| Organisatie | Barendrecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en Aanbestedingenbeleid 2009 |
| Citeertitel | Inkoop- en Aanbestedingenbeleid 2009 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlagen | Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Barendrecht Highlights beleid Processchema |
Deze regeling is vastgesteld en bekendgemaakt als onderdeel van het verzamelbesluit 'Regeling implementatie Wet elektronische bekendmaking 2012\ Burgemeester en College van burgemeester en wethouders'.
Deze regeling vervangt alle voorgaande versies.
Aanbestedingswet
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-06-2012 | 06-03-2021 | nieuwe regeling | 26-06-2012 Blik op Barendrecht, 28-06-2012 | 344248 |
Hoofdstuk 1 Aanbestedingsprocedure
In januari 2006 is het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2005 vastgesteld door het College. Door de inkoopadviseurs is het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2005 geactualiseerd. Naar verwachting treedt in 2009 de nieuwe aanbestedingswet in werking. Bij het van kracht worden van deze wet zal het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid in zijn geheel worden herzien. Bij het vaststellen van het Inkoop- en Aanbestedingenbeleid 2009 door het College komen alle voorgaande versies te vervallen.
Artikel 1.2 Wat is aanbesteden?
Aanbesteden is het in de markt uitzetten van een (overheids)opdracht door een overheidsinstantie (de opdrachtgever), waarbij ondernemers kunnen inschrijven door het indienen van een offerte (de inschrijving).
Het doel van aanbesteden is om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen door “de markt” zijn werk te laten doen (concurrentiewerking). Op deze wijze wordt ofwel de laagste prijs gerealiseerd ofwel de prijs-kwaliteit verhouding zo goed mogelijk op elkaar af gestemd.
Een overheidsinstantie is wettelijk verplicht een opdracht Europees aan te besteden als de waarde van zijn opdracht boven een bepaalde, door Europa vastgestelde, drempel uitkomt: de zogenaamde drempelwaarde. Deze zijn: Werken € 5.150.000
De belangrijkste EG-verdragbeginselen die ten grondslag liggen aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen, en waarmee decentrale overheden in hun inkoop- en aanbestedingspraktijk rekening dienen te houden zijn de volgende:
Artikel 1.3 Waarom beleid voor onder de drempelbedragen?
Ook inkopen onder de drempelbedragen moeten voldoen aan de beginselen van het aanbestedingsrecht en de voor de overheid geldende beginselen van behoorlijk bestuur.
Bij iedere aanbesteding die gedaan wordt, in welke vorm dan ook, openbaar, niet-openbaar, onderhandelingsprocedure zonder of met voorafgaande bekendmaking, meervoudig onderhands of enkelvoudig onderhands, loopt de Gemeente Barendrecht bepaalde risico’s. Door het volgen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de controle hierop kunnen veel risico’s worden weggenomen.
Het aanbestedingsbeleid is één van de drie documenten uit de eenheid Inkoop- en Aanbestedingsbeleid, regeling budgethouderschap en mandaatbesluit. Deze drie documenten verwijzen naar elkaar, vullen elkaar aan en dienen als zodanig gebruikt te worden.
Artikel 1.4 Doelstellingen van het inkoopbeleid
De gemeente Barendrecht hanteert een professioneel Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De doelstellingen van dit beleid zijn:
In dit aanbestedingsbeleid zijn voor een ieder duidelijk omlijnde regels en richtlijnen beschreven aan de hand waarvan een aanbesteding dient te verlopen, met in achtneming van onder andere integriteit, transparantie, objectiviteit en Europese wet- en regelgeving. Het beleid is van toepassing op het aanbesteden van diensten, leveringen en werken.
Er wordt tussen inkoop en aanbesteding het volgende onderscheid gemaakt binnen de gemeente Barendrecht. Onder inkoop wordt verstaan:
Hoofdstuk 2 Uitgangspunten bij inkopen en aanbestedingen
De inkopen en aanbestedingen dienen op een zakelijke, integere, rechtmatige, objectieve, transparante, niet-discriminerende en efficiënte wijze doorlopen te worden.
Het aanbestedingsbeleid wordt bekeken vanuit de volgende aspecten:
In principe dient aan alle uitgangspunten voldaan te worden bij een inkoop of een aanbesteding. Indien echter meerdere uitgangspunten botsen, dient nader uitgezocht te worden welk uitgangspunt de hoogste prioriteit geniet.
Artikel 2.1 Juridische beleidsuitgangspunten
De juridische uitgangspunten bij inkopen en aanbestedingen zijn:
Het volgen van aanbestedingsprocedures, waarbij op transparante, objectieve en op basis van non-discriminatie de aanbesteding wordt doorlopen en de opdracht wordt gegund. Hiermee onderstreept de gemeente het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden. Door op deze manier te werken verkleint men de kans op juridische claims.
Bij alle aanbestedingen m.b.t. diensten, werken en leveringen dienen de Algemene Voorwaarden gemeente Barendrecht (zie bijlage 1) van toepassing te worden verklaard. De algemene voorwaarden van de wederpartij dienen uitdrukkelijk van de hand gewezen te worden. Het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met een mede-advies van het Team advies (juridische zaken);
De waarde van een opdracht dient, conform wet- en regelgeving als volgt te worden bepaald:
De bedragen gedurende de volledige contractduur worden bij elkaar opgeteld inclusief de optiejaren. Indien dit vooraf onduidelijk is dient de raming te worden bepaald door het maandbedrag te vermenigvuldigen met 48 of het jaarbedrag met 4;
De uiteindelijke waarde van de opdracht bepaalt welke aanbestedingsprocedure doorlopen dient te worden (zie hoofdstuk 3).
Artikel 2.2 Ethische beleidsuitgangspunten
Er gelden integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren. Aangezien publieke gelden bij een aanbesteding worden uitgegeven, dient de gemeente zich tijdens de aanbesteding als een betrouwbare, klant- en resultaatgerichte partij op te stellen. Aanbestedingen dienen volgens de vaste regels en richtlijnen uitgevoerd te worden, waarbij objectiviteit en integriteit belangrijke begrippen zijn.
De integriteit staat hoog in het vaandel bij de gemeente Barendrecht. De volgende functiescheiding dient aangehouden te worden (voor nadere afspraken m.b.t. integriteit wordt verwezen naar regeling budgethouderschap):
inkoopadviseur: degene die tijdens de aanbesteding (minimaal tot contractondertekening) als enige
van de gemeente Barendrecht in rechtstreeks contact staat met de leverancier,
dienstverlener of aannemer aangaande de aanbesteding;
budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van
de aan hem toegewezen middelen;
projectgroep: degene die de offertes beoordeelt middels een scoreformulier. In de projectgroep
dienen minimaal de budgethouder, een materiedeskundige en de inkoopadviseur
zitting te nemen. De grootte van de projectgroep is afhankelijk van het
aanbestedingsbedrag en de complexiteit van de aanbesteding maar bestaat
Bij elke aanbesteding dienen vooraf selectie-eisen, minimumeisen en gunningcriteria te worden vastgesteld op basis waarvan de offertes zullen worden beoordeeld. Deze eisen en criteria worden in het bestek bekend gemaakt (zie ook hoofdstuk 4).
Artikel 2.3 Economische beleidsuitgangspunten
De economische beleidsuitgangspunten zijn de navolgende:
Het kan van belang zijn voor de lokale/regionale economie en werkgelegenheid dat lokale ondernemers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Hierbij moet in ieder geval worden voldaan aan de uitgangspunten van openheid en zorgvuldigheid. Bovendien zal moeten worden voldaan aan het uitgangspunt van de optimale prijs-kwaliteitverhouding. Er zal dus altijd een goede afweging moeten worden gemaakt of van een plaatselijke marktpartij verwacht kan worden dat hij kan voldoen aan de eisen met betrekking tot de gewenste prijs-kwaliteitverhouding, zodat hij kan inschrijven voor een aanbesteding.
Op grond van artikel 19 van richtlijn 2004/18/EG kan een aanbestedende dienst bij het plaatsen van overheidsopdrachten preferentie verlenen aan sociale werkvoorzieningen. Een voorwaarde voor de toepassing van dit artikel is dat de voorbehouden overheidsopdracht ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd door medewerkers van de sociale werkvoorziening met een arbeidsbeperking.
Voor aanbestedingen onder het Europese drempelbedrag kan een 1 op 1 relatie worden aangegaan met een sociaal werkvoorzieningbedrijf. Voor aanbestedingen boven het Europese drempelbedrag dient er concurrentie gesteld te worden tussen verschillende sociale werkvoorzieningbedrijven. Er zal in voorkomende gevallen gepast gebruik gemaakt worden van deze mogelijkheid.
Het bundelen van inkoopkracht biedt de mogelijkheid tot het behalen van inkoopvoordeel, zowel kwantitatief als kwalitatief. Gezamenlijke inkoop, daar waar mogelijk en lonend, dient bijvoorbeeld in BAR-verband te worden uitgevoerd. BAR-verband is het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk op verschillende gebieden waaronder inkoop.
Artikel 2.4 Organisatorische beleidsuitgangspunten
Om dit te kanaliseren wordt in november van elk jaar door inkoop gevraagd welke aanbestedingen in het daaropvolgende jaren per afdeling plaatsvinden. Deze informatie wordt verwerkt in het inkoopjaarplan. Bijkomend voordeel is dat door clustering van opdrachten betere inkoopcondities verkregen kunnen worden. Het inkoopjaarplan wordt tevens beschikbaar gesteld aan de treasurer.
De Gemeente Barendrecht wil de komende jaren voortvarend gaan werken aan duurzaam inkopen. Het doel is om per 2010 voor minimaal 75% duurzaam in te kopen. Dat wil zeggen: van elke € 100 die wordt uitgegeven, dient er minimaal € 75 op een duurzame manier besteed. Deze doelstelling heeft betrekking op de gemeente zelf en alle diensten.
“Het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van producten, diensten of werken die aan deze aspecten voldoen.”
Duurzaam inkopen is een sterke hefboom om duurzaamheid te bevorderen in de samenleving. De Gemeente Barendrecht heeft daarbij een voorbeeldfunctie richting de burgers en de bedrijven en streeft er naar om per 2010 voor minimaal 75% duurzaam in te kopen, en daarna te continueren.
Het streven naar duurzame producten en diensten betekent niet dat kwaliteit niet meer belangrijk is. Tegenwoordig bestaan voor vrijwel alle “grijze” (reguliere) producten duurzame tegenhangers van goede kwaliteit. Die kosten bij aanschaf soms meer: tot 10% meer is acceptabel. De meerkosten worden vaak terug verdiend tijdens het gebruik. De producten gebruiken bijvoorbeeld minder energie of vergen minder onderhoud. Het gaat dus om “total cost of ownership”; dat wil zeggen, de totale kosten van het product of de dienst gedurende de hele levenscyclus.
Duurzaamheid verdient aandacht in het hele proces van inkoop, maar de voorbereiding van de inkoop, het opstellen van de criteria en de selectie van de leveranciers zijn de belangrijkste fasen.
Bij het opstellen van het programma van eisen komt het er op aan om minimaal de eisen en eventueel ook de wensen ten aanzien van duurzaamheid in de criteria van de producten, werken of diensten op te nemen. De Gemeente Barendrecht heeft voor een aantal productgroepen de eisen en wensen vastgelegd. Deze zijn te vinden op intranet.
Bij elke aanbesteding dient de budgetverantwoordelijke, in overleg met de afdeling die belast is met het invulling geven aan de doelstellingen ten aanzien van duurzaamheid, te bezien op welke wijze de aanbesteding een bijdrage kan leveren in de invulling hiervan.
In deze fase wordt onderzocht welke goederen/diensten nodig zijn en wat de precieze eisen en wensen zijn. Specificeren is het belangrijkste deelproces van het gehele inkoopproces. In deze fase wordt uiteindelijk bepaald wat er ingekocht gaat worden. Het te benoemen eisenpakket heeft direct te maken met de gevraagde kwaliteit en de prijs. Voor Werken is het uiterst belangrijk om in de startfase van het project na te denken over de duurzaamheid en de bouworganisatievorm. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld vormen als PPS (Publiek Private Samenwerking) of Design & Build (één enkele partij verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering van een project) i.p.v. traditioneel aanbesteden, waarbij meestal tegen de laagste prijs wordt aanbesteed. De inkoopadviseur wordt vanaf de start bij het inkoopproces betrokken.
Aan de hand van onderzoek wordt bepaald welke leverancier de beste producten tegen de beste prijs of beste prijs/kwaliteit verhouding of kwaliteit levert. Bij selecteren moet bijvoorbeeld gedacht worden aan de wijze waarop het bestek in de markt wordt gezet. Onder selecteren vallen de navolgende activiteiten:
Het daadwerkelijk bestellen van de goederen die nodig zijn zoals gespecificeerd in stap 1. In deze fase worden de gecontracteerde zaken afgeroepen door de gebruikers zelf. Als voorbeeld kan genoemd worden een kantoorartikelencontract waarbij gemachtigden binnen de organisatie zelf hun materialen bestellen bij de gecontracteerde leverancier tegen de vooraf vastgelegde afspraken.
Het bewaken van de levering, gekeken naar beveiliging en controle van de goederen, werken en diensten. De gebruiker dient zelf te bewaken dat afspraken ook worden nagekomen. Dit geldt voor zowel de kwaliteit als de levertijd. Indien de leverancier niet naar behoren presteert en de gebruiker krijgt onvoldoende antwoord op zijn klacht, zal de gebruiker zijn problemen voorleggen aan de budgethouder c.q. contracteigenaar om de “druk” op te voeren. Leidt dit niet tot het gewenste resultaat dan dient de inkoopadviseur te worden ingeschakeld.
Artikel 6. De nazorg en evaluatie
Deze fase is bedoeld om de genoten dienstverlening te evalueren om eventueel de overeenkomst te verlengen als die mogelijkheid is opgenomen of bij een nieuwe aanbesteding het programma van eisen en wensen aan te passen aan de ervaringen, die met het bestaande overeenkomst zijn opgedaan. Deze fase is van belang voor zowel gebruikers als contracteigenaren. Projectverslagen, evaluatieverslagen met de leverancier en dossiervorming zijn dan ook onontbeerlijk.
De rol van inkoop per fase is als volgt:
Fase 4. Bestellen en 5. Bewaken:
Schematisch zijn de taken en bevoegdheden als volgt weer te geven”
In bijlage 2 is de werkwijze en de procedure voor inkoop en aanbestedingen in een schema weergegeven.
Hoofdstuk 4 Aanbestedingsvoorwaarden
De belangrijkste voorwaarden, naast de beleidsmatige uitgangspunten beschreven in hoofdstuk 2, zijn de marktbenadering (in hoeverre wordt de markt in concurrentie gebracht) en de drempelbedragen (bij welke geraamd bedrag dient welk type procedure te worden toegepast). Vervolgens wordt elke offerte beoordeeld op selectie-eisen, minimumeisen- en gunningcriteria. Deze aspecten worden in de volgende paragrafen toegelicht.
Er zijn vijf vormen van marktbenadering. Deze zijn vastgelegd in de volgende vijf aanbestedingsprocedures:
Meervoudig onderhandse aanbesteding (minimaal 1 marktpartij buiten de regio):
in overleg met de inkoopadviseur worden marktpartijen uitgenodigd om een offerte in te dienen. Bij de onderhandse aanbesteding dienen minimaal drie marktpartijen uitgenodigd te worden voor het doen van inschrijvingen. Tenminste één marktpartij dient geselecteerd te worden van buiten de regio Rijnmond / Drechtsteden.
Rol inkoop: Budgethouder vraagt advies aan inkoopadviseur op het bestek en de te volgen procedure. Inkoopadviseur kan worden ingeschakeld voor de uitvoering van het totale traject.
Openbare aanbesteding (alle marktpartijen in Nederland kunnen inschrijven):
de centrale inkoopadviseur maakt via aanbestedingskalender bekend dat een opdracht geplaatst wordt.
Rol inkoop: Budgethouder vraagt advies aan inkoop op het bestek. Inkoop is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure en is lid van het beoordelingsteam.
Niet-openbare aanbesteding (alle marktpartijen in Nederland kunnen inschrijven):
Deze procedure is een aanbesteding in twee fasen en wordt gebruikt als de verwachting is dat veel gegadigden zullen inschrijven of het een bedrijfsgevoelige aanbesteding (bijvoorbeeld beveiliging) betreft. In de eerste fase kunnen belangstellende marktpartijen zich naar aanleiding van een publicatie via aanbestedingskalender als gegadigde melden. Vervolgens selecteert de gemeente op grond van vooraf bekendgemaakte, objectieve selectiecriteria een vooraf bepaald aantal marktpartijen dat wordt uitgenodigd een offerte in te dienen. Dit aantal mag niet minder zijn dan drie.
Rol inkoop: Budgethouder vraagt advies aan inkoop op het bestek. Inkoop is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure en is lid van het beoordelingsteam.
Europese aanbesteding (openbaar en niet-openbaar, alle marktpartijen op de Europese markt worden uitgenodigd om in te schrijven):
Boven bepaalde drempelbedragen gelden de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten en dienen de procedures als omschreven in de Europese Richtlijnen voor werken, diensten en leveringen te worden gevolgd. De centrale inkoopadviseur maakt op de Tenders Electronic Daily-TED (via aanbestedings-kalender) bekend dat de gemeente voornemens is een opdracht te plaatsen. De verdere procedure is gelijk aan vorm 3 en 4.
Rol inkoop: Budgethouder vraagt advies aan inkoop op het bestek. Inkoop is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure en is lid van hetbeoordelingsteam.
De gemeente heeft een vrije keuze tussen een openbare (éénmaal toetsing en beoordeling van de inschrijvers) en de niet-openbare aanbestedingsprocedure (beoordeling en toetsing van de inschrijver in 2 fasen).
De keuze van de vorm van aanbesteden is afhankelijk van het bedrag dat met de aanbesteding gemoeid is. De gemeente Barendrecht hanteert de volgende drempelbedragen (excl. BTW):
Werken (een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente en een aannemer voor onder andere de uitvoering van een werk zoals algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, wegenbouw)
Boven het drempelbedrag EG-richtlijn EURO 5.150.000 : Europees
Van EURO 500.000 tot drempelbedrag : Openbaar
Van EURO 50.000 tot EURO 500.000 : Meervoudig onderhands (min. 3 offertes, afhanke-
Beneden de EURO 50.000 : Enkelvoudig onderhands
Voor werken tot 50.000 euro kan worden volstaan met een uitnodigingsbrief. In deze brief dient een duidelijke omschrijving van de opdracht vermeld te worden, de manier van gunnen (laagste prijs of economisch meest voordelige aanbieding) en een verwijzing naar de algemene voorwaarden van de gemeente Barendrecht (deze dienen tevens toegevoegd te worden). De algemene of inkoopvoorwaarden van de leverancier dienen nadrukkelijk van de hand te worden gewezen.
Diensten (een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente en een dienstverlener, bijvoorbeeld onderhoud- en reparatiewerkzaamheden, het schoonmaken van gebouwen, uitgeverij- en drukkerijdiensten)
Boven het drempelbedrag EG-richtlijn EURO € 206.000 : Europees
Van EURO 100.000 tot drempelbedrag : Openbaar
Van EURO 20.000 tot EURO 100.000 : Meervoudig onderhands (min. 3 offertes, afhanke-
Beneden de EURO 20.000 : Enkelvoudig onderhands
Voor diensten tot 20.000 euro kan worden volstaan met een uitnodigingsbrief. In deze brief dient een duidelijke omschrijving van de opdracht vermeld te worden, de manier van gunnen (prijs of meest economisch voordelige aanbieding) en een verwijzing naar de algemene voorwaarden van de gemeente Barendrecht (deze dienen tevens toegevoegd te worden). De algemene of inkoopwaarden van de leverancier dienen nadrukkelijk van de hand te worden gewezen.
Leveringen (een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente en een leverancier voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten)
Boven het drempelbedrag EG-richtlijn EURO 206.000 : Europees
Van EURO 100.000 tot drempelbedrag : Openbaar
Van EURO 20.000 tot EURO 100.000 : Meervoudig onderhands (min. 3 offertes, afhanke-
Beneden de EURO 20.000 : Enkelvoudig onderhands
Voor leveringen tot 20.000 euro kan worden volstaan met een uitnodigingsbrief. In deze brief dient een duidelijke omschrijving van de opdracht vermeld te worden, de manier van gunnen (prijs of meest economisch voordelige aanbieding) en een verwijzing naar de algemene voorwaarden van de gemeente Barendrecht (deze dienen tevens toegevoegd te worden). De algemene of inkoopwaarden van de leverancier dienen nadrukkelijk van de hand te worden gewezen.
De Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2010. De bedragen zijn exclusief BTW. Indien in de tussenliggende periode de wettelijke drempelbedragen wijzigen zal dit automatisch toegepast worden bij de aanbestedingen.
Van het bovenstaande kan alleen met uitdrukkelijke toestemming van het College worden afgeweken (zie ook hoofdstuk 7).
Artikel 4.3 Selectie-eisen, minimumeisen en gunningcriteria
Elke binnengekomen offerte wordt in eerste instantie getoetst op de selectie-eisen, eisen die men stelt aan de leverancier. Indien de offerte hieraan voldoet, wordt de offerte getoetst op de minimumeisen (eisen die worden gesteld aan de gevraagde dienstverlening, leveringen of werken) en vervolgens beoordeeld op de gunningcriteria. Met de inschrijver, die de hoogste score heeft behaald, wordt het contract afgesloten.
De selectie-eisen zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver moet voldoen. In de EG-richtlijnen staan de criteria vermeld die de gemeente mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures. De selectie-eisen dienen in de offerteaanvraag en in de aankondiging/publicatie vermeld te worden. Voorbeelden van selectie-eisen c.q. uitsluitingcriteria, waarop een dienstverlener kan worden uitgesloten, zijn o.a. faillissement, surseance van betaling en niet afdragen van belastingen en premies.
De minimumeisen zijn eisen die worden gesteld aan de dienstverlening, de levering of het werk. Ook hieraan moet een inschrijver op de ingangsdatum van het contract aan voldoen. Voorbeelden van minimumeisen zijn: uiterlijke levertermijn (producten), oplevertermijn (werken), kwaliteitsnormen etc.
Gunning van de opdracht vindt plaats aan die inschrijver die voldoet aan alle selectie-eisen en minimum-eisen en daarnaast het beste scoort op de vooraf te benoemen gunningcriteria.
Gunning kan plaatsvinden op basis van:
Indien er een gelijke score wordt behaald door inschrijvers op een aanbesteding zal middels notariële loting worden bepaald aan welke inschrijver uiteindelijke gunning zal geschieden.
Hoofdstuk 5 Inrichting inkoop/bestellingprocedure
Artikel 5.1 Schematische weergave inkoop/bestellingprocedure
In bijlage 2 is de werkwijze en de procedure voor inkoop en aanbestedingen in een schema weergegeven.
Er wordt tussen inkoop en aanbesteding het volgende onderscheid gemaakt binnen de gemeente Barendrecht.
Alle overige zaken worden aangemerkt als aanbestedingen (zie ook hoofdstuk 4).
Voor inkoop en/of een bestelling dient gebruik gemaakt te worden van een bestelformulier (voor zover deze aanwezig zijn). Uitgangspunt bij de inkoopprocedure is dat alle bestellingen schriftelijk gedaan of bevestigd dienen te worden, behalve de bestellingen die via de kas verlopen. Via het Bedrijfsbureau van Interne Dienstverlening is een boekje met genummerde bestelformulieren verkrijgbaar. Via deze bestelformulieren dienen alle bestellingen te verlopen. Het origineel is voor de opdrachtnemer, één kopie is voor de budgethouder en één kopie is voor de afdeling Financiën en dient door de budgethouder aan de factuur geniet te worden.
In onderstaand schema is de inkoop/bestellingprocedure globaal weergegeven.
Hoofdstuk 6 Vuistregels raming van de waarde van opdracht
Voordat een aanbesteding gestart wordt en/of bij het aanvragen van budget bij de voorjaarsnota, dient een kostencalculatie/raming gemaakt te worden door de budgethouder. Deze kostencalculatie/raming, die door de budgethouder overlegd dient te worden, wordt door de inkoopadviseur getoetst te worden, voordat de aanbesteding gestart en/of in voorjaarsnota opgenomen wordt.
Het doel van deze raming is te bepalen welke aanbestedingsvorm gekozen en uitgevoerd dient te worden en welke aanbestedingsprocedure gevolgd zal worden. De raming dient realistisch en marktconform te zijn. Indien er een onjuiste raming is gemaakt met bijbehorende aanbestedingsprocedure ontstaat er een onrechtmatigheid door de keuze voor de onjuiste aanbestedingsprocedure. Dit kan tot resultaat hebben dat de aanbesteding in zijn totaliteit moet worden overgedaan om juridische claims van afgewezen partijen te voorkomen. Indien bij een aanbesteding blijkt dat de door de gemeente opgestelde raming te laag is geweest doordat men te hoge inschrijvingen heeft ontvangen, dient per geval te worden bekeken of en hoe de aanbesteding zal worden voortgezet.
Vuistregels voor de raming/berekening zijn dat:
alle prestaties die tot één opdracht behoren en die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Bijvoorbeeld de levering van bouwmaterialen is onlosmakelijk met het bouwen verbonden: zonder materialen is het fysiek onmogelijk om te bouwen. Beide kostenposten zullen in de berekening van de geraamde waarde meetellen.
opdrachten kunnen worden verdeeld in percelen. Voor de raming van de totale waarde van de opdracht dienen de verschillende percelen bij elkaar opgeteld te worden. Indien de totale waarde boven het Europees drempelbedrag uitkomt, moet ieder perceel gegund worden volgens Richtlijn 2004/18/EG, ongeacht of de waarde van een afzonderlijk perceel beneden het drempelbedrag blijft. Een uitzondering is echter dat percelen die een waarde hebben van maximaal 80.000 euro niet behoeven te worden aanbesteed, mits de totale waarde van alle dergelijke percelen samen niet meer bedraagt dan 20% van de waarde van de totale opdracht. Dit houdt echter niet in dat de waarde van deze percelen niet wordt meegeteld bij de waardebepaling van alle percelen samen om te bezien of deze waarde boven het drempelbedrag uitkomt.
Hoofdstuk 7 Afwijken van het Inkoop- en aanbestedingenbeleid
Afwijken van de verplichting tot Europees aanbesteden kan enkel wanneer er sprake is van dwingende spoed. Het spoedeisend karakter mag echter niet te wijten zijn aan de gemeente. Het moet gaan om omstandigheden die de gemeente niet kon overzien, zoals een aardbeving of een overstroming die acute hulp aan slachtoffers noodzakelijk maakt. Het gaat hier om werken, diensten of leveringen die nodig zijn om direct de noodsituatie te verhelpen.
Afwijken van de verplichting tot aanbesteden (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands of Nationaal Openbaar) onder de Europese drempelbedragen kan mits er zwaarwegende argumenten voor zijn. Er kunnen andere sterke argumenten zijn om een andere marktbenadering te kiezen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn;
Voor herhalingsopdrachten die deel uit maken van een oorspronkelijke opdracht die volgens Richtlijn 2004/18/EG is aanbesteed: De herhalingsopdracht moet gaan naar dezelfde leverancier die de oorspronkelijke opdracht uitvoert. Herhalingsopdrachten kunnen slechts worden geplaatst tot uiterlijk 3 jaar na de gunning van de oorspronkelijke opdracht;
Op basis van de vier hierboven genoemde sterke argumenten kan een schriftelijk advies van de budgethouder naar het college van burgemeester en wethouders uitgebracht worden met een mede-advies van de inkoopadviseur, tot het afwijken van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure.
Het college kan afwijken van bovengenoemde tekst en binnen het wettelijke kader (indien de wet hiertoe mogelijkheden biedt) bij goede redenen en zal hiervoor via de BURAP verantwoording afleggen. Bij afwijken dient het college mogelijke juridische aspecten en/of claims mee te laten wegen in hun afwegingen.
Uiteraard zijn afwijkingen niet toegestaan als de drempelbedragen voor Europese aanbesteding worden overschreden. In die gevallen dienen de Europese richtlijnen voor aanbesteding gevolgd te worden.
Contracten worden door inkoop opgesteld. Een contract wordt altijd voorzien van een einddatum (zelfs bij optie tot verlenging dient aangegeven te worden hoe vaak van deze optie gebruik kan worden gemaakt en voor het aantal jaren). Voor raamovereenkomsten geldt een maximale contractsduur van 4 jaar inclusief de optiejaren. De gewenste contractvorm en –duur zal per aanbesteding moeten worden vastgesteld conform geldende regelgeving.
De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de naleving van het contract.
Ondertekening van (raam)contracten is afhankelijk van het bedrag. Dit bedrag is het totaal van hetgeen in het contract is opgenomen maal het aantal jaren inclusief optiemogelijkheden.
Tot onderstaande bedragen kan het contract getekend worden door:
Bij afwezigheid geschiedt de ondertekening door de naast hogere functionaris. Bij afwezigheid van de burgemeester zal ondertekening plaatsvinden door zijn plaatsvervanger.
Ten tijde van het opstellen van dit beleid is de Regeling Budgethouderschap, versie juli 2005 van kracht. Aangezien daarin een nadere invulling van de tekeningsbevoegdheid (artikel 8a en 8b) ontbreekt is bovenstaande van toepassing. Nadat de Regeling Budgethouderschap opnieuw is vastgesteld en genoemde artikelen zijn uitgewerkt, vervalt bovenstaande en is de Regeling Budgethouderschap voor dit onderdeel van toepassing.
In 2009 zal een contractenbeheermodule ingericht worden. Er dient een kopie van elk contract naar inkoop gestuurd te worden. In de contractenbeheermodule zullen alle contracten door inkoop bijgehouden worden.
Artikel 8.4 Leveranciersmanagement
Leveranciersmanagement (LM) is het proces van bewaken, beoordelen en tijdig bijsturen van de prestaties van leveranciers. Ook het managen van leveranciersrelaties op strategisch, tactisch en operationeel niveau, met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren valt hieronder. Het contract wordt op deze manier actief in gebruik genomen en continuïteit in verbeteringen (plan-do-check-act) worden hierdoor sterk gestimuleerd.
1. Rol van leveranciersmanagement in de specificatiefase: hierin wordt vastgesteld dat er gedurende het contract prestatiemetingen worden gehouden. De prestatiemeting, in de meest ideale vorm, moet onderdeel zijn van de specificatie. In het opstellen van de specificatie moet worden vastgesteld wat er in de toekomst wordt gemeten. Hierin stel je op wat de gemeente van de leverancier verwacht en binnen welke kaders de leverancier zich moeten gaan bewegen. Ook wordt hier bepaald wie intern het contact zal gaan beheren.
2. Rol van leveranciersmanagement in de selectiefase: aan de hand van beoordelingscriteria word bepaald welke leverancier het best bij de organisatie zal passen en het meest voor de organisatie kan betekenen om daarmee een samenwerkingsverband mee aan te gaan. Doel: de best mogelijke leverancier uit de beoordeling laten komen. Het is een eerste stap om tot een prettige samenwerking te komen.
3. Rol van leveranciersmanagement in contracteringsfase: het uitvoerig bespreken van het contract, dus ook de prestatie indicatoren (KPI’s). Hierin zal duidelijk worden gemaakt waar de leverancier gedurende de looptijd van het contract op getoetst zal worden en wat de gemeente van de leverancier verwacht. Doel: het voorkomen van misvattingen met betrekking tot het contract, zodat de leverancier naar behoren kan presteren en weet waarop hij getoetst zal worden.
4. Rol van leveranciersmanagement in bestellen: erop toezien dat er binnen de raamovereenkomsten wordt besteld en het aantal facturen beperkt blijft. Doel: het voorkomen van onnodige kosten
5. Rol van leveranciersmanagement in bewaken: de prestaties van de leveranciers moeten structureel worden getoetst en worden bijgehouden in een zogeheten leveranciersportfolio (dossiervorming met daarin alles wat van toepassing is op de desbetreffende leverancier gedurende de gehele contractsperiode). Hiervoor worden beoordelingformulieren periodiek toegepast om de prestaties specifiek te meten. Doel: erop toezien dat de leverancier zijn contract volledig naleeft en de gemeente krijgt waarvoor betaald word.
6. Rol van leveranciersmanagement in evalueren: periodiek overleg plegen met de leverancier en interne belanghebbende over de gang van zaken met betrekking tot het contract en de prestatie daarop. Hiervan dienen verslagen gemaakt, die aan de leveranciersportfolio toegevoegd wordt. Doel: dat beide partijen op 1 lijn zitten om tot verdere ontwikkelingen in de dienstverlening en samenwerking te komen. Hierdoor bouw je een goede leveranciersrelatie op door het samenwerkingsverband te beheersen en verder te ontwikkelen.
2. Verbeteren, ontwikkelen en managen van de leveranciersprestaties
Het succesvol verbeteren van leveranciersprestatie en het bewaken van kwaliteit kan worden gerealiseerd door de volgende taken:
De set van prestatie indicatoren (KPI’s) - bijvoorbeeld kwaliteitswaarborging bij leveranciers - is altijd uniek voor een organisatie. Om hierin draagvlak te creëren worden deze geformuleerd in overleg met de interne klanten, materiedeskundige, etc.
De contractbeheerder(s) moet de verschillende leveranciersprestatie-indicatoren (KPI’s) regelmatig 1 meten en vergelijken met targets en de gehanteerde normstelling.
De prestatie indicatoren worden na meting intern en naar de leverancier toe te worden geëvalueerd. Indien noodzakelijk worden er nieuwe afspraken gemaakt.
Er moeten niet alleen gesprekken worden aangaan wanneer het slecht gaat, ook wanneer het goed gaat. Als iets goed gaat kan het altijd nog beter om de kwaliteit nog beter te bewerkstelligen. De gemeente moet zelf het initiatief nemen om gesprekken te voeren. Elke afdeling dient dus zelf te bepalen wat voor KPI’s voor hen relevant zijn om de leveranciers hierop te beoordelen en te evalueren. Het toepassen van bonus- malussysteem kan de leveranciersprestaties stimuleren. Dit kan worden gerealiseerd door de volgende taken:
Voor elke aanbesteding vanaf 20.000 euro per jaar voor leveringen en diensten en vanaf 50.000 euro per jaar voor werken, dient een projectnummer bij inkoop aangevraagd te worden.
Om de uitgevoerde aanbestedingen controleerbaar te houden, dient van elke aanbesteding een dossier bijgehouden te worden. Dit geldt ook voor aanbestedingen die in samenwerkingsverband worden uitgevoerd (bijvoorbeeld BAR). Een kopie van alle onderstaande items dient bij de inkoopadviseur in bezit te zijn, inclusief tabbladen volgens onderstaande nummering. Bij de afdeling Interne Dienstverlening, werkeenheid DIV dient het dossier met de originele stukken door de budgethouder ingediend te worden, inclusief tabbladen volgens onderstaande nummering, zo spoedig mogelijk na afronden van de aanbesteding. De verantwoordelijkheid voor de volledigheid ligt bij de budgethouder. In het dossier dienen de volgende items per aanbestedingsvorm opgenomen te worden:
Artikel 8.6 Controle en toetsing
De interne afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van inkoop, de aanbestedingen en de interne controle hierop.
Aan het begin van elk jaar (februari) zal er als interne controle door afdeling inkoop per afdeling een inkoopscan gemaakt en geanalyseerd worden. Aan de hand daarvan zal bekeken worden of de aanwezige raamcontracten worden gebruikt of dat men buiten het contract inkoopt (maverick buying).
Ook wordt er gekeken naar het feit of diensten, leveringen of werken niet geknipt zijn en aanbestedingen worden ontdoken. Mocht dit door inkoop worden geconstateerd dan zal de analyse met de afdelinghoofd van de betreffende afdeling worden besproken. Bij grove nalatigheid van afdelingen zal inkoop Concerncontrol verzoeken om nader (extra) onderzoek te doen.
Buiten de inkoopscan zal er elk kwartaal gesprekken gehouden worden met de afdelingshoofden betreft komende aanbestedingen. Dit ter voorbereiding van de aanbestedingsprocedure.
Concerncontrol doet steekproefsgewijs onderzoek naar de rechtmatigheid van het aanbesteden.
Indien afdelingen op herhaling inkoop overslaan en niet betrekken bij grote aankopen c.q. contracten en dus onrechtmatig handelen ( claimrisico ) zullen hier strenge maatregelen op worden genomen.
De budgethouders rapporteren tweemaal per jaar in juni en november aan de directie welke aanbestedingstrajecten zijn doorlopen en welke resultaten dit heeft opgeleverd.
De budgethouder dient aanbestedingsvoordelen groter dan € 10.000 van de gecalculeerde waarde te melden aan het college via een adviesblad (zie ook regeling budgethouderschap). Vervolgens worden deze voordelen opgenomen in de bestuursrapportage aan de gemeenteraad. Inkoop of aanbestedingsvoordelen mogen niet ingezet worden voor aanvullend of nieuw beleid zonder instemming van de gemeenteraad.
De budgethouder en/of de afdeling inkoop dient jaarlijks een evaluatiegesprek met de leverancier te houden. Hiervan dient een evaluatierapport te worden opgesteld. Dit rapport wordt verstrekt aan inkoop ter controle. De afdeling Interne dienstverlening heeft een toetsende rol bij controle op de naleving van de regeling budgethouderschap.
Concerncontrol toetst steekproefsgewijs of aan alle voorwaarden met betrekking tot rechtmatigheid is voldaan.