| Organisatie | Hengelo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand Hengelo 2006 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-10-2006 | Nieuwe regeling | 03-10-2006 Typisch Hengelo, 09-09-2010 | 126335 |
De raad der gemeente Hengelo; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van d.d. 26 september 2006 b e s l u i t : De regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad d.d. 24 januari 1995 in te trekken en vast te stellen de volgende verordening :
Paragraaf 3. Mededeling omtrent verleende bijstand
Artikel 7 - Meldingsplicht ambtenaren aan leidinggevenden.
De voor het verlenen van ambtelijke bijstand aangewezen ambtenaar of door een raadslid rechtstreeks benaderde ambtenaar stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur terstond op de hoogte van het feit dat bijstand is verleend.
Artikel 8 - Inlichten portefeuillehouder.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt het lid van het college tot wiens portefeuille de aangelegenheid behoort waaromtrent bijstand wordt gevraagd, terstond op de hoogte van een verzoek om bijstand, indien dat in het belang is van een goede bestuursvoering.
Toelichting op de Verordening op de ambtelijke bijstand 2006
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet waarin is aangegeven dat raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook zij die behoren tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. Ten opzichte van de oude regeling zijn er de nodige wijzigingen doorgevoerd om recht te doen aan het dualistische bestuursstelsel.
Gezien de duale verhoudingen zijn in de verordening ook heldere scheidslijnen getrokken tussen werkzaamheden van de gemeenteraad en het college.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels.
Deze ambtenaren werken doorgaans voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de gemeenteraad en het college terzijde stond.
In de duale verhoudingen staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur het college terzijde en wordt de gemeenteraad bijgestaan door de griffier. Die rolverdeling is ook terug te vinden in deze verordening, waar griffier en gemeensecretaris, naast uiteraard hun gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een adequate ambtelijke bijstand, ook elk een eigen verantwoordelijkheid hebben.
Naast de griffier en de secretaris/algemeen directeur vervult de burgemeester een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie heeft ook geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.
In Hengelo maakt de griffier voor de logistieke en beleidsmatige werkzaamheden ten behoeve van de raad ook gebruik van de reguliere ambtelijke organisatie.
Voor specialistische, vakinhoudelijke hulp bij het maken van amendementen, moties en regelingen kan een beroep op de reguliere ambtelijke organisatie ook nodig blijken, voor zover daarin niet kan worden voorzien met de per fractie beschikbare fractieondersteuning of met ondersteuning door de griffier (en adjunct griffiers).
Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke bijstand expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
In deze verordening wordt bij het verlenen van bijstand steeds onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van informatie en het verlenen van ondersteuning.
Met het verstrekken van informatie wordt een lichte vorm van ambtelijke bijstand bedoeld, die normaal gesproken een gering tijdsbeslag met zich meebrengt. Het gaat om het verstrekken van informatie waarbij niet of nauwelijks (zoals maken samenvatting of overzicht) een bewerking van stukken behoeft plaats te vinden. Een raadslid moet, naast de mogelijkheid de griffier hiervoor aan te spreken, ook de mogelijkheid hebben met dergelijke relatief eenvoudige zaken rechtstreeks en zonder allerlei drempels een beroep te doen op de reguliere ambtelijke organisatie.
In deze verordening is geregeld dat een raadslid zich voor het verkrijgen van deze vorm van bijstand kan wenden tot de griffier of rechtstreeks tot een ambtenaar.
Het verlenen van ondersteuning is een verdergaande vorm van ambtelijke bijstand, die normaal gesproken meer tijd kost.
Voor zover met de fractieondersteuning niet in die ondersteuning kan worden voorzien, wendt een raadslid zich tot de griffier. De griffier geeft zo mogelijk de gevraagde ondersteuning. Waar nodig kan de griffier de gemeentesecretaris/algemeen directeur verzoeken vanuit de reguliere ambtelijke organisatie capaciteit beschikbaar te stellen.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
II.Uitgangspunt model verordening van de vernieuwingsimpuls
Bij het opstellen van deze verordening is de model verordening van de vernieuwingsimpuls als uitgangspunt genomen. Op enkele punten wordt van deze model verordening met redenen afgeweken.
Het enkele verzoek om ambtelijke bijstand echter kan bezwaarlijk geheim worden gehouden aangezien de gemeentesecretaris/algemeen directeur een expliciete rol speelt in –bijvoorbeeld- het beoordelen van het verzoek om ambtelijke ondersteuning. Deze vorm van geheimhouding is niet in deze verordening opgenomen.
Wel kan de inhoud van de verleende bijstand geheim worden gehouden en wel in het geval dat het raadslid dat expliciet heeft aangegeven. In dat geval voorziet artikel 9 erin dat het college zich rechtstreeks tot het betrokken raadslid moet wenden indien het college informatie wenst over de inhoud van inhoud van de verleende bijstand. Op die manier wordt voorkomen dat de betrokken ambtenaar onder druk wordt gezet om toch aan het college inlichtingen te verschaffen.
in de modelverordening zijn enige artikelen opgenomen waarin -als mogelijkheid- expliciet een x- aantal uren aan ambtelijke bijstand aan ieder raadslid wordt toegekend; ook zijn er artikelen opgenomen waarbij de mogelijkheid ontstaat dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur een register bijhoudt van het aantal verzoeken, wie het verzoek heeft gedaan en hoeveel tijd het behandelen van het verzoek om bijstand heeft gekost. Deze artikelen zijn niet overgenomen in deze verordening, omdat verwacht mag worden dat de verzoeken om ambtelijke bijstand wat betreft aantal en werkbelasting ‘binnen de perken’ zullen blijven. Overwogen kan worden om deze instrumenten in de verordening op te nemen als in de praktijk en na opgedane ervaring blijkt dat verzoeken om ambtelijke bijstand een zodanig groot beslag leggen op het ambtelijk apparaat dat dat ook budgettair inzichtelijk moet worden gemaakt. Voorgesteld wordt om deze verordening eind 2007 te evalueren op dit punt en desgewenst op andere aspecten.
III. Artikelgewijze toelichting
Hier is het begrip bijstand omschreven en is het onderscheid tussen het verstrekken van informatie en het verlenen van ondersteuning aangegeven. Daarnaast zijn begripsomschrijvingen opgenomen waar het gaat om degenen die bij het verlenen van ambtelijke bijstand een rol spelen.
De verordening is bedoeld om het verlenen van bijstand aan raadsleden te stroomlijnen, niet om barrières op te werpen die het verlenen van die bijstand bemoeilijken.
De ontvlechting van de posities van de gemeenteraad en het college als gevolg van de dualisering leidt er ook toe dat de ambtelijke organisatie parallel wordt ontvlochten. De ontvlechting van posities vraagt om een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
Een raadslid heeft de keuze om zich met een verzoek om informatie te wenden tot de griffier danwel rechtstreeks de behandelend ambtenaar te benaderen.
De griffier kan een van een raadslid ontvangen verzoek om informatie door de griffie zelf laten behandelen, neerleggen bij een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie of het raadslid doorverwijzen naar een ambtenaar. De vraag, of op grond van de voorwaarden in artikel 3 aan het verzoek om informatie kan worden voldaan, is in eerste instantie ter beoordeling van de betrokken ambtenaar. Bij twijfel kan de leidinggevende worden geraadpleegd.
Voor het krijgen van ondersteuning kan een raadslid contact opnemen met de griffier.
Indien de griffie de gevraagde ondersteuning niet zelf kan verlenen, kan de griffier (aangezien hij geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie) aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verzoeken vanuit de ambtelijke organisatie capaciteit beschikbaar te stellen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wijst de ambtenaar aan die de ondersteuning verleent. De gemeentesecretaris/algemeen directeur zal in de praktijk daarover waar nodig uiteraard de betrokken leidinggevende raadplegen.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Vanwege de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden zijn geen vaste termijnen genoemd. De griffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.
Een behandelend ambtenaar hoeft niet aan alle verzoeken om informatie te voldoen (eerste lid).
Zo is het verzamelen en selecteren van informatie die min of meer voor iedereen toegankelijk
is, in beginsel een taak voor de fractieondersteuning. Te denken valt hierbij aan de informatie die in een bibliotheek aanwezig is of aan de voor de raad beschikbare informatie op de website van de gemeente en op het intranet en extranet.
Aan het verzoek om informatie hoeft niet te worden voldaan indien daardoor de taakuitvoering van de desbetreffende ambtenaar in het gedrang komt. Aangenomen mag worden dat daarvan slechts sporadisch sprake zal zijn, omdat het verstrekken van informatie een normaliter een eenvoudige handeling is die niet veel tijd mag kosten. Komt de taakuitvoering toch in het gedrang en is het verzoek om informatie legitiem, dan dient te worden bekeken, of op een later tijdstip of op een andere wijze aan het verzoek kan worden voldaan.
Artikel 3, eerste lid, onderdeel c geeft aan dat informatie neergelegd in documenten die niet openbaar zijn, niet door ambtenaren wordt verstrekt. Voor niet-openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de gemeentewet.
De ambtenaar richt zich tot de gemeentesecretaris/algemeen directeur indien hij meent dat sprake is van één of meerdere uitzonderingen zoals genoemd in artikel 3.
De uiteindelijke beoordeling, of één van de in artikel 3, eerste lid, genoemde weigeringsgronden zich voordoet, is aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft aan de griffier, het raadslid en de burgemeester aan op grond waarvan de gevraagde ambtelijke bijstand is geweigerd.
Een verzoek om ondersteuning wordt door een raadslid gericht aan de griffier. Ook hier geldt dat het verzoek betrekking heeft om ondersteuning die niet door de eigen fractieondersteuning kan worden gegeven. Indien door de griffie evenmin kan worden voorzien in de gevraagde ondersteuning, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris/algemeen directeur om ondersteuning vanuit de reguliere ambtelijke organisatie.
De gemeentesecretaris/ algemeen directeur beoordeelt of het verzoek om ondersteuning kan worden gehonoreerd of dat sprake is van één of meer van de in lid 1 genoemde uitzonderingen.
Indien hij van oordeel is dat het verzoek om ondersteuning niet kan worden gehonoreerd, geeft hij aan de griffier, het raadslid en de burgemeester aan op grond waarvan de gevraagde ambtelijke bijstand is geweigerd.
De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand (zowel wat betreft het verstrekken van informatie als het verlenen van ondersteuning) is voorbehouden aan de
burgemeester (eerste lid). Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid).
Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar, gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur, de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris (tweede en derde lid).
Een ambtenaar stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur direct op de hoogte van het feit dat er bijstand is verleend. Het ligt voor de hand indien de bijstand schriftelijk is verleend, dat de ambtenaar daarvan een afschrift aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verstrekt.
Een en ander behoudens de uitzondering als aangegeven in artikel 9.
In dit artikel is geregeld dat de betrokken portefeuillehouder, voor zover dat van belang is voor een goede bestuursvoering, door de gemeentesecretaris op de hoogte wordt gesteld van het feit dat bijstand is of wordt gegeven.
Binnen de dualistische verhoudingen is het logisch dat melding wordt gemaakt van een verzoek om ambtelijke bijstand en de beantwoording daarvan. Het college en de gemeentesecretaris kunnen afspreken in welke gevallen daarvan melding wordt gemaakt.
De mogelijkheid wordt geopend dat een raadslid aangeeft dat de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden.
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in artikel 9 bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.