CVDR211221_1Reglement Elektronisch verkeer gemeente Zaltbommel 2011nlregelingZaltbommel2018-05-01ZaltbommelGemeenteblad 2012, week 35Reglement Elektronisch verkeer gemeente Zaltbommel 2011Algemene wet bestuursrecht, art. 2:15, lid 1college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-06-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-08-30Nieuwe regelingOnbekendGeenReglement Elektronisch verkeer gemeente Zaltbommel 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Z a l t b o m m e l ;gelet op de Algemene wet bestuursrecht, art. 2:15, lid 1;b e s l u i t e n :vast te stellen het volgende: Reglement Elektronisch verkeer gemeente Zaltbommel 2011Artikel1BegrippenIn dit Reglement wordt verstaan onder:

Elektronisch verkeer: het elektronische berichtenverkeer tussen de burger en de gemeente Zaltbommel.

Elektronische post: berichten die op elektronische wijze worden uitgewisseld. Tot de elektronische post behoort ook de verzend- en ontvangstinformatie en de documenten die op elektronische wijze aan de berichten zijn gekoppeld. Onder elektronische post wordt niet verstaan:

Spam;

Reclame;

Berichten verzonden of ontvangen via sms (short message service) of msn.

Formele elektronische post: elektronische berichten die tussen de gemeente en natuurlijke en/of rechtspersonen worden uitgewisseld en die overeenkomstig bij of krachtens wettelijke bepalingen als handelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren.

Informele elektronische post: elektronische berichten die tussen de gemeente en andere natuurlijke en/of rechtspersonen of tussen ambtenaren onderling worden uitgewisseld en niet als handelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren.

Origineel: het bericht door de gemeente verzonden dan wel ontvangen.

Archiefexemplaar: een digitale kopie van het origineel.

Webformulier: elektronisch in te vullen en te verzenden formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst.

Gemeentelijke website: www.zaltbommel.nl

BSN: Burger Service Nummer

Artikel2ReikwijdteHet Reglement is van toepassing op elektronische post verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mailadres van de gemeente Zaltbommel.Artikel3Verantwoordelijkheid1.Elke bestuurder of ambtenaar is verantwoordelijk voor de afhandeling van zijn elektronische post.2.Medewerkers moeten op werkdagen hun postbus met elektronische berichten controleren.3.Medewerkers dienen bij afwezigheid langer dan twee werkdagen een afwezigheidbericht te activeren.4.In geval van ziekte langer dan een week of langdurige afwezigheid wordt aan de systeembeheerder opdracht gegeven het afwezigheidbericht te activeren en berichten door te sturen naar de vervangende medewerker.Artikel4Ontvangen van elektronische post1.Formele elektronische post kan uitsluitend naar de gemeente Zaltbommel verzonden worden, indien deze weg voor het betreffende product of de betreffende dienst op de gemeentelijke website middels een webformulier of een bij dat product of dienst genoemd e-mailadres is opengesteld.2.Overige elektronische berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of wanneer deze verzonden zijn naar de algemene postbus info@zaltbommel.nl. Op de website wordt vermeld welke nadere eisen worden gesteld aan het gebruik van de elektronische weg (programmatuur, grootte bijlagen/bestanden). 3.Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden en berichten die de maximale e-mail grootte overschrijden worden niet in behandeling genomen. 4.Als berichten op grond van het bepaalde in het derde lid niet in behandeling worden genomen, wordt dit elektronisch aan de afzender kenbaar gemaakt.5.Met ten onrechte bij de gemeente Zaltbommel ingediende elektronische berichten wordt gehandeld overeenkomstig artikel 2:3 respectievelijk artikel 6:15 Algemene wet bestuursrecht (doorzendplicht). Het bericht, de doorzending en de kennisgeving aan de afzender worden ter registratie en archivering aangeboden aan het team Informatisering en automatisering.6.Aan het schriftelijkheidsvereiste uit de Algemene wet bestuursrecht is bij elektronische post voldaan.Artikel5Identiteit zender1.Bij communicatie met de gemeente dient de burger zijn naam, adres en e-mailadres in het elektronisch bericht te vermelden.2.Bij elektronisch berichtenverkeer over een aanvraag van een bepaald product of een bepaalde dienst waarbij de identiteit van de burger van belang is, dient de burger zijn of haar naam, geboortedatum, BSN en het nummer van zijn of haar legitimatiebewijs (paspoort, ID-kaart of rijbewijs) te vermelden. 3.De burger heeft de verplichting correcte informatie omtrent zijn identiteit te verschaffen. De gemeente mag daar, behoudens aanwijzingen voor het tegendeel, op af gaan.Artikel6Service Team InformatieManagement1.Het beheer van de algemene postbus info@zaltbommel.nl is in handen van het Service Team InformatieManagement.2.Het Service Team InfoermatieManagement draagt zorg voor de distributie van elektronische post onder de ambtenaren/bestuurders.3.Aan de individuele medewerkers wordt een persoonlijk e-mailadres toegekend. Hierop kan externe en interne elektronische post worden ontvangen. Wanneer formele externe elektronische post wordt ontvangen op een persoonlijk e-mailadres, dan wordt dit doorgezonden naar het Service Team InformatieManagement. Artikel7Verzenden van formele elektronische post1.Uitgaande formele post kan elektronisch verzonden worden indien de burger of instelling kenbaar heeft gemaakt dat deze via de elektronische weg bereikbaar is. De enkele bekendheid van een e-mailadres is niet voldoende.2.Bij beantwoording van elektronische post wordt de oorspronkelijke tekst of vraag opgenomen in het antwoord.3.Wanneer een belastend besluit elektronisch wordt verzonden, dient de bereikbaarheid van de burger extra grondig te worden geverifieerd. Bij onzekerheid over de bereikbaarheid van de burger, dient het besluit ook per reguliere post verzonden te worden. 4.Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het ter registratie aanbieden of indien mogelijk opslaan in het Document Management Systeem van archiefwaardige berichten, die rechtstreeks zijn ontvangen of verstuurd vanaf zijn of haar persoonlijke postbus.Artikel8Handtekening1.Indien de wet van de burger een handtekening eist, dient een elektronische handtekening conform de Wet elektronische handtekeningen te worden opgenomen.2.Voor het ondertekenen met een elektronische handtekening door de burger dient gebruik gemaakt te worden van DigiD. Voor producten waarbij DigiD nog niet is geïmplementeerd, kan worden volstaan met een weergave van persoonlijke gegevens waaruit de identiteit van de burger blijkt.3.Indien de gemeente stukken elektronisch verzendt, welke ondertekend moeten worden met een handtekening, dient ze gebruik te maken van een elektronische handtekening conform de Wet elektronische handtekeningen. Zolang een PKI-sleutel nog niet is geïmplementeerd in de gemeente Zaltbommel, kan worden volstaan met een gescande handtekening.Artikel9Verzenden en ontvangen van informele elektronische postVan inkomende en uitgaande informele elektronische berichten, die van belang zijn voor completering van een dossier, wordt een archiefexemplaar verzonden naar het Service Team InformatieManagement of indien mogelijk door de betreffende medewerker opgeslagen in het Document Management Systeem.Artikel10Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die van haar afkondiging.

Het Reglement voor het gebruik van externe e-mail en internet gemeente Zaltbommel (17 juli 2001) wordt met ingang van het in het eerste lid genoemde tijdstip ingetrokken.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Zaltbommel in de vergadering van 26 juni 2012.BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ZALTBOMMELde secretaris,de burgemeester, drs. L.H. DerksenA.van den BoschTOELICHTING AlgemeenOp 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden en opgenomen in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze wet biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als het reguliere schriftelijk verkeer. Dit algemene kader moet door gemeenten nader worden ingevuld. De gemeente Zaltbommel geeft middels dit Reglement hieraan invulling. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 BegrippenIn dit Reglement wordt een onderscheid gemaakt tussen het soort elektronische post, namelijk formele en informele elektronische post. Bij formele elektronische post kan onder andere gedacht worden aan aanvragen voor een bepaalde vergunning, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen. Artikel 2 Reikwijdte Het Reglement is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Zaltbommel en externe partijen. Uit de toelichting van het begrip elektronische post onder artikel 1 blijkt dat het daarbij gaat om e-mailberichten en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Hoewel de verzending van berichten per fax eveneens een vorm van elektronisch verkeer is, is het Reglement hierop niet van toepassing. De ontvangst van berichten per fax wordt op dit moment namelijk op een zelfde manier afgehandeld als de schriftelijke post. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, zijn uitgesloten. Het Reglement beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail. Dat onderwerp is geregeld in de Gebruiksregels elektronisch berichtenverkeer voor medewerkers van de gemeente Zaltbommel.Artikel 3 VerantwoordelijkheidIn dit artikel wordt aangegeven op welke wijze bestuurders en ambtenaren van de gemeente Zaltbommel met elektronische post en hun postbus dienen om te gaan. Dit artikel schept zowel richting de gemeente als richting de burger duidelijkheid. Hierbij zij nog opgemerkt dat als tijdstip waarop een bericht door de gemeente elektronisch is ontvangen, het tijdstip geldt waarop het bericht het systeem van de gemeente heeft bereikt (artikel 2:17, tweede lid Awb). De ontvangst vindt niet plaats op het moment dat het bericht wordt geopend, maar op het moment dat het bericht het systeem heeft bereikt.Artikel 4 Ontvangen van elektronische postVolgens artikel 2:13, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht is elektronisch verkeer niet mogelijk, wanneer in een wet of verordening is bepaald dat elektronisch verkeer niet is toegestaan, of wanneer een vormvoorschrift zich tegen elektronisch verkeer verzet. Ten aanzien van bezwaarschriften heeft de Afdeling bestuursrechtspraak overigens bepaald dat geen wettelijk voorschrift zich verzet tegen de aanvaarding van bezwaarschriften per e-mail (ABRS 17 december 2003, JB 2004, 81). In andere gevallen is elektronisch verkeer mogelijk wanneer de gemeente dit kenbaar heeft gemaakt, het zogenaamde kenbaarheidsvereiste, en wordt voldaan aan de nadere eisen die zijn gesteld. Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht. De gemeente Zaltbommel geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, stelt dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg. In lid 1 wordt gesteld dat formele elektronische post (bijvoorbeeld aanvragen voor vergunningen, ontheffingen, subsidies, of bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het bij het betreffende product of de betreffende dienst op de gemeentelijke website geplaatste webformulier of het daar vermelde e-mailadres. Een voordeel van deze gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Voor overige elektronische berichten is in lid 2 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus info@Zaltbommel.nl of via een daarvoor bestemd webformulier op de gemeentelijke website.Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Zaltbommel. Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Zaltbommel, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Op de website wordt aangegeven welke applicaties in de gemeente Zaltbommel worden gebruikt.Hierbij zij opgemerkt dat het elektronische communicatiekanaal de papieren versie niet vervangt. Immers niet iedereen heeft toegang tot een computer. Derhalve is het de gemeente niet toegestaan bepaalde zaken alleen langs elektronische weg te verrichten en zal het bericht dus ook in de papieren versie moeten worden verzonden, tenzij hiervoor uitdrukkelijk instemming is verleend. Ook voor elektronische berichten geldt de doorzendplicht. Wanneer het bericht ten onrechte bij de gemeente Zaltbommel terechtkomt, moet het worden doorgezonden naar het juiste bestuursorgaan. Op grond van artikel 4:3a van de Algemene wet bestuursrecht dient de gemeente de ontvangst van het elektronische bericht te bevestigen. Dit vergroot de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer, de ontvanger weet dat de aanvraag is gearriveerd.Artikel 5 Identiteit zenderHet is niet nodig aan de identificatie van de zender hoge eisen te stellen als dit niet bij wet is verplicht. Bij reguliere communicatie via e-mail is het voldoende naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer te weten. Ter verificatie kan gebeld worden. Wanneer het gaat om het aanvragen van bepaalde producten of diensten en de identiteit van de zender is van belang voor het product of de dienst, kan worden volstaan met het vermelden van naam, geboortedatum, BSN-nummer en nummer van het legitimatiebewijs. Hiervan is uitgezonderd de situatie dat de wet aanvullende eisen stelt.Artikel 6 Het Service Team InformatieManagementAlle e-mail wordt beschouwd als post voor of van de gemeente Zaltbommel. In de e-mailadressen is de naam van de gemeente opgenomen, zodat er geen sprake is van een privé e-mailadres. De tenaamstelling van de berichten is daarmee te vergelijken met een enveloppe waarop staat vermeld: ‘ter attentie van’. In de centrale postbus info@Zaltbommel.nl worden de elektronische berichten ontvangen. Het Service Team InformatieManagement beheert deze postbus. Dit team zorgt voor de verzending van de berichten in de organisatie naar de betreffende/behandelend ambtenaren/bestuurders. Dit team draagt verder zorg voor de registratie en archivering van de ontvangen berichten voor zover medewerkers niet zelf de mogelijkheid hebben om deze berichten zelf op te slaan in het Document Management Systeem.Individuele medewerkers hebben een eigen e-mailadres. Formele elektronische post zal in hoofdzaak in de centrale postbus binnenkomen. Wanneer formele externe elektronische post echter toch wordt ontvangen op het persoonlijke e-mailadres en de medewerker heeft niet de mogelijkheid om het bericht zelf op te slaan in het Document Management Systeem, moet deze worden doorgezonden naar het ServiceTeam InformatieManagement. Dit team kan dan vervolgens zorgdragen voor de registratie en archivering van de, op het persoonlijk e-mailadres ontvangen, berichten. Het gestelde in dit artikel doet geen afbreuk aan het gestelde in artikel 4.Artikel 7 Verzenden van formele elektronische postFormele elektronische post kan via de elektronische weg verzonden worden aan de burger of een instelling. Deze burger of instelling moet dan wel kenbaar hebben gemaakt dat de elektronische weg openstaat. Dit blijkt niet uit de enkele aanwezigheid van een e-mailadres. De burger/instelling moet aangeven via de elektronische weg bereikbaar te zijn. Uit het feit dat de burger of instelling zelf gebruik maakt van het elektronisch verkeer naar de gemeente, kan worden afgeleid dat de burger via de elektronische weg benaderd kan worden (voldoende kenbaar). Wanneer elektronische post uitgaat en de medewerker heeft niet de mogelijkheid om de elektronische post zelf op te slaan in het Document Management Sstyeen, wordt tegelijkertijd een digitale kopie verzonden naar het Service Team InformatieMangement ter archivering. Tevens wordt de uitgaande mail geregistreerd. Dit is van belang voor de termijnen uit onder andere de Algemene wet bestuursrecht.Bij beantwoording van het elektronische bericht wordt het oorspronkelijke bericht opgenomen. Op deze wijze kan de zender controleren of het gehele oorspronkelijke bericht juist is ontvangen door de gemeente.Het is van belang de bereikbaarheid van de burger extra grondig te verifiëren wanneer sprake is van belastende besluiten, dit in verband met de termijnen die gaan lopen. Extra grondige verificatie kan bestaan uit het verzenden van een elektronisch bericht met een verzoek om een reactie of telefonische controle. Is niet met zekerheid vast te stellen dat de burger elektronisch bereikbaar is, dan wordt het besluit ook per reguliere post verzonden.Artikel 8 HandtekeningWanneer de wet een handtekening eist van de burger of de gemeente, dient een elektronische handtekening te worden bijgevoegd. Een elektronische handtekening moet voldoen aan de eisen gesteld in de Wet elektronische handtekeningen. Onder een elektronische handtekening wordt verstaan: een handtekening die bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor het vaststellen van de identiteit van de ondertekenaar.De elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, wanneer de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval. PKIoverheid en DigiD bieden een voldoende betrouwbare authentificatie. Er is dan sprake van een geavanceerde elektronische handtekening.Voor zowel de gewone als geavanceerde elektronische handtekening geldt dat de rechter bepaalt of een elektronische handtekening rechtsgeldig is. Daarnaast onderkent de Wet elektronische handtekening de volgende twee aanvullende kwaliteitseisen:

zij is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat dat voldoet aan strenge eisen zoals gesteld in de Telecommunicatiewet; en

zij is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (bijv. een smartcard).

Mocht een elektronische handtekening, naast de eisen aan een geavanceerde elektronische handtekening, ook aan de bovenstaande twee kwaliteitseisen voldoen, dan heeft de elektronische handtekening per definitie dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Deze laatst bedoelde handtekening wordt meestal aangeduid als een gekwalificeerde elektronische handtekening. De gemeente maakt bij een aantal producten/diensten al gebruik van DigiD, waardoor het voor de burger mogelijk is elektronische handtekeningen aan de documenten te verbinden. In de toekomst zal deze mogelijkheid verder worden uitgebreid. De gemeente gaat voor uitgaande elektronische post gebruik maken van PKI Overheid. Op dit moment is PKI Overheid nog niet geïmplementeerd. Zolang DigiD en PKI Overheid nog niet werkzaam zijn en de wet een handtekening eist, kan:

de burger volstaan met een weergave van persoonlijke gegevens waaruit de identiteit van deze burger blijkt;

de gemeente volstaan met een gescande handtekening.

Artikel 9 Verzenden en ontvangen van informele elektronische postDit artikel behoeft geen nadere toelichting.Artikel 10 InwerkingtredingDit artikel behoeft geen nadere toelichting.