Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Dit instellingsbesluit verstaat onder:
College:
Het college van burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht;
Wethouder:
De wethouder sport;
Sportraad Stichtse Vecht
De, door het college ingestelde, onafhankelijke adviescommissie ex artikel 84 van de Gemeentewet.
Artikel 2. Missie en visie van de Sportraad
- 1.
De Sportraad Stichtse Vecht wil op basis van eigen kennis en contacten met de georganiseerde en ongeorganiseerde sporters, de sportbeoefening in de gemeente stimuleren;
- 2.
De Sportraad stelt zich ten doel dat alle actoren in de gemeente Stichtse Vecht een proactief sportbeleid voeren en uit dragen, gericht op een eigentijdse beoefening en facilitering van de breedte- en topsport in de gemeente met als resultaat dat een optimale sportbeoefening voor alle inwoners mogelijk is en blijft;
- 3.
De Sportraad zal – als adviserend/ toetsend orgaan en klankbord - gevraagd en ongevraagd het college adviseren ter zake bovenstaande;
- 4.
Hij doet dit vanuit een onafhankelijke positie.
Artikel 3. Rechtsvorm
De Sportraad Stichtse Vecht is een commissie ex artikel 84 van de Gemeentewet.
Adviescommissies ex artikel 84 van de Gemeentewet
Een adviesraad ex artikel 84 GW is ingesteld door een bestuursorgaan en heeft geen rechtspersoonlijkheid. De taken, de organisatie en de spelregels zijn neergelegd in een instellingsbesluit en kunnen eventueel uitgebreid worden in een reglement. Het is niet aan de orde hiervoor stichtingen op te richten. In tegenstelling tot de andere categorieën adviesraden komen deze commissies, gezien hun status en verankering in de Gemeentewet, niet voor subsidiëring in aanmerking. Het ligt in de rede om de eventuele financiële ondersteuning van hun activiteiten daarom via een werkbudget te regelen.
In principe wordt van zo’n commissie een eensluidend advies verwacht.
Het is niet toegestaan dat leden van een gemeentelijk bestuursorgaan of daarvan afgeleide gremia lid worden van een adviescommissie die is ingesteld door een ander bestuursorgaan. Deze uitsluiting geldt ook voor medewerkers van de gemeente.
Artikel 4. Uitgangspunten
Met de instelling van de Sportraad stelt de gemeente zich het volgende ten doel:
- 1.
De Sportraad behartigt de belangen van ‘Sport en bewegen in de gemeente Stichtse Vecht’ in de breedste zin van het woord. Daarbij heeft hij ook oog voor die groepen die relatief de minste kans hebben om aan sportactiviteiten deel te nemen;
- 2.
De Sportraad draagt bij aan een goede kwaliteit van het lokaal sportbeleid en de uitvoering daarvan, via het geven van gevraagde en ongevraagde adviezen aan het college;
- 3.
De Sportraad signaleert voor het college wensen en ontwikkelingen onder de inwoners en maatschappelijke organisaties die van invloed kunnen zijn op de verdere vormgeving van het gemeentelijk sportbeleid;
- 4.
De Sportraad onderhoudt contacten met de sportverenigingen in de gemeente Stichtse Vecht.
Artikel 5. Samenstelling Sportraad
De Sportraad:
- 1.
bestaat uit minimaal 7 en maximaal 10 leden, waarvan:
- a)
één, doch maximaal drie onafhankelijke leden, met aantoonbare affiniteit voor de sport;
- b)
zeven, doch minimaal 4 leden, voortkomende uit de sportverenigingen in de gemeente Stichtse Vecht.
- 2.
Bij de samenstelling van de Sportraad wordt er rekening mee gehouden dat zowel binnen- als buitensportverenigingen en grote en kleine verenigingen zo goed mogelijk vertegenwoordigd zijn. Ook wordt er rekening mee gehouden dat de verschillende woonkernen zo veel mogelijk evenredig vertegenwoordigd zijn.
- 3.
De leden:
- a)
zijn inwoners van de gemeente Stichtse Vecht die op persoonlijke titel en zonder last of ruggespraak zitting hebben in de Sportraad;
- b)
zijn aantoonbaar betrokken bij en/of hebben affiniteit met ontwikkelingen op (deel)gebieden van het sportbeleid en/of de uitvoering ervan;
- c)
treden enthousiast en actief op vanuit het burger- en/of cliëntenperspectief en hebben oog voor de belangen van de verschillende doelgroepen;
- d)
hebben bij voorkeur organisatorische en/of bestuurlijke ervaring en kunnen praktisch en beleidsmatig denken, communiceren en adviseren;
- e)
kunnen zich verenigen met positie en rol van de Sportraad ten opzichte van de gemeente Stichtse Vecht.
Artikel 6. Benoeming en zittingsduur van voorzitter en leden
- 1.
De leden van de Sportraad worden benoemd door het college;
- 2.
De Sportraad benoemt uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester;
- 3.
De voorzitter vertegenwoordigt de Sportraad;
- 4.
Bij vacatures vindt er een sollicitatieprocedure plaats;
- 5.
Kandidaten kunnen via een oproep in de (gemeentelijke) media of via de Sportraad geworven worden;
- 6.
De zittingsduur van de voorzitter en de leden is maximaal vier jaar, te beginnen op de benoemingsdatum van het lid;
- 7.
Er is een rooster waarin de roulatie van het aftreden van de leden is vastgelegd;
- 8.
De zittende voorzitter en leden zijn éénmaal herbenoembaar voor eenzelfde periode;
- 9.
De zittingsduur blijft vooralsnog van kracht totdat in hun opvolging is voorzien;
- 10.
De kandidaatstelling voor en benoeming van opvolgers geschiedt, indien mogelijk, binnen drie maanden nadat de zittingsduur als genoemd in het zesde lid is verstreken;
- 11.
De kandidaatstelling voor en benoeming van een vervanger geschiedt, indien mogelijk, binnen twee maanden nadat de plaats is opengevallen;
- 12.
Het lid dat niet meer voldoet aan de benoemingscriteria voor de Sportraad treedt op dat moment af als lid van de Sportraad (het college wordt hiervan op de hoogte gesteld);
- 13.
Het is toegestaan om twee kandidaten voor één plaats in de Sportraad voor te dragen, zij wonen na hun benoeming de Sportraadvergaderingen dan per toerbeurt bij; zij hebben slechts één stem;
- 14.
Het lidmaatschap van de Sportraad kan te allen tijde op eigen verzoek worden beëindigd (het college wordt hiervan op de hoogte gesteld);
- 15.
Het college is bevoegd om de benoeming van één of meer leden van de Sportraad in te trekken;
- 16.
Opheffing van de Sportraad kan slechts geschieden bij besluit van het college, gehoord de Sportraad.
Artikel 7. Taken en bevoegdheden van de Sportraad
De Sportraad heeft de volgende taken:
- 1.
Het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het college over onderwerpen op het terrein van sport en daaraan gerelateerde terreinen;
- 2.
Het, in overleg met de betrokken afdelingen van de gemeente, adviseren over de inzet van het budget “groot onderhoud buitensportaccommodaties”;
- 3.
Die taak vorm en inhoud te geven door:
- a)
Het onderhouden van contacten met de in de gemeente Stichtse Vecht aanwezige sportverenigingen en overige (maatschappelijke) instellingen;
- b)
Het volgen en kennis nemen van landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen die samenhangen of raakvlakken hebben met sport;
- c)
Het inzetten van die kennis in combinatie met eigen deskundigheid en/of (persoonlijke) ervaringen voor de verdere kwaliteitsverbetering van het gemeentelijk sportbeleid en de uitvoering ervan;
- 4.
Het organiseren en structureren van de werkzaamheden, waaronder:
- a)
Het toedelen van functies en taken aan de leden;
- b)
De Sportraad kan voor deelterreinen een werkgroep instellen;
- c)
Het opstellen, beheren en verantwoorden van een door het college te accorderen begroting;
- d)
Het desgewenst voorzien in (externe) administratieve ondersteuning.
Artikel 8. Facilitering
De gemeente kan op verzoek van de Sportraad ondersteuning bieden in de vorm van een aantal faciliteiten, te weten:
- 1.
Het gevraagd en ongevraagd doen toekomen van op de taakstelling gerichte informatie;
- 2.
Het beschikbaar stellen van op de doelgroepen van de Sportraad toegesneden informatiemateriaal;
- 3.
Het onder voorwaarden, waaronder het opstellen van een begroting en jaarrekening, toekennen van een jaarlijks vast te stellen werkbudget;
- 4.
Toewijzing van een contactambtenaar als:
- a)
intermediair tussen college, gemeentelijke afdelingen en de Sportraad;
- b)
informant en adviseur voor de Sportraad;
- 5.
Ruimte en vergaderfaciliteiten voor vergaderingen van de Sportraad.
Artikel 9. Vergaderingen, vergaderorde en besluitvorming
- 1.
- a)
De Sportraad vergadert minimaal zes maal per jaar of zoveel meer als nodig is;
- b)
De leden worden geacht bijeenkomsten ter voorbereiding van een gevraagd advies bij te wonen, bijzondere omstandigheden daargelaten;
- c)
De vergaderingen zijn openbaar. De Sportraad kan besluiten een besloten vergadering te houden.
- 2.
- a)
De secretaris roept de leden voor een vergadering bijeen;
- b)
De agenda en bijbehorende stukken worden tijdig (tenminste zeven dagen) voor de vergadering aan de leden toegezonden;
- c)
Ieder lid heeft het recht, via de voorzitter, schriftelijk voorstellen aan de Sportraad te doen;
- d)
De voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk één werkdag voor de vergadering aan de leden toegezonden. Indien de Sportraad over de behandeling van deze voorstellen niet onmiddellijk beslist, vindt die plaats in de eerstvolgende vergadering;
- e)
Ieder lid heeft het recht voorstellen betreffende orde van de vergadering te doen;
- f)
De Sportraad kan, via de contactambtenaar, de portefeuillehouder en/of ambtenaren evenals externe deskundigen in zijn vergadering uitnodigen voor het geven van toelichtingen of advies en/of het deelnemen aan een discussie;
- g)
Leden van andere bestuursorganen (burgemeester, wethouders, raadsleden) kunnen alleen als toehoorder bij de openbare vergaderingen van de Sportraad aanwezig zijn.
- 3.
- a)
De Sportraad kan alleen besluiten nemen indien tenminste de helft van de leden ter vergadering aanwezig is. Dit quorum wordt bij aanvang van de vergadering vastgesteld en opgenomen in het verslag van die vergadering;
- b)
De leden van de Sportraad hebben zonder last of ruggespraak stemrecht;
- c)
Stemmen bij volmacht is niet toegestaan;
- d)
Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen;
- e)
Bij vaststelling van het resultaat van de stemming worden blanco stemmen dan wel onthoudingen geacht niet te zijn uitgebracht, behoudens de procedure beschreven in lid “f” van dit artikel;
- f)
Een voorstel wordt geacht te zijn verworpen, indien het aantal blanco uitgebrachte stemmen dan wel onthoudingen groter is dan het totaal aantal uitgebrachte stemmen dat voor en tegen het voorstel is uitgebracht;
- g)
Bij staking van stemmen vindt op een door de voorzitter nader te bepalen tijdstip (maar niet tijdens dezelfde vergadering) herstemming plaats. Indien ook in dit geval de stemmen staken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen;
- h)
Stemming over zaken geschiedt mondeling of via handopsteken, over personen schriftelijk;
- i)
Minderheidsstandpunten worden op verzoek toegevoegd aan de besluitenlijst dan wel aan het voorstel/advies.
Artikel 10. Periodiek overleg wethouder
- 1.
De wethouder en een delegatie van de Sportraad hebben minimaal éénmaal per jaar een periodiek overleg;
- 2.
De voorzitter van de Sportraad en de contactambtenaar bereiden de conceptagenda voor dat overleg voor.
Artikel 11. Verantwoording en verslag
- 1.
De verslagen van de vergaderingen van de Sportraad worden aan de wethouder toegezonden;
- 2.
Over het afgelopen kalenderjaar biedt de Sportraad het college jaarlijks voor 1 april een inhoudelijk jaarverslag aan, inclusief een financiële verantwoording over het ingezette werkbudget.
Artikel 12. Vergoedingen
De leden hebben recht op een door de Sportraad vast te stellen onkostenvergoeding (niet zijnde vacatiegelden) en een vergoeding voor reis- en verblijfkosten. De Sportraad betaalt deze onkostenvergoedingen uit het door de gemeente beschikbaar gestelde werkbudget.
Artikel 13. Slotbepalingen
- 1.
In gevallen die de uitvoering van dit instellingsbesluit betreffen en waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.
- 2.
Het college maakt het bestaan van de Sportraad algemeen bekend en publiceert het Instellingsbesluit op de gebruikelijke wijze.
- 3.
De Sportraad evalueert jaarlijks zijn functioneren en de uitvoering van zijn taakstelling.
Artikel 14. Citeertitel
- 1.
Dit instellingsbesluit kan worden aangehaald als: Instellingsbesluit Sportraad Stichtse Vecht 2011;
- 2.
Dit instellingsbesluit treedt in werking op 16 december 2011 onder gelijktijdige intrekking van het instellingsbesluit sportraad Maarssen 2009 d.d. 21 juli 2009.
Aldus vastgesteld in de vergadering dd. 6 december 2011,
Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht
gemeentesecretaris wnd. burgemeester