Verordening op de auditcommissie gemeente Heiloo 2012

Artikel 1 Instelling en begrippen

• 1

  Er is een auditcommissie.

• 2

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    raad: de gemeenteraad;

  • b.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • c.

    commissie: de auditcommissie;

  • d.

    wet: de Gemeentewet;

  • e.

    accountant: de in de Controleverordening gemeente Heiloo bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • f.

    griffier: de griffier van de raad of diens waarnemer.

Artikel 2 Doel

• 1

  De commissie heeft als doel:

  • a.

    afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in de Controleverordening gemeente Heiloo en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in deze verordening;

  • b.

    overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant.

• 2

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken

• 1

  De commissie heeft als taken:

  • a.

    het voorbereiden en het adviseren van de raad over de aanbesteding van de accountantscontrole;

  • b.

    het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 2 van de Controleverordening gemeente Heiloo;

  • c.

    het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • d.

    de jaarlijkse voorbereiding van de door de raad vast te stellen aanwijzingen voor de accountantscontrole;

  • e.

    het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

  • f.

    het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant;

  • g.

    het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

  • h.

    het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;

  • i.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • j.

    het voeren van afstemmingsoverleg met (voorzitter van) de rekenkamercommissie over het jaarverslag, monitoring van gedane en bespreking van voorgenomen onderzoeken van de rekenkamercommissie;

  • k.

    het bespreken van ingekomen onderzoeken van de rekenkamercommissie en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek;

  • l.

    het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken (213a) van het college.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

• 1

  De commissie bestaat uit minimaal drie raadsleden.

• 2

  De leden worden voorgedragen door de raadsfracties en door de raad benoemd.

• 3

  De commissie benoemt de voorzitter uit haar midden.

• 4

  De griffier is secretaris van de commissie.

• 5

  De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken (een gedeelte van) de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 6

  Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de controller en de accountant.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1

  De voorzitter en leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd.

• 2

  De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.

• 3

  De raad kan een lid van de commissie ontslaan, wanneer dat lid naar het oordeel van de raad in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie.

• 4

  De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als commissielid door schriftelijke kennisgeving aan de raad.

• 5

  Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien op voordracht van de raadsfracties.

Artikel 6 Voorzitter

• 1

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij  ondersteund door de secretaris.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

• 1

  De commissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan de raad.

• 2

  De commissie vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter of twee van haar leden dit noodzakelijk achten.

• 3

  De voorzitter deelt ten minste een week van tevoren schriftelijk aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.

• 4

  De commissie neemt geen besluiten indien minder dan driekwart van de leden van de commissie aanwezig is.

• 5

  De commissie besluit bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.

• 6

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 7

  De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 8

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt.

• 9

  De verslagen worden ter kennisname aangeboden aan de raad en het college.

• 10

  Verslagen van niet openbare vergaderingen worden ter kennisname gebracht aan de raad en het college.

Artikel 8 Informeren raad

• 1

  De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1

  De verordening wordt aangehaald als “Verordening auditcommissie Heiloo 2012”.

• 2

  De verordening wordt aan het einde van de zittingsperiode van de raad geëvalueerd.

• 3

  Deze verordening treedt in werking op 7 februari 2012.