CVDR20520_1Archiefverordening gemeente Uden 2006nlregelingUden2018-06-21UdenInfopagina 29-09-2006Archiefverordening gemeente Uden 2006artikel 30, eerste lid van de Arxhiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2006-09-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2006-10-012018-05-17Nieuwe regeling2006/69geenArchiefverordening gemeente Uden van april 2006, vervalt.Archiefverordening gemeente Uden 2006De Raad van de gemeente Uden;overwegende dat het noodzakelijk is een regeling vast te stellen
betreffende de zorg van het College van burgemeester en wethouders voor
de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen;gelezen het voorstel van het College van burgemeester en wethouders van
8 augustus 2006;gelet op de artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en
277);b e s l u i tvast te stellen de1.Algemene bepalingen1.In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet : de Archiefwet 1995;
het besluit : het Archiefbesluit 1995;
gemeentelijke organen : de overheidsorganen bedoeld in artikel
1, sub b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats : de in artikel 31 van de wet bedoelde
gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaats
die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het
Brabants Historisch Informatie Centrum BHIC);
de archivaris : de in artikel 32, derde lid van de wet bedoelde
gemeentearchivaris die als zodanig is aangewezen door het
bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum
(BHIC);
beheerders : degene die ingevolge artikel 3 en 4 is belast met
het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht;
beheerseenheid : het/de door het College van burgemeester en
wethouders als zodanig aan te wijzen
organisatieonderdeel/organisatieonderdelen;
informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
de gemeenschappelijke regeling : het Brabants Historisch
Informatie Centrum (BHIC)
II.De zorg van het College van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2.Het College van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het
inrichten en instandhouden voldoende en doelmatige archiefruimten.3.Het College van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het
aanwijzen van de beheerder/beheerders.4.Het College van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de
aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden
verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en
documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.5.1.Het College van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat
de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt
op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden is
gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.6.Het College van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat
jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter
bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn
verbonden.7.Het College van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.8.Het College van burgemeester en wethouders doet éénmaal per jaar aan de
Raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.III.Slotbepalingen9.1.Deze verordening treedt in werking met ingang van de
3e
dag na bekendmaking.2.Met ingang van deze datum vervalt de
Archiefverordening gemeente Uden 2006 van 20 april
2006.10.Deze verordening kan worden aangehaald als 'Archiefverordening gemeente
Uden 2006'.Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 september 2006.De Raad voornoemdde griffier de voorzitterToelichting Archiefverordening gemeente Uden 2006AlgemeenDe gemeenten die deelnemen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)
blijven verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de
integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het
beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en
bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:
het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid,
Archiefwet 1995);
het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden
die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar
te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);
de benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid,
Archiefwet 1995);
het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31
Archiefwet 1995)
het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet
1995).
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet
1995.Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het College van
burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke
organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht
op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC
waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.Deze verordening is voor zover noodzakelijk aangepast aan de dualisering van de
medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006.In algemene zin is vanaf die datum niet langer de gemeenteraad bevoegd om de
archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze
bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van burgemeester en
wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de
archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit
Informatiebeheer.Voor de deelnemende gemeenten aan het BHIC is het niet noodzakelijk de
archiefverordening op dit punt te wijzigen, omdat deze taken en bevoegdheden
zijn overgedragen aan het bestuur van het BHIC.Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002,
gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat
is ook in deze versie aangepast.Artikelsgewijze toelichtingArtikelsgewijze toelichtingArtikel 1.Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2.De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001,
verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde
lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige ien
inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten
voldoen.Artikel 3.De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit InformatiebeheerArtikel 5.De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse
Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11
tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en
de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel
bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit
overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten
voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid
bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te
voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte
stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 7.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.Artikel 8.Jaarlijks wordt aan de Raad verslag gelegd.A.Toepassingsregister
Jaartal-Volgnr.OnderwerpVaststellingBekendmakingInwerkingtreding Voorbe-reidings-afdeling2006-Archiefverordening gemeente Uden 2006VB
Versie 1. 4 juli 2006Inhoudsopgave BlzHoofdstuk 1. Algemene bepalingen 1Hoofdstuk II. De zorg van het College van burgemeester en wethouders voor
de archiefbescheiden 2Hoofdstuk III. Slotbepalingen 3Toelichting Archiefverordening gemeente Uden 2006 1Artikelsgewijze toelichting 2