| Organisatie | Brummen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopnota 2012 |
| Citeertitel | Inkoopnota 2012 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-09-2012 | 18-12-2014 | Nieuwe regeling | 24-01-2012 GemeenteThuis 31 augustus 2012 | INT11.1171 |
Deze inkoopnota bevat het aanbestedingsbeleid van de gemeente Brummen. Wij willen efficiënt en doelmatig inkopen op transparante en integere wijze. Daarbij passen we niet alleen de wettelijke voorschriften toe die voor ons als overheidsorganisatie gelden, maar houden we ons ook aan regels uit ander beleid van de gemeente. Dit beleid helpt sturing te geven aan de gemeentelijke inkoop.
Onder inkoop wordt verstaan: (rechts-)handelingen gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een opdrachtnemer tot gevolg hebben. Inkoop omvat het proces van inventariseren en specificeren van wat ingekocht moet worden, selecteren en contracteren van de meest geschikte opdrachtnemer en aanbieding, daadwerkelijk bestellen en monitoren van wat ingekocht moet worden inclusief de nazorg.
Met aanbesteden wordt een vorm van inkoop bedoeld die uitgaat van concurrentiestelling en waarbij potentiële opdrachtnemers in staat worden gesteld om voor de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen. Het begrip aanbesteding is dus een deel van het begrip inkoop.
Een werk is gedefinieerd als: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Een levering betreft aankoop, leasing, huur of huurkoop met/zonder koopoptie van producten, eventueel inclusief aanbrengen en installeren. Diensten zijn werkzaamheden niet zijnde leveringen en/of werken.
Dit beleidsstuk is ontwikkeld op basis van de Kadernota inkoop, vastgesteld door de gemeenteraad van Brummen bij besluit van 29 maart 2007. De inkoopdoelstellingen daaruit zijn verder uitgewerkt; datzelfde geldt voor de organisatorische, juridische, economische en ethisch/ideële kaders.
Gezien de inkoopsamenwerking in de Stedendriehoek is de Inkoopnota 2012 wat betreft duurzaamheid in lijn met het voorstel van de regio als behandeld in de Bestuurlijke Carrousel van 14 oktober 2010. Ook is hierin verwerkt de notitie Overwegingen bij gemeentelijk beleid t.a.v. leverancierskeuze van het Inkoopplatform Stedendriehoek (april 2007).
Gelet op de belangen van het midden- en kleinbedrijf is hun beleidsvoorstel mkb-vriendelijk aanbesteden van oktober 2007 betrokken bij de opstelling van deze nota.
De Inkoopnota 2012 is geschreven in overeenstemming met de daarvoor geldende voorschriften uit de NTA 8058:2010 (paragraaf 4.2). Deze Nederlandse technische afspraak is opgesteld door het NEN. Het Nederlands Normalisatie-instituut beschrijft hierin de eisen aan de aanbestedingspraktijk van gemeenten en andere aanbestedende diensten. De hoofdstukindeling van deze inkoopnota is op diezelfde paragraaf 4.2 gebaseerd.
In deze nota zijn de aanbevelingen uit de controleverslagen rechtmatigheid aanbesteding en inkoop van 2009 en 2010 verwerkt. Ook zijn de opmerkingen uit de organisatie ten behoeve van nieuw inkoopbeleid meegenomen. Tot slot is de inhoud nog aan het modeldocument van de VNG voor aanbestedingsbeleid getoetst.
3. Voldoen aan aanbestedingsrecht, duurzaamheid en sociale dimensie
Dit beleid omschrijft op welke manier medewerkers die namens Brummen inkopen, met inkoopregels en het aanbestedingsrecht te maken hebben. Gemeentelijke opdrachten moeten conform de wetgeving worden verleend, voldoen aan onze organisatorische eisen met betrekking tot duurzaamheid en bijdragen aan sociaal wenselijke effecten. De interne regels voor inkoop en aanbesteding (hoofdstuk 6) zijn van toepassing. De Brummense inkoop moet in lijn zijn met onze gemeentelijke inkoopdoelstellingen (hoofdstuk 7).
De voor de praktijk meest relevante aanbestedingsregels volgen uit: De Aanbestedingswet, de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG voor aanbesteden, de Rechtsbeschermingrichtlijn 2007/66/EG, de (CPV-) Verordening (EG) nr. 213/2008, de geconsolideerde versie van het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, de geschreven en ongeschreven algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht, het Burgerlijk Wetboek en de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.
Verder zijn in verband met inkoop en aanbesteding onder andere de artikelen 212 tot en met 215 van de Gemeentewet relevant.
Richtlijn 2004/18/EG is in Nederland geïmplementeerd door middel van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao, Staatsblad 2005 nummer 408). Rechtsbeschermingrichtlijn 2007/66/EG is in Nederland geïmplementeerd door middel van de Wet implementatie rechtsbeschermingrichtlijnen aanbesteden (Wira, Staatsblad 2010 nummer 38).
Voor al onze aanbestedingen gelden de uitgangspunten van non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. Ook moeten onze inkoopprocessen voldoen aan de eisen met betrekking tot objectiviteit, transparantie en proportionaliteit die aan ons als aanbestedende dienst worden gesteld.
Volgens het Klimaatakkoord tussen Rijk en onder andere VNG moeten alle overheden duurzaam inkopen. Ook voor de gemeente Brummen staat duurzaamheid hoog op de agenda.
Wie voor Brummen inkoopt, past de criteria voor duurzaamheid toe die zijn opgesteld door Agentschap NL en vermeld op www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/criteria. Deze doelstelling is in lijn met het Klimaatakkoord tussen het Rijk en onder andere de VNG. De criteria hebben betrekking op opdrachten van leveringen, diensten en werken. Ze zijn niet alleen inkooptechnisch en juridisch getoetst, maar ook is met de betreffende branche vastgesteld dat er voldoende aanbod mogelijk is.
Het toepassen van Agentschap NL criteria is onderdeel van de inkoopstrategie. De duurzaamheidseisenuit die criteria zijn zodanig ontwikkeld dat er geen substantiële meerkosten zijn te verwachten. Door bij onze inkoop uit te gaan van het principe Total Cost of Ownership (TCO) kunnen alle integrale kosten van een product gedurende de levenscyclus worden meegewogen bij de aankoopbeslissing.
Ambities ten aanzien van duurzaamheid bij inkoop worden gerealiseerd binnen bestaande budgetten of aan het college voorgelegd om een besluit over financiering te verkrijgen.
In de Stedendriehoek wordt conform een voorstel aan de Bestuurlijke Carrousel van 14 oktober 2010 een hoger ambitieniveau nagestreefd dan de VNG toezegging, met als doel ons positief te onderscheiden als duurzame regio. In dit verband is ingezet op een versnelling in het bereiken van 100% duurzame inkoop naar 2013 in plaats van 2015 wat landelijk de doelstelling is. De ambitie om 100% duurzame inkoop te bereiken in 2013 is onderdeel van het ons programma Duurzame Ontwikkeling.
Brummen draagt bij aan de ontwikkeling in onze regio door kennis en best practices te delen, actief de beschikbare bronnen te benutten, samenwerking te stimuleren en eens per twee jaar een bijeenkomst over duurzame inkoop te organiseren samen met een partnergemeente uit de Stedendriehoek.
Op grond van intern verzamelde gegevens wordt richting het Ministerie van Infrastructuur en Milieu aangegeven in welke mate we aan de doelstelling van duurzame inkoop voldoen. Het management stelt vast op welke wijze de gegevens worden verzameld.
Alle gemeenten uit de Stedendriehoek doen mee aan die landelijke monitoring. Op basis van de stand van zaken rapporteren we dan ook jaarlijks niet alleen intern maar ook regionaal. In de meetmethode wordt op basis van productgroepen vastgelegd of de criteria van Agentschap NL zijn toegepast.
De gemeente Brummen ondertekent een convenant met de organisatie Forest Stewardship Council-, waarmee de intentie wordt uitgesproken dat bij inkopen en in de uitvoering waar mogelijk FSC-gecertificeerde bosproducten worden voorgeschreven en bosproducten uit illegale en onbekende bron worden geweerd.
Voor het uitvoeren van het FSC-convenant worden besteksteksten opgesteld, waarvoor voorbeelden uit de regio als basis gebruikt kunnen worden. We besteden aandacht aan de communicatie richting aannemers die gecertificeerd moeten zijn of worden. Daarnaast monitoren we of FSC daadwerkelijk wordt toegepast in de bestekken en in de uitvoering van opdrachten.
In lijn met de afstemming in de Stedendriehoek over duurzaam inkopen en in aansluiting op het thema van Energieneutrale Regio nemen we als gemeente toepassing van de CO2-prestatieladder bij aanbestedingen van werken in de GWW-sector (grond-, weg- en waterbouw) in overweging. Dit instrument is door ProRail ontwikkeld om bouwbedrijven te prikkelen tot duurzamere werkwijze via klimaatbewuste productie en vermindering van CO2-uitstoot door bouwmaterieel.
We sluiten aan bij de regionale afspraak om op termijn te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de prestatieladder voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen toe te passen. Deze norm voorziet in de behoefte om vanuit maatschappelijke betrokkenheid duurzame ontwikkeling concreet, objectief en aantoonbaar te kunnen maken.
Naast de oriëntatie op deze instrumenten volgt een verkenning van cradle-to-cradle, met als centraal principe dat alle gebruikte materialen na hun leven in het ene product nuttig kunnen worden ingezet in een ander product. Brummen participeert in de regionale ontwikkeling van deze lijn, vanuit de gedachte dat we op duurzame, gezonde en intelligente wijze om moeten gaan met schaarse middelen.
De gemeente Brummen is voorstander van sociaal aanbesteden, conform de regionale afstemming die hierover plaatsvindt. In deze inkoopnota nemen we het beleidsvoorstel Sociaal Aanbesteden van het Regionaal Platform Arbeidsmarkt Stedendriehoek (RPA) van mei 2011 over. Hierin wordt aanbevolen om bij aanbestedingen van diensten en werken boven de EU drempelwaarde voor diensten sociale eisen op te nemen. Dit noemen we social return.
Daarbij is als maximale norm 5% van de projectsom of 10% van de loonsom gesteld, waarbij de toegepaste norm ook als sanctie kan worden opgelegd bij niet-naleving van de bestekseis door de opdrachtnemer. Dit voorstel is onderdeel van het actieplan Jeugdwerkloosheid van het RPA dat erop gericht is . de uitstroom naar werk te bevorderen door extra werk(ervarings)plekken te doen creëren.
Toepassing van sociaal aanbesteden geschiedt op basis van een in 2012 te ontwikkelen regionaal plan voor de implementatie en uitvoering.
De gemeente Brummen wil binnen de grenzen van wet- en regelgeving bijdragen aan de orderportefeuille van sociale werkvoorziening. Bij voorkeur worden onze opdrachten van diensten die op het werkterrein van de sociale werkvoorziening liggen, daaraan verleend. Voorwaarden hierbij zijn dat het past in de Brummense bedrijfsvoering en dat de verhouding tussen prijs en kwaliteit voldoende marktconform is.
Wij ondersteunen fair trade door waar mogelijk producten te gebruiken die uit eerlijke handel verkregen worden en die in overeenstemming zijn met het gemeentelijke beleid voor duurzaamheid. De organisatie zal aansluiten bij initiatieven uit de lokale samenleving om van een Brummen een fairtrade gemeente te maken.
Aan organisaties waarvan ons bekend is dat deze een maatschappelijk onaanvaardbare bedrijfsvoering hebben, worden geen opdrachten verleend.
4. Welke aanbestedingsprocedure is van toepassing?
Opdrachten voor werken, leveringen en diensten worden volgens onderstaande drempelbedragen met de aangegeven procedure (linkerkolom) aanbesteed. De aangegeven drempelbedragen worden vergeleken met de geraamde waarde van de opdracht exclusief btw.
Om van een voorgeschreven procedure af te kunnen wijken, is een collegebesluit nodig. Van de wettelijke plicht tot Europees aanbesteden kan niet worden afgeweken. Zie ook hoofdstuk 6 (interne regels voor inkoop en aanbesteding).
* comform werkinstructie keuze inkoopprocedure
** aangegeven voor het peil van 2012, de drempelbedragen worden tweejaarlijks herzien
Bij inkoopsituaties waarbij steeds op basis van een enkele offerte wordt gewerkt, moet periodiek worden gevarieerd in de organisaties waaraan om een aanbieding wordt gevraagd.
Voor de waardebepaling van een opdracht gelden voor alle aanbestedingen de in de Europese richtlijnen vastgestelde aanwijzingen. Dit betekent dat de maximale waarde van de verbintenis – dus inclusief opties en met de maximale looptijd – moet worden betrokken in de keuze van procedure.
Opdrachten mogen worden aanbesteed met de procedure die is aangegeven voor een hogere drempel dan het bedrag dat van toepassing is.
Opdrachten mogen niet worden gesplitst om een bepaalde aanbestedingsprocedure te ontwijken, noch organisatorisch, noch inhoudelijk, noch in tijd.
Openbare en Europese aanbestedingen worden via www.aanbestedingskalender.nl of TenderNed aangekondigd.
5. Toezicht op naleving van de aanbestedingsplicht
Vanuit de invalshoek van inkoopcontrol moet worden nagegaan of en in welke mate de organisatie zich aan de regelgeving (interne procedures en Europese regelgeving) houdt. In het kader van de integrale verantwoordelijkheid van afdelingen zijn deze zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van hun inkopen.
Vanuit de interne controle wordt jaarlijks steekproefsgewijs getoetst op rechtmatigheid van onze inkopen en naleving van de aanbestedingsplicht.
6. Interne regels voor inkoop en aanbesteding
Contracten worden geregistreerd en gedigitaliseerd bij de functie documentaire informatievoorziening, daar aangeleverd vanuit de verantwoordelijke afdeling. De inkoopcoördinator stelt periodiek overzichten samen om de expiratiedatums te helpen bewaken, zodat tijdig inkooptrajecten worden gestart indien nodig ter vervanging van bestaande contracten.
Contractbeheer biedt de inkoopfunctie ook de mogelijkheid inkooppakketten te optimaliseren. Analyses van contracten maken zichtbaar of er meerdere leveranciers zijn voor de zelfde leveringen of diensten. Dat kan aanleiding zijn om opdrachten te bundelen.
Contract management omvat naast het beheer van de contracten ook een optimale uitnutting ervan. De betrokken materiedeskundige collega is hiervoor verantwoordelijk. De inkoopcoördinator heeft hierbij een adviserende rol en helpt contractuele afspraken te doen nakomen. Zij trekken samen op bij evaluatie van contracten en van prestaties die de opdrachtnemer levert. Informatie uit die evaluaties is belangrijk bij een volgende of vergelijkbare aanbesteding.
Bij werken kunnen de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 1989) of de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV GC 2005) ook als voorwaarden worden toegepast, in plaats van de algemene inkoopvoorwaarden. Regels voor uitvoering van deze bepaling worden door het MT vastgesteld.
Een alternatief voor de Algemene inkoopvoorwaarden Brummen (zie hieronder) wordt gevormd door de DNR 2011 (dit staat voor De Nieuwe Regeling, een document waarin de rechtsverhouding is vastgelegd tussen opdrachtgever enerzijds en architect, ingenieur of adviseur anderzijds). De DNR 2011 kan in plaats van de algemene inkoopvoorwaarden worden gebruikt, mits een aantal intern opgestelde uitzonderingen en toevoegingen worden toegepast.
Bij de inkoop van leveringen en diensten worden de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen toegepast en voorwaarden van de zijde van de opdrachtnemer uitgesloten. De Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen worden separaat van de inkoopnota vastgesteld. Op het moment van inwerkingtreding van de Inkoopnota 2012 zijn de Inkoopvoorwaarden 2004 van kracht zoals aangehaald in de Inkoopnota 2007.
Voor een afwijking op de regels voor gebruik van Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen, voorwaarden bij opdrachten voor werken en DNR 2011 met uitzonderingen/toevoegingen is een voorafgaand akkoord van de gemeentesecretaris nodig, mede op basis van een door de inkoopcoördinator geformuleerd advies. Advies en instemming moeten in het aanbestedingsdossier vastgelegd worden.
N.B. Voor alle andere afwijkingen op dit aanbestedingsbeleid is conform paragraaf 9.3 de instemming van het college nodig.
7. Doelstellingen bij de gemeentelijke inkoop
Dit inkoopbeleid is geformuleerd om de doelstellingen van de gemeente als geheel te helpen bereiken. Het inkoopbeleid is een afgeleide van het algehele organisatiebeleid; de inkoopfunctie van Brummen is ingebed in de totale organisatie.
De doelstellingen uit dit hoofdstuk zijn de leidraad voor de gemeentelijke inkoop.
7.2 Een doelmatig aanbestedingsbeleid realiseren
Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheren en beheersen van inkoopstromen en het inkoopproces zodat bestedingen op verantwoorde wijze worden uitgevoerd.
Door het bundelen van volumes kunnen kwantitatieve en kwalitatieve inkoopvoordelen worden behaald. Dat geldt binnen de eigen organisatie, maar ook daarbuiten. Daar waar het mogelijk en lonend is om gezamenlijk in te kopen zal Brummen dat niet nalaten. We nemen deel aan de inkoopsamenwerking in de Stedendriehoek, met als doel bestuurlijke kracht te bevorderen, inkoopkosten te verlagen, inkoopvolume te bundelen en expertise te delen.
Raamovereenkomsten worden gebruikt waar deze van toegevoegde waarde zijn. Datzelfde geldt voor groslijsten, voor zover toegang ertoe en toepassing ervan passen binnen de regelgeving. Uitgangspunt is strategisch leveranciersmanagement, met aandacht voor de waarde die potentiële opdrachtnemers aan beleid en bedrijfsprocessen toevoegen.
Brummen streeft naar innovatie bij de specificatie van wat we inkopen en bij de voorwaarden waaronder opdrachtverlening plaatsvindt. Randvoorwaarden hierbij zijn dat toegevoegde waarde kan worden bereikt en dat de innovatie voldoende aansluit op de eigen bedrijfsvoering.
7.3 Verantwoording afleggen over de besteding van publieke gelden
Gezien de van het EG verdrag afgeleide beginselen als beschreven bij hoofdstuk 3 onder wetgeving, is geen voorkeursbeleid voor lokale ondernemers mogelijk. Wel kunnen bij aanbesteden rekening houden met de aard en omvang van lokale ondernemers. Bij onderhandse aanbestedingen nodigen we waar mogelijk minimaal één bedrijf/organisatie uit de gemeente Brummen uit om te offreren.
Wij hanteren binnen de aanbestedingsrechtelijke mogelijkheden een zodanige inkoopstrategie dat lokale danwel regionale partijen als opdrachtnemer in aanmerking kunnen komen, voor zover passend gelet op de in 7.2 genoemde doelstellingen. We zijn terughoudend in de criteria voor selectie en gunning.
Brummen streeft er bij aanbestedingen naar de administratieve belasting voor gegadigden, inschrijvers en opdrachtnemers zoveel mogelijk te beperken. Ook is er aandacht voor de wijze waarop communicatie met ondernemers plaatsvindt, met aandacht voor zowel de gemeentelijke werkwijze als toegankelijkheid voor geïnteresseerde bedrijven.
De continuïteit van opdrachtnemers mag niet te zeer afhankelijk zijn van de gemeente. Daarom moet ons totale jaarlijkse inkoopvolume niet een onevenredig aandeel van de jaaromzet zijn.
De gemeente Brummen wil daarnaast niet te afhankelijk zijn van specifieke opdrachtnemers. Daarom moeten we regelmatig verifiëren of we van de voor Brummen economisch meest voordelige mogelijkheid in de markt gebruik maken. Tijdig wordt opnieuw aanbesteed.
Als er reële vermoedens zijn dat veel te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van inschrijvers zoals vooroverleg of prijsafspraken, kan aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel worden voorgelegd om de Nederlandse Mededingingsauthoriteit (NMa) in te schakelen.
De gemeente Brummen is erbij gebaat om bij een aanbesteding ervoor te zorgen dat alleen financieel voldoende draagkrachtige aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen. Om de continuïteit te borgen, kunnen bij inkooptrajecten financiële eisen als selectiecriteria worden opgenomen. Voorwaarde bij zulke bepalingen is dat deze proportioneel zijn gezien de opdracht.
De gemeente Brummen is erbij gebaat om bij een aanbesteding ervoor te zorgen dat alleen technisch en/of vakinhoudelijk bekwame aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen. Als waarborg voor die bekwaamheid kunnen bij inkooptrajecten eisen in dit opzicht als selectiecriteria worden opgenomen, zoals relevante werkervaring, adequate uitrusting, beschikbaarheid van personeel, lidmaatschap van beroepsvereniging of certificering.
7.4 Naar openbaarheid, transparantie en zorgvuldigheid streven
Een speciaal aandachtspunt bij aanbesteden heeft betrekking op de gunning. Gezien de nieuwste wetgeving en de jurisprudentie bepaalt dit beleid dat bij alle aanbestedingen inclusief onderhandse eerst het voornemen tot gunnen bekend wordt gemaakt aan de inschrijvers. Aan de basis van dit principe ligt het zogenaamde Alcatel-arrest. De uitspraak houdt kort gezegd in dat iedere gegadigde aan wie de opdracht niet zal worden gegund, de mogelijkheid moet hebben om tegen de voorgenomen gunning van de aanbestedende dienst bezwaar te maken.
Bij de Europese en nationale aanbestedingen bedraagt de alcatel-termijn ten minste 15 dagen. Voor onderhandse aanbestedingen houden we een standstill van ten minste 8 dagen aan. Deze termijnen worden vooraf bekend gemaakt, zowel bij de offerteaanvraag als bij het bericht over voorgenomen gunning.
7.5 Kostenbeheersing en kwaliteit optimaliseren
Door middel van professionele inkoop beogen we een meerwaarde voor de gemeente en voor de belastingbetaler te bereiken: de beste kwaliteit voor ons geld. Hierbij wordt de mate van kwaliteit mede bepaald door ander gemeentelijk beleid en uitvoering daarvan, maar ook getoetst aan beschikbare budgetten.
We stimuleren opdrachtnemers waar mogelijk in te schrijven met de voor Brummen economisch meest voordelige aanbieding. Ook geven we ruimte aan innovatie vanuit de markt.
Mogelijkheden om met inkoop te besparen op de gemeentelijke uitgaven worden in de organisatie actief benut. Hiertoe worden inkopende medewerkers bewust gemaakt en gehouden.
Ook de ABC analyse wordt hiervoor ingezet. Dat is een kwantitatieve inkoopdiagnose op basis van de crediteurenadministratie die kan worden gebruikt om inkoopstromen van de organisatie te analyseren en te optimaliseren. Dit gebeurt door met behulp van de factuurgegevens de belangrijkste leveranciers te onderscheiden en door per productgroep te kijken bij welke opdrachtnemers Brummen klant is. Monitoren van grote leveranciers en bundeling van inkoopstromen kan leiden tot verbeteringen in prijs en kwaliteit.
Qua gunningcriteria worden inschrijvingen beoordeeld op basis van de economisch meest voordelige aanbieding of alleen laagste prijs. Bij gunning op basis van emvi spelen naast prijs ook overige aspecten zoals kwaliteit, garantie, levertijd, service, milieuzorg en sociale aspecten een rol. Het integrale beleid van de gemeente komt daarbij tot uitdrukking. Gunning op basis van prijs is mogelijk bij opdrachten met een hoge mate van standaardisatie c.q. goed vast te stellen minimale eisen.
Als een opdracht wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige aanbieding (zie hierboven onder kostenbeheersing en kwaliteit optimaliseren), dan moet een eenduidige beoordelingsmethodiek gehanteerd worden. Deze beschrijft hoe het belang van de verschillende criteria tegen elkaar wordt afgewogen.
7.6 De integriteit van het inkoop- en aanbestedingsproces waarborgen
Bestuurders en medewerkers van de gemeente Brummen houden zich aan ons Integriteitbeleid. In het kader van inkoop geldt: loyaal zijn ten opzichte van de organisatie, leveranciers rechtvaardig behandelen, eerlijke concurrentie bevorderen, de reputatie van de organisatie als medewerker (inkoper) en aanbestedende dienst hoog houden, weigeren van geschenken of andere voordelen die beslissingen ten aanzien van inkoop kunnen beïnvloeden en melden wanneer deze worden aangeboden.
De relaties tussen betrokkenen van gemeente Brummen enerzijds en opdrachtnemers anderzijds moeten puur zakelijk zijn en ieder moet ervoor zorgen dat (de schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Informatie over de raming van een opdracht kan van invloed zijn op de prijsstelling waar Brummen bij aanbesteding mee te maken krijgt. Om dit risico te minimaliseren wordt de raming beschouwd als vertrouwelijke informatie. Ambtenaren, bestuurders en betrokken derden zijn verplicht er voorzichtig mee om te gaan. Het aantal personen dat op de hoogte is van de raming van een opdracht dient zo beperkt mogelijk te zijn.
Bij het openbaar maken van financiële gegevens moet een balans worden gevonden tussen de eisen voor transparantie van bestuur enerzijds en het veiligstellen van het commerciële belang van Brummen als aanbestedende dienst anderzijds.
Bedrijfsgevoelige informatie van gemeente Brummen, gegadigden voor een aanbesteding, inschrijvers of andere betrokkenen die niet openbaar mag worden, moet als geheim worden aangemerkt en behandeld, net als de documenten waar die informatie in voorkomt.
8. Organisatie bij aanbestedingen
8.1 Inkoopverantwoordelijkheid
Afdelingen zijn hebben een integrale resultaatverantwoordelijkheid voor de eigen inkoop. Verantwoordelijkheid en uitvoering liggen bij productverantwoordelijken op basis van functie. Zij kunnen worden ondersteund door advies van de inkoopcoördinator bij onderdelen van inkoopprocessen als nationale en Europese aanbestedingen. Deze ondersteuning wordt waar nodig c.q. zinvol extern aangevuld.
Brummen kiest hiermee voor een gecoördineerde inkoopfunctie. In de organisatie werken dus meerdere specialistische inkopers: materiedeskundige collega’s die aanbesteden. Door toenemende samenwerking in de regio kunnen verantwoordelijkheden bij aanbesteden worden gedeeld met óf overgedragen aan óf overgenomen van andere gemeenten.
Het college van burgemeester en wethouders is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Inkopen is een privaatrechtelijke rechtshandeling. In het vigerende Mandaat-, machtigings- en volmachtbesluit is geregeld wie in welke gevallen volmacht heeft voor het aangaan van verplichtingen en het verstrekken van opdrachten.
Daarnaast is de burgemeester bevoegd tot vertegenwoordiging van de gemeente (artikel 171 van de Gemeentewet). Dit geldt bijvoorbeeld voor de ondertekening van overeenkomsten namens de gemeente. Volmachten van de burgemeester zijn ook in het vigerende Mandaat-, machtigings- en volmachtbesluit opgenomen.
8.3 Aangaan van verplichtingen
Bij gunning van een opdracht wordt verwezen naar de referentie van het bestek of van de offerteaanvraag. Ook wordt het aanbestedingsbedrag vermeld, om misverstanden over de omvang van de verplichting te voorkomen.
Bij de gunning wordt de opdrachtnemer gevraagd de opdracht expliciet te aanvaarden en ons daarover te berichten.
8.4 Vastleggen van verplichtingen
Risico’s die te maken hebben met het aangaan van privaatrechtelijke verbintenissen kunnen worden beperkt door de afspraken met betrekking tot de opdracht goed vast te leggen in een overeenkomst tussen de gemeente Brummen en de opdrachtnemer.
Bij onze Europese en nationale aanbestedingen worden verplichtingen vastgelegd door middel van een contract, waarbij de juridische adviesfunctie wordt ingeschakeld. Voor verplichtingen die voortkomen uit onderhandse aanbestedingen is dit facultatief.
Aanbesteden brengt risico’s met zich mee. Inkopen en aanbesteden zijn een privaatrechtelijke activiteit van de organisatie die tot meningsverschillen kan leiden. De mate van juridisch risico wordt onder meer bepaald door de situatie in het betreffende marktsegment, de complexiteit van de opdracht en de zorgvuldigheid in de voorbereiding en afhandeling.
Risico’s bij aanbesteden kunnen worden beperkt door optimaal gebruik te maken van interne kennis en ervaring, mogelijkheden tot (regionale) samenwerking en externe advisering. Bij Europese en nationale inkooptrajecten worden de aanbestedingsdocumenten vooraf juridisch getoetst. Opdrachten boven de drempel voor nationale openbare aanbesteding (zie hoofdstuk 4) worden verleend door ondertekening van een overeenkomst; bij uitzondering hierop is een opdrachtbevestiging per brief mogelijk maar alleen na toetsing of de voorwaarden en besteksbepalingen voldoende juridische zekerheden voor de gemeente als opdrachtgever waarborgen.
De Wet implementatie rechtsbeschermingrichtlijn aanbesteden (de Wira) vormt sinds februari 2010 de wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten die volgen uit een Europese aanbesteding, door de rechter te laten vernietigen.
Brummen verplicht zich als aanbestedende dienst om in de berichten over de voorgenomen gunning voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van onze beslissing. Op basis daarvan kan een afgewezen ondernemer bepalen of hij bezwaar wil maken tegen de gunningsbeslissing bij de rechter. Bij een onvoldoende gemotiveerde gunningsbeslissing gaat de opschortende termijn van vijftien dagen niet van start.
Naar analogie van deze aanscherping met betrekking tot opdrachten waarvoor het Bao van toepassing is, zijn we gehouden om ook bij openbare (nationale) en onderhandse aanbestedingen onze beslissingen voldoende gemotiveerd te communiceren.
9.3 Afwijkingen op het aanbestedingsbeleid
Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd af te wijken van het aanbestedingsbeleid, met uitzondering van de regelgeving met betrekking tot Europees aanbesteden. Van het inkoopbeleid kan alleen in uitzonderlijke gevallen worden afgeweken, als daar gegronde redenen voor zijn. Hiervoor moet de afwijking met motivatie plus advies van de inkoopcoördinator als afzonderlijk beslispunt voor instemming aan het college worden voorgelegd.
10. Inbedding van het aanbestedingsbeleid
Professionele inkoop is een manier van werken: een kwestie van organisatie, attitude, doelstellingen en randvoorwaarden. Het is ook een factor in het groeiproces van de gehele organisatie; hiertoe worden maatregelen genomen die betrekking hebben op de korte, middellange en lange termijn.
De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van het aanbestedingsbeleid wordt centraal belegd. Hierbij speelt ook de inkoopsamenwerking Stedendriehoek een belangrijke rol, bij voorbeeld voor professionalisering en specialisatie van betrokkenen in het inkoopproces. We stemmen waar mogelijk en zinvol onze aanbestedingen af op de regio en we staan open voor standaardisatie van werkwijzen.
Het management team is bevoegd te beslissen over vaststelling en gebruik van standaarddocumentatie inclusief sjablonen en inkoopvoorwaarden, de keuze van instrumenten en afstemming met de regio over inkoopsamenwerking.
Periodieke evaluatie van de inkoopnota wordt door de inkoopcoördinator voor college en management team georganiseerd. De evaluatie wordt gebruikt om zicht te krijgen op de uitvoering van het beleid, zowel inhoudelijk (waaronder duurzaamheid, social return, toepassing van FSC keurmerk) als kwantitatief (differentiatie van gemeentelijke uitgaven naar productgroepen). De resultaten van de evaluaties vormen input voor toekomstige herzieningen van het beleid.