Huishoudelijk Reglement van de bestuurscommissie Quintus

Artikel 1 rooster van aftreden

• 1.

  Het periodieke aftreden op de wijze, genoemd in artikel 6, lid 1-4 en artikel 7, lid 3 van de Regeling op het beheer van Quintus, geschiedt volgens het rooster van aftreden genoemd in bijlage 1. Als datum van aftreden geldt 1 juli.

Artikel 2 vacatures

• 1.

  Minstens één maand vóór de datum, waarop volgens artikel 6, lid 1, van de regeling het bestuur in een bestuursvacature heeft te voorzien, kunnen kandidaten door directie en bestuursleden worden voorgedragen bij de voorzitter. De voordrachtskeuze uit de gestelde kandidaten wordt door stemming volgens artikel 13 van de Regeling bepaald.

• 2.

  Op een tussentijdse vacature, zoals bedoeld in art. 6.3 van de Regeling, is eveneens art. 2.1. van het huishoudelijk reglement van toepassing.

Artikel 3 taakomschrijving van de voorzitter

• 1.

  De voorzitter bepaalt aantal, plaats, dag en uur van de vergaderingen van het bestuur in overleg met de secretaris en/of de bestuursgemandateerde, met wie hij tevens in ontwerp de agenda opmaakt.

• 2.

  De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en bepaalt de orde van de vergaderingen.

• 3.

  De voorzitter draagt zorg voor de naleving van de Regeling en het huishoudelijk reglement.

• 4.

  De voorzitter draagt er zorg voor, dat het bestuur als team functioneert.

• 5.

  De voorzitter vertegenwoordigt Quintus en bij diens afwezigheid een ander lid van het bestuur.

Artikel 4 taakomschrijving van de secretaris

• 1.

  De secretaris is belast met het verzorgen van de correspondentie van het bestuur en brengt de van belang zijnde gegevens hieruit ter kennis van de leden van het bestuur. Tevens draagt de secretaris de zorg voor de archivering van de stukken met in achtneming van de bepalingen van de Archiefwet 1995.

• 2.

  De secretaris schrijft op last van de voorzitter de vergaderingen van het bestuur uit, conform de Regeling.

• 3.

  De secretaris draagt zorg voor het opstellen van de notulen en draagt er zorg voor dat deze en de besluitenlijst ter vaststelling voor de eerstvolgende vergadering worden geagendeerd.

• 4.

  De secretaris ontwerpt het jaarverslag.

• 5.

  De secretaris ziet toe op de naleving van het door het bestuur opgestelde rooster van aftreden van de bestuursleden.

• 6.

  De secretaris draagt zorg voor het doorgeven van mutaties in het bestuur aan de gemeente.

• 7.

  De bestuursgemandateerde kan worden belast met het zorgdragen van bovengenoemde artikelen (4.1.-4.6).

Artikel 5 taakomschrijving van de penningmeester

• 1.

  De penningmeester ziet toe op het financiële beheer van Quintus met inachtneming van het volgende

  • a.

    het beheer van het vermogen van de stichting

  • b.

    de zorg voor een nauwkeurige boekhouding

  • c.

    de zorg voor het renderend wegzetten van niet onmiddellijk benodigde gelden met in achtneming van de wettelijke bepalingen

  • d.

    het ontwerp van de begroting voor het komende boekjaar en het indienen daarvan vóór 1 april bij het bestuur

  • e.

    het vóór 1 februari bij het bestuur indienen van het ontwerp van de rekening en de verantwoording over het afgelopen jaar onder toevoeging van een accountantsrapport

• 2.

  De uitvoering van art. 5.1. ligt bij de directie (directiestatuut)

Artikel 6 taakomschrijving van de bestuursgemandateerde

• 1.

  De bestuursgemandateerde oefent de bevoegdheden van het bestuur uit op basis van verleend mandaat.

• 2.

  Dit mandaat is omschreven in het directiestatuut (zie bijlage) waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directie zijn vastgesteld.

Artikel 7 schriftelijke informatieverstrekking aan derden

• 1.

  Bij het bestuur rust de verantwoordelijkheid voor de opstelling en tijdige verzending van de voorgeschreven stukken aan gemeente en eventuele andere autoriteiten.

• 2.

  De voorzitter draagt er zorg voor dat ten minste een week voor de vergadering van het bestuur, deze wordt aangekondigd onder vermelding van datum, tijdstip en plaats; tevens wordt meegedeeld waar en gedurende welke tijd belangstellenden de vergaderstukken kunnen inzien.

• 3.

  De voorzitter draagt er zorg voor dat ten minste een week voor de vergadering de O.R. van Quintus een afschrift krijgt van de agenda van de vergadering.

• 4.

  De openbare bekendmaking van besluiten berust bij de secretaris; de wet ‘elektronische bekendmaking’  (WEB) voorziet in bekendmaking van besluiten door middel van het internet (website Quintus).

• 5.

  De bestuursgemandateerde kan worden belast met het zorgdragen van bovengenoemde artikelen (8.1-8.4).

Artikel 8 slotbepalingen

• 1.

  Dit huishoudelijk reglement kan door het bestuur te allen tijde worden aangevuld en gewijzigd.

• 2.

  In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter na de overige bestuursleden te hebben gehoord.

• 3.

  Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag volgend op de dag waarop het bestuur het huishoudelijk reglement heeft vastgesteld.