Organisatie | Zaanstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële verordening gemeente Zaanstad |
Citeertitel | Financiële verordening gemeente Zaanstad 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze verordening treedt in de plaats van de Financiële verordening Zaanstad 2004, vastgesteld door de raad op 24 februari 2004
Gemeentewet artikel 212
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2008 | 01-01-2010 | Onbekend | 20-12-2007 Gemeenteblad 2009, nummer 41 | Z/2009/80285 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het (doen) functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zaanstad en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Het proces van productie en uitgifte van bouw- en woonrijpe grond is gebaseerd op een referentiekader. In de grondexploitatiebegroting staan de kosten en opbrengsten die samenhangen met de productie meerjarig opgenomen, op basis van een eenduidig prijspeil, en vervolgens doorgerekend naar eindwaarde.
Referentiekader Een beschrijving van de hoofdlijnen van de ruimtelijke inrichting van een plangebied, met uitwerkingen/schetsen van de hoofdstructuur voor wegen-, water- en groenvoorzieningen, de stedenbouwkundige opzet, het programma en het kwaliteitsniveau. De grondexploitatie geeft de financiële uitwerking van het referentiekader.
Voortgangsrapportage, naar de stand van 1 januari respectievelijk 1 juli, waarin het college ondermeer inzicht verschaft over de stand van zaken van de lopende grondexploitaties, de kansen en risico’s in deze grondexploitaties en de meerjarige gevolgen voor de reserve grondzaken. In het Meerjarenperspectief Grondzaken wordt eveneens gerapporteerd over de erfpachtportefeuille, de vastgoedportefeuille en overeenkomsten inzake particuliere bouwgrondexploitatie.
Hoofdstuk II Begroting en verantwoording
Artikel 4 Kader ontwerp begroting
Het college biedt jaarlijks aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. In de kadernota zijn materiële afwijkingen over de eerste vier maanden van het lopende jaar opgenomen. De raad stelt de kadernota vast.
Artikel 5 Uitvoering begroting
Het college neemt in de begroting het geactualiseerd meerjaren investeringsplan op. Voor lopende meerjarige investeringen geeft het college de bijstelling van de totaalraming ten opzichte van het voorgaande meerjaren investeringsplan aan, alsmede een toelichting hierop. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de eerste jaarschijf van het meerjaren investeringsplan, alsmede de totaalbedragen van specifiek benoemde nieuwe meerjarige investeringen uit de eerste jaarschijf. De raad kan hierbij aangeven voor welke investeringen hij een apart voorstel wil ontvangen, voordat het college tot uitvoering overgaat.
De bestuursrapportage gaat in op de afwijkingen per programma en op de investeringen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde goederen en diensten, de voortgang en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. Voor belangrijke investeringen kan de raad een specifiek traject van voortgangsrapportages overeenkomen met het college.
Voor aanvang van een kalenderjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de kadernota, de bestuursrapportage, het meerjarenperspectief grondzaken, de technische begrotingswijzigingen en de begroting met de meerjarenraming.
Art 5b Grondzaken en grondexploitaties
gemaakte kosten van voorbereiding.
Vanaf de datum dat de raad de grondexploitatie heeft vastgesteld is de grondexploitatie actief. Met het vaststellen van de grondexploitatie autoriseert de raad de daarin opgenomen kosten en opbrengsten. Het college ziet er op toe dat deze kosten niet worden overschreden en de opbrengsten worden gerealiseerd.
Indien in een actieve grondexploitatie geen uitgaven en opbrengsten meer zijn te verwachten moet een voorstel tot afsluiten van de grondexploitatie uiterlijk binnen 12 maanden door het college aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd en de overdracht van de openbare ruimte aan het organisatieonderdeel belast met het beheer hebben plaatsgevonden. Als het college voorziet dat deze termijn niet wordt gehaald meldt het college dit aan de raad met opgaaf van reden.
Een voorstel aan de raad tot afsluiten van een grondexploitatie of deelplan binnen een grondexploitatie omvat een berekening van het definitieve resultaat en een voorstel tot bestemming van het winst- dan wel verliessaldo aan de algemene reserve grondzaken, dan wel een gemotiveerd voorstel tot een andere bestemming.
Halfjaarlijks, naar de stand van 1 januari en 1 juli, worden de actieve grondexploitaties geactualiseerd. Over deze actualisaties en de daarin geconstateerde afwijkingen rapporteert het college twee maal per jaar in het meerjaren perspectief grondzaken. De raad kan nadere eisen stellen aan de vorm en de inhoud van de rapportage.
Hoofdstuk III Financieel beleid
Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa
De afschrijving van de vaste activa vindt lineair plaats. Voor het afschrijven van de vaste activa worden de afschrijvingstermijnen en restwaarden gehanteerd zoals vermeld in de bijlage ‘Afschrijvingstabel gemeente Zaanstad’ die onderdeel uitmaakt van deze verordening. De afschrijvingen gaan in het jaar na ingebruikname.
Artikel 10 Kostprijsberekening en tarieven
Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van de gemeente Zaanstad wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd, met als uitgangspunt dat tarieven kostendekkend en marktconform dienen te zijn. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, inclusief de compensabele BTW, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente Zaanstad verleende diensten.
Artikel 11 Financieringsfunctie
Het college biedt een treasurystatuut ter vaststelling door de raad aan. In het treasurystatuut worden de treasurydoelstellingen, de organisatorische vormgeving van de treasurytaken en de vermogensobjecten onder het beheer van treasury beschreven. Daarnaast worden in het statuut de wijze van informatievoorziening en de administratieve organisatie vastgelegd
Hoofdstuk IV Paragrafen in begroting en jaarrekening
In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
Het college biedt tenminste éénmaal in de vier jaar een nota “Verbonden partijen” ter vaststelling door de raad aan. De nota bevat de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, met name de condities waaronder het publieke belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota “Grondbeleid” aan ter behandeling en vaststelling door de raad.
De nota besteedt aandacht aan het grondbeleid in relatie tot de uitvoering van de doelstellingen, zoals opgenomen in de programma’s en de strategische visie op het toekomstig grondbeleid van de gemeente. Daarnaast bevat de nota de kaders voor het
In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen zoals:
Hoofdstuk V Financieel beheer en interne controle
Artikel 20 Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet). Met het vaststellen van de prioriteiten worden de programma’s ingedeeld conform het vierde lid van artikel 8 BBV.
In lid 3 wordt geregeld dat de raad niet-financiële indicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Het geeft de raad de mogelijkheid om het beleid dat het college uitvoert te monitoren.
Overigens bepaalt het artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken overhoop moeten worden gehaald. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.
Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken
Baten en lasten worden per programma weergegeven in de jaarstukken, begroting en tussentijdse bestuursrapportages. Een specificatie van de baten en lasten per programma wordt weergegeven op productniveau. Deze specificatie is een directe vertaling van de productenraming van het college. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat in beginsel voor de gehele raadsperiode vast. Dit bevordert de vergelijkbaarheid van opeenvolgende documenten uit de planning & controlcyclus. Dringende redenen om toch de specificatie aan te passen zijn bijvoorbeeld nieuwe regelgeving of verschuivingen in de portefeuilles van wethouders.
Artikel 4 Kader ontwerp begroting
In dit artikel staan een aantal uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen189 en 193 Gemeentewet, het BBV en het achterliggende document bij het BBV uitgangspunten gemodificeerd stelsel van baten en lasten provincies en gemeenten(in dit document staan in aanvulling op het BBV de basisregels voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjarenraming). Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen aan de begroting een kadernota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het college voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjaren raming. De ontwerp-begroting wordt door het college aan de raad ter vaststelling aangeboden.
In plaats van de oude eerste bestuursrapportage wordt er een paragraaf met financiële voortgangsinformatie op hoofdlijnen opgenomen in de kadernota.
Het tweede lid van het artikel bevat als aanvullend kader voor het opstellen van de ontwerp-begroting dat de onderhoudsbudgetten worden geraamd op grond van de onderhoudsplannen zoals die door de raad zijn vastgesteld. Indien nog geen onderhoudsplannen zijn vastgesteld dient als basis voor de onderhoudsbudgetten
de geautoriseerde bedragen uit de vorige begroting, waarbij deze bedragen voor prijsstijging en areaaluitbreiding worden gecorrigeerd.
Artikel 5 Uitvoering begroting
In artikel 5 legt de raad het college een aantal verplichtingen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn.
In lid 1 wordt geregeld dat vaststelling van de programmabegroting leidt tot een autorisatie van de raad aan het college om de budgetten in de begroting en de opgenomen investeringsbedragen conform de doelstelling te besteden. De autorisatie betreft de eerste jaarschijf uit de programmabegroting.
Lid 2 gaat over de investeringen en was voorheen opgenomen in de nota investeringen. Nieuw is dat inzicht gegeven moet worden in de bijstelling van de totaalraming van lopende meerjarige investeringen. Hierdoor is het voor de raad mogelijk grip te houden op de totale kosten van de investering. De autorisatie van de investeringen door de raad betreft allereerst de voorliggende jaarschijf. Echter, in uitvoering genomen meerjarige investeringen kunnen niet in een komend jaar stopgezet worden (bijvoorbeeld de aanleg van een brug). Om hierin te voorzien autoriseert de raad voor nieuwe meerjarige investeringen ook het totaalbedrag. Voorwaarde is wel dat de investering specifiek kan worden afgebakend (dus geen doorlopend investeringsplan) en afzonderlijk in het meerjaren investeringsplan wordt gepresenteerd. Verder is geregeld dat de raad om een apart voorstel kan verzoeken, voordat de investering gedaan mag worden. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om nadere uitvoeringsinformatie, een plan van aanpak of een ontwerp waarover de raad zich vooraf wil uitspreken. Voorbereidingskosten op investeringen maken deel uit van het investeringsbudget en worden in het meerjaren investeringsplan opgenomen.
In het derde lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering moet waarborgen.
Lid 4 sub a. en b. stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling en de beheersing van de productenraming. In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels over de productenraming.
Lid 4 sub c. gaat het specifiek om de wettelijke verantwoordelijkheid van het college voor de begrotingsrechtmatigheid, voortkomend uit artikel 213, lid 3 van de Gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Het college zal door het stellen van interne regels moeten zorgen voor een rechtmatige uitvoering van de begroting, echter zonder dat dit leidt tot een administratief onwerkbare een bestuurlijk inefficiënt aantal meldingen en begrotingswijzigingen. Hiertoe zal het college intern minimum rapportage- en wijzigingsgrenzen stellen. De actieve informatieplicht van het college vereist hierbij dat bestuurlijk gevoelige afwijkingen altijd worden gemeld aan en geaccordeerd door de raad, ongeacht de omvang. Hierdoor zorgt het college voor evenwicht tussen een doelmatige begrotingsbeheersing enerzijds en de actieve informatieplicht en begrotingsrechtmatigheid anderzijds.
In lid 4 sub d. en e. is vastgelegd dat ook voor de investeringen en de grondexploitaties het college dient te zorgen voor een adequate budgetbeheersing.
In lid 5 regelt dat er niet langer twee, maar eenmaal een separate tussentijdse bestuursrapportage wordt aangeboden aan de raad. De rapportage betreft de eerste acht maanden en kent een verzwaarde (balans-)afsluiting. Hierdoor kan het jaarrekeningtraject worden versneld, zodat de jaarstukken eerder voor openbaarmaking beschikbaar zijn. De jaarstukken hebben dan met name betrekking op de ontwikkelingen in de laatste vier maanden.
Verder wordt de ambtelijke doorlooptijd van de bestuursrapportage zodanig verkort dat de rapportage gelijk met de begroting voor de raad beschikbaar is.
In plaats van de oude eerste bestuursrapportage wordt er een paragraaf met financiële voortgangsinformatie opgenomen in de kadernota (artikel 4, lid 1).
In lid 6 en 7 worden voorwaarden gesteld voor de indeling en over de inhoud van de bestuursrapportage.
Los van de bestuursrapportage kan de raad aan het college voor investeringen aparte voortgangsrapportages opdragen, zoals bijvoorbeeld voor het stadhuis.
In de nota investeringen waren nog specifieke grenzen opgenomen waarbij een begrotingswijziging door de raad van overschrijdingen op investeringen nodig was. Met ingang van 2004 borgt de begrotingsrechtmatigheid, zoals vastgelegd in de verordening ex artikel 213, dat het college moet zorgen voor toereikende investeringsbudgetten. Aparte opname in deze verordening is dus niet nodig.
Onveranderd is dat in de interne richtlijnen voor de bestuursrapportage en jaarrekening grenzen worden aangegeven voor het melden van afwijkingen op de begroting.
In lid 8 wordt geregeld dat de raad de begroting kan wijzigen bij de vaststelling van de bestuursrapportage. Wijziging van de begroting, waartegenover een evengrote onttrekking uit of dotatie aan een reserve staat kan hierbij achteraf aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd. Dit onder de voorwaarde dat de onttrekking of de dotatie de uitvoering van eerder met de raad afgesproken beleid betreft. Ook technische begrotingswijzigingen worden achteraf door de raad vastgesteld. Technische begrotingswijzigingen hebben geen invloed op het geprognosticeerde rekeningsaldo vóór reservemutaties en betreffen geen beleidsmatige of beheersmatige aanpassing van de begroting per programma.
Lid 9 regelt de technische begrotingswijziging in december. In het kader van begrotingsrechtmatigheid moeten in beginsel alle wijzigingen van de begroting in het begrotingsjaar worden vastgesteld. Een begrotingswijziging na de bestuursrapportage kan alleen een technisch karakter hebben. Dat wil zeggen dat deze geen invloed heeft op het geprognosticeerde rekeningsaldo vóór reservemutaties uit de bestuursrapportage en geen beleidsmatige of beheermatige aanpassing betreft.
In lid 10 en 11 wordt geborgd dat het college zorgt voor een intern administratief systeem dat de goedgekeurde wijzigingen juist en volledig in de detailbudgetten verwerkt.
Lid 12 is nieuw en versterkt de controlerende rol van de raad ten opzichte van de oude nota begrotingswijzigingen en de nota investeringen. Bij afsluiting van belangrijke investeringen moet het college inzicht geven in de meest recente raming en de werkelijke definitieve uitkomst van een investering.
In lid 13 wordt geregeld dat voor de aanvang van het kalender jaar het college een overzicht aanbiedt met de data van aanbieden aan de raad van alle P&C documenten.
Lid één van dit artikel bepaalt dat het college verantwoordelijk is voor nadere regels met betrekking tot de bedrijfsvoering binnen grondzaken. Voorbeelden van onderwerpen die in de uitvoeringsregels nader worden uitgewerkt zijn:
Lid twee betreft het traject van voorbereiding van een grondexploitatie, tot aan het moment van vaststelling van een grondexploitatie door de raad (lid 3). Voor de voorbereiding zal de raad vooraf besluiten waaruit de voorbereidingskosten worden gedekt.
Lid drie tot en met acht behandelen specifiek de grondexploitaties. Kern hierbij is dat is vastgelegd dat de raad grondexploitaties vaststelt (lid 3) herziet (lid 5 en 6) en afsluit (lid 7). Herziening van een grondexploitatie (door de raad) is wezenlijk anders dan een actualisatie van een grondexploitatieberekening (door het college). Actualisatie van grondexploitaties vindt periodiek plaats ten behoeve van de financiële voortgangsrapportage (lid 9). De raad neemt kennis van de financiële afwijkingen en geeft naar aanleiding daarvan het college zo nodig een aanwijzing mee. In een herziening daarentegen stelt de raad een nieuwe taakstelling/norm vast. De herziene grondexploitatie vormt de nieuwe taakstelling voor het college, de oude vervalt. Cruciaal verschil is dat bij een actualisatie de eerder vastgestelde taakstelling niet vervalt, maar slechts sprake is van een beperkte afwijking die wordt gemeld aan de raad. Dit voorkomt een opeenvolgende reeks van kleine bijstellingen waardoor het resultaat langzaam maar gestaag afbrokkelt (salamimethode).
In lid drie wordt op hoofdlijn uiteengezet waaruit een grondexploitatie bestaat, wat de functie is van een grondexploitatie en welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden het college heeft. Het vaststellen van de grondexploitatie vormt het belangrijkste go/nogo moment voor de raad. Vanaf dan is sprake van een actieve grondexploitatie, als tegenhanger van de voorbereiding (lid 2) en start de uitvoeringsfase. Essentie van het vaststellen van de grondexploitatie is dat dit voor het college zowel de autorisatie vormt als de taakstelling. Analoog aan een meerjarige investering (artikel 5, lid 2) autoriseert de raad het meerjarige totaalbedrag van de grondexploitatie en vormt de vastgestelde grondexploitatie ook de taakstelling voor het college. Zolang de raad de grondexploitatie niet heeft bijgesteld is het college gebonden aan de totale kosten en opbrengsten (op eindwaarde) en zal daar op sturen. Binnen de fasering en de onderdelen heeft het college de mogelijkheid tot verevening van de bijstellingen.
Voor grotere of gecompliceerde grondexploitaties zal de raad niet in één keer de hele realisatie willen goedkeuren en aan het college opdragen, maar bijvoorbeeld in een later stadium het voorlopig en/of definitief ontwerp willen goedkeuren. Pas op dat moment autoriseert de raad ook de kosten en opbrengsten voor die latere fasen.
Behalve de uitvoeringsregels uit lid 1 zal het college ook een handboek grondzaken vaststellen, zoals opgenomen in lid vier. Doel van het handboek is een uniforme en complete beschrijving van het grondexploitatieproces. In het handboek worden onderwerpen opgenomen zoals definities van de fases, interne opdrachtverlening, planbewaking en projectcontrol.
Niet elke afwijking zal direct tot een herziening van de grondexploitatie leiden. In lid vijf zijn de redenen tot herziening benoemd. Kenmerkend is dat los van herzieningsgrenzen (sub a., b. en c). zowel de raad (sub d.) als het college (sub e.) altijd tot een herziening kan besluiten.
De herzieningsgrenzen zijn zodanig gekozen dat niet bij elke (kleinere) afwijking een nieuwe autorisatie wordt gegeven door de raad. Bij een herziening zal de raad grondig de mogelijkheden tot bijstelling c.q. de wijze waarop er kan worden ingegrepen in de planvorming of planuitvoering bezien en vervolgens daarover een nieuwe afweging maken. De herzieningsgrens is zodanig, dat afwijkingen op kostenniveau, die gecompenseerd worden door hogere opbrengsten niet snel tot een herziening zullen leiden. Op saldoniveau gelden er twee grenzen: een minimum van € 200.000 voor de plannen groter dan € 2.000.000 aan kosten en een lagere grens van 10% van de kosten voor de plannen kleiner dan € 2.000.000. Voorbeeld: een klein plan met € 400.000 aan kosten moet bij een afwijking van meer dan € 40.000 worden herzien.
Lid zes somt de onderdelen op waaruit een herziening bestaat. In concreto gaat het om een compleet nieuw pakket, inclusief een analyse van de wijzigingen ten opzichte van de vorige vaststelling. Een herziening kan echter wel een verkorte vorm hebben. Ter beperking van de administratieve last is het mogelijk verwijzingen op te nemen naar de eerder vastgestelde, ongewijzigde onderdelen. Als bijvoorbeeld alleen de kosten worden bijgesteld (en een evenredige verslechtering van het saldo op eindwaarde) dan hoeft alleen een nieuwe kosten- en opbrengstenspecificatie te worden gemaakt (onderdeel b. in lid 3), en vergezeld van de onderdelen uit lid 6 sub b. en c. aan de raad te worden aangeboden.
Lid zeven regelt de afsluiting van een grondexploitatie. Met het afsluiten van de grondexploitatie eindigt de uitvoeringsfase en start de beheerfase door (in de huidige organisatiestructuur) de dienst Wijken. De raad wordt geïnformeerd over het definitieve resultaat van de grondexploitatie en bestemt dit resultaat. Indien een grondexploitatie is opgedeeld in deelplannen kan ook per deelplan worden afgesloten.
In afwijking van de vaste activa en de activa in ontwikkeling, waarover alleen een rekenrente wordt toegerekend over de boekwaarde per begin van het jaar, is in lid acht vastgelegd dat voor actieve grondexploitaties ook over de mutaties binnen het jaar een rente wordt toegerekend. Indien de inkomsten binnen het jaar de uitgaven overtreffen dan wel hierop achterblijven zal dit het resultaat van de grondexploitatie positief dan wel negatief beïnvloeden.
In lid negen wordt het meerjarenperspectief grondzaken (MPG) als de voortgangsrapportage voor de grondexploitaties benoemd. Het eerste MPG, met de stand per 1 januari, levert de input voor het opstellen van de jaarrekening. Het tweede MPG, met de stand per 1 juli, levert de input voor de begroting. Het eerste MPG is een uitgebreide voortgangsrapportage, het tweede MPG heeft meer het karakter van een afwijkingenrapportage op hoofdlijn.
Indien uit een actualisatie en het MPG naar voren komt dat de grondexploitatie dusdanig wijzigt dat dit een substantieel effect heeft op het resultaat van een vastgestelde grondexploitatie en dus de algemene reserve grondzaken, wordt een herziene grondexploitatie opnieuw aan de Raad aangeboden zoals vermeld in lid 6.
Het college is primair verantwoordelijk voor een transparante voortgangsrapportage aan de raad. Echter, indien de raad dit ontoereikend acht, kan hij alsnog dwingende eisen stellen aan de vorm en de inhoud van de rapportage.
Belangrijk is dat de het MPG een voortgangsrapportage betreft van het college aan de raad. Om deze reden hoeft een MPG niet expliciet door de raad te worden vastgesteld, maar volstaat het ‘kennisnemen van’. Dit om te voorkomen dat impliciete besluitvorming plaatsvindt over zaken die in het MPG zijn vermeld. Wel kan en zal er naar aanleiding van de informatie in het MPG door de raad veelal besluitvorming plaatsvinden, bijvoorbeeld het herzien van een grondexploitatie of het verstrekken van een (aanvullend) voorbereidingskrediet.
In het MPG wordt ook gerapporteerd over de erfpacht- en vastgoedportefeuille.
In het laatste lid van dit artikel wordt ingegaan op de overige componenten die ten gunste en ten laste van de algemene reserve grondzaken komen. Voor erfpacht- en vastgoedresultaten is expliciet vastgelegd dat deze altijd ten laste c.q. ten gunste van de algemene reserve grondzaken komen. Dit betekent dat de verkoopresultaten van alle vastgoedobjecten verrekend worden met de algemene reserve grondzaken.
Exploitatieovereenkomsten en andere overeenkomsten inzake particuliere bouwgrondexploitatie vormen een actueel onderwerp in verband met de nieuwe Wet ruimtelijk ordening, welke naar verwachting per 1 juli 2008 in werking treedt. Kostenverhaal via private overeenkomsten zullen een steeds belangrijkere plek innemen ten opzichte van de traditionele grondexploitaties. Resultaten op exploitatieovereenkomsten en overeenkomsten in het kader van de nieuwe Wet ruimtelijke ordening zullen in beginsel niet verrekend worden met de algemene reserve grondzaken, maar gedekt worden uit een andere (bestemmings-)reserve, uit de algemene middelen of opgenomen worden in het MIP. De raad kan besluiten de resultaten te dekken uit de algemene reserve grondzaken. Hetzelfde geldt voor projecten en andere activiteiten die niet tot de grondexploitatie zelf horen, zoals programmamanagement.
Op het eind van dit lid wordt benadrukt dat de raad een specifieke bestedingsrichting kan meegeven aan een deel van de algemene reserve grondzaken. Randvoorwaarde hierbij vormt wel de aan grondzaken gerelateerde risico’s en de minimaal hiervoor benodigde weerstandscapaciteit.
De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.
Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programmavelden verantwoorde lasten. Lid 3, sub a bepaalt dat het college een nota over de beheersing van investeringen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad.
Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa
In dit artikel zijn alle bepalingen over waardering en afschrijving van activa vrijwel onveranderd overgenomen, die voorheen in de nota Activa- en afschrijvingsbeleid waren opgenomen. Uitgangspunt is dat de voorschriften in het BBV en de uitspraken van de commissie BBV bepalend zijn. Daar waar het BBV keuzevrijheid laat over de te volgen methodiek zijn hierover in deze verordening bepalingen opgenomen.
Lid 1 bepaalt dat kleine investeringen direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit geldt voor alle soorten investeringen.
In lid 2 en 3 wordt afgebakend wat wel en niet geactiveerd mag worden. Rente op activa in ontwikkeling mag slechts geactiveerd worden als de raad dit besluit. De toevoeging dat de raad kan besluiten tot activering van de ‘bouwrente’ was in de oude nota activa- en afschrijvingsbeleid nog niet expliciet opgenomen. Ook kosten van voorbereiding, toezicht en uitvoering (VTU) mogen in de investering worden meegenomen. Hieronder vallen ook de eigen uren. Intern moeten de te activeren VTU-kosten eerst eenduidig worden afgebakend.
Lid 4 verwijst naar de afschrijvingstabel in de bijlage bij deze verordening. De afschrijvingstabel is op punten geactualiseerd ten opzichte van de nota Activa- en afschrijvingsbeleid met name als gevolg van technische ontwikkelingen (een telefooncentrale is geen inrichting gebouw meer maar ICT-software) en recente uitspraken van de commissie BBV over de toepassing en interpretatie van het BBV.
Door de bijdragen van derden in mindering te brengen op het actief, zoals in lid 5 is bepaald, wordt de kapitaallast zowel als de administratieve last zoveel mogelijk beperkt. De bepaling is onveranderd overgenomen uit de oude nota.
Het BBV maakt onderscheid tussen investeringen met economisch nut, zijnde
alle investeringen die verhandelbaar zijn en/of bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en de tegenhanger, zijnde de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. In lid 6 is op die punten waar het BBV beleidsvrijheid laat over de behandeling van de investeringen met maatschappelijk nut de methodiek in Zaanstad vastgelegd. Dit houdt in dat het altijd aan de raad is voorbehouden om niet te activeren of om te besluiten versneld af te schrijven. In geval van onderuitputting kan het college alsnog bij burap de raad ‘te activeren’ projecten voorleggen met het voorstel deze ter hoogte van de onderuitputting versneld af te schrijven. Verder moeten gevormde reserves in mindering worden gebracht op het te activeren bedrag.
Artikel 8 Invordering en debiteurenbeheer
Het eerste lid van deze verordening dwingt het college al het nodige te doen om de uitstaande vorderingen binnen te krijgen.
Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeente een voorziening vormen. Bij het
artikel is onderscheid gemaakt tussen belastingvorderingen en overige vorderingen. Voor de belastingvorderingen wordt een voorziening getroffen op basis van een het historische percentage van oninbaarheid. Belastingvorderingen vanaf € 50.000 worden individueel beoordeeld.
De overige vorderingen kunnen op basis van historische oninbaarheid worden beoordeeld of worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
Artikel 9 Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad.
Artikel 9 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen.
Artikel 10 Kostprijsberekening en tarieven
De uitgangspunten voor de kostprijsberekeningen die ten grondslag liggen aan de tarieven worden vastgesteld in de nota kostentoerekening tarieven. Deze nota wordt ééns in de vier jaar door de raad vastgesteld, tenzij er dringende redenen zijn om de nota tussentijds te wijzigen.
Artikel 11 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de treasuryfunctie heeft. Het artikel draagt het college op een treasurystatuut op te stellen. Het statuut stelt de kaders aan het treasurybeleid. Onderwerpen die in het statuut aan de orde komen betreffen onder andere het treasurybeleid , de treasurydoelstellingen, het beheer van vermogensobjecten, de organisatie van de treasuryfunctie, de wijze van informatievoorziening en de administratieve organisatie. Door middel van de treasuryparagraaf in de begroting en jaarstukken rapporteert het college over de jaarlijkse uitvoering van het treasurystatuut.
In het statuut, door de raad vastgesteld, zijn tevens de termijnen vastgelegd waarbinnen actualisering dient plaats te vinden.
In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 10 welke informatie de paragraaf lokale heffingen in elk geval moet bevatten. Het staat de raad vrij om aanvullende informatie te vragen voor deze paragraaf. Toegevoegd is inzicht in de kostendekkendheid van het lozingsrecht en de afvalstoffenheffing, alsmede een overzicht van het verloop van de gevormde egalisatievoorzieningen.
In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 11 welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf.
Het berip weerstandsvermogen in lid 1 betreft de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat benodigd is om de risico’s af te dekken. De beschikbare weerstandcapaciteit bestaat uit de beschikbare reserves en de ruimte in de belastingtarieven.
Lid twee bepaalt dat in begroting en jaarrekening zowel de twintig grootste risico’s als alle bestuurlijk gevoelige risico’s opgenomen worden.
Naar aanleiding van iedere risico-inventarisatie (bij begroting en jaarrekening) wordt ook een risicoprofiel van Zaanstad opgesteld. Dit is een lijst van alle risico’s van materieel belang, waarop de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit is gebaseerd. Per risico zijn kans en financieel gevolg weergegeven. Het risicoprofiel maakt geen onderdeel uit van begroting en jaarrekening.
Artikel 14 Onderhoud kapitaalgoederen
In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 12 welke informatie de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf. Gezien de prioriteit van de gemeente Zaanstad, wordt de raad in deze paragraaf geïnformeerd over de voortgang van het geplande onderhoud en de omvang van het achterstallig onderhoud.
Het volgende lid bevat de bepaling dat het college tenminste eens in de vier jaar de raad onderhoudsplannen aanbiedt over het onderhoud openbare ruimte, het onderhoud riolering en het onderhoud gebouwen. Hiermee heeft de raad de kaders voor het toekomstig onderhoudsniveau.
In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 13 welke informatie de paragraaf Financiering in elk geval moet bevatten. De raad kan om aanvullende informatie verzoeken. Naast de verplichtingen uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, wordt de raad ook wordt geïnformeerd over de opbouw van de korte en lange schuldpositie, de borgstellingen en de rentevisie voor de komende jaren.
In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 14 welke informatie de paragraaf Bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf. Daarom is opgenomen dat de raad in de paragraaf Bedrijfsvoering ook wordt geïnformeerd over de kosten, de opbouw en het verloop van het personeelsbestand, de kosten inhuur derden, de kosten voor facilitaire diensten en de kosten voor automatisering en informatisering.
Ten aanzien van lid 2 staat in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten in artikel 15 welke informatie de paragraaf Verbonden partijen in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf. Extra informatie die is opgenomen is dat de raad in de paragraaf Verbonden partijen per verbonden partij ook wordt geïnformeerd over de financiële positie, het financiële belang van de gemeente in de verbonden partij, de zeggenschap van de gemeente in de verbonden partij en het publiek belang dat met de verbonden partij wordt gediend.
Lid 1 en 2 bepalen dat het college eens in de vier jaar aan de raad een nota grondbeleid aanbiedt. Met de nota kan de raad de kaders voor het toekomstig grondbeleid vaststellen. In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 16 welke informatie de paragraaf Grondbeleid in elk geval moet bevatten. Naast de verplichting uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, worden in het derde lid aanvullende eisen gesteld.
Artikel 19 Financiële administratie
In artikel 19 worden de kaders gegeven voor de inrichting van de administratie van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.
Artikel 20 Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan zij zich moet houden.
De nadere inrichting van de financiële organisatie (eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie, eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten, adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) zijn momenteel uitgewerkt in hoofdstuk 4 van de Organisatieverordening Zaanstad (laatst herzien 31 mei 2001). In de organisatieverordening is de inrichting van de gemeentelijke organisatie met de taken- en bevoegdheidsverdeling op hoofdlijnen vastgelegd. Voorgesteld wordt om dit onderdeel van de organisatieverordening in te trekken op het moment dat het college de in dit artikel aangegeven organisatieregeling heeft vastgesteld.
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de verplichting genoemd in met name artikel 5, tweede lid, zal kunnen voldoen.
Lid 2 bepaalt dat in de betreffende gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant.
Artikel 22 Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 22 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De Europese richtlijnen dienen daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat alle stukken na 1 januari 2008 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
Artikel 24 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.
Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).
De financiële verordening heeft enkel interne werking en is dus niet een besluit van algemene strekking in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. De verordening hoeft dan ook niet te worden gepubliceerd, voordat zij in werking kan treden.
Afschrijvingstabel gemeentelijke investeringen
Materiele vaste activa in openbare ruimte met maatschappelijk nut | |||
Renovatie bos, park ed. / Aanleg kleine groenvoorzieningen ed. | |||
* Afschrijvingstermijn kan bij afwijkende technische levensduurverlenging worden verkort.