Organisatie | Zutphen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005 |
Citeertitel | Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-08-2005 | 01-01-2005 | 01-10-2014 | Nieuwe regeling | 27-06-2005 Publicatiebord, 19-08-2005 | 6.491 |
De raad van de gemeente Zutphen,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 mei 2005 met nummer BBM/BVR 6.491;
gelet op het bepaalde in artikel 4 lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 149 van de Gemeentewet;
De Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005 vast te stellen.
In deze verordening wordt verstaan onder:
Elke handeling, gedraging of feitelijkheid bij of in verband met de arbeid die een ander kwetst of redelijkerwijs kan kwetsen. De handeling, gedraging of feitelijkheid houdt verband met persoonlijke kenmerken van een medewerker en is van zodanige aard dat het de waardigheid en/of lichamelijke integriteit van de medewerker aantast. Persoonlijke kenmerken zijn onder andere ras, leeftijd, geslacht, godsdienst, politieke gezindheid, levensovertuiging en seksuele geaardheid.
De door burgemeester en wethouders op grond van artikel 4 benoemde persoon die als eerste aanspreekpunt bij vermoedens van of klachten over ongewenste omgangsvormen fungeert.
De onafhankelijke commissie als bedoeld in artikel 7.
De natuurlijke persoon die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen en hierover een klacht heeft ingediend bij de vertrouwenspersoon of de klachtencommissie.
De natuurlijke persoon tegen wie een klacht over ongewenste omgangsvormen is ingediend.
Artikel 2 Het indienen van een klacht
Indien de klager redenen heeft waarom zij/hij de vertrouwenspersoon niet wenst in te schakelen, vermeldt klager dit bij het indienen van de klacht. Indien de klachtencommissie van oordeel is dat de redenen van klager gegrond zijn, wordt de klacht direct door de klachtencommissie in behandeling genomen. In dat geval wordt een mondelinge klacht onmiddellijk door de secretaris van de klachtencommissie op schrift gesteld en ondertekend door de klager en de secretaris van de klachtencommissie. Aan de klager wordt direct na ondertekening van de schriftelijke klacht daarvan een afschrift verstrekt.
Artikel 5 De klachtbehandeling door de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon is met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid bevoegd de aangeklaagde of andere betrokkenen binnen de organisatie te horen en informatie in te winnen, voorzover dit voor de uitvoering van haar/zijn taken noodzakelijk is. Bij haar/zijn werkzaamheden wordt in ieder geval:
De vertrouwenspersoon is te allen tijde verplicht tot geheimhouding van alle feiten en omstandigheden die zij/hij in de functie van vertrouwenspersoon verneemt. Deze plicht tot geheimhouding geldt niet ten opzichte van de klachtencommissie, de klager, aangeklaagde en eventueel artsen en het Openbaar Ministerie.
Artikel 8 De klachtbehandeling door de klachtencommissie
Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard zendt de klachtencommissie een afschrift van de klacht, alsmede van de aan haar overgelegde stukken aan de klager en de aangeklaagde. De klachtencommissie stelt op dat moment ook burgemeester en wethouders op de hoogte van de aard van de klacht en de betrokkenen.
Artikel 9 Het advies van de klachtencommissie
Alvorens de klachtencommissie hiertoe overgaat stelt zij de klager en beklaagde in de gelegenheid hùn zienswijze over het uit te brengen rapport en het advies mondeling dan wel schriftelijk aan de klachtencommissie kenbaar te maken. Een afschrift van het rapport en het advies over de eventueel te treffen maatregel of sanctie wordt gezonden aan de klager, de beklaagde en de vertrouwenspersoon.
Artikel 10 Het jaarverslag van de klachtencommissie
De klachtencommissie brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan en de ter zake gegeven adviezen.
Artikel 11 Informatie verzamelen en bewaren
De vertrouwenspersoon en de klachtencommissie zijn bevoegd informatie in te winnen bij klager, aangeklaagde, getuigen en andere personen of instanties, voorzover dat voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is. Zij nemen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy van de direct betrokken.
Burgemeester en wethouders bieden de vertrouwenspersoon en de leden van de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taak.
Klager, vertrouwenspersoon en secretaris van de klachtencommissie mogen niet wegens het indienen van een klacht of uit hoofde van hun functie benadeeld worden in hun positie bij de gemeente Zutphen.
Deze verordening wordt binnen twee jaar na inwerkingtreding geëvalueerd door burgemeester en wethouders, de vertrouwenspersoon, de klachtencommissie, de medezeggenschapscommissie en zonodig andere, door burgemeester en wethouders aan te wijzen functionarissen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente Zutphen,
gehouden op:
De voorzitter, de griffier,
Toelichting Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005
Ingevolge artikel 4, tweede lid van de Arbeidsomstandighedenwet is de werkgever verplicht een beleid met betrekking tot het beschermen van werknemers tegen seksuele intimidatie en tegen agressie en geweld te voeren. Het voeren van een beleid tegen seksuele intimidatie en tegen agressie kan worden afgedwongen. De controle op het werkgeversbeleid hiertegen maakt dan ook deel uit van het werk van de arbeidsinspectie. Sedert 1996 heeft de gemeente Zutphen een beleid over dit onderwerp, waarbij het beleid niet beperkt is tot seksuele intimidatie alleen. De gemeente Zutphen heeft het beleid verbreed naar ongewenste omgangsvormen bij, danwel in verband met, de arbeid. Ongewenste omgangsvormen bij, dan wel in verband met de arbeid omvat elke handeling, gedraging of feitelijkheid die een ander kwetst of redelijkerwijs kan kwetsen. Het zijn handelingen, gedragingen of feitelijkheden die verband houden met persoonlijke kenmerken van een medewerker en van zodanige aard zijn dat het de geestelijke en/of lichamelijke integriteit van de medewerker aantast. Bij persoonlijke kenmerken kan men denken aan ras, uiterlijke kenmerken, leeftijd, geslacht, godsdienst, politieke gezindheid, levensovertuiging en seksuele geaardheid.
Ongewenste omgangsvormen kunnen erg diep ingrijpen in iemands privé-leven en het functioneren op de werkplek dwarsbomen. Soms ziet een slachtoffer geen andere uitweg dan zich ziek melden, een andere baan zoeken of ontslag nemen. Slachtoffers hebben recht op deskundige opvang en begeleiding.Uitgangspunten bij een correcte klachtafhandeling zijn:
De verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005 is gewijzigd ten opzichte van de verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2003. In de Verordening van 2003 stond dat een klacht kon worden ingediend bij burgemeester en wethouders. In de afgelopen jaren zijn geen klachten of hulpvragen over dit onderwerp ingediend. Gelet op de grootte van de organisatie zouden echter ook bij de gemeente Zutphen personen moeten zijn die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. Mogelijk is de drempel om de klacht bij burgemeester en wethouders te moeten indienen te hoog. Immers, hoewel volledige anonimiteit door de vertrouwenspersoon wordt gegarandeerd, wordt een brief gericht aan burgemeester en wethouders ingeboekt en zien mogelijk al collega’s dat een klacht over een andere collega met betrekking tot ongewenste omgangsvormen wordt ingediend. Dit is ongewenst. De verordening klachten procedure omgangsvormen 2005 bepaalt daarom dat de klacht kan worden ingediend bij de vertrouwenspersoon, dan wel de klachtencommissie.
Burgemeester en wethouders worden op de hoogte gesteld van ingediende klachten middels het jaarverslag van de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie, danwel op het moment dat de klachtencommissie een klacht in behandeling neemt.
Het verdient absoluut de voorkeur om klachten informeel op te lossen. De klager kan door assertief gedrag soms zelf een aantal problemen oplossen. Lukt dat niet, dan kan een gesprek met de vertrouwenspersoon, al dan niet met bemiddeling door derden, in sommige gevallen uitkomst bieden, zodat ongewenst gedrag stopt. Mocht deze –nog steeds informele- aanpak geen succes hebben dat is het goed een formeel instrumentarium achter de hand te hebben: de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen. De klachtencommissie is het sluitstuk van het beleid ter bestrijding van ongewenste omgangsvormen.
De begripsbepalingen spreken voor zich.
Artikel 2 Het indienen van een klacht
De klachtenprocedure is van toepassing op een ieder die werkzaam is bij de gemeente Zutphen. Dit betekent dat het niet van belang is of iemand een vaste of tijdelijke aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht heeft, via het uitzendbureau werkt of stage loopt. Een ieder die werkzaam is bij de gemeente Zutphen kan een beroep doen op de regeling.
Een klacht kan worden ingediend bij de vertrouwenspersoon dan wel de klachtencommissie, zowel mondeling als schriftelijk. De vertrouwenspersoon is het eerste opvang- en aanspreekpunt voor klagers. Samen met de vertrouwenspersoon kan worden bezien of en hoe tot een oplossing van het probleem kan worden gekomen. Het staat de klager overigens vrij zich direct tot de klachtencommissie te wenden.Een mondeling ingediende klacht wordt onmiddellijk door de vertrouwenspersoon op schrift gesteld. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Wel kan een klacht door meerdere personen tezamen worden ingediend. De klacht moet betrekking hebben op een gebeurtenis die niet langer dan 2 jaar geleden heeft plaatsgevonden.
Artikel 3 Het intrekken van een klacht
Pas op het moment dat de klachtencommissie een klacht in behandeling neemt, worden burgemeester en wethouders in kennis gesteld van de klacht. Tot het moment dat burgemeester en wethouders een besluit nemen, kan de klacht worden ingetrokken. Het is van belang dat ook de aangeklaagde zo spoedig mogelijk van het intrekken van de klacht op de hoogte gesteld wordt.
Artikel 4 De vertrouwenspersoon
Er worden twee vertrouwenspersonen benoemd door burgemeester en wethouders. Bij voorkeur zijn dit een man en een vrouw. Klager kan zelf bepalen welke vertrouwenspersoon zijn voorkeur heeft. De klacht wordt volledig vertrouwelijk behandeld. Niemand wordt op de hoogte gebracht van de klacht zonder dat klager dit weet of wil.
Artikel 5 Klachtbehandeling door de vertrouwenspersoon
Het is van belang dat klager weet welke procedure er gevolgd wordt, nadat hij een klacht heeft ingediend. Ook is het belangrijk voor klager te weten welke gevolgen het volgen van de klachtenprocedure kan hebben. De klachtbehandeling door de klachtencommissie is de formele, min of meer juridische, fase van de behandeling van een klacht. Hieraan gaat meestal een informele fase vooraf waarin een medewerker zich wendt tot de vertrouwenspersoon. Deze informele fase is heel belangrijk voor een goede aanpak. De vertrouwenspersoon is veelal het eerste opvang- en aanspreekpunt voor klagers. Om een klacht in te dienen bij de commissie is het niet verplicht eerst naar de vertrouwenspersoon te gaan. Dit is echter wel aan te bevelen. De vertrouwenspersoon probeert tot een oplossing te komen zonder dat de formele procedure wordt gevolgd. De vertrouwenspersoon zal mogelijk de aangeklaagde en zonodig nog andere personen horen, waarbij de nodige vertrouwelijkheid in acht wordt genomen. Van de gesprekken wordt verslag gemaakt, die zowel door de vertrouwenspersoon als door gehoorde wordt ondertekend.
Indien de vertrouwenspersoon onmiddellijk maatregelen noodzakelijk acht of er naar haar/zijn mening gegronde redenen zijn om aan te nemen dat er een strafbaar feit is gepleegd, meldt de vertrouwenspersoon de klacht onverwijld aan burgemeester en wethouders. Is er een strafbaar feit gepleegd, waarbij niet gewacht kan worden op het advies van de klachtencommissie, dan moeten onmiddellijk maatregelen kunnen worden genomen. Ook kan aangifte bij de politie worden gedaan door klager. De vertrouwenspersoon kan klager daarin bijstaan.
Indien de klacht door de vertrouwenspersoon niet na gesprekken of bemiddeling kan worden opgelost, verwijst de vertrouwenspersoon naar de klachtencommissie. Het door de vertrouwenspersoon opgebouwde dossier wordt dan overgedragen aan de klachtencommissie.
Nadat de klachtenprocedure bij de vertrouwenspersoon is doorlopen, blijft de vertrouwenspersoon contact houden met klager om te bezien of het indienen van de klacht geen nadelige gevolgen heeft gehad. Ook beziet de vertrouwenspersoon of de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen.De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht.
Artikel 6 Jaarverslag vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten en de aard daarvan. Zij geeft daarbij aan of een klager is doorverwezen naar de klachtencommissie. Zo mogelijk brengt zij het verslag uit voor 1 juli van het volgende jaar.
Artikel 7 De klachtencommissie
De drie door burgemeester en wethouders te benoemen leden moeten deskundig zijn op de gebieden die door de commissie worden bestreken. Er moeten leden van verschillende sekse als lid in de commissie benoemd worden. Leden van de commissie mogen niet werkzaam zijn bij de gemeente Zutphen. Wel wordt het secretariaat bekleed door een door burgemeester en wethouders aan te wijzen ambtenaar. Ten einde de objectiviteit en onafhankelijkheid van de commissie zoveel mogelijk te waarborgen mogen de commissieleden geen binding hebben met de klager of de aangeklaagde hebben en niet betrokken zijn bij het geval waarover zij moeten oordelen. In een voorkomend geval trekken zij zich terug en worden zij door burgemeester en wethouders vervangen. Dit kan ook geschieden op verzoek van klager of aangeklaagde.
Artikel 8 De klachtbehandeling door de klachtencommissie
De zittingen zijn niet openbaar. De klachtencommissie zorgt er voor dat de klager de consequenties van de klachtenprocedure kent en verzekert zich ervan dat de klager akkoord gaat met het volgen van deze procedure. De klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht. Zij dient dat binnen twee weken na indiening ervan te doen. Is de klacht niet-ontvankelijk, dan ontvangt (uitsluitend) de klager daarvan bericht. Wordt de klacht wel ontvankelijk verklaard en vervolgens in behandeling genomen, dan zendt de klachtencommissie een afschrift van de klacht alsmede andere met de klacht aan de klachtencommissie meegezonden stukken aan de aangeklaagde. Tevens worden burgemeester en wethouders op de hoogte gesteld van de indiening van de klacht, de aard van de klacht en de daarbij betrokkenen (klager en aangeklaagde).
Indien de klachtencommissie onmiddellijk maatregelen noodzakelijk acht of er naar haar/zijn mening gegronde redenen zijn om aan te nemen dat er een strafbaar feit is gepleegd, meldt de klachtencommissie de klacht onverwijld aan burgemeester en wethouders.
De klachtencommissie is belast met het onderzoek naar de ingediende klacht. Daartoe dient zij de nodige bevoegdheden te bezitten. Het kunnen horen van zowel de klager als de beklaagde en ook anderen behoort daartoe. Indien aangeklaagde weigert te worden gehoord en ook weigert een schriftelijke reactie te geven op de klacht, dan geldt de klacht in het vervolg van de procedure als onbetwist. Hiervan wordt aangeklaagde schriftelijk in kennis gesteld door de commissie. Van het horen worden verslagen gemaakt, die door de commissie ter tekening en voor akkoord worden voorgelegd aan hen die gehoord zijn. Zij dienen het verslag binnen een week getekend voor akkoord terug te zenden, al of niet voorzien van kanttekeningen. Niet-tijdige terugzending heeft tot gevolg dat de commissie het verslag voor akkoord tekent en vaststelt. Alleen indien sprake is van overmacht (gemotiveerd kenbaar te maken aan de voorzitter van de commissie) kan betrokkene vragen om een nieuwe termijn.Van een weigering om het verslag te ondertekenen wordt met redenen omkleed in het verslag melding gemaakt.
Artikel 9 Het advies van de klachtencommissie
De resultaten van het onderzoek door de commissie worden door middel van een rapport van bevindingen en een advies ter kennis gebracht aan burgemeester en wethouders. Indien de klacht gegrond is, kan zij teven het bevoegd gezag adviseren over een eventueel te treffen maatregel of sanctie. Alvorens de commissie hiertoe overgaat stelt zij de klager en aangeklaagde in de gelegenheid hun zienswijze over het uit te brengen rapport en advies mondeling dan wel schriftelijk aan de klachtencommissie kenbaar te maken. De klager en de aangeklaagde worden tegelijkertijd geïnformeerd over het feit dat het rapport van bevindingen en het advies naar burgemeester en wethouders zijn verzonden. Klager, beklaagde en de vertrouwenspersoon krijgen een afschrift van het rapport van bevindingen en het advies.
Artikel 10 Het jaarverslag van de klachtencommissie
Jaarlijks, voor 1 juli, brengt de klachtencommissie aan burgemeester en wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan en de ter zake gegeven adviezen. In het verslag mogen geen tot personen herleidbare gegevens worden opgenomen.
Artikel 11 Informatie verzamelen en bewaren
De vertrouwenspersoon en de klachtencommissie houden van de bij hun ingediende klachten een archief bij. Slechts de vertrouwenspersoon, de secretaris en de leden van de commissie hebben toegang tot dit archief. In geval van een juridische procedure kan de secretaris op verzoek van de rechter een afschrift van de stukken toedoen aan de rechter. Na 5 jaar worden de stukken door de klachtencommissie afgevoerd naar het archief onder akte van overbrenging, waarin in ieder geval is vastgelegd:
Artikel 12 Besluitvorming door burgemeester en wethouders
Binnen zes weken na ontvangst van het rapport en het advies van de klachtencommissie nemen burgemeester en wethouders een beslissing. De beslissing wordt aan klager en beklaagde gezonden. Verder ontvangen de klachtencommissie en de vertrouwenspersoon een afschrift van het rapport en het advies.
Indien burgemeester en wethouders willen afwijken van het advies van de commissie, rust op hen een zware motiveringsplicht. Wanneer blijkt dat de klacht onterecht was, mag beklaagde hier geen nadeel van ondervinden. In overleg met beklaagde wordt in een passende rehabilitatie voorzien.
Artikel 13 Faciliteiten vertrouwenspersoon en klachtencommissie
Burgemeester en wethouders bieden de vertrouwenspersoon en de leden van de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taak.
Artikel 14 Geen benadeling voor klager, vertrouwenspersoon en secretaris
Dit artikel regelt de bescherming van klager(s), vertrouwenspersonen en de secretaris. Geen van de klagers, vertrouwenspersonen of secretaris mag worden benadeeld in zijn/haar positie. Hieronder kan onder meer worden begrepen: minder goede promotiekansen, verslechtering van de werkomstandigheden of een slechte beoordeling.