CVDR207031_1Directiestatuut gemeente BarendrechtnlregelingBarendrecht2017-05-16BarendrechtBlik op Barendrecht, 28-06-2012Directiestatuut gemeente BarendrechtGemeentewetcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-06-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-06-29nieuwe regeling344248Geen.Deze regeling is vastgesteld en bekendgemaakt als onderdeel van het verzamelbesluit 'Regeling implementatie Wet elektronische bekendmaking 2012\ Burgemeester en College van burgemeester en wethouders'. Art. 15 bevat bijzondere bepalingen. Directiestatuut gemeente Barendrecht Het College van burgemeester en wethouders stelt de volgende regeling vast. 1: Algemene bepalingen 1. De directie is het hoogste ambtelijke orgaan in de gemeentelijke organisatie, binnen de kaders die door het College van Burgemeester en wethouders zijn vastgesteld. 2. De term secretaris wordt gebruikt als het in het bijzonder gaat om de functionaris "secretaris / algemeen directeur" in relatie tot het College van Burgemeester & wethouders, zoals beschreven in de artikelen 100 tot en met 106 Gemeentewet. 3. De term algemeen directeur duidt op de algehele en algemene verantwoordelijkheid van de "secretaris / algemeen directeur" als hoofd van de gemeentelijke organisatie en als verantwoordelijke voor de in artikel 3 genoemde verantwoordelijkheden. 2: Samenstelling en werkwijze directie, directieteam 1. De directie bestaat uit een algemeen directeur/gemeentesecretaris en een directeur. De directie is een collegiaal functionerend orgaan. 2. Het College van Burgemeester en wethouders is bevoegd tot het benoemen, schorsen en ontslaan van de algemeen directeur en de directeur. 3. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur bevordert de gehele directie de samenhang van het beleid, het beheer en het integraal werken. 4. De directie besluit zoveel mogelijk op basis van unanimiteit. Bij het ontbreken van unanimiteit beslist de algemeen directeur. 5. De algemeen directeur is voorzitter van de directie. 6. De algemeen directeur is opdrachtnemer van het college. Hij kan opdrachten verdelen naarde directeur, de adviseurs van de directie en de afdelingsmanagers. 7. De algemeen directeur wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de directeur (1e locosecretaris). 8. Het college benoemt een 2e en 3e loco-secretaris uit het midden van de afdelingsmanagers, om tijdelijk te voorzien in een situatie waarin beide directeuren afwezig zijn. De 2e en 3e locosecretaris hebben in deze situatie dezelfde bevoegdheden als de algemeen directeur / gemeentesecretaris. 9. De directie verdeelt haar taken in portefeuilles bij afzonderlijk besluit, als bijlage 1 toegevoegd aan dit statuut, en communiceert dit besluit met haar partners en de organisatie. 10. De directie wordt bijgestaan door een concerncontroller en een directiesecretaris. Gezamenlijk vormen zij het Directieteam. 11. Het Directieteam opereert naar buiten als één entiteit. 3: Verantwoordelijkheden directie
  • De directie is als afgeleide van de verantwoordelijkheden van de algemeen directeur, metbehoud van zijn eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijkeverantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders, verantwoordelijkvoor:
  • de gemeentebrede ontwikkeling én het functioneren van de ambtelijke organisatie;
  • de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling;
  • de planning en control;
  • de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op het gebied vanbedrijfsvoering;
  • de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de samenwerking en afstemming tussende medewerkers, de verschillende managementlagen en de organisatieonderdelen;
  • het leggen van verbindingen en het onderhouden van werkrelaties met andereoverheden, instellingen, verenigingen en bedrijven;
  • goed werkgeverschap en een goede werksfeer in de gehele organisatie.
    •      4: Bevoegdheden directie De directie heeft als afgeleide van de bevoegdheden van de algemeen directeur, met behoud van zijn eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijke bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders, alsmede die van OR en GO, de volgende bevoegdheden:
  • besluit over de structuur, besturing en toedeling van taken aan eenheden;
  • besluit over de interne processen in de organisatie en de daarin toegepaste systemen (o.a.ICT, administratie), procedures en werkwijzen;
  • besluit over plannen op het gebied van de ontwikkeling van de organisatie metorganisatiebrede consequenties;
  • besluit over de toepassing van organisatiebrede visies en kaders op het gebied van debedrijfsvoering (o.a. ICT, P&O, AO/IC);
  • besluit over producten in het kader van de P&C-cyclus ten behoeve van bespreking met hetcollege van burgemeester en wethouders;
  • besluit over bestuursopdrachten, startnotities en plannen van aanpak met majeurestrategische beleidsontwikkelingen en de uitvoering van hoofddossiers;
    •
  • besluit over de strategische doelen en de strategische visie van de organisatie;
  • besluit over de missie en visie van de organisatie;
  • besluit over het vaststellen en wijzigen van de afdelingsplannen in overleg met de integraalafdelingsmanagers;
    •
  • besluit over mandatering binnen de organisatie;
  • besluit over de besteding van het loonkostenbudget, vastgesteld door raad en college;
  • besluit over de ambtelijke vertegenwoordiging in intergemeentelijkesamenwerkingsverbanden;
  • besluit over ontslag-, suppletieregelingen op uitkeringen, beëindigingsovereenkomsten ofontslag op grond van artikel 8:8 Lokale arbeidsvoorwaardenregeling, uitgezonderd de directie;
  • besluit over het sluiten van inhuur- en uitzendcontracten, detacheringsovereenkomsten t.b.v.losse krachten, in een situatie waarin het afdelingsbudget wordt overschreden;
    •
  • besluit over het vrijgeven van vacatures in geval van budgetoverschrijdingen;
  • besluit in het kader van werving & selectie, waaronder het plaatsen van advertenties, inhurenheadhunters, werving & selectie en assessmentbureaus, in een situatie waarin sprake is vanbudgetoverschrijding;
    •
  • besluit over het functionele niveau van niet gewaardeerde functies;
  • besluit over de aanstelling en het toekennen van arbeidsvoorwaarden, in een situatie waarinsprake is van structurele budgetoverschrijdingen;
    •
  • besluit over een interne overplaatsing, in een situatie van structurele budgetoverschrijding;
  • besluit over het verlenen van toestemming voor overwerk, het toekennen vanoverwerkvergoedingen en het uitbetalen van uren, in een situatie van budgetoverschrijdingen;
  • besluit over het herijken van functies en het plaatsen van leidinggevenden en medewerkers ineen herijkte functie;
    •
  • besluit over de schuldsanering van personeelsleden;
  • besluit over het verstrekken van voorschotten op salarisbetalingen, in een situatie waarinsprake is van meer dan één maandsalaris;
  • besluit over de benoeming en aanstelling van afdelingsmanagers.
    •      5: Concerncontroller 1. De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd de directie. 2. De concerncontroller werkt onder directe aansturing van de algemeen directeur. 3. Indien de concerncontroller het college adviseert of gaat adviseren, meldt de concerncontroller dit, alsmede het onderwerp waarop het advies betrekking heeft, direct aan de algemeen directeur. 4. De concerncontroller heeft in ieder geval als taken:
  • het voorbereiden van en adviseren over kaders en richtlijnen aangaande de rechtmatigheid,de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de totale bedrijfsvoering;
  • het op concernniveau geven van adviezen aan de directie en de overigeconcernonderdelen met betrekking tot de sturing en beheersing van de organisatie;
  • het uitvoeren van audits en onderzoeken.
    •      5. De concerncontroller neemt deel aan de reguliere DT-vergaderingen en heeft aldaar een adviserende stem.     6: Directiesecretaris 1. De directie wordt ondersteund door een directiesecretaris. 2. De directiesecretaris werkt onder directe aansturing van de algemeen directeur ten behoeve van het directieteam en – op verzoek van de directie – voor het college. 3. De directiesecretaris bereidt de vergaderingen voor van het Directieteam, maakt in overleg met de algemeen directeur de agenda, toetst (discussie)stukken op besluitrijpheid, verzorgt de verslagen, bewaakt relevante termijnen en draagt zorg voor archivering. 4. De directiesecretaris neemt deel aan de reguliere DT-vergadering en heeft aldaar een adviserende stem. 5. De directiesecretaris kan zich voor de uitoefening van zijn taken laten bijstaan door een bestuurs-/directiesecretaresse. 7: Vergadering Directieteam 1. Het Directieteam vergadert in principe eenmaal per week. Deze vergadering kan worden aangehaald als ‘DT-vergadering’. 2. De vergaderingen van het Directieteam worden voorgezeten door de algemeen directeur, bij zijn afwezigheid door de directeur. Er kan geen vergadering worden belegd – ook niet door vervanging door de 2e of 3e locosecretaris als genoemd in artikel 2, achtste lid - zonder de aanwezigheid van een van de directeuren. 3. De directiesecretaris is belast met het secretariaat van de directie. Hij bereidt op basis van de punten die worden aangedragen door de leden van de directie of van de concerncontroller een agenda voor. 4. De algemeen directeur stelt de agenda vast. 5. De agenda en de te behandelen stukken worden minimaal 2 werkdagen voorafgaand aan de DT-vergadering aan de leden van het Directieteam ter hand gesteld; de uiterste aanlevering van stukken is vrijdagmiddag 16:00 uur, voorafgaand aan de week waarin de DT-vergadering plaatsvindt. 6. Op de agenda worden tenminste de volgende onderwerpen geplaatst:
  • lopende beheers- en/of beleidsmatige zaken
  • bedrijfsvoering
  • OR-zaken
  • personele aangelegenheden
    •      7. Naast de vergaderingen genoemd in artikel 7.1 is elke directeur te allen tijde bevoegd een directievergadering bijeen te roepen indien hij dit wenselijk of noodzakelijk acht. 8. Het Directieteam kan anderen uitnodigen voor de DT-vergadering.     8: Besluitvorming Directieteam
  • Voor adviezen en voorstellen ter besluitvorming in het Directieteam wordt gebruik gemaaktvan het ‘Barendrechtse DT A Viertje’, opgenomen als bijlage 2 bij dit statuut. Hierop dienenhelder en bondig de gevraagde besluiten van de directie te worden verwoord.
  • Besluiten van het Directieteam worden schriftelijk vastgelegd door de directiesecretaris in eendoor het Directieteam vast te stellen verslag, die deze zo snel mogelijk terugkoppelt aan deverantwoordelijke afdeling(en).
  • De verantwoordelijk directeur licht - indien nodig - het besluit en de totstandkoming ervan toevoor de organisatie.
  • De besluiten van het Directieteam zijn in principe openbaar, tenzij bijzondere omstandighedenvragen om vertrouwelijke besluitvorming.
    •      9: Overleg met het College van Burgemeester en wethouders Het Directieteam overlegt regelmatig met het voltallige College van burgemeester en wethouders. Onderwerpen zijn o.a. strategische beleidsontwikkelingen, de voortgang en uitvoering van bestuurlijke projecten, de voorbereiding van P&C-producten, de ontwikkeling van het functioneren van de organisatie en de samenwerking tussen college en ambtelijke organisatie. 10: Overleg met het afdelingsmanagement (DTA & DTATM) 1. De directie heeft in de regel op de woensdagochtend ná elke collegevergadering een bijeenkomst met de afdelingsmanagers, de concerncontroller en de directiesecretaris, waarin o.a. de besluiten van het college en het Directieteam worden teruggekoppeld (DTA). 2. De afdelingsmanagers en het Directieteam hebben in de regel eenmaal per maand een strategisch managementoverleg (DTA+). Onderwerpen zijn o.a. bedrijfsvoering, dienstverlening, organisatieontwikkeling, inhoudelijke beleidsthema’s en leiderschapsontwikkeling. Zowel afdelingsmanagers als het Directieteam kunnen onderwerpen agenderen. 3. Voor een heldere takenverdeling tussen DT- en DTA-overleg geldt, dat in beginsel het Directieteam verantwoordelijk is voor strategische vraagstukken, het bepalen van de organisatiekoers en het doorhakken van knopen (‘wat-vraag’). Het DTA is verantwoordelijk voor opinievorming, het in beeld brengen van ontwikkelingen, het delen van interne en externe signalen en het implementeren van ingezet beleid (‘hoe-vraag’). 4. De afdelingsmanagers, teammanagers en het Directieteam hebben in de regel eenmaal per kwartaal een gezamenlijk managementoverleg (DTATM). Onderwerpen zijn o.a. bedrijfsvoering, organisatieontwikkeling, inhoudelijke beleidsthema’s en leiderschapsontwikkeling. Zowel teammanagers, afdelingsmanagers als het directieteam kunnen onderwerpen agenderen. 11: Afdelingsplan & Concernplan 1. Het Directieteam stelt jaarlijks, voorafgaande aan het eerstvolgende kalenderjaar, met elke afdelingsmanager een afdelingsplan vast. In dit plan worden afspraken gemaakt ten aanzien van de middelen en prestaties van de betreffende afdeling voor het eerstvolgende jaar. Het afdelingsplan komt tot stand op basis van een conceptplan, opgesteld door de afdelingsmanager. 2. Het College stelt jaarlijks – bij voorkeur in december – op basis van de afdelingsplannen – een Concernplan vast voor het eerstvolgende jaar. In dit Concernplan worden de politieke ambities van de begroting vertaald in ambtelijke prestaties in concernproducten en de daarbij door de raad ter beschikking gestelde middelen. 12: Aansturing afdelingsmanagers 1. De aansturing van de afzonderlijke afdelingsmanagers door de directie betreft het toetsen op de voortgang en het monitoren van afspraken in het concernplan, het afdelingsplan en andere (kaderstellende) afspraken. De directie stelt voor haar twee leden vast wie welke afdelingsmanagers aanstuurt. 2. Elke directeur heeft minimaal één keer per 2 weken bilateraal overleg met de afdelingsmanagers van de aan hem toegedeelde afdelingen. Van dit overleg wordt een verslag opgesteld. 13: Ondernemingsraad 1. De directie, in haar hoedanigheid van leidinggevende van de organisatie, wordt aangemerkt als ondernemer in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. De directie wordt in die hoedanigheid vertegenwoordigd door de algemeen directeur. 2. De algemeen directeur onderhoudt het contact met de Ondernemingsraad. Bij afwezigheid van de algemeen directeur wordt de directie vertegenwoordigd door de directeur. 14: Hoofddossiers 1. De organisatie is ingericht volgens de principes van het directiemodel, waarbij aan afdelingsmanagers de integrale ambtelijke eindverantwoordelijkheid is gegeven voor de dossiers die worden voorbereid voor het gemeentebestuur en vervolgens worden uitgevoerd. 2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kan het Directieteam dossiers aanwijzen, waarbij de eindverantwoordelijkheid neergelegd wordt bij de verantwoordelijk directeur. 3. Het Directieteam stelt jaarlijks – bij voorkeur vóór 1 januari - zgn. ‘hoofddossiers’ vast, waarop zij directiesturing wil realiseren. Dit betreft beleidsonderwerpen, die door hun omvang, complexiteit, strategische oriëntatie en/of politiek-bestuurlijke impact directe aansturing behoeven vanuit de directie. 4. Het Directieteam regelt de wijze van aansturing van hoofddossiers in een procesbeschrijving. 15: Bijzondere bepalingen 1. Wanneer de bepalingen uit het directiestatuut in strijd zijn met de organisatieverordening d.d. 2 maart 2001, is het directiestatuut leidend, tótdat de organisatieverordening in 2010 is geactualiseerd en tevens in lijn is gebracht met de nieuwe (organisatie-)ontwikkelingen. 2. In situaties waarin het directiestatuut niet voorziet, beslist de algemeen directeur, gehoord hebbende de andere leden van het Directieteam. 16: Slotbepalingen 1. Dit Directiestatuut treedt in werking met ingang van 23 februari 2010. 2. Dit besluit kan worden aangehaald als “Directiestatuut gemeente Barendrecht”.     Barendrecht, 23 februari 2010 Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Barendrecht drs. M.J.A. van Bijnen MBA drs. J. van Belzen secretaris burgemeester