CVDR20524_1Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch CentrumnlregelingUden2005-01-01UdenInfopagina 25-10-2006Regeling Brabants Historisch Centrumartikelen 96 en 97 van de Wet gemeenschappelijke regelingencollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-05-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2005-01-012021-07-01Nieuwe regelingCollege 27-05-2004geenDeze regeling vervangt de regeling Streefarchief N-OGemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Centrum1.Begripsbepalingen1.
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap;
de gemeenten: de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer,
Cuijk, Grave, Haaren, Landerd, Lith, Maasdonk, Mill,
Oss, Schijndel, Sint Anthonis, Sint-Michielsgestel,
Sint-Oedenrode, Uden, Veghel en Vught;
de waterschappen: de Waterschappen De Aa, De Dommel en
De Maaskant;
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in
artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;
collecties: de verzameling historische voorwerpen,
boeken en overige schriftelijke en elektronische
bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde
archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de
minister, de gemeenten en de waterschappen voor zover
het betreft voorwerpen of bescheiden bij de
rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Noord-Brabant
en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de
waterschappen.
2.Instelling, doel en beleid van het openbaar lichaam Brabants
Historisch Centrum2.
Er is een openbaar lichaam, Brabants Historisch Centrum, dat
gevestigd is in ’s-Hertogenbosch.
Het Brabants Historisch Centrum is ingesteld met het doel de
belangen van de minister, de gemeenten en de waterschappen bij
alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden en
collecties die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de
provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de
gemeenten en de waterschappen, in gezamenlijkheid te
behartigen.
Aan het Brabants Historisch Centrum zijn daartoe de navolgende
werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister, de
gemeenten en de waterschappen opgedragen:
de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden,
bewerken en benutten van de archiefbescheiden die
berusten in de in het tweede lid genoemde
archiefbewaarplaatsen;
de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15,
derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid,
31, 32, 36 en 37 van de Archiefwet 1995;
het adviseren en het doen van voorstellen aan de
minister, de gemeenten en de waterschappen over de taken
en bevoegdheden, die door de minister, de gemeenten of
de waterschappen worden uitgevoerd ingevolge de
artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid,
30, 32, tweede lid, 35 en 37, tweede lid, van de
Archiefwet 1995;
het verrichten van door de minister, de gemeenten of de
waterschappen opgedragen andere taken die verband houden
met de behartiging van de belangen, bedoeld in het
tweede lid.
Het Brabants Historisch Centrum voert bij de behartiging van de
belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid en het
cultuurbeleid van de minister, de gemeenten en de waterschappen
mede uit.
De minister, de gemeenten en de waterschappen kunnen gezamenlijk
algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Brabants
Historisch Centrum de belangen, bedoeld in het tweede lid,
behartigt.
De minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen
van de waterschappen dragen er zorg voor dat het openbaar
lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan
zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel
16, achtste lid.
3.Het Brabants Historisch Centrum brengt de kosten, bedoeld in de
artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in
rekening volgens de regels die de minister ingevolge artikel 19
van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.3.Het algemeen bestuur4.
Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.
De minister wijst drie leden aan.
De Raden van de gemeenten en de algemene besturen van de
waterschappen wijzen uit hun midden, de voorzitters van die
Raden en die algemene besturen inbegrepen, of uit de kring van
wethouders, gezamenlijk drie leden aan.
Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het
tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraden of van
de algemene besturen van de waterschappen afloopt.
Het lidmaatschap van de leden die door de Raden van de gemeenten
en de algemene besturen van de waterschappen zijn aangewezen,
eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die
leden bij de Raad, de kring van wethouders dan wel het algemeen
bestuur, of het voorzitterschap, van het waterschap.
Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde lid is
geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.
De Raden van de gemeenten beslissen uiterlijk in de tweede
vergadering van elke zittingsperiode van de Raden over de
aanwijzing, bedoeld in het derde lid.
Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen
bestuur vacant komt, wijzen de betrokken minister of Raden en
algemene besturen zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter
beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw
lid is aangewezen.
Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende
bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.
5.1.Het algemeen bestuur kiest uit zijn midden de voorzitter. Bij de
aanvang van de regeling wordt het voorzitterschap vervuld door een
door de minister aangewezen lid.2.Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.4.De taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur6.
Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het
Brabants Historisch Centrum toegekende taak alle bevoegdheden
die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.
Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en
bevoegdheden toegekend:
de bevoegdheid van de Raden van de gemeenten om
ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de
gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) aan te
wijzen;
de bevoegdheid van de algemene besturen van de
waterschappen om ingevolge artikel 36 van de Archiefwet
1995 de archiefbewaarplaats(en) van de waterschappen aan
te wijzen;
de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in
de provincie Noord-Brabant, bedoeld in artikel 26,
tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te
schorsen, en te ontslaan;
de bevoegdheid van de Raden van de gemeenten om
ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995
de gemeentearchivaris(sen) te benoemen, te schorsen en
te ontslaan;
de bevoegdheid van de algemeen besturen van de
waterschappen om ingevolge artikel 37, derde lid, van de
Archiefwet 1995 de waterschapsarchivaris(sen), te
benoemen, te schorsen en te ontslaan.
Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 30,
tot rijksarchivaris in de provincie Noord-Brabant, tot
gemeentearchivaris van de gemeenten en tot waterschapsarchivaris
van de waterschappen benoemen.
Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen
beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet
gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane
verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het
aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de
goedgekeurde begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de
minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen van
de waterschappen, ingevolge de artikelen 18 en 19 van deze
regeling.
7.Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk
aande minister, de Raden en College van burgemeester en
wethouders van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de
waterschappen de door hen gevraagde inlichtingen.8.
Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de
minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk
doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister
gevraagde inlichtingen.
Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de Raden
van de gemeenten en de algemene besturen van de
waterschappen die hem hebben aangewezen zo spoedig
mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een
of meer leden van die Raden of algemene besturen in een
vergadering van die raden of algemene besturen dan wel
schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.
9.De minister, de Raden van de gemeenten en de algemene besturen van de
waterschappen kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen
bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.5.Het dagelijks bestuur10.
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen
bestuur en de overige leden van het algemeen bestuur.
Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men
ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.
Artikel 4, negende en tiende lid is van overeenkomstige
toepassing.
6.De werkwijze van het dagelijks bestuur11.Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van
het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.12.Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.7.De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur13.Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:
de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam
opgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2,
voorzover die niet zijn opgedragen aan het algemeen
bestuur;
het voorbereiden, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen
van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet
worden gebracht;
het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voor
zover dit niet aan anderen is opgedragen;
het beheer van de activa en passiva van het Brabants Historisch
Centrum;
de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor
de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het
Brabants Historisch Centrum;
het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten
rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van
verjaring van recht of bezit.
8.De voorzitter14.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van
het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.
De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van
het dagelijks bestuur.
De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of
het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het
tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.
De voorzitter vertegenwoordigt het Brabants Historisch Centrum
in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan
een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.
9.Tegemoetkoming en vergoeding15.
Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen
of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen
van burgemeester of wethouder, lid van het dagelijks bestuur van
het waterschap, of als ambtenaar in rijks-, gemeente- of
waterschapsdienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor
hun werkzaamheden ten behoeve van het Brabants Historisch
Centrum.
De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in
het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten,
waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van
het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks
bestuur.
De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming
worden door het algemene bestuur vastgesteld en als
afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.
10.Financiële bepalingen16.1.De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen
middelen worden verschaft door de minister, de Raden van de
gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen, door het
verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van een goedgekeurde
begroting. Bij de aanvang van het Brabants Historisch Centrum luiden
de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij de regeling.2.De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in
verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage,
zoals dit in voorkomend geval door de minister in de loop van het
begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.
De bijdragen van de gemeenten en waterschappen worden jaarlijks
aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met
een percentage dat voor dit doel is vastgesteld.3.Het Brabants Historisch Centrum kan bij de vaststelling van de
begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door
de minister, de gemeenten en de waterschappen vast te stellen
percentage als bedoeld in het tweede lid.4.Bij de start van het Brabants Historisch Centrum en voor de
uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners
vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken
gemaakt worden.5.De minister, de Raden van de gemeenten en de algemene besturen van
de waterschappen kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen
wijzigen in relatie tot de taken van het Brabants Historisch
Centrum.6.De huurovereenkomst binnen de staat
(Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal met ingang van de datum
van inwerkingtreding van deze regeling worden omgezet in een
huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Brabants
Historisch Centrum. Voor zo ver mogelijk worden de voorwaarden uit
de aanvankelijke huurovereenkomst gerespecteerd en overgenomen in de
vervangende huurovereenkomst.7.De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel
4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.8.Indien één van de partners een bijzondere taak opdraagt als bedoeld
in artikel 2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op
te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in
aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen
vergoeding betaald.17.1.Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig
beleidsplan en een meerjarenbegroting op.2.Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen
met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de
Wet op het specifiek cultuurbeleid.3.Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de
ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen
bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode
waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben,
worden deze toegezonden aan de minister, de raden van de gemeenten
en de algemene besturen van de waterschappen.4.De minister, de gemeenten en de waterschappen maken, binnen twee
maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken,
gezamenlijk afspraken met het Brabants Historisch Centrum over te
behalen resultaten voor de komende vier jaren.18.1.Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een
ontwerpbegroting en een toelichting op voor het volgende
kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid en
het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene
aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming
van de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.2.In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen
activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en
resultaten het Brabants Historisch Centrum met de activiteiten
nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd
en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.3.De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de
afzonderlijke activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien
van een postgewijze toelichting.4.Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting
onverwijld toe aan het algemeen bestuur, de minister, de Raden van
de gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen.5.De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de
minister, de gemeenten en de waterschappen voor een ieder ter inzage
gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar
gesteld.6.De minister, de Raden van de gemeenten en de algemene besturen van
de waterschappen kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun
gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen
blijken.7.Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast
uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de
begroting moet dienen.8.Terstond na de vaststelling wordt aan de minister, de Raden van de
gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen de begroting
ter goedkeuring toegezonden.19.Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 18 zo veel
mogelijk van overeenkomstige toepassing.20.1.De minister voldoet de verschuldigde bijdrage bij wijze van
voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.2.De gemeenten en de waterschappen voldoen de verschuldigde bijdrage
bij wijze van voorschot per kwartaal.3.In afwijking van het eerste en tweede lid kunnen de minister, de
gemeenten en de waterschappen de bijdragen bij wijze van voorschot
voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.21.1.Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister, de raden van
de gemeenten, en de algemene besturen van de waterschappen voor 1
april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een
verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven
door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het
Burgerlijk Wetboek.2.Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt
verleend aan door of namens de accountant(s) van de minister, de
gemeenten of de waterschappen in te stellen onderzoeken naar de door
de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte
(controle)werkzaamheden.3.Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister, de raden van
de gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen voor 1
april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde
beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van
zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen
kalenderjaar.4.Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde
stukken algemeen verkrijgbaar.22.1.Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging
aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het
algemeen bestuur, gehoord de minister, de raden van de gemeenten en
de algemene besturen van de waterschappen. Voor zover een batig
saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato
van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister, de gemeenten
en de waterschappen.2.De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de
gezamenlijke bijdragen van de minister, de gemeenten en de
waterschappen van dat jaar tenzij de minister, de raden van de
gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen gezamenlijk
een ander percentage vaststellen.23.Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de
minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen van de
waterschappen, de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het
Brabants Historisch Centrum.24.1.Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de
organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en
de boekhouding van het Brabants Historisch Centrum. Deze regels
behoeven de goedkeuring van de minister, de gemeenten en de
waterschappen. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van
het Brabants Historisch Centrum met het doen van ontvangsten en
betalingen worden belast.2.Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de
controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze
regels behoeven de goedkeuring van de minister, de gemeenten en de
waterschappen.25.De minister, de gemeenten en de waterschappen kunnen gezamenlijk nadere
regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de
inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en
aandachtspunten voor de accountantscontrole.11.Het archief26.1.Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die
aan Gedeputeerde Staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks
bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Brabants Historisch
Centrum.2.De archiefbescheiden van het Brabants Historisch Centrum die op
grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te
berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie
Noord-Brabant.12.Informatieplicht/Toezicht27.1.Het Brabants Historisch Centrum verstrekt desgevraagd aan de
minister, de gemeenten en de waterschappen de voor de uitoefening
van hun taak benodigde inlichtingen. De minister, de gemeenten en de
waterschappen kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en
bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak
redelijkerwijs nodig is.2.Het Brabants Historisch Centrumstelt de minister, de
gemeenten en de waterschappen te allen tijde in de gelegenheid
toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet
1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de
rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Noord-Brabant en de
archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de waterschappen.28.1.De bestuursorganen van de minister, de gemeenten en de
waterschappen, doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen
in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de
behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Brabants
Historisch Centrum van belang zijn.2.De bestuursorganen van de minister, de gemeenten en de waterschappen
kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen
vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks
bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de minister, de gemeenten en
de waterschapen kenbaar maken.13.De directeur en het overige personeel29.1.Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag
van de directeur van het Brabants Historisch Centrum.2.Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een
voordracht op.30.1.De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken
en bevoegdheden van het Brabants Historisch Centrum die voortvloeien
uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid,
voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen
bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.2.Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie
vast.3.Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.31.1.De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de
voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de
vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en
heeft daarin een adviserende stem.2.Met inachtneming van artikel 14, derde lid, worden alle stukken, die
van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur
mede ondertekend.32.Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen
door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze
bevoegdheden aan de directeur te mandateren.33.De rechtspositieregeling van de provincie Noord-Brabant, zoals deze
thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het
personeel van overeenkomstige toepassing.14.Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing34.Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend
gezamenlijk besluit van de minister, de raden en college van
burgemeester en wethouders van de gemeenten en de algemene besturen van
de waterschappen alsmede de toe te treden bestuursorganen of
rechtspersonen.35.1.Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een
daartoe strekkend besluit van de minister, de raden en college van
burgemeester en wethouders van de gemeenten of de algemene besturen
van de waterschappen.2.Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De
uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat
waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de
uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.3.De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende
partij.36.Deze regeling kan worden gewijzigd bij gezamenlijk besluit van de
minister, de raden en college van burgemeester en wethouders van de
gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen.37.Deze regeling kan worden opgeheven bij gezamenlijk besluit van de
minister, de raden en college van burgemeester en wethouders van de
gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen. Het algemeen
bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van
de minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen van de
waterschappen om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over
de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.15.Slotbepalingen38.Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de
kalendermaand, volgend op die waarin de regeling is ingeschreven
overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.39.Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Brabants Historisch
Centrum.Deze regeling zal met de toelichting door de Staatssecretaris van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in de Staatscourant worden
geplaatst.Vastgesteld in de openbare vergadering van 27 mei 2004.De Raad voornoemdde griffier de voorzitterPber01.rvs Regeling Brabants Historisch CentrumFinanciële bijlageAlgemeenAlgemeenIn deze bijlage zijn de afspraken rond de structurele en incidentele bijdragen
van partners aan het Brabants Historisch Centrum nader gespecificeerd (artikel
16, eerste lid).Er is afgesproken dat de beschikbare exploitatiebudgetten van de afzonderlijke
instellingen waaruit het Brabants Historisch Centrum ontstaat, zullen worden
samengevoegd. Uit deze exploitatiebudgetten zullen de exploitatiekosten worden
bestreden van het Brabants Historisch Centrum, waarbij de behaalde
efficiencyvoordelen zullen worden aangewend voor nieuw beleid ten behoeve van de
publieksfunctie.Structurele bijdragenDe jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn, inclusief huurlasten
als volgt:Het Rijk (DCE/RAD) € 2.227.000 (prijspeil 2002) )Streekarchief Brabant Noord-Oost (SABNO) Inwoneraantal x tarief )
gemeente Bernheze € 101.790 28.857 x 3,53
gemeente Boekel € 33.080 9.364 x 3,53
gemeente Boxmeer € 103.620 29.358 x 3,53
gemeente Cuijk € 85.840 24.331 x 3,53
gemeente Grave € 44.900 12.723 x 3.53
gemeente Landerd € 51.960 14.706 x 3,53
gemeente Lith € 23.910 6.751 x 3,53
gemeente Maasdonk € 40.390 11.409 x 3,53
gemeente Mill € 39.350 11.111 x 3,53
gemeente Oss € 267.380 75.858 x 3,53
gemeente Sint Anthonis € 41.600 11.798 x 3,53
gemeente Sint-Oedenrode € 60.380 17.034 x 3,53
gemeente Uden € 141.310 40.108 x 3,53
gemeente Veghel € 128.560 36.466 x 3,53
Waterschap de Maaskant € 57.240 16.000 x 3,53
Subtotaal € 1.221.310 € 1.221.310 (prijspeil 2004) Streekarchief Langs Aa en Dommel (LAED) Inwoneraantal x tarief
gemeente Haaren € 40.986 14.048 x 2,92
gemeente Schijndel € 54.943 23.401 x 2,35
gemeente Sint-Michielsgestel € 61.409 27.969 x 2,19
gemeente Vught € 57.708 25.287 x 2,28
Waterschap de Aa € 41.501 16.760 x 2,47
Waterschap de Dommel € 57.012 30.700 x 1,86
Subtotaal € 313.559 € 313.559 (prijspeil 2004)Totaal € 3.761.869De gemeentelijke bijdragen zijn voor SABNO het product van het aantal inwoners
per gemeente per 1 januari van het voorafgaande jaar (bron centraal bureau voor
de statistiek) x € 3,53.De bijdragen van de gemeenten en waterschappen van LAED zijn niet gebaseerd op
een vast bedrag per inwoner, dat voor alle deelnemers hetzelfde is, maar op een
kostenverdeelsleutel die rekening houdt met de vaste kosten per werkdag, die
voor alle deelnemers hetzelfde zijn, de kosten per meter beheerd archief en het
relatieve aandeel in de algemene kosten, gebaseerd op het inwonertal. Het hier
berekende bedrag per inwoner van de bijdragen dient in het vervolg als
uitgangspunt voor de vaststelling van de jaarlijkse bijdrage.Huisvesting
Het Rijk bepaalt met betrekking tot de bovengenoemde bijdrage dat de
huurcomponent in de bijdrage van het Rijk (DCE/RAD) is bepaald op €
1.036.000 (prijspeil 2002). Met betrekking tot deze component geldt de
voorwaarde dat deze specifiek moet worden aangewend voor het voldoen aan
de verplichtingen voortvloeiende uit de gebruikersovereenkomst die is
afgesloten met de RGD.
Bij de financiële berekeningen is er van uitgegaan dat de nieuwbouw in
Grave per 1 januari 2006 wordt opgeleverd. In de begroting van het BHC
is een huurbedrag van maximaal € 168.900 (prijspeil 2006) bepaald. Dit
bedrag is vastgesteld op basis van eerder overleg tussen SABNO en de
stichting woonmaatschappij Maasland.
De definitieve huurovereenkomst zal zijn gebaseerd op een door de
fusiepartners vast te stellen Definitief Ontwerp en dit maximale
huurbedrag van € 168.900. De overeenkomst zal worden aangegaan door het
bestuur van SABNO na instemming van de beide fusiepartners. Mocht de
huurovereenkomst onverhoopt pas gesloten kunnen worden na de
totstandkoming van het BHC, dan wordt de huurovereenkomst gesloten door
het dagelijks bestuur van het BHC op basis van een tussen het bestuur
van SABNO en de stichting woonmaatschappij Maasland gesloten
beginselovereenkomst waarin de eerder genoemde randvoorwaarden
(goedgekeurd Definitief Ontwerp en maximale huurprijs van € 168.900)
zijn vastgelegd.
De vestigingen in Oss en Veghel worden per 1 januari 2006 gesloten
waardoor jaarlijks € 113.000 wordt bespaard. Daarnaast zijn er echter
financiële gevolgen van het huurcontract van de vestiging in Oss,
aangezien het contract blijft doorlopen tot en met augustus 2008. Zonder
afkoop van het contract of doorverhuur van de ruimten aan derden
ontstaat in de periode 2006 t/m augustus 2008 een totale verplichting
van circa € 220.000. Dit risico wordt gedragen door het Brabants
Historisch Centrum, mogelijk met het op te bouwen eigen vermogen.
Aanvang van de bijdragenDe bijdragen van de partners vangen aan op het moment dat de Regeling Brabants
Historisch Centrum in werking treedt. Aangezien te verwachten valt dat dit niet
samenvalt met het begin van een kalenderjaar zal de bijdrage naar evenredigheid
worden toegerekend met ingang van de eerste dag van de maand, waarin de regeling
in werking treedt. De partners zullen er voor zorgdragen dat de bovengenoemde
bijdragen in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.Incidentele bijdragenProgramma- en behoudsgeldenHet Rijk (DCE/RAD) stelt voor de uitvoer van een behoudsplan behoudsgelden
beschikbaar. Deze middelen ad € 59.000 zijn beschikbaar tot en met 31 december
2004. Voor de periode daarna worden in het voorjaar 2004 nieuwe afspraken
gemaakt.Inbreng van vermogensbestanddelenDe partijen brengen in totaal € 184.079 aan vermogensbestanddelen in. Dit bedrag
is als volgt opgebouwd:
Het Rijk: € 52.217 (inbreng eenmalige middelen)
SABNO: € 11.059
* risicoreserve pluspakket € 65.442* egalisatie ziektevervanging € 13.159-LAED: € 42.202BTW aspectenHet Brabants Historisch Centrum neemt contact op met de belastinginspecteur ter
verkrijging van een nieuwe BTW beschikking voor het hele instituut. Over de
inhoud van die beschikking en de mogelijke consequenties voor de begroting is
nog geen 100% zekerheid.
Financiële bijlage bij de Regeling Brabants Historisch
Centrum
Toelichting Regeling Brabants Historisch CentrumAlgemeenDe staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft in de brief van 7
februari 2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer (Kamerstuk 1999-2000, 26591,
nr. 13) aangegeven de samenwerking tussen archieven onderling en archieven en
andere culturele instellingen te willen bevorderen. Concreet wordt gestreefd
naar de vorming van regionale historische centra waar onder meer rijksarchieven
in opgaan en die een brede cultuurhistorische publieksfunctie dienen te
vervullen. De integratie moet de efficiency en effectiviteit van het
archiefbeheer ten goede komen. Enerzijds zal één archiefdienst – in plaats van
vier afzonderlijke diensten - tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden
zodat er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komen door
integratie de specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende
diensten aanwezig zijn, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het
publiek beter toegang krijgen tot het archiefmateriaal en worden de
mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen in contact te brengen met de
historische informatie uit de archieven.Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende
overheden zelf op grond van de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt welke taken de
verschillende overheden op het gebied van het archiefbeheer moeten uitvoeren en
welke bevoegdheden hen daarvoor ten dienste staan. Uit onderzoek naar de
mogelijke bestuursvormen voor de beoogde samenwerking blijkt dat er thans voor
samenwerking mede ter uitvoering van een publiekrechtelijke taak op grond van de
Archiefwet 1995 slechts één bestuursvorm voor de samenwerking geschikt is,
namelijk een gemeenschappelijke regeling in het kader van de Wet
gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen: WGR). Voor het in
gezamenlijkheid beheren van de archiefbescheiden is daarom een
gemeenschappelijke regeling getroffen onder de naam Brabants Historisch Centrum.
Het betreft een regeling die gebaseerd is op de artikelen 96 en 97 van de WGR
waarbij tevens gebruik is gemaakt van de bevoegdheid die artikel 8 van de WGR
verleent om bij een gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam met eigen
rechtspersoonlijkheid in het leven te roepen.Bij de keuze voor de WGR om de integratie vorm te geven, is voldaan aan een
aantal randvoorwaarden. De belangrijkste daarvan is het behoud van de in de
Archiefwet 1995 neergelegde verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor
de zorg voor de eigen archiefbescheiden. In beginsel betreft de integratie het
beheer. Daarnaast is voldaan aan de randvoorwaarde dat er voldoende
sturingsinstrumenten moeten zijn om het beleid dat de verschillende betrokken
overheden (zorgdragers) voor het archiefbeheer wenselijk achten binnen de
samenwerking tot uitvoering te brengen.Op de (belangrijke) randvoorwaarde dat de verantwoordelijkheid van de betrokken
overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden behouden moet blijven
(met de term zorg heeft de Archiefwet 1995 de bestuurlijke verantwoordelijkheid
voor de eigen archiefbescheiden voor ogen) worden enkele uitzonderingen gemaakt
in die zin dat enkele taken en bevoegdheden die de Archiefwet 1995 aan de
zorgdragers toekent, aan het Brabants Historisch Centrum worden overgedragen.
Het betreft:
het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid,
Archiefwet 1995);
het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden
die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar
te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);
de benoeming van de (directeur van de dienst die als) rijksarchivaris en
tevens (als) gemeente- en waterschapsarchivaris (gaat functioneren)
(artikel 32, derde lid en 37, derde lid, Archiefwet 1995);
het aanwijzen van de gemeentelijke en waterschapsarchiefbewaarplaatsen
(artikel 31 en 36 Archiefwet 1995).
Naast de beheerstaken en enkele zorgtaken zal het Brabants Historisch Centrum
een adviserende en voorbereidende rol vervullen ten aanzien van de zorgtaken die
de Archiefwet 1995 in handen van de zorgdrager legt. In artikel 2, derde lid,
onderdeel c, zijn die taken opgesomd. Het gaat dan bijvoorbeeld om taken en
bevoegdheden met betrekking tot het ontwerpen van selectielijsten, het beslissen
omtrent vervanging en vervreemding van archiefbescheiden en het vaststellen van
een gemeentelijke- en waterschapsarchiefverordening.Bestuur en personeelHet bestuur van het Brabants Historisch Centrum zal ingevolge de WGR bestaan uit
een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter, waarbij het
dagelijks bestuur bestaat uit dezelfde personen als het algemeen bestuur. De
leden worden benoemd door de betrokken partners. Het aantal leden dat elke
partner benoemt, is in de eerste plaats gekozen op basis van de financiële en
personele inbreng van de desbetreffende partner in het Brabants Historisch
Centrum. Daarnaast is gekeken naar het belang van het draagvlak bij de
verschillende partners.De partners hebben voorkeur voor een klein en slagvaardig bestuur. Bij de
aanvang van de regeling zal het algemeen bestuur van het Brabants Historisch
Centrum voor een startperiode van vier jaar, uit zes leden bestaan.
Overeenkomstig artikel 4, tweede tot en met het derde lid, wijst de minister
hierbij drie leden aan. De gemeenten en waterschappen wijzen gezamenlijk drie
leden aan. Na een startperiode van vier jaar kunnen de partners besluiten het
algemeen bestuur terug te brengen naar vier leden, waarbij de minister twee
leden aanwijst en de gemeenten en waterschappen gezamenlijk twee leden. Om de
democratische betrokkenheid te waarborgen kunnen de leden in het bestuur die
benoemd zijn door de gemeenten en waterschappen, ook door de gemeenten en
waterschappen die niet in het bestuur deelnemen ter verantwoording worden
geroepen. Ook kunnen de gemeenten en waterschappen die niet vertegenwoordigd
zijn in het bestuur, de bestuursleden van de gemeenten en/of waterschappen
aanwijzingen geven en inlichtingen vragen. Om de zienswijze van de niet aan het
bestuur deelnemende gemeenten en waterschappen omtrent het ter verantwoording
roepen meer vorm te geven en onderling af te stemmen, zal een structureel
overleg tussen de verantwoordelijke portefeuillehouders van de betreffende
gemeenten en waterschappen in het leven worden geroepen. Dit
portefeuillehoudersoverleg zal onder meer een voordracht doen voor de door de
gemeenten en waterschappen te benoemen bestuursleden.Naast het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter, heeft het Brabants
Historisch Centrum aantal personeelsleden waaronder een directeur. De directeur
zal worden benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur, de overige
personeelsleden door het dagelijks bestuur dat die taak overigens kan mandateren
aan de directeur. De rechtspositieregeling van de provincie Noord Brabant is op
de directeur en het overige personeel van toepassing.Provinciale betrokkenheidGedeputeerde Staten oefenen ingevolge artikel 33 van de Archiefwet 1995 het
toezicht uit op de wijze waarop burgemeester en wethouders de hen opgedragen
zorg voor de gemeentelijke archieven inhoudt geven. Ook hebben gedeputeerde
staten op grond van artikel 29 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om de
minister voorstellen te doen inzake het beheer van de naar het Brabants
Historisch Centrum overgebrachte provinciale archiefbescheiden.De instelling van de onderhavige gemeenschappelijke regeling laat genoemde
toezichthoudende taak en de bevoegdheid om voorstellen te doen onverlet. Algemene aanwijzingen, openbaarheid en ombudsmanBinnen de rijksoverheid wordt nog al eens gebruik gemaakt van Algemene
aanwijzingen voor de Rijksoverheid die door de minister-president worden
vastgesteld. Als voorbeeld wordt genoemd de aanwijzingen ten aanzien van markt
en overheid. Dergelijke aanwijzingen gelden ook voor de Rijksarchiefdienst en
daarmee voor de archiefbewaarplaatsen in de provincie. Door het instellen van
een openbaar lichaam zoals het Brabants Historisch Centrum, zijn dergelijke
algemene aanwijzingen niet meer rechtstreeks van toepassing op het Brabants
Historisch Centrum. Er zijn evenwel geen redenen waarom dergelijke aanwijzingen
niet meer zouden moeten gelden in geval van een samenwerkingsverband. Daarom is
de mogelijkheid in artikel 2, vijfde lid, geopend voor de partners gezamenlijk
om dergelijke aanwijzingen van algemene aard aan het Brabants Historisch Centrum
te geven. De partijen zullen een dergelijke aanwijzing voor markt en overheid
geven.In dit verband wordt nog opgemerkt dat de partners beogen een externe
klachtvoorziening in het leven te roepen bij de Nationale ombudsman op grond van
de Wet Nationale ombudsman. De partners gaan ervan uit dat de Wet openbaarheid
van bestuur van toepassing is op het Brabants Historisch Centrum.FinancieringDe kosten voor het Brabants Historisch Centrum worden gedragen door de partners.
Zie de bij de regeling behorende bijlage.Het sturingsmodelDe participanten in het openbaar lichaam benoemen ieder, al dan niet
gezamenlijk, een aantal bestuursleden. De partners kunnen de 'eigen'
bestuursleden ontslaan en zij kunnen de 'eigen' bestuursleden aanwijzingen geven
hoe te handelen in het bestuur. Ook kunnen de partners, zoals hiervoor
besproken, volgens artikel 2, vijfde lid, gezamenlijk aanwijzingen geven. De
leden van het bestuur opereren 'at arms length'. Het bestuur blijft echter zelf
verantwoordelijk voor de besluitvorming. Het beslist bij meerderheid van
stemmen. Het bestuur stelt het bestuursreglement vast.De directeur heeft de dagelijkse leiding over het Brabants Historisch
Centrum.De directeur van het Brabants Historisch Centrum is integraal manager en
resultaatverantwoordelijk. De bedrijfsvoering (inzet personeel en middelen) en
de wijze waarop resultaten gehaald worden, is de verantwoordelijkheid van het
Brabants Historisch Centrum zelf. De directeur legt verantwoording af aan het
bestuur. De directeur kan zelf contractuele verplichtingen aangaan, binnen de
grenzen van zijn mandaat.De relatie tussen directeur en bestuur wordt in de artikelen 29 en 30
uitgewerkt.De minister blijft zijn algemene verantwoordelijkheid met betrekking tot het
archiefwezen behouden. Zijn specifieke verantwoordelijkheid voor 'zijn'
archieven is, in een openbaar lichaam op basis van de WGR, in samenwerking met
de andere partij(en) vormgegeven. Dit geldt ook voor de overige deelnemende
bestuursorganen.De minister kan geen directe invloed uitoefenen op de besluitvorming van het
bestuur. De partners hebben wel de volgende bevoegdheden.
Geven van algemene aanwijzingen (artikel 2).
Geven van instructies (aanwijzingen) aan 'hun' bestuursleden (kenmerk
van WGR).
Ter verantwoording roepen van de bestuursleden (artikel 8).
Ontslaan van leden van het bestuur (artikel 9 ).
Vaststellen van financiële bijdragen en bestemming batig saldo (artikel
16 en artikel 22).
Goedkeuren van de jaarbegroting (artikel 18).
Goedkeuren van regels voor administratie (artikel 24).
Vaststellen van regels voor de begroting, financieel verslag,
jaarverslag en jaarrekening (artikel 25).
Vragen van inlichtingen (artikel 27, eerste lid).
Onderzoeken van de staat van de archieven (artikel 27, tweede lid).
Daarnaast dient het Brabants Historisch Centrum uiteraard te voldoen aan de
eisen die worden gesteld in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.BegrotingscyclusIn verband met de financiële en beleidsmatige belangen (en daarmee politieke
belangen) die de verschillende betrokken overheden hebben bij het Brabants
Historisch Centrum is ervoor gekozen die overheden instrumenten te geven om de
inhoud van de begroting en bijbehorend beleidsplan te kunnen beïnvloeden.
Uitgangspunt is de vierjaarlijkse cyclus van de cultuurnota van het Ministerie
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Deze meerjarenbegroting en het beleidsplan
worden dan ook in aansluiting op de cultuurnotacyclus opgesteld. Via het
dagelijks en vervolgens algemeen bestuur worden de meerjarenbegroting en het
beleidsplan bij de partners ingediend. Op basis van de meerjarenbegroting en het
beleidsplan worden door de partners resultaatafspraken gemaakt. Het Brabants
Historisch Centrum dient ook een jaarlijkse begroting in. Deze jaarlijkse
begroting dient door de partners goedgekeurd te worden. Bij de
goedkeuringsprocedure gaat het wel om de vraag of in voldoende mate met de
resultaatafspraken in de begroting is rekening gehouden. Uit de jaarlijkse
begroting dient te blijken wat de kosten zijn van de afzonderlijke activiteiten
en wat in kwalitatieve en kwantitatieve zin de resultaten zijn van die
activiteiten.Jaarlijks (binnen vier maanden na afloop van het begrotingsjaar) vindt toetsing
plaats aan de hand van de jaarrekening en -verslag van het Brabants Historisch
Centrum. In deze stukken wordt in ieder geval een relatie gelegd met de
goedgekeurde meerjarenbegroting en de goedgekeurde jaarlijkse begroting. Op
basis van de jaarrekening en het jaarverslag vindt ieder jaar vaststelling van
de bijdrage plaats.Het ligt voor de hand dat de inhoud van de meerjarenbegroting, beleidsplan, de
jaarlijkse begroting, de jaarlijkse verantwoording, de wettelijke eisen en de
eisen uit de gemeenschappelijke regelingen naadloos op elkaar aansluiten. Om dit
te bereiken zal op basis van artikel 24 van de regeling een handboek financiële
verantwoording worden vastgesteld met daarin eisen en uitgangspunten voor de
begroting en de verantwoording.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1.Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op als
partij bij de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Centrum.
Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de
archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.Artikel 2.Het Brabants Historisch Centrum zal zijn gevestigd in ’s-Hertogenbosch.
Daarnaast zal er in één van de deelnemende gemeenten een decentrale
archiefvestiging worden gevestigd en, op termijn, in enkele van de deelnemende
gemeenten zogenaamde raadpleegpunten (Erfgoedlokalen).Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is geschreven, blijft de
zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van
de Archiefwet 1995 ten aanzien van de gemeentelijke archieven in zijn
algemeenheid berusten bij de Raad en het College van B&W, ten aanzien van de
rijksarchieven bij de minister, en ten aanzien van de waterschapsarchieven bij
het bestuur van het waterschap. Op dat beginsel worden om praktische redenen een
aantal uitzondering gemaakt zoals hiervoor al uiteengezet is.Het openbaar lichaam het Brabants Historisch Centrum voert onder meer de taken
uit die aan een beheerder van een archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten
het archiefwettelijke beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft het
Brabants Historisch Centrum als taak de zorgdragers te adviseren over een aantal
archiefwettelijke zorgtaken die door de zorgdragers uitgeoefend (blijven)
worden.Op basis van het derde lid, sub d, kunnen een of meer partners ook andere taken
opdragen die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede
lid van dit artikel bedoeld zijn. Voor financiering van deze taken uit de
algemene middelen van het Brabants Historisch Centrum is vereist dat deze taken
zijn beschreven en genoemd in een door de partners goedgekeurd beleidsplan en
goedgekeurde begroting. Daarnaast is het mogelijk dat het Brabants Historisch
Centrum op uitdrukkelijk afzonderlijk verzoek van één of meerdere partners een
taak verricht. Het Brabants Historisch Centrum is slechts tot uitvoering hiervan
gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende
middelen ter beschikking stelt (zie artikel 16, zevende lid).Tot het moment van instelling van het Brabants Historisch Centrum was de
rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Noord-Brabant een onderdeel van de
rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats maakte dus samen met alle andere
rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch deel uit van een
door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid met
betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat het
Brabants Historisch Centrum in juridisch organisatorische zin geen deel meer
uitmaakt van de rijksarchiefdienst is ervoor gekozen om in het vierde lid
uitdrukkelijk vast te leggen dat het Brabants Historisch Centrum het
archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister, gemeenten
en waterschappen gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer; het gaat
bijvoorbeeld om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota. Dat
beleid is dan ook uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige
en jaarlijkse beleidsplannen en begrotingsstukken.Het zesde lid is opgenomen ter garantstelling aan kredietverstrekkers (zie de
Circulaire Aansprakelijkheid voor schulden van openbare lichamen op grond van de
Wet Gemeenschappelijke Regelingen - BZK, 8 juli 1999).Artikel 3.Het wordt niet in het belang van de bezoekers geacht als aan de zich
langzamerhand landelijk ontwikkelende uniformiteit ten aanzien van de tarieven
afbreuk gedaan zou worden. Daarom is er uitdrukkelijk voor gekozen om voor de in
de artikelen 14 en 18 van de Archiefwet 1995 bedoelde kosten de tarieven te
volgen, die zijn vastgesteld door of namens de minister.Artikel 6.Met overeenkomstige toepassing van artikel 8, derde lid, van de WGR wordt in dit
artikel geregeld welke archiefwettelijke (zorg)taken van de overheden, die aan
het Brabants Historisch Centrum zijn overgedragen door het algemeen bestuur
worden uitgeoefend. Vastgelegd is tevens dat het algemeen bestuur de directeur
benoemt. Het algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris,
gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris met inachtneming van het daaromtrent
bepaalde in de Archiefwet 1995. Indien de directeur niet tevens rijksarchivaris,
gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris is dan moet een ander als zodanig
worden benoemd.Artikel 12.Het dagelijks bestuur stelt zelf de regels ten aanzien van zijn vergaderingen
vast. Hierbij kan het model dat de VNG heeft opgesteld inzake de vergaderingen
van burgemeesters en wethouders, voorzover dit nuttig en dienstig is, worden
gevolgd.Artikel 14.Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor
alle duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die
van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 31, tweede
lid, eveneens de handtekening van de directeur krijgen. Artikel 16.In aansluiting op artikel 16, eerste lid van de Regeling openbaar lichaam
Brabants Historisch Centrum wordt bepaald dat de minister, de raden van de
gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen, op basis van een
goedgekeurde begroting, een jaarlijkse bijdrage verstrekken, ter uitvoering van
deze regeling.Structurele bijdragen
De jaarlijkse structurele bijdragen (inclusief huurlasten) van de
partners in de regeling zijn, vanwege de overzichtelijkheid, vermeld in
de bijlage bij de regeling. Deze bijdragen hebben het karakter van een
vast budget.
De partners maken vierjaarlijks afspraken met het Brabants Historisch
Centrum. Binnen die kaders dient zich de jaarlijkse begroting te
bewegen. Na de jaarlijkse verantwoording wordt de bijdrage definitief
vastgesteld. Verwezen wordt naar het Algemeen deel van deze toelichting
onder Begrotingscyclus.
De structurele bijdrage kan jaarlijks in verband met loon- en
prijsontwikkelingen worden aangepast met een door de minister vast te
stellen percentage. De structurele bijdragen van de gemeenten en de
waterschappen worden in verband met loon- en prijsontwikkelingen
jaarlijks verhoogd met een percentage dat voor dit doel is
vastgesteld.
De bijdrage vangt aan op het moment dat de regeling ‘Brabants Historisch
Centrum’ in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van
een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend, met
ingang van de eerste dag van de maand waarin de regeling wordt
afgekondigd.
Het Rijk, de gemeenten en de waterschappen zullen er steeds voor
zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen expliciet in hun respectieve
begrotingen worden opgenomen.
Incidentele bijdragen-De incidentele bijdragen en de verleende garanties in het kader van de start
van de nieuwe organisatie, zijn eveneens geregeld in de afzonderlijke
bijlage.In het vierde lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de
inbreng van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door
het Rijk aan het Brabants Historisch Centrum worden overgedragen is de
beleidslijn 'overdracht van vermogensbestanddelen' van het ministerie van
Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet worden afgerekend
over de overgedragen vermogensbestanddelen. In lid vijf wordt vermeld dat bij
gewijzigde financiering zo veel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door
het Brabants Historisch Centrum te verrichten taken. In het zesde lid wordt
bepaald dat de huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het
Rijksarchief met het inwerkingtreden van deze regeling wordt omgezet in een
huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Brabants Historisch
Centrum. In het zevende lid wordt bepaald dat de financiering van het Brabants
Historisch Centrum geschiedt onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever
voldoende gelden fourneert. Het achtste lid regelt dat als een opdrachtgever een
bijzondere opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2) de kosten
hiervan gedragen worden door de opdrachtgever.Artikel 17.De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
wordt voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de
beschikbare begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de
verschillende terreinen van de cultuur worden toegewezen (uiteraard onder het
voorbehoud dat de begrotingswetgever jaarlijks met die voornemens instemt). Ook
de financiering van de Rijksarchiefdienst die weer mede bepalend is voor de
financiering van het Brabants Historisch Centrum loopt in dat traject mee. Om
die reden is geregeld dat het Brabants Historisch Centrum een meerjarenbegroting
en beleidsplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan
maken de minister, gemeenten en waterschappen resultaatafspraken met het
Brabants Historisch Centrum (vierde lid).Artikel 18.Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op.
Deze begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. De begroting
dient inzicht te geven in de baten en lasten van de afzonderlijke activiteiten
en de beoogde resultaten van dat jaar. Omdat de overheden zo veel mogelijk
willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt
en dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.Artikel 19.Het kan zijn dat de ingediende (meerjaren)begroting gewijzigd dient te worden
bijvoorbeeld omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn
of als gevolg van gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient de procedure van
artikel 18 zoveel mogelijk doorlopen te worden.Artikel 21.De jaarrekening en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van
rekening en verantwoording tegenover de minister, gemeenten en waterschappen.
Die stukken omvatten ten minste een overzicht van inkomsten en uitgaven
(exploitatierekening), een balans, alsmede een toelichting op beide stukken.
Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen
van de afdelingen 1 tot en met 6 van Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek.
De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd.
De jaarrekening en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op
rechtmatigheid onderzocht. Zie ook de toelichting op artikel 25.Artikel 25.De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting
van de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de
aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn voor de minister, gemeenten en
waterschappen van belang voor de beoordeling van de wijze waarop het Brabants
Historisch Centrum de opgedragen taak behartigt en meer in het bijzonder voor de
beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten, bedoeld in artikel 17. Ook
kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit van de
accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen nog
nadere regels worden gesteld. Hierbij zal rekening worden gehouden met Boek 2,
titel 9 van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Subsidieverordening
Noord-Brabant en kan desgewenst gebruik worden gemaakt van het ‘Handboek
financiële verantwoording Historische Centra’ van de RijksArchiefdienst of het
‘Het handboek verantwoording cultuursubsidies’ van het Ministerie van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap. Artikel 26.Bij dit artikel gaat het om de archieven die door het Brabants Historisch
Centrum zelf gevormd worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van
een gemeenschappelijke regeling een voorziening te treffen omtrent de zorg voor
de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige bepaling wordt die
verplichting nagekomen.Artikel 27.Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister, de gemeenten en de
waterschappen voor de staat van de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen
dat de minister, de gemeenten en de waterschappen te allen tijde toezicht daarop
kunnen uitoefenen.Artikel 29.De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere
namen bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt, zich
houdt aan de voorgedragen volgorde.Artikel 30.Uit artikel 30 blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden verbonden aan het
archiefbeheer alsmede archiefwettelijke taken en bevoegdheden die aan het
Brabants Historisch Centrum zijn overgedragen in hoofdzaak in handen gelegd zijn
van de directeur.Artikel 33.Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een
eenduidige rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling
is gekozen voor het toepassen van de rechtspositieregeling van de provincie
Noord-Brabant.Artikel 34.Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is en dat het
werkgebied van de rijkspartner, het rijksarchief in de provincie Noord-Brabant,
in deze gemeenschappelijke regeling de gehele provincie Noord-Brabant bestrijkt,
wordt de mogelijkheid van toetreding tot deze regeling van andere partners die
werkzaam zijn op het terrein van het cultureel erfgoed nadrukkelijk
opengehouden.Artikel 39.De inwerkingtreding is gekoppeld aan de inschrijving van de regeling
overeenkomstig artikel 26 WGR. Inschrijving zal evenwel pas kunnen plaatsvinden
nadat de gemeenten de goedkeuring van de provincie (artikel 36 WGR) hebben
verkregen en de minister via de procedure van artikel 97, tweede lid, WGR de
instemming van het parlement heeft verkregen.
Toelichting op de Regeling Brabants Historisch Centrum