:

duidelijke en consistente regelgeving voor de beleidsvorming;

het verkrijgen van inzicht in de allocatie van het eigen vermogen en de voorzieningen;

het bevorderen van het inzicht in de vermogenspositie van de gemeente;

het beperken van continuïteitsrisico’s van het voorzieningenniveau van de gemeente;

Paragraaf3BegripsomschrijvingOm de nota leesbaar te maken is gekozen om voor een korte en praktische uitleg.Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming. De reserves zijn te onderscheiden in de algemene reserve en de bestemmingsreserves.ReserveEen reserve is een vrij te bestemmen deel van het eigen vermogen.Kenmerkend voor reserves is dat ze:

worden gevormd door bestemming van het resultaat;

vrij besteedbaar zijn;

tot het eigen vermogen behoren.

Een reserve is een deel van het eigen vermogen waar de raad een bestemming aan heeft gegeven of waarvan de raad de bestemming kan wijzigen. De besteding van de benoemde gelden ligt niet vast, maar kan door de raad ‘naar believen’ voor andere doelen worden bestemd. Reserves worden gevormd of benut zonder dat het invloed heeft op het exploitatieresultaat.Een voorzieningEen voorziening is een deel van het vreemde vermogen, welke gereserveerd is voor toekomstige lasten, tekorten, risico’s of verplichtingen die voortvloeien uit de voorbije periode.Kenmerkend voor voorzieningen is dat ze:

verplicht gevormd is door het nemen van een last ( zal ipv. kan bepaling);

een verplichte bestedingsrichting heeft;

tot het vreemde vermogen behoort.

Een voorziening wordt als het ware gezien als een saldo van toekomstige lasten ( een schuld) en is daarom een onderdeel van het vreemd vermogen. De besteding van de hier benoemde gelden ligt min of meer vast ( toekomstige lasten, tekorten, verplichtingen), omdat de toekomstige lasten onvermijdelijk zijn en de risico’s reëel zijn ingeschat. Een wijziging van een dotatie of onttrekking in de voorziening leidt tot een aanpassing van de kosten en daarmee het exploitatieresultaat. Paragraaf4Juridisch kaderIn aanvulling op hoofdstuk 2, vloeit rondom reserves en voorzieningen veel beleid voort uit het besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Deze Algemene Maatregel van Bestuur bevat een aantal duidelijke bepalingen.Artikel1ReservesIn artikel 43 BBV 2004 worden de volgende reserves onderscheiden naar:

1. de algemene reserves;2. de bestemmingsreserves;

Een bestemmingsreserve is een reserve, waar de gemeenteraad een bepaalde bestemming heeft gegeven.

Artikel2VoorzieningenArtikel 44 BBV 2004 geeft een definitie van de voorzieningen weer.

Voorzieningen worden gevormd wegens:a. verplichtingen en verliezen, waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs in te schatten is; b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot een gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden met uitzondering van de voorschotbedragen verkregen van Europese en Nederlandse overheidslichamen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die ter dekking dienen voor de lasten van volgende begrotingsjaren.

Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

Voor de definitie van voorzieningen is aansluiting gezocht bij boek 2 BW, titel 9. Voorzieningen zijn passiefposten op de balans, die dus:

een schatting geven van de voorzienbare lasten in verband met risico's en verplichtingen, niet zijnde voorschotbedragen van Europese en Nederlandse oveheidslichamen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel,

waarvan de omvang en of het tijdstip van optreden min of meer onzeker zijn,

en die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaande aan die datum.

Artikel3Provinciale richtlijnenOp grond van hun wettelijk toezichthoudende taak, heeft de provincie nadere richtlijnen gesteld. Voor deze nota zijn de volgende richtlijnen c.q. adviezen van belang:Aanvullend op de wettelijke eis om het eigen vermogen onder te verdelen ( zie 3.1) meent de provincie dat het belangrijk is om te weten welke reserves bestemd zijn ter dekking van de kapitaalslasten van reeds gerealiseerde investeringen. Artikel4Nadere uitleg over het onderscheid tussen reserves en voorzieningenHet onderscheid tussen voorzieningen en bestemmingsreserves is in de praktijk vaag gebleken. Middelen van derden waarvan de aanwending is gebonden en aan het eind van het begrotingsjaar niet besteed zijn, dienen onder voorzieningen te worden opgenomen. Als de besteding niet dusdanig is gebonden, dat de middelen teruggegeven moeten worden, of als ze niet aan het doel zijn besteed waarvoor ze geheven, dan dienen ze onder de bestemmingsreserves te worden opgenomen.Geen voorzieningen mogen worden getroffen voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten en gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume, zoals pensioen- en wachtgeldverplichtingen. De reden hiervoor is dat dergelijke verplichtingen bij gemeenten reeds in de begroting en meerjarenraming opgenomen zijn. Wel dienen verplichtingen, waarvan het bedrag oploopt, als voorzieningen te worden opgenomen. Gedacht kan worden aan wachtgeldverplichtingen bij personele inkrimping.Voorts kunnen voorzieningen een schatting betreffen van de lasten die voortvloeien uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering. Voor gevolgen die niet in causale relatie staan met het bedrijfsgebeuren van de voorafgaande periode, kunnen geen voorzieningen worden getroffen.Paragraaf5Functies van de reserves en voorzieningenVoordat we ingaan op de hoe we willen omgaan met reserves en voorzieningen, willen we eerst inzicht geven in de functies van de reserves en voorzieningen. Hierbij zijn de volgende categorieën te onderscheiden:

de bufferfunctie

de bestedings/bestemmingsfunctie

de egalisatiefunctie

de inkomensfunctie

Ad 1. de bufferfunctieDe belangrijkste functie van het eigen vermogen is de bufferfunctie. Reserves behoren tot één van de instrumenten om niet kwantificeerbare risico’s af te dekken. Reserves maken, naast eventuele onbenutte belastingcapaciteit en ruimte in de begroting, onderdeel uit van de weerstandscapaciteit.Ad 2. de bestedings/bestemmingsfunctieDe bestemmingsreserve is een reserve, welke gevormd zijn voor een bepaald doel. Deze middelen zin zonder toestemming van het bestuur niet vrij aanwendbaar voor andere zaken. Periodiek zal bekeken moeten worden of de omvang en bestemming nog adequaat zijn. Zoals aangegeven in hoofdstuk 2, vallen van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden onder voorzieningen.Ad 3. de egalisatiefunctieReserves kunnen ook een egalisatiefunctie hebben. Dit betekent dat de lasten en baten over de jaren heen, regelmatig ten laste / ten gunste van de exploitatiebegroting worden gebracht om pieken en dalen op te vangen. Voorwaarde is wel dat er een inhoudelijk meerjarenperspectief moet zijn geschetst.Voorziening met een egalisatiefunctie kunnen slechts gevormd zijn om de onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren en de voorziening gevoed wordt op basis van een beheerplan. Dit beheerplan dient dan periodiek te worden geactualiseerd.Ad 4. de inkomensfunctieReserves hebben een inkomensfunctie als de bespaarde rente gebruikt wordt als structureel budgettair dekkingsmiddelen. In verband met de beperkte aanwendbaarheid van dit soort reserves, wordt ook wel gesproken van ‘geblokkeerde’ reserves. Paragraaf6Vorming van nieuwe reserves en voorzieningenIn aanvulling op hetgeen reeds als wettelijke verplichting geldt, wordt als eigen beleid het onderstaande uitgewerkt.Hierbij gelden in het algemeen de volgende principes:Het instellen van nieuwe reserves zullen altijd ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.Reservevorming is geen doel op zich, doch dient een specifieke doelstelling waarvoor de middelen zijn gereserveerd. De doelstelling moet helder geformuleerd zijn. Nieuwe reserves worden gecreëerd als:

besteding van middelen een doorlooptijd van meerdere jaren heeft;

een bepaald doel of activiteit door enkele jaren te reserveren kan worden gerealiseerd;

een bepaald doel of activiteit moet worden gerealiseerd, waarvan de uitvoering zich over meerdere jaren uitstrekt, hierbij kan gedacht worden aan een nieuw beleidsplan;

opvangen van fluctuaties in de exploitatie, omdat de uitgaven een niet evenredig verloop hebben.

Voorgesteld wordt:Akkoord te gaan met de hier bovenstaande in het algemeen geldende principesHet vormen van voorzieningen is verplicht voorgeschreven( zie hoofdstuk 3.2). De raad heeft door het verplichtende karakter, in de praktijk weinig ruimte om keuzes te maken bij de allocatie van middelen. In overweging nemende dat de raad een de kaderstellende rol heeft en het college een uitvoerende, ligt het meer voor de hand dat deze bevoegdheid bij het college is gepositioneerd. Om de kaderstellende rol van de raad in acht te nemen, dient het instellen van een voorziening te passen binnen de door de raad gestelde beleidsmatige en financiële kaders.

Voorgesteld wordt:Om reden dat het instellen van een voorziening voortvloeit uit de in artikel 44 van de BBV bedoelde situaties en de raad zodoende weinig keuzes biedt in het alloceren van middelen, de bevoegdheid tot in te stellen van voorzieningen te delegeren aan het college onder de voorwaarde dat een en ander past binnen de door de raad gestelde beleidsmatige en financiële kaders.

Paragraaf7Saldi van reserves en voorzieningenVan gemeenten wordt verwacht dat zij prudent haar publieke taak uitvoert. Het vormen van reserves en voorzieningen legt beslag op de bestedingsruimte. Aan het hebben en aantrekken van financiële middelen zijn kosten en risico’s verbonden. Het is zodoende belangrijk dat de reserve op grond van een specifieke doelstelling wordt gevormd en niet onnodig hoog is.

Voorgesteld wordt:Er wordt gestreefd naar een adequate hoogte van de reserves en gerelateerd is aan de specifieke doelstelling en/of weerstandsvermogen, met inachtneming van het voorzichtigheidsprincipe.Het is in feite niet toegestaan dat enige reserve of voorziening een negatief saldo heeft. Echter in de begrotingsbrief 2005 heeft de provincie zich op het standpunt gesteld dat bestaande reserves als overgangsregeling tot 2015 een negatieve stand mogen vertonen.

Voorgesteld wordt:Reserves en voorzieningen mogen overeenkomstig de begrotingsvoorschriften en de provinciale overgangsregeling met ingang van 2015 geen negatief saldo hebben.

Paragraaf8Stortingen en onttrekkingen vanuit reserves en voorzieningenArtikel1ReservesEen toevoeging aan een reserve geschiedt altijd in het kader van resultaatbestemming en worden altijd via het programma verantwoord. Het rechtstreeks boeken van bestedingen ten laste van reserves is niet toegestaan. In de hoofdlijnennotitie resultaatbestemmen 2007 van de Commissie BBV is bepaald, dat toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves tot maximaal het bedrag dat via de begroting ( wijziging) door de raad is goedgekeurd. Verder kunnen er raadsbesluiten zijn die inhoudelijk dat specifiek benoemde saldi, nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht. Om een juist inzicht te krijgen in de baten en lasten van een door de raad benoemde programma worden hieronder de volgende uitgangspunten benoemd:Voorgesteld wordt

Bij storting aan reserves wordt de storting toegewezen aan het programma, waaruit het geld beschikbaar komt.

Bij onttrekking vanuit de reserves, wordt de onttrekking toegewezen aan het programma, waarvoor het geld ter beschikking wordt gesteld.

Indien onttrekkingen gebruikt worden voor algemene dekkingsmiddelen, wordt de onttrekking toegewezen aan programma 10 Financiën.

Storting van renten aan reserves zijn algemeen van aard en worden zodoende toegewezen aan programma 10 Financiën.

Bij bestemmingsreserves die gevormd zijn vanuit de egalisatiefunctie of de wettelijke verplichting om zowel de baten als de lasten in de begroting op te nemen ( de zgn. technische reserves), kunnen de onttrekkingen vanuit of toevoegingen aan de betreffende reserve op grond van hun doel worden gedaan. Afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde toevoegingen c.q onttrekkingen worden achteraf door de raad bekrachtigd.

Artikel2VoorzieningenTen aanzien van voorzieningen wijkt het beleid niet af van de wettelijke bepalingen zoals opgenomen in het Besluit Begroten en Verantwoorden 2004 ( zie bijlage 2).Door de commissie BBV heeft daarnaast een aantal stellige uitspraken gedaan over de toepassing van het BBV. Relevant voor deze notitie is dat bepaald is, dat voorzieningen die gevormd zijn om de onderhoudslasten van een kapitaalgoed te egaliseren, alleen ingesteld en gevoed kunnen worden op basis van een periodiek geactualiseerd beheerplan. Paragraaf9RentebeleidArtikel1RentetoerekeningDe aan reserves toegerekende rente maakt deel uit van het totaal van de rentekosten. De totale rentekosten van de gemeente bestaan uit:

(bespaarde) rente reserves ( eigen vermogen);

rente langlopende geldleningen;

rente kortlopende financieringsmiddelen.

De reserves en voorzieningen worden gebruikt als intern financieringsmiddel. De rentetoerekening aan de reserves moet worden gezien als een vergoeding voor de rente, die ook zou worden ontvangen als het geld extern zou worden belegd. Het nadeel hierbij is dat het aanhouden van een riante reservepositie leidt tot hoge rentelasten in de begroting. Bij vrij besteedbare reserves is het redelijk, dat er een vergoeding op het aangehouden eigen vermogen wordt verkregen, zonder dat dit nu tot hoge rentelasten leidt. Op basis van deze uitgangspunten wordt een vergoeding van 3% rente redelijk geacht.Voor bestemmingsreserves heeft de raad de besteding min of meer bepaald. Rentebijschrijving heeft dan slechts tot doel, dat de reserve ook na inflatie toereikend is om de bestemde kosten te dekken. Gezien het meerjarig verloop van de inflatie kan in principe volstaan worden met een rentetoerekening over de reserves van 2%.Er bestaat de wettelijke verplichting om in de begroting zowel de lasten als de daarvoor bestemde baten te laten zien ( de zogenaamde bruto methode). Om deze reden zijn er een aantal technische reserves gevormd, waarbij de reservevorming rechtstreeks gerelateerd is aan een bepaalde investering. Als de rentevergoeding niet hoger zou zijn dan de inflatie, ontstaat er een nadeel in de begroting omdat de rentelast gebaseerd is op de historische investering. Zodoende wordt er primair voorgesteld de rente bij technische reserves te baseren op de historische rentelasten.Besloten is om geen kapitaalslasten toe te rekenen aan de producten en de werkelijke rentelasten te baseren op de liquiditeitenplanning. Het boeken van rentelasten bij technische reserves is, op deze manier tot een administratieve handeling verworden, dat geen financieel effect heeft. Vandaar dat voor technische reserves, waarbij het achterwege blijven van een rentebijschrijving geen financieel effect heeft, wordt voorgesteld om het bijschrijven van rente achterwege te laten.Voorgesteld wordt om in principeeen rente van 3% toe te rekenen aan de vrij besteedbare reserves.

in principe een rente van 2 % toe te rekenen aan bestemmingsreserves, uitgezonderd:- reserves met een negatief saldo ( zie hoofdstuk 6)-‘technische’ reserves waarbij de boeking om administratieve redenen achterwege kan blijven en dit geen financieel effect heeft in de begroting.- voor ‘technische’ reserves waarbij er wel een financieel effect optreedt wordt voorgesteld om de rentebijschrijving te baseren op de historische rentelasten zoals die golden bij het aangaan van de verplichting.Ter dekking van het exploitatiesaldo is bij de begroting 2012 besloten om tijdelijk van deze uitgangspunten af te wijken.

Op grond van het BBV is directe rentebijschrijving aan voorzieningen niet toegestaan. De gemeente rekent sinds jaren geen rente toe aan voorzieningen.Het BBV classificeert de middelen van derden waarvan de bestemming is gebonden onder een voorziening. Soms verplicht het Rijk voor deze groep tot een toevoeging welke gelijk is aan de rentevoet. Een dergelijke rentetoevoeging wordt niet gezien als rentetoevoeging, maar als een toevoeging om de voorziening op de juiste hoogte te houden.Paragraaf10WeerstandsvermogenArtikel1InleidingEen gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Voor een deel van deze risico’s kan een gemeente zich verzekeren, kunnen voorzieningen worden gevormd, of kunnen ze op een andere wijze worden opgevangen.Een deel van de reserves wordt gebruikt als weerstandscapaciteit voor het opvangen van niet verzekerde of afgedekte risico’s. Als informatiebron met betrekking tot verwachte dan wel gelopen risico’s, is in de begroting en de jaarrekening een paragraaf weerstandsvermogen opgenomen, die hier uitgebreid op in gaat.Op grond van de BBV 2004 zijn de onderstaande onderwerpen in deze paragraaf verplicht:

een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

een inventarisatie van de risico’s;

het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Artikel2WeerstandscapaciteitDe weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om onverwachte en substantieel niet-begrote kosten te dekken. In relatie tot bovenstaand doel van het weerstandsvermogen, worden de saldi van het vrije deel van de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit, de stille reserves en de rekening voor onvoorzien tot de weerstandscapaciteit gerekend.Voorgesteld wordtDe saldi van het vrije deel van de algemene reserve, reserves zonder vastgesteld bestedingsdoel, de onbenutte belastingcapaciteit en de rekening voor onvoorzien tot de weerstandscapaciteit te rekenen.Artikel3Hoogte weerstandsvermogenEen eenduidige manier om de benodigde weerstandscapaciteit te berekenen is door middel van de risicowaarde. Hierbij wordt gekeken naar de kans dat het risico zich voordoet en het mogelijke schadebedrag ( zie bijlage 3). De som van alle individuele risicowaarden, bepaalt zodoende de noodzakelijke hoogte van het weerstandsvermogen.Binnen de markt is het de gewoonte om 10% van je begroting te reserveren voor onvoorziene uitgaven. Rekening houdend met zowel de berekende risicowaarde als een minimale reservering van 10 procent wordt voorgesteld:Voorgesteld wordtDe hoogte van het weerstandsvermogen te bepalen:

op basis van het risicoprofiel en de inschatting van de kans dat het risico zich voordoet, de zogenaamde risicowaarde;

met een minimum van 10% van de begrotingsomzet.

Hoofdstuk1Onderdeel IITegelijk met het actualiseren van de beleidsbepalingen zijn de reserves en de voorzieningen beoordeeld. Bij de beoordeling hebben we geconstateerd, dat:

er een aantal voorzieningen zijn, die om reden van hun aard beter tot een bestemmingsreserve omgevormd kunnen worden;

er onnodig een reserve aangehouden wordt als administratieve tegenpost voor de in het bezit zijnde deelnemingen van semi-publieke overheidsinstellingen Eneco, Evides en de BNG.

Onderstaand zullen we deze bevindingen nader toelichten en voorstellen hieromtrent doen. Paragraaf1Voorzieningen omzetten tot bestemmingsreservesTen aanzien van een voorziening geldt de verplichting, dat er een nauwkeurige kostenonderbouwing aan ten grondslag moet liggen, waarvoor de voorziening is gevormd. In veel gevallen is dit niet precies aan te geven, waarmee er een grotere kans op onrechtmatigheid bestaat.Wanneer de voorziening wordt omgezet naar een bestemmingsreserve gelden deze beperkingen niet. Een kenmerk van een reserve is immers, dat de raad de vrijheid heeft om de gelden ‘naar believen’ kan worden bestemd, de besteding van de benoemde gelden ligt niet vast.Zoals uit de omschrijving blijkt, zijn de bovenstaande voorzieningen gevormd om de toekomstige lasten van de vastgestelde beheerstaken te kunnen opvangen. Met het omzetten van de voorziening naar een reserve wordt het beschikkingsrecht over de reserve verlegd naar de raad.In hoofdstuk 8 is bepaald dat voor technische reserves en bestemmingsreserves, die gevormd zijn vanuit de egalisatiefunctie, onttrekkingen of toevoegingen vanuit hun doel mogen worden gedaan. Niet alle bovenstaande bestemmingsreserve kunnen onder egalisatie of technische reserves geschaard worden. Afgevraagd kan worden of de raad herhaaldelijk lastig gevallen moet worden met beheersmatige voorstellen over het storten of onttrekken.Overwegingen met betrekking tot het storten in de reserves.Het ontrekken van geld aan de reserves beïnvloedt het eigen vermogen van de gemeente en holt mogelijk de financiële positie van de gemeente uit. Zodoende is het storten in en onttrekken vanuit de reserves een raadsbevoegdheid is en moet apart zichtbaar worden gemaakt. De raad dient zich op grond van artikel 3, lid 1 een getrouw beeld kunnen vormen over de financiële positie en over de baten en lasten. Dit getrouwe beeld zou bij het delegeren van de bevoegdheid om gelden te storten en te onttrekken naar het college, vertroebeld kunnen worden, doordat het college invloed kan uitoefenen op het saldo baten en lasten.Echter, zowel de stortingen en de onttrekkingen dienen altijd zichtbaar gespecificeerd te worden bij de jaarrekening of de begroting en afwijkingen op de begroting dienen toegelicht te worden. De raad heeft zodoende altijd de mogelijkheid om het getrouwe beeld te toetsen en achteraf een besluit terug te draaien.Om de raad niet herhaaldelijk lastig te vallen met beheersmatige onttrekkingen, wordt voor de bovengenoemde reserves u gevraagd om de bevoegdheid om de stortingen aan onttrekkingen vanuit de bovenstaande bestemmingsreserves te delegeren aan het college.Voorgesteld wordt om:voor de bovengenoemde reserves, de bevoegdheid om de stortingen en de onttrekkingen, te delegeren aan het college onder voorwaarde, dat een en ander past binnen de door de raad gestelde beleidsmatige en financiële kaders.In de bijlage Overzicht rechtmatige onttrekkingen vanuit reserves, is een totaaloverzicht opgenomen van de reserves waarbij de bevoegdheid om bedragen te storten in of ontrekken uit de reserves is gedelegeerd aan het college.Paragraaf2Onnodig aanhouden van reserve aandelenDe gemeente bezit aandelen van een drietal semi-publieke overheidsinstellingen waarbij de aandelen in handen van publiekrechtelijke lichamen dient te blijven. Dit betreft:

NV. BNGDe Bank Nederlandse Gemeenten is in 1914 van en voor overheden in 1914 opgericht. De staat heeft de helft van de aandelen. De andere helft is in handen van gemeenten, provincies en hoogheemraadschappen.

EvidesVoor 1 april 2004 had de gemeente Oud-Beijerland aandelen van NV Waterbedrijf Europoort (WBE).Per 1 april 2004 zijn de waterbedrijven Delta NV en NV Waterbedrijf Europoort(WBE) gefuseerd tot Evides N.V, waarbij 50% van de aandelen in handen zijn de oud aandeelhouders WBE en 50% in handen van de oud aandeelhouders Delta.

Eneco Holding NVSinds 1989 heeft de gemeente aandelen van het energiebedrijf Dordrecht, welke later is gefuseerd met Energiebedrijf Zuid-Holland tot de NV Eneco. Voor de netwerkgroep dient de kring van aandeelhouders te bestaan uit overheidsaandeelhouders. Maar ten aanzien van het energiebedrijf kan deze worden uitgebreid met particuliere aandeelhouders en kunnen de aandelen zonder beperkingen worden verkocht.

Opheffen van reserveDe gemeente heeft bij het verkrijgen van de aandelen, de aandelen gewaardeerd tegen de nominale waarde en vanwege de beperkte verhandelbaarheid van de aandelen geneutraliseerd door middel van een reserve.Formeel dient deze reserve geen enkel doel, daar de aandelen in ieder geval binnen de overheidsinstellingen tegen de nominale waarde verkocht kunnen worden. Het is zodoende niet noodzakelijk om de reserve aan te houden en de gelden gereserveerd te houden. De reserve bedraagt momenteel € 3.769.251,39 en kan zodoende elders worden ingezet.Aanwending van vrijkomende geldenBij de bouwstenendiscussie voor de begroting 2002-2005 zijn de te verwachten investeringen voor de komende jaren ondergebracht als Toekomstige Investeringen.Bij het voteren van de kredieten werd rekening gehouden met toekomstige bijdragen vanuit de grondexploitatie ( bijlage 12 van de begroting 2002). In de planning werden de lasten voor de toekomstige investeringen afgestemd op de verwachte bijdragen vanuit de grondexploitatie. Naar inmiddels blijkt, is de planning voor de toekomstige bijdragen te rooskleurig geweest. De toekomstige investeringen zijn uitgevoerd, maar de bijdragen vanuit de grondexploitatie hebben niet plaatsgevonden, doordat de betreffende exploitaties niet zijn afgesloten. Hierdoor is de reserve TI sterk per 31 december 2011 € 3,324 miljoen negatief.Op grond van de BBV is het niet toegestaan om een negatief saldo te hebben. In de begrotingsbrief 2005 heeft de provincie zich op het standpunt gesteld dat bestaande reserves als overgangsregeling tot 2015 een negatieve stand mogen vertonen. Dit probleem kan opgelost worden door de vrij te vallen reserve te benutten voor het aanvullen van het negatieve saldo van de reserve toekomstige investeringen.OverwegingenOp grond van de huidige wettelijke bepalingen zijn we op basis van het voorzichtigheidsprincipe, verplicht om pas winst nemen bij realisatie en een voorziening te treffen wanneer verliezen zich voordoen. Bij de begroting 2002 is dit principe niet toegepast, waardoor de reserve nu negatief is en het exploitatiesaldo onder druk staat.Met het volstorten van de reserve toekomstige investeringen vervallen de opgenomen aframingen binnen de grondexploitatie de Hoogerwerf van € 1,24 miljoen en Poortwijk van € 2,084 miljoen. Dit geeft beleidsruimte om de mogelijke gevolgen van de woningbouwmalaise binnen de opgenomen grondexploitaties te kunnen opvangen. In de laatste managementletter wijst de accountant op de achterblijvende realisatie van de verkopen. Dit kan een signaal zijn dat uitgifte prijzen niet worden gerealiseerd en / of dat verkopen nader uitgefaseerd dienen te worden. Nadere uitfasering of verlaging van verkoopprijzen heeft een negatief effect op de grondexploitaties.Hierbij speelt nog dat de grondexploitatie van Poortwijk II het verlies van circa € 1 miljoen ( zie begroting 2012) moet goedmaken, wat een extra belasting geeft op de winstrealisatie geeft.Voorgesteld wordt omDe reserve aandelen op te heffen en het bedrag € 3.769.251,39 vrij te laten vallen en voor € 3,324 miljoen te storten in de negatieve reserve Toekomstige investering waarmee beide reserves opgeheven kunnen worden. Het restant van de vrijval ad € 445.251,39 te benutten om de negatieve Egalisatiereserve bouwleges aan te vullen.Paragraaf3Opheffen van de reserve FrictiekostenJaarlijks wordt tbv. de in de begroting opgenomen beleidsuitvoering een werkplan opgesteld. De kosten die hieruit voortvloeien worden betaald vanuit de verschillende personeelsbudgetten en gereserveerde gelden. Op dit moment hebben we hiertoe o.a. een voorziening afdelingsplannen en een reserve frictiekosten voor het dekken van de kosten van vervanging bij ziekte.Bij onderdeel 1 wordt u verzocht om in te stemmen met het omzetten van de voorziening afdelingsplannen naar de reserve werkplan. Om te voorkomen dat er verschillende reserves zijn voor hetzelfde doel wordt u voorgesteld om de reserve Frictiekosten op te heffen en de gereserveerde gelden te storten in de Reserve Werkplan.Voorgesteld wordt om de reserve Frictiekosten op te heffen en het gereserveerde bedrag te storten in de nieuw gevormde reserve Werkplan.Overzicht rechtmatige onttrekkingen vanuit reserves1Wettelijk kader inzake reservering2Relevante wetteksten uit het Besluit begroten en verantwoorden 2004 (BBV’04)Titel 2.3 De paragrafenArtikel 11

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen:a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;b. alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

De paragraaf betreffende de weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat ten minste:a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;b. een inventarisatie van de risico’sc. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Titel 2.4 Het overzicht van baten en lasten en de toelichtingArtikel 17Het overzicht van baten en lasten bevat:d. de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma:Titel 2.5 De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichtingArtikel 202. Afzonderlijke aandacht wordt besteedt aan:d. de stand en het verloop van de reservesArtikel 27

de programmarekening bevat:d. de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.

Titel 4.5 De balans en de toelichtingParagraaf vaste passivaArtikel 41Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.Artikel 42

Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming uit de programmarekening.

Het in het eerste lid bedoelde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen.

Artikel 43

In de balans worden de reserves onderscheiden naar:a. de algemene reserve;b. de bestemmingsreserves;

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan provinciale staten respectievelijk de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven.

Artikel 44

Voorzieningen worden gevormd wegens:a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;b. op de balansdatum bestaande risico’s te zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Tot die voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b.

Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

Artikel 45Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.Artikel 49In de balans worden onder de overlopende passiva opgenomen:b. de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren;Paragraaf 4.5.7 Toelichting op de balansArtikel 54

In de toelichting op de balans worden de aard en de reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan toegelicht.

Per reserve wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;b. de toevoegingen of onttrekkingen via de resultaatsbestemming bij de programmarekening;c. de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van de bestemming van het resultaat van het voorgaande boekjaar;d. de verminderingen in verband met de afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;e. het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

Artikel 55

In de toelichting op de balans worden de aard en de reden van elke voorziening en de wijzigingen daaraan toegelicht.

Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;b. de toevoegingen;c. ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen;d. de aanwendingen;e. het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

Uitleg berekening risicowaarde3De hoogte van de benodigde weerstandscapaciteit wordt met name bepaald wordt door:het feit dat het risico niet is afgedekt via een voorziening of een afgesloten verzekering;de kans dat de tegenvaller of meevaller daadwerkelijk zal optreden;de waarde van de verwachte tegenvaller.De kans dat alle risico’s zich tegelijkertijd zullen voordoen is nihil. Een weerstandscapaciteit die alle risico’s kan opvangen als die zich allen tegelijkertijd voordoen, is dan ook te ruim. De risicowaarde kan een eenduidige manier zijn om de relevantie van het risico en de hoogte van de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen.Hierbij wordt gekeken naar de kans dat de tegenvaller of meevaller daadwerkelijk zal optreden en de waarde van de verwachte tegen- of meevaller, oftewel:kans x waarde = risicowaarde.8.2.1 ClassificatiesOm de risicowaaarde te bepalen worden allereerst de risico’s op basis van de volgende inschatting geïnventariseerd en geclassificeerd.VoorbeeldEen laag risico met de classificatie < € 100.000, heeft een risicowaarde van: € 50.000 x 12,5% = € 12.500