CVDR20096_2Protocol actieve informatieplichtnlregelingAlkmaar2018-07-18AlkmaarElektronisch Gemeenteblad, 18-02-2016Protocol actieve informatieplichtOnbekend.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-02-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-02-192018-07-24intrekkingOnbekend.Geen.Deze regeling is vervangen door de Protocol actieve informatieplicht.Protocol actieve informatieplicht

Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

Het college verstrekt de raad het openbare gedeelte van de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college uiterlijk binnen drie dagen.

Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen over een onderwerp of kennis heeft genomen van informatie die ook voor de raad relevant is.

Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen.

Een voorstel voor een raadsagendapunt of een agendapunt voor een raadscommissie wordt minimaal 12 werkdagen voor de vergadering door het college via de griffier aan de agendacommissie van de raad respectievelijk via de commissiegriffier aan de voorzitter van de betreffende raadscommissie gemeld.

De raad wordt gedurende een beleidsproces door het college en de burgemeester geïnformeerd over zaken waartoe de raad de bevoegdheid heeft een beslissing te nemen of over zaken waarvan de raad heeft aangegeven daarover geïnformeerd te willen worden, voor zover die zaken te herleiden zijn naar zijn kaderstellende en controlerende rol.

De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd:

over de uitoefening van de bevoegdheden van het college genoemd in artikel 160, eerste lid onder e, f, g en h Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;

Indien voorzienbaar niet binnen een door de raad vastgesteld kader kan worden gebleven;

over financiële afwijkingen van minimaal € 50.000,- (conform art. 7 financiële verordening gemeente Alkmaar 2003);

daarnaast wordt de raad geïnformeerd wanneer een van de genoemde punten van toepassing is op een onderwerp:

omvangrijk qua financiën

complex

wijziging van beleid tot gevolg

groot aantal betrokkenen

veel belanghebbenden

groot aantal raakvlakken met andere beleidsterreinen

consequenties

maatschappelijke aandacht

media-aandacht (publiciteitsgevoelig)

voor de gemeente relevante veranderingen

bestuurlijk

financieel

juridisch

risico’s

politiek gevoelig

integriteit

Bij schriftelijk verstrekte inlichtingen van enige omvang wordt een begeleidende brief gevoegd met daarin:

de vermelding of de informatie openbaar is of niet

reden van verzending

samenvatting

Persberichten van het college worden gelijktijdig per email naar de pers en naar de griffie ter verspreiding onder de raadsleden gezonden.

Het college en de burgemeester maken actief gebruik van de mogelijkheid om bij het agendapunt ‘mededelingen’ in de raadsvergadering respectievelijk de raadscommissies de raad actief te informeren.

Het college bepaalt aan het eind van de collegevergaderingen of er punten zijn waarover het wenselijk is de raad actief te informeren.

Toelichting protocol actieve informatieplicht

Beide organen hebben de verplichting de raad actief te informeren. Deze bepaling komt voort uit de artikelen 169, lid 2 en 180, lid 2 van de Gemeentewet. Het gaat daarbij om alle inlichtingen, die de raad voor de uitoefening van zijn taak (kaderstellen, controleren, volksvertegenwoordiger en uitoefenen eigen bevoegdheden) nodig heeft.

Op grond van artikel 60, derde lid Gemeentewet is het college verplicht de besluitenlijst openbaar te maken. Ook is het college verplicht de besluitenlijst openbaar te maken door publicatie aan alle inwoners van de gemeente. Met het aanhouden van een termijn van drie dagen is de raad tijdig geïnformeerd. De besluitenlijst wordt via de agendakamer beschikbaar gesteld aan de griffie, die vervolgens zorg draagt voor toezending per email aan de raadsleden, alsmede voor het ter inzage leggen van een exemplaar in het Huis van Zessen. Openbaarmaking van de besluitenlijst aan de inwoners geschiedt door plaatsing van de besluitenlijst op de gemeentelijke website. De verplichting tot openbaarmaking komt overigens niet in de plaats van de algemene actieve informatieplicht van het college en de burgemeester.

Onder tijdig wordt verstaan dat de informatie zo snel mogelijk na het besluit wordt gegeven, echter niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen of kennis heeft genomen van informatie die ook voor de raad relevant is. Praktisch wordt dit als volgt ingevuld:

na besluitvorming stelt het college tijdig de besluiten met bijlagen via de agendakamer beschikbaar aan de griffie;

alle ontvangen stukken liggen bij de betrokken commissiegriffier ter inzage tot het moment dat de stukken voor de betreffende raadscommissie worden verzonden. Vanaf dat moment liggen de stukken ter inzage in het Huis van Zessen. Vertrouwelijke stukken worden ter inzage gelegd bij de griffie. Stukken ter kennisname worden geplaatst op de lijst met ingekomen stukken van de eerstvolgende raadscommissievergadering. Stukken waarover de raadscommissie moet adviseren aan de raad of waar de raadscommissie zelf kan besluiten, worden geagendeerd voor een eerstvolgende raadscommissievergadering. Eén en ander conform de Verordening op de vaste commissies van de raad. Op deze wijze kunnen de raadsleden op een snelle wijze kennis nemen van de besluitvorming en hoeft niet gewacht te worden totdat de agenda en stukken voor een raadscommissievergadering worden verzonden.

Het college moet er zorg voor dragen dat de raad niet overspoeld wordt met informatie, maar tegelijkertijd wel voldoende informatie krijgt om zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitoefenen. De uitgangspunten bij het informeren van de raad op grond van de actieve informatieplicht zijn dat de raad:

op hoofdlijnen wordt geïnformeerd;

op korte bondige wijze informatie wordt verstrekt;

ter inzage legging is geregeld voor achterliggende informatie;

actief om gedetailleerde informatie vraagt.

Het op hoofdlijnen informeren voorkomt dat de raad wordt overspoeld met informatie. Wanneer informatie echter politiek relevant is, zullen details eventueel ook moeten worden verstrekt. De ter inzage legging geschiedt via de griffie. De stukken worden ter inzage gelegd in de leeskamer van het Huis van Zessen. Vertrouwelijke stukken worden ter inzage gelegd bij de griffie. Het actief om gedetailleerde informatie vragen door raadsleden geeft aan dat het juist en tijdig informeren een verantwoordelijkheid is van het college. De raad heeft echter zelf ook een rol in het goed uitvoeren van zijn taken.

De raad en de raadscommissies stellen zelf hun agenda vast, maar het college kan wel aangeven dat zij adviseren een punt op de agenda te zetten. Het blijft echter de bevoegdheid van de agendacommissie respectievelijk de voorzitter van een raadscommissie of het onderwerp op de agenda geplaatst wordt; één en ander conform het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen en de Verordening op de vaste commissies.

Het beleidsproces bestaat uit de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie. Deze bepaling zorgt er voor dat de raad in staat wordt gesteld zijn controlerende en kaderstellende rol uit te voeren. Op basis van een plan van aanpak of een startnotitie dat aan de beleidsontwikkeling en beleidsvorming voorafgaat wordt bepaald op welke momenten de raadsleden geïnformeerd worden, om advies moet worden gevraagd of gevraagd worden een beslissing te nemen. Uitgangspunt is dat het orgaan dat de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft, alvorens overleg en inspraak plaatsvindt daartoe instemming verleent. In het geval dat dit de raad is, zoals bij verordeningen en kaderstellende nota’s, vindt de instemming plaats via de respectievelijke raadscommissies.

Er is geen uitputtende lijst te maken van onderwerpen waar de actieve informatieplicht betrekking op heeft. Binnen de gemeente bestaat informatie uit:

informatie over zaken waartoe de raad bevoegd is een beslissing te nemen (vaststellen begroting, verordeningen en kaders);

informatie over zaken waarvan de bevoegdheid bij het college ligt;

informatie over zaken in de uitvoeringssfeer. Het betreft hier informatie over onderwerpen die formeel tot de bevoegdheid van het college behoren, maar materieel worden uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. De raad moet hierover worden geïnformeerd wanneer deze onderwerpen politiek relevant zijn of worden.

Naast deze situaties dient de raad te worden geïnformeerd wanneer de raad heeft aangegeven dat hij wil worden geïnformeerd. Aandachtspunt hierbij is wel dat over het algemeen over beheersmatige informatie de raad wel geïnformeerd, maar niet actief geïnformeerd hoeft te worden. Veel van deze informatie kan via de bestaande informatievoorziening worden verstrekt, zoals de besluitenlijsten van het college, door middel van bestuursrapportages, via de jaarrekening en het jaarverslag. De voorwaarde van informeren bij ingrijpende gevolgen voor de gemeente (artikel 169, vierde lid Gemeentewet) is gesteld, zodat bijvoorbeeld niet elk contract aan de raad gemeld hoeft te worden. Dit ook om te voorkomen dat de raad wordt overspoeld met informatie. Rapportage over financiële afwijkingen vindt plaats conform de Verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Wanneer een onderwerp voldoet aan (één van) de criteria onder d. kan het als politiek relevant worden aangeduid en dient de raad actief er over te worden geïnformeerd.

Door de gegevens die in dit artikel zijn genoemd in ieder geval te vermelden, weet de raad snel waar het onderliggende document over gaat en wat hij er mee dient te doen. Bij schriftelijk verstrekte informatie wordt op het stuk vermeld of het vertrouwelijk is of dat geheimhouding is opgelegd. De raadsleden dienen de vertrouwelijkheid/opgelegde geheimhouding in acht te nemen totdat deze is opgeheven.

Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de raadsleden ‘overvallen’ worden door publicaties in de media, waarvan het college en de burgemeester initiatiefnemer zijn.

Deze bepaling geeft het college en de burgemeester de mogelijkheid om onder de vaste agendapunten in de raadsvergadering respectievelijk de raadscommissievergadering kort en bondig de raad respectievelijk een raadscommissie actief te informeren indien het een aangelegenheid betreft die geen uitstel kan dulden. Een verzoek daartoe wordt via de raadsgriffier gedaan aan de voorzitter van de raad respectievelijk via de commissiegriffier aan de voorzitter van een raadscommissie.

Door het opnemen als vast agendapunt aan het eind van elke collegevergadering wordt er elke week bewust stilgestaan bij het actief informeren van de raad.