| Overheidsorganisatie | Gemeente Arnhem |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand, de fractieondersteuning en de geldelijke voorzieningen voor raads- en commissieleden 2005 |
| Citeertitel | Griffie - Verordening op de ambtelijke bijstand, de fractieondersteuning en de geldelijke voorzieningen voor raads- en commissieleden |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Vervangt de verordening op de ambtelijke bijstand, de fractieondersteuning en de geldelijke voorzieningen voor raads- en commissieleden 2003.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-03-2005 | 06-12-2011 | nieuwe regeling | 31-01-2005 | Agendacommissie 05-01-2005. Griffie/Raad/2005/8 |
Een raadslid of een raadsgroepering wendt zich rechtstreeks tot de ambtenaren die belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
b.inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
2.Indien de betrokken ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid onderdeel a of b, stelt hij de directeur van de dienst daarvan in kennis. De directeur beslist of de gevraagde informatie wordt gegeven.
1.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. De gemeentesecretaris verleent de gevraagde medewerking, tenzij:
a.het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad en/of de bijstand redelijkerwijs niet kan worden verleend;
b.dit het belang van de gemeente kan schaden.
3.Indien de medewerking, als bedoeld in het tweede lid, wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier.
1.Indien de medewerking als bedoeld in artikel 2, lid 2 door de gemeentesecretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester.
2.Indien een raadslid niet tevreden is over de door de dienst verleende bijstand, doet de griffier hiervan mededeling aan de directeur van de dienst. Indien overleg met de directeur van de dienst niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester.
3.De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk omtrent de zaken als bedoeld in het eerste en tweede lid.
1.Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.
2.Indien het college of leden van het college informatie wensen over de inhoud van een verzoek om ambtelijke bijstand, of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 8 van het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Arnhem 2003, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2.De in het eerste lid bedoelde bijdrage bestaat uit:
a.een vast bedrag ad € 7.500,-- voor elke fractie;
b.een bedrag ad € 1.925,-- per raadszetel die de fractie in de raad heeft;
c.een vast bedrag ad € 1.270,-- voor elke fractie als vergoeding van de kosten van huisvesting van de fractie.
3.Het totaalbedrag per fractie als bedoeld onder a en b van lid 2 bedraagt ten minste
€ 12.000,--.
4.De bijdrage wordt berekend naar het aantal leden dat elke fractie in de raad in het betreffende kalenderjaar telt, niet vervulde plaatsen daarbij inbegrepen.
5.Indien een fractie niet voldoet aan de in artikel 10, lid 1 verplichte verantwoording en verslaglegging over het vorige jaar, kan de agendacommissie besluiten een voorschot geheel of gedeeltelijk niet te verstrekken, dan wel geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.
6.Burgemeester en Wethouders kunnen de in het eerste lid vermelde bedragen per 1 januari van elk kalenderjaar aanpassen overeenkomstig de schommelingen die optreden in de lonen en salarissen.
7.In afwijking van het bepaalde in het eerste lid ontvangt een tijdens de lopende raadsperiode gevormde afsplitsing van een in het eerste lid bedoelde fractie geen fractiekostenvergoeding.
1.Fracties besteden de bijdrage om hun kaderstellende en controlerende rol te versterken en voor de invulling van de volksvertegenwoordigende rol.
2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
c.uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raads- en commissieleden ontvangen op grond van paragraaf 3 van deze verordening.
d.uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een groepering verrichten;
e.(her)verkiezing van raadsleden dan wel partijbelangen;
f.giften.
1.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een op naam van de fractie gestelde bank- of girorekening.
2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de maand, volgende op de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
De fractie kan een deel van de tegemoetkomingen als bedoeld in artikel 5 over een jaar reserveren voor besteding in een volgend jaar. Hiervan wordt in het verslag als bedoeld in artikel 10 melding gemaakt.
Tegemoetkomingen die op de datum van de raadsverkiezingen nog niet zijn besteed worden binnen drie maanden na deze datum door de fractie aan de gemeente terugbetaald.
3.Bij afsplitsing van één of meerdere leden van een fractie blijven de nog niet bestede gelden bij de oorspronkelijke fractie.
1.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:
a.bij vermindering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;
b.bij vermeerdering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
2.Indien tijdens een zittingsjaar meerdere fracties als één fractie gaan optreden, worden, nadat de voorzitter van de raad ter zake op de hoogte is gebracht, de in artikel 5, tweede lid vermelde bijdragen met ingang van het eerstvolgende nieuwe zittingsjaar aangepast.
1. Binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar legt elke fractie aan de raad rekening en verantwoording af over de besteding van de in artikel 5 bedoelde vergoeding, onder overlegging van een verslag.
2. Het verslag vermeldt in elk geval:
het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding is ontvangen;
het bedrag van de uitgaven ten laste van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar;
ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed; en
het saldo van de inkomsten en uitgaven per 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar.
3. Bij het verslag wordt gevoegd een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en zo mogelijk een fractielid.
4. Voor het verslag en de verklaring worden de formulieren gebruikt, die als bijlage bij deze verordening zijn gevoegd.
5. De voorzitter brengt het verslag zo spoedig mogelijk ter kennis van de raad.
6. In afwijking van het eerste lid wordt door fracties die na verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan rekening en verantwoording afgelegd binnen 3 maanden na de verkiezingsdatum respectievelijk de datum van beëindiging van de activiteiten.
1. De leden van de raad ontvangen per kalenderjaar een vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten, gebaseerd op de bedragen, genoemd in tabel I, behorende bij het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden van 22 maart 1994, zoals die bedragen jaarlijks door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt vastgesteld voor een gemeente in klasse 15. De hoogte van de vergoeding voor werkzaamheden en de tegemoetkoming in de kosten wordt bij afzonderlijk raadsbesluit vastgesteld.
2. Hij die gedurende een gedeelte van het kalenderjaar lid van de raad is geweest, ontvangt de vergoeding en de tegemoetkoming in de kosten, als bedoeld in het eerste lid, naar evenredigheid van het aantal dagen dat hij het lidmaatschap van de raad heeft bekleed.
De raadsfracties kunnen de leden van een raadscommissie, die geen raadslid zijn noch in dienst zijn van de gemeente Arnhem, voor het bijwonen van een vergadering van een raadscommissie een vergoeding toekennen. De hiermee gepaard gaande kosten zijn begrepen in de bijdrage die de fracties op grond van artikel 5, lid 2 van deze verordening ontvangen.
1. De leden van de raad en de leden van een raadscommissie ontvangen een vergoeding voor reis- en verblijfskosten, gemaakt in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een besluit van het gemeentebestuur of een gemeentelijke commissie.
2. De vergoeding wordt vastgesteld overeenkomstig de regels voor de vergoeding welke een gemeenteambtenaar ingedeeld in de hoogste categorie, voor dienstreizen ontvangt.
Op de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de “Verordening op de ambtelijke bijstand, de fractieondersteuning en de geldelijke voorzieningen voor raads- en commissieleden 2003”.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2005.
Artikel 1
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt.
Indien het gaat om het verzoek om feitelijke informatie van geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie.
Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de directeur van de dienst weggelegd. Deze zal bij twijfel moeten beslissen of het inderdaad om een zaak van geringe omvang gaat, welke zonder nadere regeling tot de reguliere werkzaamheden van de betrokken ambtenaar of ambtenaren behoren.
Indien een verzoek van een raadslid of raadsgroepering op grond van dit artikel wordt afgewezen, kan het raadslid of raadsgroepering een nieuw verzoek indienen, gebaseerd op artikel twee van deze verordening (zie hierna).
Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze artikelen zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad en de verordening op de raadscommissies.
Artikel 2
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris als het gaat om verzoeken om bijstand. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt.
Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal, indien de bijstand niet of niet uitsluitend door de griffie kan worden verleend, (formeel) de gemeentesecretaris de ambtenaar moeten aanwijzen die de bijstand verleent . De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
De gemeentesecretaris (formeel) beoordeelt in eerste instantie of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden voor het verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet.
Artikel 3
In dit artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid).
Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien — naar de mening van het raadslid — op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.
Artikel 4
Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden.
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over de inhoud van het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelende ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 5
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld.
De fractieondersteuning bestaat uit twee vaste componenten (een gelijk bedrag voor elke fractie en een gelijk bedrag voor huisvestingskosten) en een variabele component (een vast bedrag maal het aantal zetels dat de fractie in de raad heeft).
De vaste componenten garanderen, dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 6
De bijdrage dient besteed te worden aan raadswerkzaamheden. Er is een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage niet is bedoeld. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Hiermee wordt invulling gegeven aan de bedoelingen van de wetgever in artikel 99 van de Gemeentewet.
Politieke ambtsdragers kunnen individueel aanspraak maken op vergoeding van de kosten. Individuele aanspraken kunnen niet via fracties bekostigd worden. Ook kunnen fracties geen beslissende rol spelen in individuele aanspraken. Het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en het nieuwe stelsel voor onkostenvergoedingen voorzien in de realisatie van de individuele aanspraken.
Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Artikel 7
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Artikel 8
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook gebonden aan een maximum. Er wordt vanuit gegaan dat de fracties op verantwoorde wijze met de gevormde reserves omgaan. Bij splitsing van fracties wordt de eventuele reserve niet verdeeld omdat het de oorspronkelijke fractie is die deze heeft opgebouwd en er in de verordening evenmin een aanspraak is geregeld op (een deel van) de vaste voet – vergoeding van de afgesplitste fractie op de oorspronkelijke fractie.
Artikel 9
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad als gevolg van de periodieke verkiezingen voor de gemeenteraad.
De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dit betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren.
Overeenkomstig de huidige verordening wordt voorgesteld, dat een groepering die zich tijdens de lopende raadsperiode vormt door afsplitsing van een al bestaande fractie géén fractiekostenvergoeding ontvangt.
Artikel 10
Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. Via het verslag kan tevens worden nagegaan of de fracties de vergoeding niet in strijd met haar bestemming hebben gebruikt.
Door de fracties bij monde van hun voorzitter en een ander fractielid uitdrukkelijk te laten verklaren dat de in het verslag genoemde gegevens juist zijn, wordt het zwaartepunt van de verantwoordelijkheid bij de fracties gelegd. Voor fracties die als gevolg van verkiezingen of om andere redenen uit de raad verdwijnen is het tijdstip van het afleggen van rekening en verantwoording uit een oogpunt van continuïteit naar voren gehaald.
Het doel van de formulieren is een uniform en helder inzicht te verkrijgen over de juistheid en de rechtmatigheid van de fractiebestedingen.
Artikel 11
De raadsleden ontvangen (maandelijks) een vergoeding voor hun werkzaamheden, alsmede een onkostenvergoeding. De bedragen zijn gebaseerd op artikel 95 Gemeentewet en de rijksregeling welke in artikel 11 van de verordening is genoemd.
Artikel 12
Commissieleden die niet tevens raadslid zijn ontvingen op grond van de (tevervallen) Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden een presentiegeld voor de vergaderingen van de raadscommissies waaraan zij deelnamen.
De raadswerkgroep ambtelijke ondersteuning raad heeft geadviseerd deze vergoeding deel te laten uitmaken van de fractiekostenvergoeding als bedoeld in artikel 5 van deze verordening. Dit betekent, dat de fracties in het vervolg zelf bepalen of, en zo ja welke bijdrage zijn aan commissieleden, niet raadslid zijnde verstrekken.
Artikel 13
Raads- en commissieleden kunnen aanspraak maken op een vergoeding van gemaakte reis- en verblijfkosten voor dienstreizen buiten het grondgebied van de gemeente Arnhem ter uitvoering van een besluit van het gemeentebestuur. De regeling is overeenkomstig de betreffende bepaling in de (te vervallen) verordening geldelijke voorziening raads- en commissieleden.
Over de verantwoording inzake het (nuttig) effect voor de gemeente van de dienstreis, alsmede de hoogte van de kosten zijn regels gesteld bij de vaststelling van de gedragscodes voor bestuurders.
Artikelen 14 en 15
Deze artikelen spreken voor zich.