CVDR202412_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente AmstelveennlregelingAmstelveen2018-05-08AmstelveenOnbekendFinanciële verordening gemeente AmstelveenGemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2009-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-01-012016-01-01Nieuwe regeling09-67GeenDeze regeling vervangt de Financiële verordening gemeente Amstelveen, vastgesteld door de raad op 13 december 2006.Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het
financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente
Amstelveen1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
administratie : het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken
en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het
functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie
van de gemeente Amstelveen en ten behoeve van de verantwoording die
daarover moet worden afgelegd;
financiële administratie : het onderdeel van de administratie dat
omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen
betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de
organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover;
administratieve organisatie : het stelsel van organisatorische
maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden
van een goede bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten
behoeve van de verantwoordelijke leiding, en een goede werking van
de primaire processen;
financieel beheer : het uitoefenen van bestuur over en toezicht op
het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de
gemeente;
rechtmatigheid : het in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen;
doelmatigheid : het realiseren van prestaties met een zo beperkt
mogelijke inzet van middelen;
doeltreffendheid : de mate waarin de beoogde maatschappelijke
effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1 Begroting en verantwoording2Meerjarige financiële kaders1.Het college draagt zorg voor het vormgeven van een meerjarig financieel
kader, waarin opgenomen de, al of niet op basis van separate
raadsbesluiten vastgestelde, grondslagen van beleid met betrekking tot
het staand beleid, het raadsprogramma, het reserve-, activa- en
tarievenbeleid, ombuigingen en de verwachte
begrotingsontwikkelingen.2.De raad stelt dit kader vast.3Kadernota begroting1.Het college biedt ieder jaar een nota aan over de kaders voor het
volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.2.De raad stelt deze nota uiterlijk in de laatste raadsvergadering voor
het zomerreces vast.4Programmabegroting en jaarstukken1.De raad stelt bij aanvang van de nieuwe raadsperiode een
programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.2.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting:
de totale lasten en de totale baten per programma;
de totale lasten en de totale baten van de algemene
dekkingsmiddelen;
de investeringsvolumen, overeenkomstig de door het college
aangereikte investeringsplan. Het investeringsplan en de daaruit
voortkomende kredieten worden voor het komende begrotingsjaar
vastgesteld. Voor de drie daaropvolgende jaren zijn de opgegeven
bedragen indicatief van karkater;
de volumen van de betreffende jaarschijf van de
bouwgrondexploitaties en de locatieontwikkelingsprojecten, zoals
die bij de laatste actualisering (artikel 8, lid 1) zijn
vastgesteld;
het subsidieplafond.
3.De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante
indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording
over de gemeentelijk productie van goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.4.In de programmabegroting en programmarekening wordt per programma een
overzicht gegeven van de toedeling van de bestuurlijke producten.5Uitvoering en beheersing1.Op basis van de vastgestelde programmabegroting geeft het college de
directie opdracht tot uitvoering, met de ramingen per bestuurlijk
product als financieel kader.2.Het college vervaardigt een nota begrotingsbeheer, waarin het
referentiekader is geformuleerd waarbinnen de uitvoering van de
begroting door het college dient plaats te vinden. De raad stelt deze
nota vast.3.Het college vervaardigt middels de nota budgetbeheer financiële
beheersregels, waarbinnen het ambtelijk management de uitvoering van de
begroting ter hand neemt. Het college brengt deze nota ter kennis van de
betreffende raadscommissie.6Tussentijdse rapportage en informatie
Naast hetgeen voortvloeit uit de nota begrotingsbeheer (artikel 5,
lid 2) informeert het college de raad door middel van de
tijdvakrapportage over de tussentijdse stand van zaken omtrent de
realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.
De uitkomsten van de tijdvakrapportages worden aan de raad
aangeboden tijdig voor de behandeling van de begroting van het
komend begrotingsjaar.
De inrichting van de tijdvakrapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.
De rapportage gaat in op afwijkingen wat betreft de baten en de
lasten, de prestaties en, indien daar aanleiding voor is, de
maatschappelijke effecten. De rapportage heeft betrekking op de
onderdelen zoals genoemd in het tweede lid van artikel vier.
De raad wordt met ingang van 1 januari 2009 gedurende het jaar
tussentijds geïnformeerd door middel van een tweetal
tijdvakrapportages over de voortgang van het lopende begrotingsjaar.
De eerste tijdvakrapportage betreft een periode van de eerste vier
maanden en de tweede tijdvakrapportage betreft een periode van de
eerste 8 maanden van een jaar.
Titel 2 Financiele beleid en beheer7Materiële vaste activa1.In relatie met het meerjarig financieel kader, zoals bedoeld in artikel
2, draagt het college zorg, middels een (bijstelling van de) nota, voor
een actueel beleid met betrekking tot de materiële vaste activa. In deze
nota is in ieder geval opgenomen:
een inzicht voor de middellange termijn van de verwachte
jaarlijkse en meerjarige onderhoudskosten en de verwachte
onderhouds- en vervangingsinvesteringen met betrekking tot
activa met economisch nut en de inpassing daarvan in de
meerjarenraming van de gemeente;
een inzicht voor de middellange termijn van de verwachte
jaarlijkse en meerjarige onderhoud en vervanging van activa met
maatschappelijk nut;
de grondslagen van waardering en afschrijving (inclusief de
onderscheidene afschrijvingstermijnen).
2.De raad stelt de nota vast.3.a. In de paragraaf “onderhoud kapitaalgoederen” van de begroting geeft
het college een samenvattende schets van het vigerende beleidskader met
daarop de belangrijkste ontwikkelingen;
in de paragraaf “onderhoud kapitaalgoederen” in de jaarstukken
geeft het college een verslag van de stand van de
onderhoudssituatie in relatie tot het vigerend
beleidskader.
8Grondbeleid, grondexploitaties en locatieontwikkeling1.Het college legt vóór of gelijktijdig met de behandeling van de
jaarstukken de actualiseringen van de gronden in exploitaties en overige
locatieontwikkelingsprojecten voor, welke de raad vaststelt.2.Het college draagt zorg voor en besluit over een actuele
grondprijzentabel.3.a. In de paragraaf “grondbeleid” van de begroting beschrijft het college
het beleidskader;
in de paragraaf “grondbeleid” in de jaarstukken geeft het
college een verslag van de ontwikkelingen betreffende het
grondbeleid in relatie tot het vigerend beleidskader.
9Reserves en voorzieningen1.In relatie met het meerjarig financieel kader, zoals bedoeld in artikel
2, draagt het college zorg, middels een (bijstelling van de) nota, voor
een actueel beleid met betrekking tot reserves en voorzieningen.2.De raad stelt de nota vast.3.De nota behandelt in ieder geval:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding van voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de
voorzieningen.
4.Voor zowel de publiekrechtelijke als privaatrechtelijke vorderingen
wordt jaarlijks bij de opmaak van de jaarstukken een voorziening wegens
dubieuze vorderingen gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid
van de openstaande vorderingen naar ouderdom.5.a. In de paragraaf “weerstandvermogen” van de begroting wordt op basis
van de reserve en voorzieningenpositie van de gemeente Amstelveen de
weerstandscapaciteit bepaald. Een nadere toelichting op de belangrijkste
ontwikkelingen is opgenomen in een bijlage van de
programmabegroting;
in de paragraaf “weerstandsvermogen” in de jaarstukken wordt op
basis van de reserve en voorzieningenpositie de
weerstrandscapaciteit bepaald. De weerstandscapaciteit wordt
afgezet tegen de onderkende risico’s. Een nadere toelichting op
de belangrijkste ontwikkeling is opgenomen in een bijlage van de
programmarekening.
10Financieringsfunctie1.Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg
voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen
voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en
kredietrisico’s;
het zoveel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en
het bereiken van een marktconform rendement op de
uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten
bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
2.Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de in
het treasurystatuut opgenomen richtlijnen in acht.3.Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het
aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak
bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden. Het college motiveert
in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van
middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.4.Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het
eerste tot en met derde lid en legt deze regels, alsmede de regels voor
taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut. Het college
legt het treasurystatuut ter besluitvorming aan de raad.5.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
“financiering” in ieder geval verslag van:
de ontwikkeling van de financieringsbehoefte;
de rentevisie; c de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie.
11Lokale heffingen1.In relatie met het meerjarig financieel kader, zoals bedoeld in artikel
2, draagt het college zorg middels een (bijstelling van de) nota
tarievenbeleid. Deze nota behandelt in ieder geval:
de omvang en samenstelling van het pakket aan gemeentelijke
belastingen en heffingen;
het beleidskader en de relevante ontwikkelingen voor de
verschillende heffingen;
de kostendekkendheid van de heffingen;
de druk van de lokale belastingen en heffingen en de verdeling
daarvan;
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
2.De raad stelt de nota vast.3.Als onderdeel van de jaarlijkse begrotingscyclus vervaardigt het college
de tarievennota, met daarin de tariefsvoorstellen voor het komend
begrotingsjaar. De tariefsvoorstellen worden tegelijkertijd met de
begroting vastgesteld door de raad.4.a. In de paragraaf “lokale heffingen” van de begroting geeft het college
een samenvattende schets van het vigerende beleidskader met daarop de
belangrijkste ontwikkelingen; b in de paragraaf “lokale heffingen” in de jaarstukken geeft het
college een verslag van de ontwikkeling van de gemeentelijke lokale
heffingen in relatie tot het vigerend beleidskader.12Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
Hierbij draagt het college er zorg voor dat de lasten en baten
eenduidig en transparant zijn toegewezen aan de
begrotingsonderdelen. Bij de kostentoerekening worden naast de
directe kosten ook de indirecte kosten betrokken, die samenhangen
met de door de gemeente verleende diensten.
Dit systeem en de te hanteren kostenverdeelsleutels legt het college
in een nota vast en brengt die nota ter kennis van de betreffende
raadscommissie.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten
betreft een door de raad vastgestelde (meerjarige) rekenrente.
Titel 3 Financiele organisatie en administratie13Organisatie en bedrijfsvoering1.Het college stelt een bedrijfsfilosofie vast dat dient als kader en
leidraad voor de inrichting van de organisatie en de bedrijfsvoering en
voor de dagelijkse praktijk van besturen, leiding geven en werken. De
nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden.2.Het college draagt zorg voor en besluit over een eenduidige indeling van
de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de
gemeentelijke taken aan de verschillende organisatie-onderdelen.3.Het college draagt zorg voor een adequate scheiding van taken, functies,
bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne
controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte
informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.4.Het college draagt zorg voor en besluit over de verlening van mandaten
en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de
toegekende budgetten en investeringskredieten.5.Het college draagt zorg voor een adequate beschrijving van
werkprocessen.6.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
bedrijfsvoering verslag van de bestuurlijk relevante ontwikkelingen
betreffende de bedrijfsvoering.7.Het college draagt zorgt voor regels voor de verlening van décharge over
het gevoerde beheer.14Administratie1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel en in de verschillende
organisatieonderdelen;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen en schulden, enz.;
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende
budgetten en investeringskredieten en voor het maken van
kostencalculaties;
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking
tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet-
en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie;
de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en
regelgeving.
15Registratie bezittingenHet college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van
bezittingen. 16Interne controleHet college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid
van de jaarrekening zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij
afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.Titel 4 Slotbepalingen17Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2010.2.Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening
gemeente Amstelveen” vastgesteld door de raad op 13 december 2006.18CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening
gemeente Amstelveen”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2009.INLEIDING EN ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING BIJ DE FINANCIËLE VERORDENING
GEMEENTE AMSTELVEENInleidingArtikel 212 van de gemeentewet stelt dat de raad een verordening opstelt over
het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. Het
doel van het artikel 212 Gemeentewet is dat de raad de uitgangspunten vastlegt
voor de uitvoering van de financiële functie.De verordening is voor het eerst opgesteld in november 2003 en is getoetst aan
de praktijk en aan nieuwe inzichten, hetgeen na drie jaar leidt tot deze nieuwe
versie.212gemeentewet
De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële
beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van
de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan
de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt
voldaan.
De verordening bevat in ieder geval:
regels voor waardering en afschrijving van activa;
grondslagen voor de berekening van de door het
gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van
tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, alsmede,
voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in
artikel 15.33 van de Wet milieubeheer;
regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren
richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede
inzake de administratieve organisatie van de
financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en
bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening.
De structuurkenmerken van de verordening kunnen als volgt worden
samengevat:
De verordening regelt de relatie tussen raad en college, niet de
relatie tussen college en ambtelijke organisatie;
De verordening sluit aan bij de opzet van het Besluit Begroting en
Verantwoording provincies en gemeenten;
De verordening werkt de duale taakverdeling tussen raad en college
uit;
De verordening bevat belangrijke elementen van planning en control
zowel voor de raad als voor het college.
Van belang is te onderkennen dat de relatie tussen de raad en het college
ingericht wordt op hoofdlijnen. De verordening geeft hiervoor het raamwerk.
Op enkele cruciale onderdelen van het financieel beleid wordt het college
verplicht met nota’s te komen, die de raad vaststelt. Op de meeste aspecten
echter strekt de verordening niet verder dan het college te verplichten
zaken goed te regelen en vast te leggen. Dit past goed bij de verhouding
tussen raad en college, omdat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op
die aspecten aan het college toebehoren.Aan de begroting en verantwoording worden ook eisen gesteld middels het
Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De eisen die daarin gesteld
worden betreffen vooral inrichtingseisen van de begroting en de jaarstukken.
De inhoud van deze verordening sluit daarop aan, waarmee de verordening en
het BBV in elkaars verlengde dienen te worden gezien. De voorschriften uit
het BBV zijn (vanzelfsprekend) niet nogmaals verwoord in deze
verordening.Dit laatste geldt ook voor de eisen die worden gesteld vanuit de wet Fido
(Financiering decentrale
overheden).Ten behoeve van de eerste invoering in 2003 hebben de VNG en het ministerie
van BZK een modelverordening vervaardigd. Deze handreiking hebben zij
inmiddels bijgesteld. Dit vanuit hun onderzoek naar de praktijk waaruit
bleek dat de modelverordening erg uitgebreid was, waarmee gemeenten meer
verplichtingen in huis haalden dan nodig, met onnodige administratieve
lasten en rechtmatigheidsproblemen als gevolg.Evenals de werkwijze in 2003 is de modelverordening als handreiking benut;
delen zijn overgenomen, maar de inhoud is toegespitst op de Amstelveense
situatie. Dat houdt ondermeer in dat rekening is gehouden met de
organisatieverordening, het bedrijfsvoeringsconcept en het bestaand
bestuurlijk instrumentarium. Daarbij wordt aangetekend dat de
modelverordening naar onze beleving een sterk beheerstechnisch karakter
heeft. De nadruk ligt op inrichtingseisen van onderdelen van de begrotings-
en verantwoordingscyclus, de administratie en de financiële organisatie. Het
lijkt erop dat de modelverordening sterk is gevoed vanuit het hedendaags
rechtmatigheidsdenken, en te veel voorbij gaat aan de mogelijkheid middels
deze verordening de raad meerjarige kaderstellende instrumenten in handen te
geven.Voor de uitwerking van de verordening voor Amstelveen is er voor gekozen
vooral ook de belangrijke sturingsinstrumenten, zoals het financieel
meerjarenperspectief en de kadernota, en de samenhang tussen die
sturingsinstrumenten en het beleid ten aanzien van reserves, activa en
tarieven een plaats te geven. Naar onze mening ontstaat daarmee een beter
evenwicht tussen de kaderstellende en de controlerende rol van de raad,
zonder daarbij voorbij te gaan aan de te stellen eisen van rechtmatigheid,
verantwoording en controle.Hieronder volgt de artikelgewijze toelichting op de verordening. De
verordening zelf is verwoord in een raadsbesluit. Ter informatie is de oude
verordening bijgevoegd met daarin de doorgevoerde wijzigingen, zodat
vergelijking mogelijk wordt.Toelichting op de artikelenTitel 1 begroting en verantwoordingTitel 1, de artikelen 2 tot en met 6, behandelen de hoofdbestanddelen van de
begrotingscyclus (ook meerjarig). Artikel 2 Meerjarige financiële kadersDit artikel is bedoeld om de grondslagen van het meerjarig financieel beleid
neer te zetten. Ook al is deze insteek in de modelverordening niet terug te
vinden, in Amstelveen is het gebruik van tijd tot tijd een (herzien) financieel
meerjarenperspectief uit te werken, waarin de uitgangspunten en speerpunten van
beleid ten aanzien van het raadsprogramma, het beleid omtrent reserves, activa
en tarieven samenkomen. Dit meerjarig kader vormt de basis voor de jaarlijkse
begrotingscyclus.Artikel 3 KadernotaJaarlijks legt het college de kadernota voor, waarin de meerjarige kaders worden
geactualiseerd naar de meest recente inzichten, zoals die voortkomen uit het
jaarverslag van het afgelopen jaar, veranderingen in het gemeentefonds en
consequenties van gemeentelijke beleidskeuzen. Met de kadernota ontstaat een
voortschrijdende cyclus van vier jaar. De kadernota vormt de basis voor de
eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad,
is het logisch dat de raad expliciet een budgettair kader vaststelt.Artikel 4 Programmabegroting en jaarstukkenDit artikel bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting
waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op
basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting
vast, evenals de indicatoren waarop de raad wil sturen en controleren.Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van
de programma’s, stelt de raad de indeling vast. Uitgangspunt is dat die
vaststelling voor een gehele raadsperiode geldt. Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat
willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en
wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee
vragen zijn in de praktijk indicatoren nodig. Aan de hand van die indicatoren
kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook bieden zij de raad de
gelegenheid zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en
resultaten van de programma's te beoordelen. De gemeente Amstelveen kent geen separate productenbegroting meer. In de
programmabegroting is de uitsplitsing naar bestuurlijke producten opgenomen. De
baten en lasten per bestuurlijk product is het niveau waarop het college het
ambtelijk apparaat opdracht geeft de uitvoering ter hand te nemen.Artikel 5 Uitvoering en beheersingIn artikel 5 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede
uitvoering van de begroting en het omgaan met afwijkingen tijdens de uitvoering
noodzakelijk zijn. Deze zijn verwoord in de nota ‘begrotingsbeheer’, die recent
is geactualiseerd.In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels. Deze
uitvoeringsregels zijn aan het college. Parallel aan de uitwerking van de nota
‘begrotingsbeheer’ heeft het college ook budgetregels vervaardigd waarbinnen het
ambtelijk apparaat de uitvoering ter hand neemt. Deze nota ‘budgetbeheer’ is de
raad ter informatie toegestuurd.Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatieArtikel 6 formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van
de raad. De raad geeft namelijk aan, de aard van de informatie die het college
standaard dient te verstrekken. In combinatie met de uitgangspunten van
begrotingsbeheer (zie artikel 5) kan de raad de uitvoering van de begroting
volgen en besluiten of bijsturing nodig is.Artikel 6 regelt wanneer de raad tussentijds over de stand van zaken in het
lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. Er is gekozen voor één
allesomvattende tussenrapportage, net vóór de begrotingsbehandeling. Op
ambtelijk en college-niveau wordt ook eerder in het jaar bezien in hoeverre de
realiteit past op de begrotingskaders. Voor de raad relevante afwijkingen
zullen, zoals neergelegd in de nota begrotingsbeheer, aan de orde worden
gesteld. Ook de voor de zomervakantie door de raad te behandelen kadernota (artikel 3)
geeft op hoofdlijnen een tussentijdse actualisering van de structurele
begrotingspositie van het lopende jaar.Voor 2007 wordt (naast de tijdvakrapportage) voor het eerst gewerkt met een
speerpuntrapportage. Omdat hiermee eerst een jaar ervaring wordt opgedaan, zijn
de vorm, frequentie en inhoud hiervan nog niet verwoord in de verordening.De stand van zaken van en prognose voor het lopende begrotingsjaar kunnen
overigens, naast de jaarstukken van het afgelopen jaar, mede een belangrijke
basis zijn voor het inzicht voor en het opstellen van de komende begroting. De
uitkomsten van de tijdvakrapportage zullen derhalve beschikbaar moeten zijn voor
de begrotingsbehandeling.Titel 2 Financieel beleid en beheerDe artikelen 7 tot en met 12 gaan in op grondslagen van het beleid en
beheer.Artikel 7 Materiële vaste activaDe verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de
“regels voor waardering en afschrijving activa”. Binnen Amstelveen is het
activabeleid vormgegeven middels een specifieke nota op dit gebied. Essentieel
daarin is dat het college inzicht verschaft in de verwachte onderhouds- en
vervangingssituatie voor de toekomst. De wijze waarop Amstelveen omgaat met de vraagstelling wel of niet activeren,
waarderingsgrondslagen, afschrijvingstermijnen e.d. dient ook onderdeel te zijn
van de activanota. Aangezien de nota geldt als meerjarig kaderstellend is het evident dat jaarlijks
in de begroting en de jaarstukken de ontwikkelingen t.o.v. het beleidskader
worden geschetst.Artikel 8 Grondbeleid, grondexploitaties en
locatieontwikkelingAmstelveen kent de jaarlijkse actualiseringen van de grondexploitaties en de
locatieontwikkelingsprojecten in voorbereiding en in uitvoering, hetgeen is
verwoord in lid 1. Verder is kaderstellend in lid 2 opgenomen dat het college
zorgdraagt voor een jaarlijkse herziening van de grondprijzentabel.Artikel 9 Reserves en voorzieningenDit artikel bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen
aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad
het kader vaststellen voor het beleid en de omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat
voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk om in de
nota in te gaan op de voorzieningen.Lid 4 gaat in op de bepaling van de hoogte van de voorziening voor vermoedelijk
oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening worden
percentages gehanteerd gerelateerd aan de ouderdom van de vorderingen. Aangezien de nota geldt als meerjarig kaderstellend is het evident dat jaarlijks
in de begroting en de jaarstukken de ontwikkelingen t.o.v. het beleidskader
worden geschetst.Artikel 10 FinancieringsfunctieDe financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het
middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat
artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de
financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel
212, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de
financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde
in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het
Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven.In dit artikel stelt de raad doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor
het college gelden. Het vierde lid van het artikel draagt het college op een
treasurystatuut op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse
uitvoering. Onderwerpen die in zo’n statuut aan de orde komen betreffen met name het
derivatenbeheer (indien van toepassing), het kasbeheer, het risicobeheer, de
financiering en de administratieve organisatie. Onder het risicobeheer vallen
het renterisicobeheer, het kredietrisicobeheer, het koersrisicobeheer en het
interne liquiditeitsbeheer. In het tweede lid onder a wordt gesproken van een vereiste rating die een
financiële instelling moet hebben. De regelgeving schrijft voor dat het minimaal
om een A-rating moet gaan. Amstelveen hanteert ook deze norm, maar stelt een
zwaardere rating naarmate de uitzettingen voor langere termijn zijn.De kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn wettelijk geregeld (Wet financiering
decentrale overheden, artikel 3 en 4, respectievelijk 5 en 6). Overschrijding is
niet toegestaan. Gedeputeerde staten van de provincie moeten in hun hoedanigheid
van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder bijzondere omstandigheden een
tijdelijke overschrijding tolereren. Bij overschrijding kan de gemeente worden
geconfronteerd met preventief toezicht op het sluiten van kortlopende
(kasgeldlimiet) of langlopende (renterisiconorm) leningen. De raad dient daarom,
wanneer overschrijding dreigt, terstond geïnformeerd te worden.Ter informatie wordt vermeld dat tegelijk met de wet Fido de ‘Regeling
uitzettingen en derivaten decentrale overheden’ en het ‘Besluit
leningvoorwaarden decentrale overheden’ zijn vastgesteld. In deze stukken is
bepaald dat:
overtollige geldmiddelen uitsluitend worden uitgezet tegen vastrentende
waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind
van de looptijd in tact is;
derivaten uitsluitend worden gebruikt ter beperking van financiële
risico’s;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen
of het verlenen van garanties luiden in euro.
Vanwege deze regelgeving zijn deze onderdelen niet langer opgenomen in de
verordening.Artikel 11 Lokale heffingenArtikel 212 Gemeentewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat de verordening
212 Gemeentewet minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van de door het
gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in
artikel 229b Gemeentewet en in rekening te brengen heffingen als bedoeld in
artikel 15.33 Wet milieubeheer. In de verordening is er voor gekozen om als
uitgangspunt van het financieel beleid de grondslagen voor de bepaling van
heffingen, tarieven en prijzen in het algemeen te verankeren (zie artikel 12).
Daarmee zijn ook opgenomen regels voor de bepaling van de lokale tarieven.Het eerste lid van artikel 11 regelt, dat het college een nota tarievenbeleid
aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling, waarbij de minimale eisen
zijn verwoord. Het derde lid regelt de jaarlijkse tarievennota, zoals we die in Amstelveen
gewend zijn als onderdeel van het begrotingstraject.Aangezien de nota geldt als meerjarig kaderstellend is het evident dat jaarlijks
in de begroting en de jaarstukken de ontwikkelingen t.o.v. het beleidskader
worden geschetst.Artikel 12 KostprijsberekeningIn artikel 12 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven
neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, let b Gemeentewet wordt geëist.
De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke
besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde
kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel
worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven. Dit zijn
integraliteit, eenduidigheid en transparantie.Artikel 12, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te rekenen
kosten ook de indirecte kosten die samenhangen met de vervaardiging van het
product, worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. Het derde lid betreft het uitgangspunt dat in Amstelveen gewerkt wordt met een
vaste rekenrente.De uitwerking van de grondslagen voor kostentoerekeningen is in een separate
notitie weergegeven en is vastgesteld door het college.Titel 3 Financiële organisatie en administratieTitel 3 gaat voornamelijk in op de eisen die de raad stelt aan de
gegevensvastlegging, de administratie organisatie, interne controle en het
bestaan van protocollen op specifieke processen.Artikel 13 Organisatie en bedrijfsvoeringHet domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het
college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het
college. In dit artikel staat dat dan ook dat de bedrijfsfilosofie slechts ter
kennisgeving aan de raad wordt overlegd.In de leden 2, 3 en 4 worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële
organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de
ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders
voor het college, waaraan zij zich moet houden.In de leden 2 en 3 worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan
organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan
functionarissen. In lid 4 worden eisen gesteld in de vorm van mandatering, wat
de basis is voor de budgettoedeling en de verantwoording daarover. In plaats van de vier artikelen 21 tot en met 24 van de oude verordening, is lid
5 van dit artikel neergezet. Artikel 14 AdministratieIn dit artikel worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties
van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden
vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze
verordening regelt niet, inherent aan het dualisme, de regels en activiteiten
die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze
zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de
ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor de komende artikelen.Artikel 15 Registratie bezittingenVoor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van
de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Met de term bezittingen wordt niet alleen gedoeld op de materiële vaste activa,
al of niet geactiveerd, maar ook gronden, vorderingen, voorraden en
liquiditeiten; feitelijk de activa-zijde van de balans, aangevuld met vaste
activa die niet geactiveerd zijn.Artikel 16 interne controleDe raad legt in dit artikel de uitgangspunten vast voor de interne controle,
waarmee het college de verantwoordelijkheid draagt voor continue toetsing van
rechtmatigheid en getrouwheid, en voor het nemen van maatregelen in geval van
afwijkingen.