| Organisatie | Uden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, artikel 33
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-06-2003 | 07-03-2003 | Nieuwe regeling | 25-05-2003 Infopagina 02-06-2003 | 2003/45 |
Verordening op de ambtelijke bijstand
Paragraaf 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Deze verordening verstaat onder:
ambtenaar : hij die door of vanwege de gemeente Uden is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn alsmede hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan en hij die onder verantwoordelijkheid van de hiervoor bedoelden werkzaam is, met uitzondering van de griffier en de medewerkers van de griffie;
Paragraaf 2. Ambtelijke bijstand
Ambtelijke bijstand kan door een raadslid worden gevraagd:
Indien het verzoek om bijstand naar het oordeel van de secretaris geen verzoek betreft zoals bedoeld in artikel 2, onder a, weigert de secretaris de bijstand en deelt dit binnen een week na kennisneming van het verzoek met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend, tenzij het verzoek kan worden aangemerkt als een verzoek om bijstand zoals bedoeld in artikel 2 onder b.
Ambtelijke bijstand wordt verleend, tenzij:
Indien het verzoek om bijstand naar het oordeel van de secretaris een verzoek betreft waarop artikel 5 van toepassing is, weigert de secretaris de bijstand en deelt dit binnen een week na kennisneming van het verzoek met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Indien de griffier aan wie een verzoek om bijstand is gericht van mening is dat artikel 5 van toepassing is, stelt hij hiervan het presidium onmiddellijk in kennis. Indien het presidium van oordeel is dat artikel 5 van toepassing is, verleent de griffier of een medewerker van de griffie de gevraagde bijstand niet. Het presidium stelt het raadslid dat het verzoek om bijstand heeft gedaan hiervan in kennis.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor het raadslid bevredigende oplossing, legt de secretaris de zaak voor aan het College. Het College beslist zo spoedig mogelijk of naar haar oordeel op adequate wijze invulling is gegeven aan het verzoek tot ambtelijke bijstand dan wel of nadere ambtelijke bijstand wordt verleend.
Indien overleg met de griffier niet leidt tot een voor het raadslid bevredigende oplossing, legt de griffier of het betreffende raadslid een en ander voor aan het Presidium. Het presidium oordeelt of er op adequate wijze invulling is gegeven aan het verzoek tot ambtelijke bijstand dan wel of nadere ambtelijke bijstand verleend moet worden.
Paragraaf 3. Informatieverstrekking
De griffier kan op verzoek van het College of een lid van het College inlichtingen verschaffen over
het gedane verzoek om ambtelijke bijstand, tenzij het raadslid dat om bijstand heeft verzocht aangeeft dat hierover geen informatie mag worden verstrekt.
Indien de ambtelijke bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties wordt verleend door één of meerdere ambtenaren kan het verzoekende raadslid aangeven dat over de inhoud van de bijstand geen informatie mag worden verstrekt.
Indien het College of een lid van het College informatie wenst over een rechtstreeks aan een ambtenaar gericht verzoek om bijstand met betrekking tot feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn, wendt deze zich tot de betreffende ambtenaar of rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet vindt overleg plaats in het presidium, waarna het presidium hierover overleg kan voeren met het College.
Deze regeling wordt aangehaald als ‘Verordening op de ambtelijke bijstand’.
Deze verordening treedt in werking na bekendmaking op 2 juni 2003 en werkt terug tot 7 maart 2003.
Toelichting Verordening ambtelijke bijstand (artikel 33 Gemeentewet)
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Expliciet is nu vastgelegd dat de Raad en de individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. De uitwerking van dit recht moet bij verordening worden geregeld voor 7 maart 2003.
Waar voorheen de secretaris ten dienste stond van het College en de Raad, is nu gedefinieerd dat de secretaris ten dienste staat van het College en de griffier ten dienste van de Raad. Dat betekent niet dat de komst van de griffier en de griffie erin resulteren dat er geen behoefte meer is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie kent een beperkte omvang. Voor specialistische hulp en specifieke informatie blijft de mogelijkheid een beroep te kunnen doen op de reguliere ambtelijke organisatie noodzakelijk. De wetgever heeft dit onderkend en heeft deze vorm van ambtelijke bijstand expliciet vastgelegd. Deze verordening is hiervan de uitwerking.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat alle raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Ongeacht of het raadsleden betreft die behoren tot de coalitiepartijen of tot de oppositiepartijen. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Dit artikel bevat omschrijvingen van belangrijke in de verordening gebruikte begrippen. Deze omschrijvingen hebben tot doel duidelijk af te bakenen wat er wordt bedoeld en te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald.
‘Bijstand’ is omschreven als het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen en moties. Feitelijke informatie en technische gegevens worden door ambtenaren aangeleverd. De inhoud van voorstellen, amendementen en moties moet worden aangegeven door de raadsleden zelf.
De beschrijving van het begrip ‘informatie’ is afgeleid uit de Wet openbaarheid van bestuur.
De definitie van ‘raadslid’ geeft aan dat er in de verordening geen onderscheid wordt gemaakt tussen raadsleden en hun als zodanig aangewezen vervangers in raadscommissies.
In artikel 2 wordt onderscheid gemaakt tussen twee vormen van ambtelijke bijstand. De eerste vorm betreft verzoeken om bijstand ten behoeve van het verkrijgen van feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. De tweede vorm betreft verzoeken om bijstand ten behoeve van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties. Dit onderscheid is gemaakt om specifieke regelgeving rond beide vormen mogelijk te maken.
Het nieuwe dualistische bestuursstelsel deelt een centrale rol toe aan de griffier. De griffie is bij uitstek bedoeld voor het verlenen van hulp aan raadsleden. De griffie is dan ook het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. Met vragen kunnen raadsleden terecht bij de griffier of bij de medewerkers van de griffie. De griffie zet de vraag uit naar het ambtelijk apparaat en vervult hiermee de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Raadsleden kunnen met hun vragen indien gewenst ook rechtstreeks bij het ambtelijk apparaat terecht, zolang het vragen betreft met betrekking tot feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Anders is dit voor verzoeken om ambtelijke bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen of moties. Voor dergelijke verzoeken kan het raadslid alleen terecht bij de griffie. De griffier of een medewerker van de griffie verleent deze vorm van bijstand, tenzij dit niet kan, bijvoorbeeld door de specialistische aard van het verzoek. In dat geval verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. De formulering “zo spoedig mogelijk” is gekozen om aan te geven dat duidelijk is dat de Raad snel gefaciliteerd moet worden. Nadere invulling van dit begrip is niet mogelijk: het hangt immers af van de omvang van het verzoek hoe snel invulling gegeven kan worden. ‘Zo spoedig mogelijk’ betekent dat er niet gedraald mag worden.
In dit artikel staat beschreven hoe de ambtenaar moet handelen als hij van mening is dat het aan hem gerichte verzoek om bijstand geen bijstand betreft ten behoeve van het verkrijgen van feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. De betreffende ambtenaar moet in dat geval onmiddellijk de secretaris in kennis stellen van het verzoek. De secretaris weigert de bijstand als hij oordeelt dat het geen verzoek betreft ten behoeve van het verkrijgen van feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn en deelt dit met redenen omkleed, binnen een week na kennisneming van het verzoek, mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. Anders is dit wanneer het verzoek om bijstand niet kan worden aangemerkt als verzoek om bijstand bij het verkrijgen van feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn, maar wél kan worden aangemerkt als een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties. In dat geval informeert de secretaris hierover de griffier en het raadslid dat het verzoek heeft ingediend en zal de griffier het verzoek in behandeling nemen.
Uitgangspunt is dat ambtelijke bijstand wordt verleend als daarom wordt verzocht. Er zijn echter omstandigheden waarin dat anders is. Wanneer een raadslid niet aannemelijk kan maken dat zijn verzoek betrekking heeft op de werkzaamheden van de Raad, wordt de bijstand geweigerd. Dit is ook het geval als inwilliging van het verzoek het belang van de gemeente kan schaden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er gevraagd wordt om informatie die, in het belang van de onderhandelingspositie van de gemeente, beter op dat moment geheim kan worden gehouden.
Ook dient onder ogen te worden gezien de situatie dat door de veelheid van verzoeken om ambtelijke bijstand waarvoor niet de griffie maar het reguliere ambtelijke apparaat wordt ingeschakeld tot gevolg kan hebben dat de voortgang van het reguliere werkzaamheden ernstig wordt belemmerd dan wel dat eerder door de Raad gegeven opdrachten of gestelde prioriteiten ernstig onder druk komen te staan. Aan deze weigeringsgrond voor ambtelijke bijstand dienen zwaarwegende argumenten ten grondslag te liggen. Het presidium kan hierover in overleg treden met het College.
Als een ambtenaar aan wie het verzoek is gericht van mening is dat een raadslid niet aannemelijk kan maken dat het verzoek betrekking heeft op werkzaamheden van de Raad of inwilliging van een verzoek het belang van de gemeente kan schaden, stelt deze de secretaris onmiddellijk in kennis van het verzoek. De secretaris oordeelt of er sprake is van een verzoek waarop artikel 5 van toepassing is en weigert de bijstand als hij dit het geval acht. Wanneer de secretaris de bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed en binnen een week na kennisneming van het verzoek, mee aan de griffier en aan het raadslid dat om bijstand verzocht.
Wanneer de griffier van mening is dat een raadslid niet aannemelijk kan maken dat het aan de griffie gerichte verzoek om bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de Raad of inwilliging van het verzoek het belang van de gemeente kan schaden, stelt deze hiervan direct het presidium in kennis. Als het presidium oordeelt dat artikel 5 van toepassing is verleend de griffie de gevraagde bijstand niet. Het presidium informeert het betreffende raadslid hierover. Om te beoordelen of artikel 5 van toepassing is kan het presidium in overleg treden met het College.
Als het presidium oordeelt dat artikel 5 niet van toepassing is, verleent de griffie de gevraagde bijstand, tenzij de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend. In dat geval verzoekt de griffier de secretaris, overeenkomstig artikel 3 vierde lid, één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Indien deze aangewezen ambtenaren van mening zijn dat artikel 5 wél van toepassing is, dienen zij te handelen overeenkomstig artikel 6.
Wanneer het betrokken raadslid het oneens is met de weigering door de gemeentesecretaris van de gevraagde bijstand op grond van artikel 5 kan dit raadslid, of de griffier, het verzoek voorleggen aan het College. De secretaris moet hiervan in kennis gesteld worden. Het College beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. De formulering ‘zo spoedig mogelijk’ houdt in dat het College zich in zal spannen snel te beslissen: er mag niet gedraald worden.
Als het College beslist dat het verzoek wordt geweigerd kan het betrokken raadslid of de griffier het verzoek voorleggen aan het presidium. Het presidium kan in overleg treden met het College om tot een bevredigende oplossing te komen.
Als een raadslid niet tevreden is over de bijstand die is verleend door een ambtenaar kan hij dat melden aan de secretaris. Het raadslid moet daarbij motiveren waarom hij ontevreden is. Ook de griffier kan de ontevredenheid, eveneens onder opgaaf van redenen, melden aan de secretaris. De secretaris probeert in overleg te komen tot een voor het raadslid bevredigende oplossing. Als dat niet lukt, legt de secretaris de zaak voor aan het College. Het College oordeelt dan zo snel mogelijk of er op adequate wijze invulling is gegeven aan het verzoek tot ambtelijke bijstand of dat nadere ambtelijke bijstand wordt verleend. De formulering ‘zo spoedig mogelijk’ houdt ook hier in dat het College zich in zal spannen snel te beslissen: er mag niet gedraald worden. Als het betreffende raadlid zich niet kan vinden in het besluit van het College, kan deze een en ander voorleggen aan het presidium. Dit kan de griffier ook doen. Het presidium kan in overleg treden met het College.
Als een raadslid niet tevreden is over de bijstand die door de griffier of een medewerker van de griffie is verleend, kan het raadslid dat mededelen aan de griffier, onder opgaaf van redenen. De griffier zoekt in overleg met het betreffende raadslid naar een bevredigende oplossing. Lukt dit niet dan kunnen zowel het raadslid als de griffier een en ander voorleggen aan het presidium. Het presidium oordeelt of er op adequate wijze invulling is gegeven aan het verzoek tot ambtelijke bijstand dan wel of nadere ambtelijke bijstand verleend moet worden.
Als (een lid van het) College daar om vraagt kan de griffier informatie geven over een verzoek om ambtelijke bijstand dat is ingediend, tenzij het betreffende raadslid heeft aangegeven dat er geen informatie mag worden verstrekt.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de Raad en voor het College. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid, indien de verlening van de ambtelijke bijstand door de griffier of een griffiemedewerker wordt verleend, kan aangeven dat er over een verzoek om ambtelijke bijstand geen inlichtingen gegeven mogen worden.
Wordt de bijstand verleend door een ambtenaar, dan kan niet verzocht worden geen inlichtingen te verstrekken over het verzoek om bijstand. Het gaat dan immers óf om een verzoek ten behoeve van het verkrijgen van feitelijke informatie van geringe omvang of inzicht in of afschrift van openbare stukken, óf om een verzoek tot het verlenen van bijstand na aanwijzing door de secretaris. De secretaris is in dit laatste geval altijd bekend met het verzoek. Dit stelt hem in staat overzicht te houden over de taakbelasting van de sectoren en afdelingen. Voorkomen wordt hiermee ook dat ambtenaren in een lastige positie worden gemanoeuvreerd.
Wél kan een raadslid verzoeken geen inlichtingen te verstrekken over de inhoud van de bijstand. Bekend is dan dat één of meer ambtenaren ondersteuning bieden bij het opstellen van een voorstel, amendement of motie en ook bekend is wat het onderwerp is waarvoor ondersteuning wordt geboden. Niet bekend in dat geval is wat de inhoud van het voorstel, het amendement of de motie is. Dit kan politiek van belang zijn voor raadsleden: door hen in te dienen stukken zijn dan niet bij voorbaat al bekend. Daarnaast biedt het ook bescherming aan ambtenaren: zij komen niet in een loyaliteitsconflict en hoeven aan leidinggevenden, de secretaris of leden van het College geen informatie te geven over de inhoud van de bijstand.
Het College en leden van het College kunnen terecht bij de griffier of rechtstreeks bij het betrokken raadslid, als zij inlichtingen willen over concrete verzoeken om ambtelijke bijstand of de inhoud van deze bijstand. Zij kunnen ook bij de griffier informeren of er over een bepaalde onderwerp verzoeken om bijstand zijn gedaan. Informatie kan worden opgevraagd met betrekking tot voor verzoeken om bijstand ten behoeve van het verkrijgen van feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn, als deze verzoeken aan de griffie zijn gericht. Dit geldt ook voor verzoeken om bijstand ten behoeve van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties, ook al wordt deze bijstand verleend door daartoe door de secretaris aangewezen ambtenaren.
Als het raadslid de griffier heeft verzocht geen inlichtingen te verstrekken, zal de griffier alleen informatie geven als het betrokken raadslid hiervoor alsnog schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Als het College en leden van het College informatie willen over een rechtstreeks aan een ambtenaar gericht verzoek om bijstand met betrekking tot feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn, kunnen zij hiervoor terecht bij de betreffende ambtenaar. Deze wordt hierdoor niet in het nauw gebracht, want voor dergelijke verzoeken om bijstand geldt dat raadsleden niet kunnen verzoeken hierover geen inlichtingen te verstrekken.