Organisatie | Oosterhout |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke Basisregistratie Personen gemeente Oosterhout |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke Basisregistratie Personen gemeente Oosterhout |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Figuur 1 Distributie GBA-gegevens |
Geen
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-09-2012 | nieuwe regeling | 07-08-2012 Weekblad Oosterhout, 12-09-2012 | 0120581 |
Beheerregeling gemeentelijke Basisregistratie Personen
Burgemeester en wethouders van de gemeente Oosterhout,
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Wet bescherming persoonsgegevens
Vast te stellen de navolgende Beheerregeling gemeentelijke Basisregistratie Personen gemeente Oosterhout:
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Oosterhout als bedoeld in artikel 2 van de wet;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de basisadministratie is opgenomen;
autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
De afdelingsmanager van de afdeling Informatie- en Servicecentrum is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer ondergeschikte ambtenaren.
De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder voorziet in:
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de wet;
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.
De privacybeheerder voorziet in:
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 102 lid 2 van de wet;
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen, de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 7 DE GEGEVENSVERWERKING
De gegevensverwerkers voorzien in:
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;
Hoofdstuk 8 HET BEVEILIGINGSBEHEER
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de afdeling Informatie- en Servicecentrum adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen evenals voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 07-08-2012.
Burgemeester en wethouders van Oosterhout.
De secretaris, De burgemeester,
de heer mr. P.J. de Ridder de heer mr. drs. S.W.Th. Huisman
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisadministratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’, die elders in de GBA zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisadministraties van die andere gemeenten of uit de landelijke voorziening, de GBA-V.
Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen GBA’ dient bij of krachtens Verordening te worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de GBA van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de GBA plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt gevoed zowel vanuit de eigen basisadministratie (inwoners), als vanuit de basisadministraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisadministratie zijn opgenomen. Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Figuur 1: Distributie GBA-gegevens
Voor het beheer van de ‘eigen GBA’ dienen burgemeester en wethouders op grond van artikel 14 van de wet GBA een beheerregeling vast te stellen waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie is geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisadministratie.
Het distributiebestand dient echter te worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de GBA), waarop de (privacy)voorschriften van de wet GBA van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van artikel 14 wet GBA.
De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisadministraties van andere gemeenten dan wel GBA-V). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De registratie van deze niet-inwoners dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar de Wbp schrijft geen beheerregeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de GBA. Daarmee ontstaat een ‘Beheerregeling gemeentelijke Basisregistratie Personen’, bestaande uit de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente.
De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisadministratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisadministratie van de andere gemeenten.
De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is, zoals gemeld, de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 79 Wet GBA.
De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit (eigen) basisadministratie(s) of uit de GBA-V dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Het betreft hier het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen (BRP), zoals die is gedefinieerd in artikel 1. De bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de basisadministratie en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit basisadministraties van andere gemeenten, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen.
De hier beschreven beheerrol is belegd bij de afdelingsmanager van de afdeling Informatie- en Servicecentrum, verder te noemen de manager ISC. Van belang is hierbij op te merken dat voor de verstrekking van gegevens aan de binnengemeentelijke gebruikers gebruik gemaakt wordt van het datadistributiesysteem waarvan het beheer niet bij de bronhouder is belegd, maar bij de directeur middelen en diensten. Het betreft hier een soort gegevensmagazijn waar de BRP deel van uitmaakt. Hoewel in hiërarchische zin niet verantwoordelijk voor deze oplossing, blijft de manager ISC wel functioneel inhoudelijk verantwoordelijk. De functionaris bij SSC Equalit die belast is met de verstrekking van gegevens uit de BRP ontvangt functioneel inhoudelijke sturing van de manager ISC.
Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3, lid 1 van de Beheerregeling gemeentelijke Basisregistratie Personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerders zijn aangewezen: de specialisten burgerzaken mevrouw S. Kitsaar,
A. Videler, C. van Dalen en A. Klop van de afdeling Informatie- en Servicecentrum, unit Burgerzaken en Zorg.
Als applicatiebeheerder is aangewezen:
De functioneel beheerder mevrouw L. d’Hulst, van het Informatie- en Servicecentrum, unit Procesondersteuning.
Functioneel beheerder de heer J. de Leeuw, Informatie- en Servicecentrum, unit Procesondersteuning.
Naast de gegevensbeheerders zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van de Units Burgerzaken en Zorg, Procesondersteuning (interne controle) en het Klanten contact centrum aangewezen.
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2 van de wet.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
De beveiligingsfunctionaris van de gemeente Oosterhout is de heer H. Verhaar, van het projectbureau BMC.
Op grond van artikel 3, lid 2 van de Beheerregeling gemeentelijke Basisregistratie Personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen de heer J.G. Verhaar, senior adviseur BMC
Als systeembeheerder is aangewezen T. Braat.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen M. Malm.
Burgemeester en wethouders van Oosterhout.