CVDR21572_1Beheersregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensnlregelingGrootegast2002-11-12WesterkwartierHet Westerkwartier, 04-12-2002GBA-beheersregelingWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2002-11-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2002-11-122021-01-01nieuwe regelingOnbekend.Geen.Geen.exb-2017-18791Beheersregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensBurgemeester en wethouders van de gemeente Grootegast;Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens;Besluiten:Vast te stellen de navolgendebeheersregeling gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens:1Algemene Bepalingen1BegripsbepalingenDeze regeling verstaat onder:
de Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens;
GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op
basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het
besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van
die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden
bijgehouden;
Kwaliteitscontrole: een controle op de inhoud van
gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag
liggende brondocumenten en procedures;
Foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte
overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk
binnenkomende berichten;
Foutenlijst: het automatisch door het systeem aangemaakte
overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich
in de GBA bevinden;
Autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen
van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of
bureau of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van
het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.
2Het hoofd van bureau Bevolking is beheerder van de GBA en in die
hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan deze
beheerstaken geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan hem
ondergeschikte ambtenaren.3
Burgemeester en wethouders wijzen functionarissen aan die worden
belast met:
het applicatiebeheer;
het systeembeheer;
het beveiligingsbeheer;
Het hoofd van bureau Bevolking wijst functionarissen aan die
worden belast met:
een periodieke rapportage over de resultaten die voortvloeien
uit de in artikel 10 bedoelde kwaliteitscontrole;
uitvoering van de driejaarlijkse periodieke audit GBA;
administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of
bij de Wet GBA in is voorzien;
melding aan de directie van inbreuken op de
informatiebeveiliging.
5.De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en
wethouders als verantwoordelijke van de GBA over de navolgende aspecten
die voortvloeien uit de GBA, te weten:
kwaliteit van de gegevens en
persoonsinformatievoorziening.
6.De informatiebeheerder beslist in overleg met de systeembeheerder over
de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het
GBA-toepassingssysteem.7.De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien
van de inrichting en bijhouding van de GBA worden
nageleefd;
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
de managementsamenvatting van de driejaarlijkse periodieke
GBA-audit ter kennis komt van de gemeenteraad;
dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn
gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van
het GBA toepassingssysteem en van de gevolgen van deze
installatie;
onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging
en neemt zo nodig maatregelen om herhaling te voorkomen.
3Het Gegevensbeheer8.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die
opgenomen zijn of worden in de GBA;
het beheer van documentatie op het gebied van de Wet GBA en
overige regelgeving op het gebied van de GBA;
het doorsturen van bezwaren op besluiten bedoeld in de artikelen
83 en 105 van de Wet GBA naar de commissie beroep- en
bezwaarschriften van de gemeente.
9.De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde
verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake
de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.10.De gegevensbeheerder voorziet in een periodieke kwaliteitscontrole op
het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen.4Het Systeembeheer11.De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het
technisch onderhoud van het toepassingssysteem.12.De systeembeheerder voorziet in:
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe
uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de
ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld;
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van
het toepassingssysteem;
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig
hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen;
uitwijkvoorzieningen;
het transport, de veilige opslag van verwijderbare
gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging
daarvan;
de logging in het toepassingssysteem voor de
applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van
het toepassingssysteem voor zover dat mogelijk is.
13.De systeembeheerder is bevoegd:
in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als
de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin
opgeslagen informatie acuut in het geding is;
een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis
van autorisatiebesluiten van de Minister van Binnenlandse Zaken
worden gedaan;
de communicatie bij storingen in hard- en software;
een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het
toepassingssysteem;
maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde
systematische verstrekkingen ongedaan te maken;
de bijhouding van een logboek waarin problemen, klachten en
bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk;
de rechtstreekse toegang tot de GBA van hiertoe bevoegde
binnengemeentelijke afnemers;
de toekenning van de autorisatieniveaus die aan
gegevensverwerkers zijn toegewezen;
de bijhouding van een verzameling van de autorisaties die zijn
toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang;
de logging van medewerkers die gegevens raadplegen en
muteren;
het testen en evalueren van nieuwe versies van het
toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe
apparatuur;
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en
of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de
gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het
toepassingssysteem;
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de
GBA worden ontleend;
de afhandeling van verzoeken om managementgegevens.
15.De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de ondersteuning bij het gebruik van het
toepassingssysteem;
het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het
netwerk ontvangen berichten, waarvan de cycli zijn
afgehandeld;
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking
die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de
Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische
gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de verordening
GBA of op basis van een besluit van burgemeester en
wethouders;
het beheer van de tabellen van de GBA;
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
16.De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en
binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de GBA
aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;Artike 17.De applicatiebeheerder adviseert systeembeheer over gehele of
gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen en de installatie
van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.18.De applicatiebeheerder neemt deel aan het externe
gebruikersoverleg.6Het Privacybeheer19.De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke
gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een
autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a.
en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op
grond van de verordening GBA of op basis van een besluit van het
college van burgemeester en wethouders;
het dagelijkse toezicht op de naleving van de
privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA, de
verordening GBA en de Wet bescherming persoonsgegevens.
20.De privacybeheerder voorziet in:
de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e
en 2e lid van de Wet GBA;
de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid
van de Wet GBA
de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van
artikel 79, 103 en 104 van de Wet GBA worden ontvangen.
de behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers
tot rechtstreekse toegang tot de GBA
21.De privacybeheerder is bevoegd:
op grond van het in artikel 19, onder b, genoemde toezicht, alle
gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te
geven;
advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders over alle
procedures en producten die betrekking hebben op de GBA, waarbij
de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer
in het geding is.
22.De privacybeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet
gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen
beslissingen op grond van de Wet GBA en daarbij behorende regelingen, de
Wet bescherming persoonsgegevens, voorzover bescherming van de
persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.7De Gegevensverwerking23.De gegevensverwerker voorziet in:
het verwerken van de gegevens overeenkomstig de Wet GBA, het
Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures,
voorgeschreven wijze, voorzover daartoe door de
applicatiebeheerder geautoriseerd;
het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte
brondocumenten;
de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81 en 82
van de Wet GBA;
de behandeling van het netwerkverkeer, met uitzondering van de
periodieke gegevensverstrekking;
de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de
inkomende netwerkberichten;
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan
worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA en
ziet er op toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten,
waaraan bij of krachtens de Wet GBA geen “ontleningsstatus” is
gegeven;
de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte
actualiseringen;
de toezending van de complete persoonslijst aan de
geregistreerde ingeval van een:
eerste inschrijving in de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens, en
een vervolginschrijving wegens vestiging uit het
buitenland;
de toezending van de mededeling omtrent de hoofdlijnen van de
regels betreffende de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens conform artikel 78, 3e lid van de Wet GBA;
de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de
verwerking van het verzoek omtrent
wijziging van gegevens betreffende het naamgebruik;
verwijdering van gegevens in verband met adoptie of
geslachtswijziging.
24.De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op
grond van de Wet GBA worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze
in is voorzien.8Slotbepalingen25.De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de GBA tevens voor
het bevroren bevolkingsregister en de in de GBA aangehaakte gegevens die
onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens
vallen.26.Deze regeling treedt in werking op 12 november 200227.Deze regeling wordt aangehaald als “GBA-beheersregeling”.28.De beheersregeling ligt permanent voor een ieder ter inzage bij bureau
BevolkingGrootegast, 12 november 2002.Burgemeester en wethouders van degemeente GrootegastW.P van Boggelen, secretarisK.B. Dijkstra, burgemeester.Publicatie van de regeling in Het Westerkwartier, 04-12-2002