Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.productgroep (na reorganisatie per 1 juli 2009: afdelingen):
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.
b.administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zeist en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
c.prioriteiten:
in het kader van de uitvoering van een collegeprogramma kan een activiteit of een verzameling van activiteiten binnen een programma worden aangeduid als prioriteit.
d.financiële administratie:
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende financiële gegevens van (onderdelen van ) de organisatie van de gemeente Zeist, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- 5.
evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
f.doelmatigheid:
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
g.doeltreffendheid:
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Programma-indeling
- 1.
De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast
- 2.
De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.
- 3.
De raad stelt op voorstel van het college de prioriteiten per programma vast.
Artikel 3. Planning en controlcyclus
Voor de aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.
Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de begroting wordt per programma een overzicht gegeven van de productraming en bij het jaarverslag wordt per programma een overzicht gegeven van de productenrealisatie .
- 2.
De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijziging. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
- 3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. Bij de begroting worden per programma de benodigde investeringskredieten weergegeven.
Artikel 5. Kaders ontwerp - begroting.
1.Het college biedt uiterlijk op 1 juli van het begrotingsjaar de voorjaarsnota aan waarin de kaders zijnaangegeven voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden debevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8. De raad stelt deze nota vast.
Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
- 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.
- 2.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de daarin opgenomen bedragen voor de (vervangings)investeringen
- 3.
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage
1.Het college informeert de raad door middel van tenminste 2 tussentijdse rapportages over de realisatie
van de begroting van de gemeente over het lopende begrotingsjaarjaar. De eerste rapportage verschijnt tegelijk met de voorjaarsnota en betreft een actualisatie van het bestaande beleid in de begroting.
- 2.
De tweede tussentijdse rapportages bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:
- a.
de baten en lasten per programma;
- b.
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;
- c.
het resultaat voor bestemming, volgend uit de onderdelen a en b;
- d.
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen per programma;
- e.
het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d;
- f.
de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten
3 In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van baten en lasten van programma’s, de prioriteiten en investeringskredieten toegelicht en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.
Artikel 8. Jaarstukken
Het college legt verantwoording af over de uitvoering van het beleid van de diverse programma’s en de daarbij gestelde prioriteiten en geeft aan:
- a.
welke doelen zijn bereikt
- b.
met welke maatregelen (goederen en diensten) de doelen zijn bereikt
- c.
wat de baten en de lasten waren
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen
3. Financieel beleid
Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.
- 2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen groter dan €. 25.000,- worden in maximaal 5 jaar afgeschreven. Kosten voor het afsluiten van overige geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- 3.
De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in maximaal:
- a.
40 jaar: nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen;
- b.
- c.
25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen;
- d.
15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;
- e.
10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair;
schoolmeubilair; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en
bedrijfsgebouwen;
- f.
7 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; schuiten; personenauto’s; lichte
motorvoertuigen; automatiseringsapparatuur;
- g.
niet: gronden en terreinen.
De afschrijving van de investeringen onder a tot en met e, behoudens rioleringen, start op 1 januari van het jaar volgend op de datum van gereedmelden van de investering.
De afschrijving van de investeringen onder f start met ingang van de maand volgende op de datum van aanschaffing.
De werkelijke afschrijvingstermijnen worden in de bijlage bij de begroting gespecificeerd opgenomen,
waarbij als uitgangspunt geldt de economische levensduur.
- 4.
De raad kan bij afzonderlijk besluit bepalen dat een actief annuïtair wordt afgeschreven.
- 5.
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.
Artikel 10. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Zeist wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
- 2.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, afvalstoffenheffing en leges de compensabele BTW.
- 3.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal vande uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen envoorzieningen.
Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
- 1.
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing, reinigingsrechten, lijkbezorgingrechten en leges.
- 2.
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de kosten van de naheffingsaanslag parkeerbelasting.
- 3.
De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.
Artikel 12. Financieringsfunctie
- 1.
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om deprogramma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
b.het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s enkredietrisico’s;
c.het beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoenderendement op uitzettingen;
d.het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromenen financiële posities.
- 2.
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
- a.
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt conform de in de wet Fido bepaalde voorwaarden;dit gebeurt bij financiële instellingen met minimaal een A rating en tot maximaal 10 mln Euro perinstelling;
- b.
overtollige middelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;
- c.
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;
- d.
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bijverschillende financiële instellingen gevraagd;
e.overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen vangaranties luiden in euro;
- 3.
Het college informeert de raad indien de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke renterisiconorm dreigt te worden overschreden.
- 4.
Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak.. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van depublieke taak bedingt het college zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbare belangvan dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
4.Het college stelt eens in de 4 jaar een financieringsstatuut op. Hierin worden regels opgenomen ter uitvoering van het gestelde onder lid 1 tot en met 4, evenals regels voor taken en bevoegdheden, verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening .Het college zendt het besluit financieringsstatuut (= treasurystatuut) ter kennisgeving aan de raad.
Artikel 13. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het college biedt eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan.
- 2.
De nota behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding voorzieningen;
- c.
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.
- 3.
De raad stelt deze nota vast.
3a. Paragrafen
Artikel 14. Lokale heffingen
In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:
- a.
achtergronden en uitgangspunten;
- b.
de kostendekkendheid van de heffingen;
- c.
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
- d.
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
Artikel 15. Weerstandsvermogen
- 1.
In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval op:
- a.
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit
- b.
een toelichting op de risicopositie
- c.
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.
Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:
- a.
de voortgang van het geplande onderhoud;
- b.
de omvang van het achterstallig onderhoud
- 2.
Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en
het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het plan vast.
3.Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de
riolering en de kosten van onderhoud, evenals de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het plan vast.
4.Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het plegen van onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettaire beslag. De raad stelt het plan vast.
Artikel 17. Financiering
- 1.
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:
- a.
de liquiditeitsplanning voor 1 jaar en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;
- b.
- c.
de rentevisie voor de komende vier jaar;
- d.
- e.
de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 18. Bedrijfsvoering
- 1.
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval op:
- a.
ontwikkelingen aangaande de organisatieaspecten (leiderschap, management van medewerkers, strategie en beleid, management van middelen en management van processen) en de resultaatgebieden (medewerkers, klanten, maatschappij en bestuur);
- b.
voortgang van de verbeteracties, waaronder de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.
Artikel 19. Verbonden partijen
- 1.
In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:
- a.
de naam en vestigingsplaats;
- b.
het financiële belang van de gemeente;
- c.
de zeggenschap van de gemeente;
- d.
het publiek belang dat wordt gediend met de deelname:
- e.
de risico’s die uit de deelname voortvloeien.
Artikel 20. Grondbeleid
- 1.
In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:
- a.
de verwerving van gronden;
- b.
de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.
- 2.
Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:
- a.
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
- b.
te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
- c.
de verwerving en uitgifte van gronden;
- d.
de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden;
- e.
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
Artikel 21. Subsidies
1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een beleidsnota gemeentelijk subsidiebeleid aan.
De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies op de verschillende beleidsterreinen
van de toegekende gemeentelijke subsidies.
2.De raad stelt de nota vast.
4. Financieel beheer en interne controle
Artikel 22. Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de
productgroepen;
b.het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut,
activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts.;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid
van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
f.de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie
alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerd bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving
Artikel 23. Interne controle
1.Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 24. Misbruik en oneigenlijk gebruik
1.Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijke gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
5. Financiële organisatie
Artikel 25. Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
a.een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de
gemeentelijke taken aan de productgroepen;
b.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de
eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan
beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de
toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare
middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en
uitputting van middelen;
f.de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.
Artikel 26. Inkoop en aanbesteding
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.
6. Slotbepalingen
Artikel 27. Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2009. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
- 2.
Deze verordening treedt in de plaats van de “Verordening Financieel Beleid, Beheer en Organisatie gemeente Zeist”, vastgesteld door de raad op 15 september 2003.
Artikel 28. Citeertitel
Deze verordening worden in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Zeist 2009”.
.