Financiële verordening gemeente Barendrecht Verordening ex artikel 212 Gemeentewet

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen verantwoordelijkheid aan het college.

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Barendrecht en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  cluster: onderdeel van een programma bestaande uit een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode op basis van de door het college aan de programma’s toegewezen producten de onderverdeling van de programma’s in clusters vast.

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per cluster relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per cluster weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per cluster weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen minimaal de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele uitgaven weergegeven.

• 4.

  De begroting en de jaarstukken bevatten een overzicht van de subsidies.

Artikel 3a. Kaders Voorjaarsnota

• 1.

  Het college biedt voor 1 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

• 2.

  In de ontwerp-begroting wordt per programma een post onvoorzien van 0,5% van de totale lasten van het programma opgenomen.

• 3.

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien van het desbetreffende programma. en/of extra benodigde middelen om collegeprogramma te realiseren. In de tussentijdse rapportages wordt aan de raad inzicht gegeven in de wijze van besteding.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 5.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 6.

  Het college is gemachtigd, om in uitzonderingsgevallen zonder voorafgaand raadsbesluit, de belangen van de gemeente en de organisatie, naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde indien het gemeentebelang en/of het organisatiebelang in een bepaalde situatie (mogelijke) nadelige gevolgen zou oplopen indien geen beslissing kan worden genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het collegebesluit gemeld aan de raad.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste negen maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma uitgesplitst naar clusters;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d.

• 3.

  De tussenrapportages bevatten een uitvoerig inzicht in de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten, alsmede de voortgang van de kernindicatoren.

• 4.

  In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van clusters en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht.

Artikel 5a. Informatieplicht

• 1.

  Het college informeert bij afwijkingen op de begroting vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad heeft ingestemd met:

  • a.

    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000 per gebeurtenis;

  • b.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 1.000.000;

  • c.

    het afsluiten van deposito’s groter dan € 5.000.000 per transactie;

  • d.

    het aangaan van leningen groter dan € 10.000.000;

  • e.

    het toekennen van subsidies groter dan € 100.000;

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. Dit is nader uitgewerkt in de nota activabeleid. In de nota activabeleid wordt tevens een minimumgrens van activering aangegeven.

• 2.

  Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

• 3.

  Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd. Bij raadsbesluit kan hiervan worden afgeweken.

• 4.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 6b. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college stelt een nota reserves en voorzieningen op. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves en voorzieningen;

  • b.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    een bestedingsplan

  • d.

    de maximale hoogte van de reserve;

  • e.

    en de maximale looptijd.

• 3.

  Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een uitgave, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

• 4.

  Jaarlijks wordt bij de begroting en de jaarrekening de stand van de reserves en voorzieningen getoetst.

Artikel 7. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Barendrecht wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten en afvalstoffenheffing.

• 2.

  De raad stelt eens in de vier jaar de kaders vast voor de prijzen voor gemeenschappelijke diensten en de verhuur en verkoop van onroerend goed, indien bij het vaststellen van de prijs een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld.

• 3.

  Het college heeft de bevoegdheid tot het wijzigen van alle tarieven die niet zijn opgenomen onder lid 1.De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 9. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie richtlijnen in acht die uitvoering geven aan het prudent treasurybeleid.

• 3.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4.

  Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Het college zendt het treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, …;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 13. Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• 2.

  De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 13a. Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 14. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2009. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Barendrecht” vastgesteld door de raad op 27 oktober 2003.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald “Financiële verordening gemeente Barendrecht”.