Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Heiloo

Verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente van Heiloo 2014

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Heiloo
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente van Heiloo 2014
Citeertitel	Verordening op de raadscommissies van de gemeente Heiloo 2014
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	Raadscommissies

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

De Verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente Heiloo vastgesteld bij raadsbesluit van 6 juli 2010 wordt ingetrokken.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 82, eerste lid

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
02-06-2014		29-03-2018	wijziging regeling	02-06-2014 Uitkijkpost, 11 juni 2014	14-5947
06-07-2010			nieuwe regeling	05-07-2010 Onbekend.	10 9022

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente van Heiloo 2014

De raad van de gemeente Heiloo;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet ;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente van Heiloo 2014

Hoofdstuk 1 BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
b.
voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens vervanger;
c.
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens vervanger;
d.
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

Artikel 2 Instelling raadscommissies

1.
Er is een raadscommissie Maatschappelijke Zaken, die adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: onderwijs, sport, volkshuisvesting, welzijn en maatschappelijke zorg (inclusief bijstand, ouderenbeleid, jeugdbeleid, medische zorg, etc.) en de dienstverlenende zaken van de publieksbalie.
2.
Raadscommissie Bestuurlijke Zaken, die adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: algemeen bestuurlijke zaken, openbare orde, veiligheid en handhaving, financiën, economische zaken, personeel en organisatie, communicatie en informatievoorziening, en raads- en commissieoverstijgende zaken.
3.
Raadscommissie Openbare Ruimte, die adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: ruimtelijke ordening, grondexploitaties, openbare werken, milieu en verkeer.
4.
Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp in de afzonderlijke raadscommissies besproken, tenzij de voorzitters van de betrokken raadscommissies in overleg beslissen dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd of de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt.
5.
Indien een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd, vervult de voorzitter van de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

Artikel 3 Taken

Een raadscommissie:

a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4 Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

1.
Een raadscommissie bestaat uit één lid per fractie.
2.
De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd..
3.
Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. De Gemeentewet artikelen 10 , 11 , 12 , 13 en 15 zijn van overeenkomstige toepassing op (plv.) commissieleden, die geen raadslid zijn.
4.
De raad benoemt op voordracht van een fractie voor iedere raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de desbetreffende raadscommissie.
5.
Raadscommissieleden en plaatsvervangende raadscommissieleden, niet zijnde raadsleden leggen in de handen van de voorzitter, na benoeming door de raad, de eed dan wel de verklaring en belofte af.
6.
De raad benoemt uit zijn midden de commissievoorzitters en hun eerste en tweede plaatsvervangers.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Een commissielid en zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn van een raadscommissie als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
5.
Een commissielid en zijn plaatsvervanger en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk en ondertekend mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling.
7.
Als een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd, van rechtswege.

Artikel 6 De commissiegriffier

1.
De griffier van de raad benoemt ter ondersteuning van iedere raadsommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier.
2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
3.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2 VERGADERINGEN

Artikel 7 Oproep en voorlopige agenda

1.
De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieledenleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, via het digitale raadsinformatiesysteem en maakt dit openbaar. Ook worden de stukken met de achterliggende stukken (o.a. adviezen B&W) in de leeskamer gelegd. Als omtrent de inhoud van de stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeetewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken verzonden in een gesloten envelop voorzien van het predicaat “GEHEIM”. Deze gesloten envelop wordt in een envelop gestoken die voorzien is van de naam van het geadresseerde raadslid of (plv) commissielid.
2.
Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden conform de werkwijze beschreven in lid 1.

Artikel 8 Aanvulende agenda; vaststellen agenda

1.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van de raad verzonden via het digitale raadsinformatiesysteem en openbaar gemaakt.
2.
Als omtrent de inhoud van de stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken verzonden in een gesloten envelop voorzien van het predicaat “GEHEIM”. Deze gesloten envelop wordt in een envelop gestoken die voorzien is van de naam van het geadresseerde raadslid of (plv) commissielid.
3.
Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9 Ter inzage leggen van stukken

1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder in het Informatiecentrum van het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk in een openbare kennisgeving via het raadsinformatiesysteem.
2.
In afwijking van artikel 8, tweede lid, van dit reglement, worden in uitzonderlijke gevallen waarom Burgemeester en Wethouders expliciet en gemotiveerd hebben verzocht, stukken bedoeld in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, voor de leden van de raad ter inzage gelegd. De stukken liggen dan in een afgesloten kast in de leeskamer, waarvan alleen de raadsleden, (plv) commissieleden en de griffie een sleutel en de toegang hebben.

Artikel 10 Openbare kennisgeving

1.
De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in de Uitkijkpost, het nieuwsblad voor Heiloo en omstreken, en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
  de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;
- b.
  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
- c.
  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17.
3.
Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 11 Presentielijst

1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
2.
Voor binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12 Vergaderfrequentie, opening vergadering en quorum

1.
In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie:
- a.
  Maatschappelijke Zaken plaats op maandag;
- b.
  Bestuurlijke Zaken plaats op dinsdag;
- c.
  Openbare Ruimte plaats op woensdag.
2.
De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 20.00 uur en vinden plaats in de raadzaal van het gemeentehuis. De vergaderingen eindigen in principe om 23.00 uur. Indien de voorzitter het nodig acht kan de voorzitter de commissie voorstellen de vergadering toch voort te zetten na 23.00 uur. De meerderheid van de aanwezige leden van de commissie moet instemmen met het voorstel van de voorzitter. Bij een even aantal stemmen geeft de voorzitter de doorslag. Indien de agenda niet is afgerond dan doet de voorzitter een voorstel voor een vervolgvergadering, uiterlijk een week na de eerste vergadering.
3.
Een raadscommissie vergadert voorts:
- a.
  als haar voorzitter het nodig acht, indien mogelijk na consultatie van de raadscommissie;
- b.
  of als tenminste twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.
4.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de (commissie)griffier.
5.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
6.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering, tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
7.
Op een vergadering, bedoeld in het zesde lid, is het vijfde lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 13 Besluitenlijst

1.
De commissiegriffier draagt zorg voor de besluitenlijsten (terugkoppelingen) van de commissievergaderingen.
2.
De besluitenlijst bevat in ieder geval :
- a.
  de namen van de commissievoorzitter, de (commissie)griffier, de burgemeester en de wethouders, en de ter vergadering aanwezige commissieleden alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
  een vermelding van welke leden afwezig waren;
- c.
  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
  een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden die zich niet uitgelaten hebben;
- e.
  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
- f.
  een vermelding van de toezeggingen, gedaan door de wethouders, burgemeester, voorzitter, commissieleden en (commissie)griffier.
3.
De besluitenlijst wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de commissiegriffier.
4.
De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk aan het eind van de vergaderweek verzonden aan de raad via het digitale raadsinformatiesysteem en openbaar gemaakt op de website.

Artikel 14 Advies; geen stemmingen

1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden van de raadscommissie op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
2.
In het advies worden de standpunten van alle fracties en commissieleden, die geen raadslid zijn opgenomen.
3.
In een commissievergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15 Aantal spreektermijnen

1.
De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Elke spreektermijn wordt door de commissievoorzitter afgesloten.
3.
Een commissielid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4.
Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 17 Spreekrecht burgers

1.
Burgers kunnen het woord voeren (spreekrecht) in de commissievergadering.
2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
3.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
4.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
5.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.
6.
Na afloop van de discussie krijgt de inspreker de kans om een korte reactie te geven. 7. De tekst van de inspreker is, indien door de inspreker bij de (commissie)griffier aangeleverd, op te vragen bij de griffie.

Artikel 18 Handhaving orde en schorsing

1.
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering
2.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:
- a.
  de commissievoorzitter het nodig oordeelt hem aan het in acht nemen van dit reglement te herinneren;
- b.
  een commissielid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
3.
De commissievoorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
4.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
5.
- 1.
  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 19 Voorstel van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 20 Toepassing verordening op besloten vergaderingen*

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

* Zie ook Handreiking geheimhouding 2013, voor werkwijze en procedures.

Artikel 21 Besluitenlijst besloten vergadering

1.
Concept-besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid en gepubliceerd zoals besluitenlijsten van openbare commissievergaderingen, maar worden verzonden in een gesloten envelop voorzien van het predicaat “geheim”. Deze gesloten envelop wordt gestoken in een envelop, voorzien van de naam van de geadresseerde. De geheime besluitenlijst worden beschikbaar gesteld aan raadsleden, commissieleden, commissievoorzitter en de portefeuillehouder.
2.
Tijdens een volgende commissievergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijst.

Artikel 22 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 25 Intrekken oude verordening

De Verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente Heiloo vastgesteld bij raadsbesluit van 6 juli 2010 wordt ingetrokken.

Artikel 26 Inwerkingtreding en citeertitel

1
Deze verordening treedt in werking op 2 juni 2014.
2
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente Heiloo 2014.

Vastgesteld door de raad door de gemeenteraad van Heiloo in zijn openbare vergadering van 2 juni 2014.

TOELICHTING

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies De uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2014 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid,

van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Het is ook mogelijk om hiertoe in het eerste lid van dit artikel een bepaling op te nemen waarbij over het minimum en maximum aantal leden per fractie[, naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad]. Daar is Heiloo niet voor gekozen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het betreft een “burgerlid” niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.

Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name ook de kleine fracties – in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vierde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor hen gelden dezelfde eisen als voor commissieleden.

Om bij afwezigheid van de vaste voorzitter vervangingsproblemen zoveel mogelijk te voorkomen is in Heiloo gekozen voor een eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 5, eerste lid, recht op een eigen lid.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Onder een schriftelijke oproep mag wettelijk ook worden verstaan een digitale oproep of oproep via de website, als er wordt voldaan aan een aantal eisen:

i
Raadpleegbaarheid door partijen (document is opgemaakt in een algemeen bestandsformaat, dat te openen is door gebruikers/bezoekers website)
ii
Authenticiteit voldoende gewaarborgd
iii
Dateerbaarheid (datum moet af te leiden )

iv
Identificeerbaarheid (afzender moet duidelijk te identificeren zijn). De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze worden conform de Handreiking geheimhouding Heiloo 2013 verspreid.

Of ter inzage gelegd (artikel 9, derde lid).

Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt in de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad van Heiloo 2014

Artikel 3 Reglement van Orde van de gemeenteraad Heiloo, 2014: Er is per raadscommissie een agendacommissie die bestaat uit de voorzitter van de betreffende raadscommissie en de (commissie)griffier. De voorzitter van de raad en het fractievoorzitters overleg worden indien nodig geconsulteerd.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde lid.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke, lees als digitale oproep ter inzage aangeboden. Naast de fysieke terinzagelegging op het gemeentehuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de

Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.

Artikel 11. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 12. Vergaderfrequentie, opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden

genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de

raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 16. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad.

Het spreekrecht bij commissies geldt in Heiloo ook voor onderwerpen die niet op de agenda van de commissie staan.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich voor aanvang van de vergadering melden bij de (commissie)griffier. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts één maal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Net als bij de raad is de richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven. Zie ook Handreiking geheimhouding Heiloo 2013 .

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 23. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.