BIJLAGE B. MANDAATREGISTER GEMEENTE LEIDEN 2012 MANDATEN VANUIT DE ALGEMEEN DIRECTEUR/GEMEENTESECRETARIS
Indeling register
- 1.
- 2.
Mandaten met betrekking tot personeel en organisatie
- 3.
4. Specifieke mandaten per afdeling4.1. Archief 4.2. BackOffice Dienstverlening 4.3. Handhaving 4.4. Kwaliteit, Documenten en Gegevens 4.5. Projectmanagementbureau 4.6. Realisatie 4.7. Service & Informatie 4.8. Stedelijk Beheer 4.9. Vastgoedontwikkeling en Grondzaken 4.10. Werkvoorbereiding Openbare Ruimteen Stedelijk beheer 4.11. Concernstaf
5. De Zijlbedrijven (DZB)
- 6.
Gemeentelijke instellingen en bedrijven (Sportbedrijf, Museum Lakenhal, Molenmuseum De Valk)
- 7.
Servicepunt71: additionele mandaten
1. Budgethouderregeling
Toelichting: dit is geen uitputtende regeling met betrekking tot de budgetten. Daarvoor zijn andere documenten beschikbaar. In het onderstaande zijn de mandaten weergegeven die nadrukkelijk een plaats dienen te vinden in het mandaatregister, vanwege de beperkende werking ervan.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1 | Bevoegdheid om een opdracht te verlenen binnen het toegewezen budget voor een dienst of levering en het verrichten van betalingen hiervoor, voor bedragen onder de €100.000,- | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren Programmamanager projectmanager | Afdelingsmanager Programmamanager projectmanager | teamleider, unitleider, projecmanager, programmamanager, projectmanager | mandaat/volmacht/machtiging | |
2 | Bevoegdheid om een opdracht te verlenen binnen het toegewezen budget voor werken en het verrichten van betalingen hiervoor, voor bedragen onder de € 2.500.000,-- | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren Programmamanager projectmanager | Afdelingsmanager Programmamanager projectmanager | teamleider, unitleider, projecmanager, programmamanager, projectmanager | mandaat/volmacht/machtiging | . |
3 | Bevoegdheid een opdracht te verlenen binnen het toegewezen budget, voor een dienst of levering, en het verrichten van betalingen hiervoor, voor bedragen die gelijk of hoger zijn dan € 100.000, - | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren Programmamanager projectmanager | Afdelingsmanager Programmamanager projectmanager | n.v.t. | mandaat/volmacht/machtiging | In afwijking van artikel 3, derde lid, van de Mandaatregeling Leiden 2012, is geen sprake van automatische ondermandatering. De verplichting geldt om voorafgaande aan de opdracht advies in te winnen bij SE Inkoop. Opdrachtvoorstel incluis advies dient voorgelegd te worden aan concerndirecteur van de desbetreffende directie. Concerndirecteur beslist overeenkomstig advies, tenzij college akkoord gaat met afwijking daarvan. Tevens is er nadrukkelijk geen 4e functionaris opgenomen. |
4 | Bevoegdheid een opdracht te verlenen binnen het toegewezen budget, voor werken, en het verrichten van betalingen hiervoor, voor bedragen die gelijk of hoger zijn dan € 2.500.000, - | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanager Programmamanager projectmanager | n.v.t. | mandaat/volmacht/machtiging | In afwijking van artikel 3, derde lid, van de Mandaatregeling Leiden 2012, is geen sprake van automatische ondermandatering. De verplichting geldt om voorafgaande aan de opdracht advies in te winnen bij SE Inkoop. Opdrachtvoorstel incluis advies dient voorgelegd te worden aan concerndirecteur van desbetreffende directie. Concerndirecteur beslist overeenkomstig advies, tenzij college akkoord gaat met afwijking daarvan. Tevens is er nadrukkelijk geen 4e functionaris opgenomen. |
5 | Beslissingen aangaande bestuursrechtelijke geldschulden | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | afdelingsmanagers | | | |
2. Mandaten met betrekking tot personeel en organisatie
Toelichting: Bij besluiten tot vaststelling van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO) geldt dat Burgemeester en Wethouders bevoegd zijn. Bij vaststelling en wijziging van de bepalingen van de CAR/UWO overeenkomstig de in het LOGA Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA) gemaakte afspraken geldt een bestuurlijk mandaat (paraaf en beslissing portefeuillehouder). De P&O-mandaten zijn dermate talrijk dat het niet inzichtelijk zou zijn om deze uitputtend weer te geven. Daarom is er voor gekozen om in het register alleen de uitzonderingen op te nemen. Dus zijn hieronder alleen de bevoegdheden omschreven die B&W bij zichzelf heeft gehouden en de mandaten voor bevoegdheden die uitsluitend aan de Algemeen directeur (en eventueel de onderscheiden concerndirecteuren) zijn gegeven. Alle andere bevoegdheden zijn ondergemandateerd op basis van het gestelde in artikel 3 van de mandaatregeling Leiden 2012. Onder afdelingsmanagers wordt in het kader van de P&O-bevoegdheden ook begrepen de directeur DZB. In BIJLAGE B staan enkele aanvullende bepalingen betreffende personeel en organisatie.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | (Wijzigingen van) aanstelling in vaste of tijdelijke dienst van de onderscheiden concerndirecteuren en concerncontroller (AVR 2:1, 2:4) | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
2. | De in de AVR genoemde bevoegdheden tot het stellen van nadere regels c.q. beleidsbeslissingen | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
3. | Alle uitvoeringsbesluiten zoals bedoeld in de suppletieregeling neergelegd in hoofdstuk 11a van de AVR (inclusief beslissingen op bezwaarschriften en het instellen van beroep of cassatie), waartoe het UWV bevoegd is, zulks met inachtneming van hetgeen in de ter zake aangegane overeenkomst met de UWV is bepaald (AVR 11a) | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
4. | Beslissingen op bezwaarschriften en instellen van beroep o.g.v. hoofdstuk 7 (ziekte) en 10a (bovenwettelijke uitkering) van de AVR, waartoe de UWV bevoegd is | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
5. | Beslissingen ten aanzien van bezwaarschriften op grond van de Awb als wordt afgeweken van het advies van de bezwaarcommissie | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
6 | Bij afwezigheid vervangen van de algemeen directeur of één van de (andere) leden van de concerndirectie. | Algemeen directeur | De door de algemeen directeur aan te wijzen concerndirecteur | n.v.t. | Mandaat | Nadere voorschriften kunnen worden neergelegd in een door de algemeen directeur vast te stellen vervangingsregeling. |
7. | Het geven van toestemming voor en het toekennen van vergoedingen verband houdende met buitenlandse reizen | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
8. | Beslissingen inzake de toekenning van afkoopsommen en regelingen omtrent uittreden op grond van de AVR | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | Er dient eerst overleg plaats te vinden met de wethouder P&O. Afkoopsommen groter dan een half jaarsalaris blijven voorbe-houden aan de Algemeen directeur. |
9. | Beslissingen m.b.t. het herplaatsbaar verklaren van ambtenaren | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
10. | Beheersbeslissingen anders dan (wijziging van) aanstelling m.b.t. de onderscheiden concerndirecteuren, concerncontroller | Algemeen directeur | n.v.t. | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
11. | Beheersbeslissingen m.b.t. afdelingsmana-gers waaronder (wijziging van) aanstelling | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
12. | Beslissingen inzake ontslag: - 8:3 AVR (reorganisatieontslag) - 8:6 AVR (ongeschiktheidsontslag) - 8:7, 8:8 AVR (ontslag op andere gronden) - 8:9 AVR (ontslag aanvaarding politiek ambt) - 8:13 AVR (strafontslag) | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren, met uitzondering van het strafontslag ex. 8:13 AVR. | n.v.t. | Mandaat | Mandaat geldt alleen indien het college het bevoegd gezag is. Strafontslag is voorbehouden aan de Algemeen directeur. |
13. | Beslissingen inzake de aanspraken bij ziekte op grond van artikel 7:3 lid 3 onderdeel a, 7:5 en 7:7 AVR (bezoldiging, uitkering en vergoeding van kosten voor geneeskundige verzorging bij arbeidsongeschiktheid in en door de dienst) | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
14. | Beslissingen met betrekking tot het opleggen van disciplinaire straffen als bedoeld in artikel 16:1:2 eerste lid onder d tot en met i van de AVR (inclusief horen), indien het college het bevoegd gezag is (AVR 16:1:2:1 d t/m i) | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
15. | Beslissingen met betrekking tot de voorlopige en definitieve vaststelling van niet eensluidende functiewaarderingsadviezen | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
16. | Vaststellen verzuimprotocol | Algemeen directeur | n.v.t. | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
17. | Vaststellen standaardfunctiereeksen | Algemeen directeur | n.v.t. | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
18. | Beslissingen op grond van de rechtspositie-regeling buitengewoon ambtenaren Burgerlijke stand | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren, | Afdelingsmanager SEI | Mandaat | n.v.t. |
19. | Alle overige beslissingen en ondertekening op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling (AVR) | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren, | Afdelingsmanagers Hoofd Bestuurs- en directieondersteuning Hoofd Communicatie Teamleider Middelen en Control | Mandaat | n.v.t. |
20. | Organisatiebesluit ten aanzien van de hoofdstructuur | Algemeen directeur | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
21. | Organisatiebesluit ten aanzien van de inrichting van afdelingen | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | n.v.t. | Mandaat | |
22. | AVR vaststelling functiebeschrijving | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren, | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
3. Algemene mandaten
Toelichting:Van de hieronder genoemde algemene bevoegdheden mag slechts gebruik worden gemaakt voor zover er sprake is van de uitvoering van een aan de desbetreffende afdeling toegewezen taak.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Bevoegdheid overeenkomstig artikel 4, tweede lid, Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012: het vaststellen van het mandaatregister. (Bijlage A bij de Mandaatregeling Leiden 2012) | Algemeen directeur | n.v.t. | | n.v.t. | n.v.t. | Dit betreft het vaststellen van het register voor zover het zich richt op de bevoegdheden van de concerndirectie, de onderscheiden de onderscheiden concerndirecteuren, de afdelingsmanagers, de instellings-/bedrijfsdirecteuren, programmamanagers, projectleiders, teamleiders en unitleiders. |
2. | Het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), waaronder in ieder geval, doch niet uitsluitend worden gerekend: - vergunningen, weigeringen en ontheffingen - subsidiebeschikkingen - beschikkingen op grond van wet- en regelgeving op het gebied van sociale zekerheid en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en - beslissingen ten aanzien van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur - beslissingen m.b.t. bestuursrechtelijke geldschulden -handhavingsbesluiten en bestuurlijke boetes | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Mandaat | Van deze bevoegdheid mag slechts gebruik worden gemaakt voor zover er sprake is van de uitvoering van een afdeling toegewezen In gevallen waarin niet duidelijk is bij welke afdeling de taak berust, geldt dat de Algemeen directeur bepaalt onder verantwoordelijkheid van welke afdeling de bevoegdheid in het concrete geval wordt uitgeoefend. Met betrekking tot subsidiebeschikkingen geldt dat alleen van het mandaat gebruik gemaakt mag worden voor zover een begrotingspost in de te verlenen subsidie voorziet. Het mandaat geldt niet ten aanzien van beslissingen met betrekking tot bezwaar- en beroepschriften . |
3. | Aansprakelijkstelling van derden voor schade aan gemeente-eigendommen | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanager Service & Informatie Afdelingsmanager Stedelijk Beheer | Team/Unitleider | Volmacht | n.v.t. |
4. | Uitstapjes, dagjes uit en incidentele sluitingen van (onderdelen van) de afdeling | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Machtiging | n.v.t. |
5. | Het uitvoeren van handelingen op basis van de artikelen 30, 34, 35, 36, 37 en 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het afhandelen van een verzetsprocedure ex artikel 40 en 41 van de Wbp | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Machtiging | n.v.t. |
6. | Ondertekenen en verzenden van correspondentie van routinematige aard | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Machtiging | Voor zover dit geen besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Awb betreft. |
7. | Ondertekenen en verzenden van brieven inzake inlichtingen van administratieve aard of waarin afschrift van een raads- en/of collegebesluit wordt gevraagd | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Machtiging | Voor zover gericht aan B&W. |
8. | Het afhandelen van wensen en vragen van routinematige aard, voor zover gericht aan het college en/of de burgemeester | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Machtiging | n.v.t. |
9. | Via een gerechtelijke procedure verkrijgen van betaling van openstaande vorderingen tot € 15.000,- | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren, | Afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Volmacht | Voor vorderingen met een waarde tussen € 5.000,- en € 25.000,- kan, indien aard de van de zaak dat gebiedt, SE JZ advies geven. |
10. | Huren, leasen, kopen en verkopen van onroerende zaken | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoed en grondzaken | n.v.t. | Volmacht | Van deze bevoegdheid mag alleen gebruik worden gemaakt als een begrotingspost hierin voorziet. Tevens dient Financiële dienstverlening (SP 71) mede te paraferen |
11. | Beslissingen ten aanzien van klachten zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Awb. | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | n.v.t. | Artikel 7 klachtreglement 2009. | Afdoening is neergelegd bij de hiërarchisch hogere functionaris, zoals neergelegd in de artikelen 3 en artikel 8 van het Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012. Dit betekent dat het college van burgemeester en wethouders klachten over de algemeen directeur/ gemeentesecretaris afdoet. Gemandateerden mogen geen beslissingen nemen m.b.t. klachten die betrekking op hen persoonlijk hebben. |
12. | Het aanvragen van subsidies bij externe instanties en het afleggen van verantwoording hieromtrent | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Zie (naar analogie) de voorwaarden zoals opgenomen onder punt 1 van dit hoofdstuk. |
13. | Het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten, waaronder in ieder geval, doch niet uitsluitend: - koopovereenkomsten - huurovereenkomsten - overeenkomsten van (geld)lening | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Volmacht | Een en ander uitsluitend conform de geldende budgetregeling en voor zover een begrotingspost hierin voorziet. Zie verder (naar analogie) de voorwaarden zoals opgenomen onder punt 1 van dit hoofdstuk. Bij overeenkomsten tbv informatiesystemen is goedkeuring van de afdelingsmanager KDG op advies van de Werkgroep I Architectuur vereist. |
14. | Het vaststellen van bestekken, al dan niet Europees openbaar aanbesteden en opdracht gunnen, voortvloeiende uit de wet- en regelgeving waarvan de uitvoering aan college en/of de burgemeester is opgedragen | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | teamleider | Volmacht / machtiging | Een en ander uitsluitend conform de geldende opgenomen en voor zover een begrotingspost hierin voorziet. Tevens dient SE Inkoop betrokken te worden. Bij bestekken tbv informatiesystemen is goedkeuring van de afdelingsmanager KDG op advies van de Werkgroep I Architectuur vereist. |
15. | Verdagingsbesluiten (i.v.m. Awb-zaken van college en burgemeester) als bedoeld in artikel 7:10 van de Awb | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Mandaat | Indien en voor zover deze bevoegdheid niet is gemandateerd aan Servicepunt 71. |
16 | Piket. Piket, overeenkomstig piketregeling: B&W. nr. 09.0476, d.d. 28 april 2009 | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | De heer F. Pot De heer W. van der Vlugt De heer M. Kopmels | | | Verplichtingen overeenkomstig piketregeling: B&W. nr. 09.0476 |
17 | Beslissen op verzoeken in het kader van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | afdelingsmanagers | n.v.t. | mandaat | n.v.t. |
18 | Het actualiseren van gegevens in de gemeentelijke deelprocesplannen | Algemeen directeur | De onderscheiden concerndirecteuren | Afdelingsmanagers | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
4. Specifieke mandaten per afdeling
4.1 ARCHIEF
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden. in BIJLAGE B staat een aanvullende passage betreffende het archief opgenomen.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Vaststellen, wijzigen dan wel intrekken Reglement Dienstverlening RAL | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager archief | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
4.2. BackOffice Dienstverlening
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2E functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Alle beslissingen ter uitvoering van de Wet investeren in jongeren (WIJ), alle beslissingen ter uitvoering van de Wet werk en bijstand (WWB). Inclusief de door de gemeente Leiderdorp gemandateerde beslissingen | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Mandaat/volmacht | Uitgezonderd zijn beslissingen m.b.t. bezwaar en beroep, alsmede vaststelling of wijziging van beleid en verordeningen. De mandaten zijn verleend onder de voorwaarde dat voldoende informatie plaatsvindt aan het college, bv. d.m.v. kwartaaloverzichten en jaarrekeningen. |
1. | Beslissingen inzake verhaal in rechte, alsmede procedures voortvloeiende uit onverschuldigde betaling, inclusief het instellen van beroep inzake verhaal van bijstand | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Mandaat/volmacht | Het instellen van beroep onder voorwaarde dat er vooraf overleg plaatsvindt met het SP71, SE Juridische Zaken |
2. | Het aangaan van leenovereenkomsten als bedoeld in het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (Bbz) | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Mandaat/volmacht | n.v.t. |
3. | Het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot leningen als bedoeld in de WWB | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Mandaat/volmacht | n.v.t. |
4. | Het aangaan van overeenkomsten tot vestiging van een hypotheek of pand, alsmede het royement daarvan, conform het bepaalde in de gemeentelijke regeling Bijstand en eigen woning, ofwel het Besluit Krediethypotheek of het Besluit Krediethypotheek Bijstand | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Volmacht | n.v.t. |
5. | Het afgeven van verklaringen ex artikel 285, lid 1, onder e Faillissementswet (alsmede instemming met verlening mandaat door B&W van gemeenten binnen het werkgebied van de Stadsbank). | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Volmacht | n.v.t. |
6. | Alle beslissingen ter uitvoering van de artikelen 20 t/m 22 van de Wet op de Lijkbezorging (WOL) | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Volmacht / machtiging | Dient te worden verantwoord door middel van jaarverslagen. |
7. | Indienen van een Declaratie Regeling financiering en verantwoording Ioaw/Ioaz/Bbz bij het Ministerie, alsmede indienen bij het Ministerie van de jaarverantwoordingen betreffende de WWB en de Wi, alsmede Indienen van overige declaraties | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | n.v.t. | Volmacht / machtiging | Medeparaaf SP71 Financiële dienstverlening. |
8. | Verlenen van rekening-courantrekening t.b.v. woonhuisrestauraties, zulks tot een limiet van 85% van de in het vooruitzicht gestelde subsidie | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | Volmacht | Voor zover begrotingspost hierin voorziet. |
9. | Het vragen van adviezen als bedoeld in artikel 2.26 Wabo en H6 Bor | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | | |
10. | Uitbrengen van advies op grond van artikel 2.26 Wabo en H6 Bor. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager BackOffice Dienstverlening | Team- en unitleiders van de betreffende teams/ units | | |
4.3. Handhaving
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Wat betreft de afdeling Handhaving zij benadrukt dat zij niet ressorteert onder een concerndirecteur, maar dat zij direct valt onder de algemeen directeur.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Het aanwijzen van toezichthouders op grond van de Awb, de Wabo, Woningwet, de Monumentenverordening, de Monumen-tenwet, de Wro, de Huisvestingswet, artikel 4.4.2. APV (stadsschoon) en Hoofdstuk 5, afdeling 1, paragraaf 3, APV (woonschepen) | Algemeen directeur | Afdelingsmanager Handhaving | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
2. | Afgifte en ondertekening van legitimatiebewijzen voor toezichthouders | Algemeen directeur | Afdelingsmanager Handhaving | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
3. | Toepassen van bestuursdwang en het verhaal van kosten daarvan met betrekking tot: - afval dat op niet daartoe aangewezen dagen ter inzameling wordt aangeboden (overtreding art. 18, lid 2, Afvalstoffenverordening) - verwijdering van illegale pleziervaartuigen en andere voertuigen (wrakken/ defecten), bedrijfsvaartuigen, standplaatsen, terrassen en evenementen - de Wegsleepverordening - het project “fiets fout, fiets weg” ( overtreding APV Artikel 5.1.11) | Algemeen directeur | Afdelingsmanager Handhaving | Teamleiders van de afdeling Handhaving | Mandaat | n.v.t. |
4. | Beslissen tot stilleggen van de bouw op grond van artikel 125 Gemeentewet en artikel 5:21 Awb | Algemeen directeur | Afdelingsmanager Handhaving | Teamleiders van de afdeling Handhaving | Mandaat | n.v.t. |
5. | Wegslepen van kampeerwagens, caravans of andere voertuigen voor recreatieve doeleinden die zonder ontheffing van B&W langer dan drie dagen achtereen op de openbare weg staan geparkeerd (artikel 5.1.5 APV) | Algemeen directeur | Afdelingsmanager Handhaving | Teamleiders van de afdeling Handhaving | Mandaat | |
4.4. Kwaliteit, Documenten en Gegevens
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Het verrichten of uitvoeren van diverse bevoegdheden en/of handelingen in het kader van de Wet Kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (Wkpb) | Algemeen directeur | ConcerndirecteurDirectie Bestuur en Concern | Afdelingsmanager KDG | Teamleider Gegevens | Mandaat/machtiging | Jaarlijks uiterlijk op 31 januari wordt verslag gedaan van de wijze waarop van de bevoegdheid gebruik is gemaakt. |
2. | Alle beslissingen ter uitvoering van de Wet Basisadministraties adressen en gebouwen (BAG) | Algemeen directeur | ConcerndirecteurDirectie Bestuur en Concern | Afdelingsmanager KDG | Teamleider gegevens of door hem aangewezen functionarissen | Mandaat/machtiging | n.v.t. |
4.5. Projectmanagementbureau
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Uitvoering van voorbereidende werkzaam-heden op het terrein van projectontwikkeling, in casu: subsidieaanvragen, inwinnen van informatie, informatieve correspondentie, uitnodigingen voor bijeenkomsten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Ambtelijke opdrachtgever | Projectleiders van het Project-managementbureau | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
2. | Opdracht geven aan derden voor diensten, leveringen en/of werkzaamheden | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Projectmanage-mentbureau | Projectleiders van het Project-managementbureau | Volmacht | Voor zover de door de raad geautoriseerde kredieten, grondexploitaties en aanbestedingsregels dit toestaan. |
4.6. Realisatie
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
De afdelingsmanager Realisatie heeft nog een aantal bevoegdheden gemandateerd gekregen ten aanzien van instellingen. Deze staan vermeld in hoofdstuk 7.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Beslissingen in het kader van het Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse Gemeenten (SVN) | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider Stadsleven | Mandaat | n.v.t. |
2. | Aanvragen van een verklaring van geen bezwaar bij het College van Gedeputeerde Staten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
3. | Elektronisch waarmerken en publiceren van Wro instrumenten en Wabo instrumenten (art. 2.12, lid 1, onderdeel a onder 3 Wabo) | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider, senior beleidsmedewerkers, juridisch beleidsmedewerkers ORO | Mandaat/machtiging | n.v.t. |
4. | Het vaststellen van het ontwerpbesluit en de ontwerpverklaring van geen bedenkingen bij omgevingsvergunningen, waarbij van het bestemmingsplan wordt afgeweken (artikel 2.12 lid 1 onderdeel a Wabo) | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO Teamleider BOD/V&S | Mandaat | Teamleider ORO ondertekeningbevoegd ontwerpverklaring van geen bedenkingen Teamleider BOD/V&S ondertekeningsbevoegd ontwerpbesluit. |
5. | Het vaststellen van het voorontwerp en ontwerp bestemmingsplan | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO | Mandaat | n.v.t. |
6. | De beslissingen ter uitvoering van de toewijzingsregels herinrichting Trekvaartplein en Roomburg | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Onder meer het sluiten van vaststellings- overeenkomsten, aangaan en beëindigen van huur- en/of gebruiksovereenkomsten. |
7. | Het aangaan van planschade-overeenkomsten in het kader van RO-procedures | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO | Mandaat/volmacht/machtiging | |
8. | Het aangaan van grondexploitatieovereenkomsten (6.12, lid 2, onder a, en 6.24, lid 1, Wro) vooor ruimtelijke projecten waarvoor RO-procedures worden gevoerd. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO | Mandaat/volmacht/machtiging | |
9. | Kennisgeving omtrent gesloten grondexploitatieovereenkomsten als bedoeld in artikel 6.24, lid 3, Wro. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO | Mandaat/volmacht/machtiging | |
10. | Terinzagelegging van de zakelijke beschrijving van de gesloten grondexploitatieovereenkomst als bedoeld in artikel 6.2.12 Bro. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO | Mandaat/volmacht/machtiging | |
11. | Het doen van een kennisgeving van het voornemen van voorbereiding van een bestemmingsplan | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider ORO | Mandaat | |
12. | Beslissingen inzake kleinschalige verkeersvoorzieningen - zoals de plaatsing van paaltjes, aanleg van verkeersdrempels, en verbreding van de stoep - voor zover ze aan de orde komen in het Verkeersoverleg, alsmede beslissingen inzake het nemen van verkeersbesluiten voortkomend uit het Verkeersoverleg. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider Verkeer en Wijkmanagement | Mandaat/volmacht/machtiging | |
13. | Ontwerp-verkeersbesluiten op basis van art. 18, lid 1, eerste lid, onderdeel d, van de Wegenverkeerswet. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | n.v.t | Mandaat | |
14 | Het ondertekenen van uitvoeringsovereenkomsten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | De onderscheiden teamleiders | /volmacht/machtiging | Binnen het daartoe bestemde/toegewezen budget. |
15. | Beslissingen m.b.t. registratie en aanwijzing o.b.v. de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen artikel 1, afdeling 3, 4 en 5 en artikel 2, afdeling 2,3, en 4 | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Realisatie | Teamleider Stadskennis en Cultuur | | Handhaving door middel van de instrumenten exploitatieverbod, uitschrijving uit het register, last onder dwangsom, bestuurlijke boete of bestuursdwang vindt plaats op basis van een collegebesluit. |
4.7. Service & Informatie
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Afnemen verklaring onder ede als bedoeld in artikel 36, lid 2 onder e van de Wet GBA | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Burgerzaken en Telefonie + unitleider Burger-zaken + medewer-kers Burgerzaken | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
2. | Benoemen van ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand (Burgerlijk Wetboek) | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Burger-zaken en Telefonie, unitleider Burger-zaken, medewer-kers Burgerzaken, teamleider Beheer en Ontwikkeling en medewerkers Beheer en Ontwik-keling | Mandaat/volmacht | n.v.t. |
3. | Het vragen van adviezen als bedoeld in artikel 2.26 Wabo en Hoofdstuk 6 Bor | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Onder-nemen, wonen en recreëren + unitleider parkeren, markt en water | Machtiging | n.v.t. |
4. | Uitbrengen van advies op grond van artikel 2.26 Wabo en Hoofdstuk 6 Bor | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Onder-nemen, wonen en recreëren + unitleider parkeren, markt en water | Machtiging | n.v.t. |
5. | Verkeersmaatregelen t.b.v. gereserveerde gehandicaptenparkeerplaatsen | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Onder-nemen, wonen en recreëren + unitleider Parkeren, markt en water + Senior medewerker PMW | Mandaat | n.v.t. |
6. | Alle beslissingen ter uitvoering van het gemeentelijke minimabeleid, inclusief de door de gemeente Leiderdorp gemandateerde beslissingen. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Maatschappelijke Ondersteuning en unitleider Advies & Ondersteuning | Mandaat | Beslissingen m.b.t. kwijtschelding van gemeentelijke heffingen zijn uitgezonderd. |
7. | Aanvragen voor antecedentenonderzoek in verband met vergunningaanvragen voor horeca en bijzondere wetten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Ondernemen, Wonen en Recreëren, Unitleider VHEB, Horeca-coordinator, medewerker horeca & Bijzondere wetten | Volmacht/machtiging | Geldende voorschriften antecedentenonderzoek |
8. | Aanstellen van evenementenverkeers-regelaars op basis van het BABW, jo de Regeling verkeersregelaars 2009 | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider OWR en Unitleider VHEB | Mandaat | n.v.t. |
9. | Uitoefenen van de bevoegdheden op basis van artikel 26 Paspoortwet en artikel 90 Pas-poort Uitvoeringsregeling Nederland 2001 | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Burger- zaken SEI en tele-fonische informatie en unitleiders Burgerzaken | Mandaat/machtiging | n.v.t. |
10. | Uitoefenen van de bevoegdheden op basis van artikel 128 Reglement Rijbewijzen | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Burger- zaken SEI en telefonische informatie en unitleiders burgerzaken | Mandaat/machtiging | n.v.t. |
11. | Verstrekken van ontheffingen als bedoeld in de artikelen 2,3,6,7 en 8 van de verordening winkeltijden Leiden; het verstrekken van een ontheffing als bedoeld in artikel 6 van de Winkeltijdenwet; en het intrekken ontheffingen als bedoeld in artikel 4 van de veerordening winkeltijden Leiden en artikel 6 van de Winkeltijdenwet | Algemeen Directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider vergunningen, horeca, evenementen en bedrijven. | Mandaat | |
12. | Het opleggen van een toegangsverbod aan personen voor bepaalde tijd (maximaal 1 jaar) ten aanzien van één of meerdere gemeentelijke gebouwen. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | | Volmacht | |
13. | alle beslissingen inzake overtredingen van sluitingstijden van terrassen en horeca-inrichtingen met inbegrip van het uitreiken van waarschuwingen en het opleggen van sancties op grond van artikel 2:28A en 2:29 van de APV | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | | Mandaat/volmacht/machtiging | |
14. | Alle beslissingen op aanvragen voor ontheffingen als bedoeld in artikel 5.1.5. APV met inbegrip van de intrekking daarvan | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | | | |
15. | Het opleggen van aanlijn- en muilkorfgeboden | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Dienstverlening | Afdelingsmanager Service & Informatie | Teamleider Unitleider | mandaat | n.v.t. |
4.8. Stedelijk Beheer
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Alle beslissingen ter uitvoering van de Afvalstoffenverordening 2008 en de daarbij behorende uitvoeringsbesluiten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Stedelijk Beheer | de betreffende teamleider(s) en/of de adjunct afdelingsmanager | Mandaat/machtiging | n.v.t. |
2. | Vaststelling en/of wijziging tarieven voor het beschikbaar stellen, in gebruik geven en het ledigen van particuliere en openbare inzamelmiddelen en het verwijderen van de daarin verzamelde afvalstoffen | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Stedelijk Beheer | de betreffende teamleider(s) en/of de adjunct afdelingsmanager | Mandaat | n.v.t. |
3. | Het doen van kennisgeving als bedoeld in artikel 19 van de verordening wegen, lanen, straten enz. en watergangen en sloten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Stedelijk Beheer | de betreffende teamleider(s) en/of de stedelijk beheerder | Mandaat/machtiging | n.v.t. |
4. | Aanstellen van verkeersregelaars op basis van het BABW, jo de Regeling verkeersregelaars 2009 | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Stedelijk Beheer | Teamleider Civiel en Unitleider Civiel | Mandaat | n.v.t. |
4.9. Vastgoedontwikkeling en Grondzaken
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Alle beslissingen ter uitvoering van de Erfpachtvoorwaarden 1975, Erfpacht-voorwaarden 1978 en Erfpachtvoorwaarden 1982/1990/1992 | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Mandaat/volmacht | n.v.t. |
2. | Het aangaan van overeenkomsten alsmede de levering en aanvaarding inzake verkoop,aankoop, uitgifte in erfpacht van stukjes grond en het vestigen van zakelijke rechten met een maximale (verkoop)waarde van € 25,000,- | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Mandaat/volmacht | n.v.t. |
3. | Het doen van inschrijvingen in de Openbare Registers overeenkomstig het bepaalde in artikel 3:17 BW | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Volmacht | n.v.t. |
4. | Het afgeven van een verklaring van waardeloosheid als bedoeld in artikel 3:28 BW alsmede het afgeven van verklaringen aan het notariaat inzake de status quo van eerder door de gemeente bedongen rechten. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Volmacht | n.v.t. |
5. | Rectificaties als bedoeld in artikel 59 Kadasterwet van gepasseerde en nog te passeren akten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Volmacht | Voor zover het wijzigingen van geringe betekenis betreft. |
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
6. | Nemen van een beslissing inzake het juridisch splitsen van vastgoed in appartementsrechten. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Volmacht | n.v.t. |
7. | De volmacht van de Burgemeester tot het ondertekenen van overeenkomsten inzake de aan- of verkoop van onroerende zaken, alsmede de volmacht tot het verrichten van de uit het B&W besluit voortvloeiende (rechts)handelingen ten behoeve van de notariële akte van levering. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Volmacht | Onder voorbehoud van het B&W besluit tot aan- of verkoop van onroerende zaken. |
8. | De volmacht van de Burgemeester tot het ondertekenen van overeenkomsten tot vestiging van zakelijke beperkte rechten, alsmede de volmacht tot het verrichten van de uit het B&W besluit voortvloeiende (rechts)handelingen ten behoeve van de notariële akte van vestiging. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Volmacht | Onder voorbehoud van het B&W besluit tot vestiging van dergelijke rechten. |
9. | Alle beslissingen ter zake van de Wet Voorkeursrecht Gemeenten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Mandaat/volmacht/ machtiging | Met uitzondering van besluiten tot het vestigen, en wijzigen van een voorkeursrecht. |
10. | Alle beslissingen ter zake van de Onteigeningswet | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | n.v.t. | Mandaat/volmacht/ machtiging | Met uitzondering van besluiten ten aanzien van onteigening. |
11. | Het als eigenaar van (aangekochte) panden ondertekeken van aanvragen voor aansluiting gas, water en licht. | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | Teamleider Vastgoedbeheer en onderhoud. | | |
12. | Het geven van opdrachten aan aannemers e.a. i.v.m. het beheer in de bij het Team Beheer en Onderhoud Vastgoed in beheer zijnde vastgoed, voor zover een begrotingspost dan wel rijksfinanciering daarin voorziet en het past binnen het gemeentelijke aanbestedingsbeleid, alsmede het accorderen van (tussentijdse) opleveringen | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | Teamleider Vastgoedbeheer en onderhoud. | | |
13. | Beslissen t.z.v. verhuur of in (mede)gebruik geven van ruimten in de bij het Team Beheer en Onderhoud Vastgoed in beheer zijnde vastgoed, waaronder het aangaan, wijzigen of beëindigen van huur- en gebruiksovereenkomsten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | Teamleider Vastgoedbeheer en onderhoud. | | |
14. | Het tijdelijk in gebruik geven van bij de gemeente in eigendom zijnde opstallen en gronden | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | Teamleider Vastgoedbeheer en onderhoud. | | |
15. | Aangaan van posterieure grondexploitatieovereenkomsten als bedoeld in artikel 6.24 Wro | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | | | |
16. | Kennisgeving omtrent gesloten anterieure en posterieure grondexploitatieovereenkomsten als bedoeld in artikel 6.24 lid 3 Wro | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | | | |
17. | Het aangaan van planschadeverhaalsovereenkomsten | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | | | |
18. | Huren en leasen van onroerende zaken voor ambtelijke huisvesting | Algemeen directeur | Concerndirecteur Directie Stad | Afdelingsmanager Vastgoedontwikkeling en Grondzaken | Volmacht | | n.v.t. |
19. | Het geven van opdrachten aan aannemers e.a., i.v.m. het beheer in de bij het Team Beheer en Onderhoud Vastgoed in beheer zijnde vastgoed, alsmede het accorderen van (tussentijdse) opleveringen | Algemeen directeur | Teamleider Vastgoedbeheer en Onderhoud | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Voor zover een begrotingspost dan wel rijksfinanciering daarin voorziet en het past binnen het gemeentelijke aanbestedingsbeleid. |
4.10. Werkvoorbereiding Openbare Ruimte en Stedelijk Beheer
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Beslissingen terzake van het sluiten van contracten inhoudende het geven van opdracht voor werkzaamheden van civieltechnische aard en inclusief openbare verlichting | Algemeen directeur | Directeur Directie Stad | De onderscheiden concerndirecteuren, Afdelingsmanager Stedelijk Beheer en Werkvoorbereiding Openbare Ruimte | Teamleider Ingenieursbureau Teamleider IBOR | Volmacht/machtiging | Voor zover de kosten zijn voorzien in de gemeentebegroting en met inachtneming van het door het College vastgestelde aanbestedingsbeleid. Teamleider Ingenieursbureau is bevoegd tot het drempelbedrag van Europese aanbesteding voor werken in 2012 (geldt tevens voor accorderen van facturen). |
2. | Beslissingen ter zake van het verrichten ten behoeve van derden van civieltechnische werkzaamheden en toezicht | Algemeen directeur | Directeur Directie Stad | De onderscheiden concerndirecteuren, Afdelingsmanager Stedelijk Beheer en Werkvoorbereiding Openbare Ruimte | Teamleider Ingenieursbureau Teamleider IBOR | Volmacht/machtiging | Voor zover de factuurwaarde voor deze werkzaamheden in totaal niet meer bedraagt dan € 125.000,-. |
4.11. Concernstaf
[Bestuurs- en directieondersteuning en Middelen en Control]
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Het doen van een inschrijving in het handelsregister van de kamer van koophandel, inclusief het doorvoeren van wijzigingen | Algemeen directeur | Directeur Directie Bestuur en Concern | Teamleider Middelen & Control | | Volmacht | n.v.t. |
2. | Het besteden van de budgetten zoals genoemd in de bijlage bij het mandaatbesluit van 12 januari 2012 en tevens om voor het beheer van deze budgetten ondermandaat te verlenen aan het Dagelijks Bestuur van Servicepunt71, met de bevoegdheid ondermandaat te verlenen. | Algemeen directeur | Directeur Directie Bestuur en Concern | Teamleider Middelen & Control | | Mandaat | De bevoegdheden worden begrensd overeenkomstig de bepalingen zoals neergelegd in het “Mandaatbesluit Servicepunt 71/de gemeente Leiden”. |
2. | Ondertekenen van overeenkomsten die het gevolg zijn van uitvoering van het treasurybeleid (artikel 171 Gemeentewet) | Algemeen directeur | Directeur Directie Bestuur en Concern | Concerncontroller | Vervanger van de Concerncontroller | Machtiging | De kaders van deze machtiging worden bepaald door de Financiële verordening ex artikel 212 lid 2 onderdeel c van de Gemeentewet, het Organisatiebesluit en de Nota Treasury. |
5. De Zijlbedrijven (DZB)
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor deze afdeling alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden. In de Mandaatregeling Leiden 2012 is aangegeven dat onder het begrip afdelingsmanager, ook de directeur van een instelling van de gemeente Leiden moet worden begrepen.
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Het optreden als werkgever in de zin van de Arbeidsomstandighedenwet 1998 en het uitvoeren van die Wet | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | n.v.t. | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
2a. | Het vaststellen van bedrijfstijden, werk – en dienstroosters | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Manager Mens-ontwikkeling, Manager Leerwerkbedrijven, Manager Re-integratie Leiden, Controller, | Volmacht/machtiging | Voor zover geen conflict ontstaat met de Arbowet, de Arbeidstijdenwet en de betrokken CAO’s |
2b. | Het opleggen van consignaties en bereikbaarheidsdiensten, incidentele sluitingen van (onderdelen) van de dienst, het vaststellen van uitstapjes, dagjes uit | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Bedrijfsleiders Leerwerkbedrijven, Teammanagers Re-integratie Leiden | Volmacht/machtiging | Voor zover geen conflict ontstaat met de Arbowet, de Arbeidstijdenwet en de betrokken CAO’s |
3. | Het jaarlijks aangaan van investeringen | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Manager P&M | Volmacht/machtiging | Tot een maximum bedrag van € 459.000, -(voor jaar 2012) ; Manager LWB (tot een maximum van € 100.000,-. |
4. | Het doen van aangifte bij de Belastingdienst ingevolge de Wet omzetbelasting (BTW) | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Controller | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
5. | Het aangaan en opzeggen van arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht alsmede het nemen van alle beslissingen met betrekking tot die arbeidsovereenkomsten | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Manager Mensontwikkeling, | Volmacht/machtiging | Bevoegdheden van Manager Mensontwikkeling zijn beperkt tot de arbeidsovereenkomsten i.h.k.v. de Wsw en die gelden NIET voor het opzeggen van deze AO. |
6. | Het verstrekken van loonkostensubsidies in het kader van de Wet werk en bijstand | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Manager Re-integratie, accountmanager gesubsidieerde arbeid | Mandaat | n.v.t. |
7. | Het beheer van wachtlijst Wsw-geïndiceerden en het aanvragen herindicatie | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Manager Mensontwikkeling | Mandaat | n.v.t |
8. | Het intrekken van her-/indicatiebeschikking Wsw | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | n.v.t. | Mandaat | n.v.t. |
9. | Het aangaan van overeenkomsten voor detachering en begeleid werken van de Wsw’ers (incl. het verstrekken van subsidies en vergoedingen aan werkgevers en begeleidingsorganisaties i.h.k.v. begeleid werken) | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Manager Re-integratie Leiden; teammanagers Re-integratie Leiden | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
10. | Het aanvragen van subsidies bij externe instanties | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Manager Mensontwikkeling | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
11. | Het verantwoorden van ontvangen subsidies aan externe instanties | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Controller | Volmacht/machtiging | n.v.t. |
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | 4e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
12. | Het aangaan van overeenkomsten hetzij als opdrachtnemer hetzij als opdrachtgever inzake werken, leveringen en diensten | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Bedrijfsleiders LWB; Teammanagers RL | Volmacht/machtiging | Tot een maximum van € 25.000 |
13. | Het aankopen ten behoeve van de uitvoering van opdrachten | Algemeen directeur | Directeur Directie Dienstverlening | Directeur DZB | Teamleiders LWB | Volmacht/machtiging | Tot een maximum van € 2.500 |
6. Gemeentelijke instellingen en bedrijven
Toelichting: In hoofdstuk 3 is reeds aangegeven dat er een algemeen mandaat bestaat dat ziet op het nemen van beschikkingen in de zin van artikel 1:3 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dat er een algemeen mandaat is ten aanzien van het aangaan van overeenkomsten en een algemeen mandaat m.b.t. aanbestedingen. Om die reden zijn bij de specifieke mandaten voor de instellingen alleen bijzondere bevoegdheden m.b.t. het nemen van beschikkingen opgenomen en bevoegdheden ten aanzien waarvan afwijkende voorwaarden gelden. In de Mandaatregeling Leiden 2012 is aangegeven dat onder het begrip afdelingsmanager, ook de directeur van een instelling van de gemeente Leiden moet worden begrepen.
Onder de gemeentelijke instellingen en bedrijven vallen het Sportbedrijf, Museum lakenhal en Molenmuseum De Valk
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
1. | Het geven van opdrachten aan aannemers e.a., i.v.m. het beheer in de bij het Team Beheer en Onderhoud Vastgoed in beheer zijnde vastgoed, alsmede het accorderen van (tussentijdse) opleveringen | Algemeen directeur | Teamleider Vastgoedbeheer en onderhoud | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Voor zover een begrotingspost dan wel rijksfinanciering daarin voorziet en het past binnen het gemeentelijke aanbestedingsbeleid. |
2. | Aangaan van overeenkomsten i.h.k.v. organisatie introductiecursussen en toernooien op het gebied van schoolsport met individuele instructeurs, sportverenig-ingen en sportscholen, alsmede besluiten tot aangaan van huurovereenkomsten voor sportaccommodaties en sportattributen | Algemeen directeur | Directeur Sportbedrijf | Manager sportaccommodaties, coördinator cultuurtechnische dienst en stafmedewerker | Volmacht/machtiging | Budgetbevoegdheid overeenkomstig de budgethouderregeling.,- per opdracht voor 3e functionarissen. |
3. | Het geven van opdrachten aan aannemers e.a., i.v.m. het beheer van de bij het Sportbedrijf ondergebrachte gebouwen, alsmede het accorderen van (tussentijdse) opleveringen | Algemeen directeur | Directeur Sportbedrijf | Manager sportaccommodaties, coördinator cultuurtechnische dienst en stafmedewerker | Volmacht/machtiging | Voor zover een begrotingspost dan wel rijksfinanciering daarin voorziet en het past binnen het gemeentelijke aanbestedings-beleid. Budgetbevoegdheid overeenkomstig de budgethouderregeling. |
4. | Het beheer van de wachtlijst voor ateliers en het toewijzen van atelierruimten | Algemeen directeur | Directeur Lakenhal | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Geldt tot dat deze taak is ondergebracht bij de op te richten stichting Atelierbeheer. |
5. | Het verlenen van kunstopdrachten t.b.v. de openbare ruimte | Algemeen directeur | Directeur Lakenhal | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Na inwinning van advies van de Adviescommissie ruimtelijke kwaliteit. |
Nr. | Omschrijving bevoegdheid | 1ste functionaris | 2e functionaris | 3e functionaris | Mandaat, volmacht of machtiging? | Nadere voorwaarden waaronder mandaat verkregen wordt |
6. | Het aanvaarden van schenkingen in natura bestemd voor opname in de collecties van Stedelijk Museum De Lakenhal en Molenmuseum De Valk | Algemeen directeur | Directeur Lakenhal, Beheerder Molenmuseum De Valk | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Tot een waarde van maximaal € 50.000,-- mits aan de schenkingen geen nadere voorwaarden zijn verbonden |
7. | Het honoreren van bruikleenaanvragen van tijdelijke aard uit de collecties van Stedelijk Museum De Lakenhal en Molenmuseum De Valk ten behoeve van tentoonstellingen in musea of vergelijkbare accommodaties | Algemeen directeur | Directeur Lakenhal, Beheerder Molenmuseum De Valk | n.v.t. | Volmacht/machtiging | De waarde van de uit te lenen voorwerpen mag niet hoger liggen dan € 500.000,- en onder de gebruikelijke voorwaarden van transport en verzekering. Wethouder Cultuur dient te medeparaferen. |
8. | Volgens een vigerend protocol doen van aankopen van kunstwerken ten behoeve van de collecties van Stedelijk Museum De Lakenhal | Algemeen directeur | Directeur Lakenhal, Beheerder Molenmuseum De Valk | n.v.t. | Volmacht/machtiging | De aankoopprijs excl. BTW dient beneden de € 100.000,- per object te liggen en de middelen in de respectievelijke aankoopfondsen dienen beschikbaar te zijn. T.a.v. De Valk dient de aankoopprijs excl. BTW beneden de € 25.000,- per object te liggen. |
9. | Het aangaan van renteloze geldleningen ten laste van Stedelijk Museum De Lakenhal en het aanvaarden van kwijtschelding in jaarlijkse termijnen van de betreffende lening i.h.k.v. een door de fiscus geaccepteerde wijze van effectuering van een schenking | Algemeen directeur | Directeur Lakenhal | n.v.t. | Volmacht/machtiging | Tot een maximumbedrag van € 12.500,-. |
7 Servicepunt 71 additionele mandaten
Toelichting: naast de mandaten zoals genoemd in bijlage A, zijn er separaat nog aanvullende mandaten verleend aan Servicepunt 71.
Functionaris | Besluit: gemandateerde bevoegdheid |
De teamleider Middelen en Control, gelet op het (onder)mandaat van 12 januari 2012, verkregen van de algemeen directeur/gemeentesecretaris van de gemeente Leiden. | Het Dagelijks Bestuur van Servicepunt71, (onder)mandaat te verlenen om met ingang van 1 januari 2012 namens hem, de in de bijlage bij het besluit van 12 januari 2012 genoemde budgetten te besteden en tevens om voor het beheer van deze budgetten namens hem ondermandaat te verlenen, met inachtneming van het Mandaatbesluit Servicepunt 71/de gemeente Leiden. |
Toelichting op het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Leiden 2012
Deel 1 Algemene toelichting1. Inleiding
Er worden dagelijks in naam van de gemeente veel besluiten genomen, opdrachten verstrekt en overeenkomsten afgesloten. Het is voor een ieder van belang om te weten wie bevoegd is om zulke (rechts)handelingen te verrichten. De verdeling van deze bevoegdheden wordt geregeld in het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Leiden 2012 (hierna: Mandaat-regeling). De Mandaatregeling is vastgesteld door het college, de burgemeester en de gemeentesecretaris/algemeen directeur, ieder voor zover zij daartoe bevoegd zijn.
Door het verlenen van mandaat worden het college en de burgemeester ontlast van besluitvormingstaken, zodat zij zich meer kunnen richten op de bepaling van de hoofdlijnen en het stellen van doelen voor de (middel-)lange termijn. Verder zorgt het verlenen van een bevoegdheid in mandaat ervoor dat de administratieve procedures sneller doorlopen worden. Dit heeft tot gevolg dat de dienstverlening richting de burger verbetert en de organisatie klantvriendelijker wordt, hetgeen goed past in de doelstellingen van de gemeente Leiden om de dienstverlening te optimaliseren en de regeldruk te verminderen.
De mandaatregeling heeft verschillende gebruikersgroepen.
Ten eerste zijn er externe gebruikers, die willen weten of iemand al dan niet bevoegd is. ten tweede zijn er interne gebruikers, die bij het voorbereiden van een beslissing naar de juiste bevoegde functionaris zoeken. Tot slot is het natuurlijk voor gemandateerden zelf van belang te weten, waarvoor zij gemandateerd zijn dan wel welke bevoegdheden zij gemandateerd hebben.
2. Onderscheid mandaat, volmacht en machtiging
In de toelichting wordt het begrip mandaat gebruikt voor de verdeling van de bevoegdheden. Formeel worden de bevoegdheden van het college en de burgemeester onderverdeeld in het verlenen van mandaat voor het nemen van publiekrechtelijke besluiten (bijvoorbeeld vergunningverlening), het verlenen van volmacht voor privaatrechtelijke rechtshandelingen (bijvoorbeeld opdrachtverstrekkingen) en het verlenen van machtiging voor andere handelingen (bijvoorbeeld de voorbereiding van besluiten, zitting nemen in overlegverbanden, het houden van een toespraak, het voeren van onderhandelingen). Om die lading te dekken, spreken we formeel van het “Besluit mandaat, volmacht en machtiging Leiden 2012”. Vanwege de bekendheid met het begrip “mandaat” en het gegeven dat het in onderhavig besluit voornamelijk mandaten betreft, is de citeertitel minder gecompliceerd geformuleerd (artikel 8, zesde lid), namelijk: “Mandaatregeling Leiden 2012”.
3. Onderscheid taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De Mandaatregeling regelt niet uitputtend welke taken zijn toebedeeld aan afdelingen. Dit wordt mede geregeld in het Organisatiebesluit en in afzonderlijke besluiten van het college, de burgemeester of de concerndirectie. Ook staan er in het mandaatbesluit geen diepgaande interne werkprocedures en regelingen omtrent de budgetten, zoals het controleren van facturen en het verstrekken van betalingsopdrachten. Daarvoor wordt verwezen naar de diverse interne proces- en procedurebeschrijvingen en het Organisatiebesluit. De mandaatregeling zou een te bewerkelijk document worden wanneer voormelde zaken hierin zouden zijn opgenomen. Iedere kleine wijziging zou opnieuw nopen tot vaststelling (van wijziging) van de regeling. Dat is onwenselijk en gaat in tegen het beoogde doel van deze hernieuwde vaststelling (het vereenvoudigen van de procesgang aangaande de mandaatbesluiten; zie hieronder).
Het college respectievelijk de burgemeester blijft altijd verantwoordelijk voor een in mandaat genomen besluit. Van een gemandateerde wordt dan ook verwacht dat er voldoende politieke sensitiviteit aanwezig is om te kunnen beoordelen of een besluit wel in mandaat genomen moet worden. Daarnaast dient een functionaris bij de uitoefening van in mandaat verkregen bevoegdheden de van toepassing zijnde wet- en regelgeving in acht te nemen. Ten slotte dient een functionaris te handelen in overeenstemming met gemeentelijk beleid, zoals het inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarbij behorende gemeentelijke en Europese voorschriften.
4. Uitgangspunten van de Mandaatregeling Leiden 2012
Het systeem
De Mandaatregeling Leiden 2012 gaat uit van een systeem waarbij het college en de burgemeester het merendeel van haar bevoegdheden mandateert aan de algemeen directeur, de 1ste functionaris. Deze bevoegd includeert de bevoegdheid tot aanpassing van het mandaatregister, zodat hij desgewenst zijn (onder)mandaten kan aanpassen zonder daarvoor toestemming –lees; aanpassing van zijn mandaatbevoegdheden - te moeten vragen aan het college.
De algemeen directeur heeft vervolgens deze bevoegdheden “automatisch” ondergemandateerd aan zowel de concerndirecteur, afdelingsmanager, teamleider en unitleider.
Daarnaast is er nog een aantal bevoegdheden, dat gemandateerd is aan een wethouder of externe partijen. Die bevoegdheden komen rechtstreeks vanuit het college.
Om het onderscheid te benadrukken tussen de onderscheiden mandans(en) en mandataris(sen), zijn de bijlagen opgeknipt in Bijlage A, Bijlage B en Bijlage C.
Bijlage A, betreffen de gemandateerde bevoegdheden die vanuit het college komen.
Bijlage B betreffen de bevoegdheden die vanuit de algemeen directeur/gemeentesecretaris zijn (onder)gemandateerd.
Bijlage C betreffen die mandaten die vanuit de gemeenteraad van Leiden zijn gemandateerd.
Bijlage C onderscheidt zich zodoende van A en B omdat ze niet a primo vanuit het college komen (waar de bevoegdheden van de algemeen directeur/gemeentesecretaris daarin wel hun grondslag vinden). Vanuit de griffie van de gemeente Leiden is, gezien het belang van deze mandaten, de wens geuit ze in een bijlage op te nemen behorende bij deze mandaatregeling.
Omdat het niet in alle gevallen gewenst is om bevoegdheden helemaal binnen de organisatie door te mandateren, is geregeld dat concerndirecteuren en afdelingsmanagers verleende mandaten aan ondergeschikten (al dan niet tijdelijk) kunnen intrekken. Dit kunnen zij pas doen na overleg met hun direct leidinggevende.
In de Mandaatregeling Leiden 2012 is als nieuwe functionaris de concerndirecteur opgenomen. Hoewel de gemeente Leiden al enige jaren een concerndirectie kent, en eind 2011 de directiestructuur is gewijzigd in een drietal onderscheiden directies, was tot voor kort niet vastgelegd dat de leden van de concerndirectie dientengevolge ook gemandateerd zijn hun taken uit te oefenen. In de Mandaatregeling Leiden 2012 en het daarbij behorende register is dit nu wel het geval. Door het ondermandaat in één keer op te nemen in de Mandaatregeling 2012, wordt afgestapt van de systematiek waarbij de 1ste functionaris ondermandaat kan verlenen voor bepaalde bevoegdheden aan de in het mandaatregister genoemde 2de functionarissen, en waarbij de 2de functionaris opnieuw ondermandaat kan verlenen aan de in het mandaatregister genoemde 3de functionarissen. Dit systeem is zeer bewerkelijk, omdat vrijwel elk ondermandaat middels een los besluit geregeld moet worden. Al deze losse besluiten dienen vervolgens apart bekend gemaakt te worden en gemuteerd te worden in het register. De geschiedenis wijst uit dat dat tot omslachtige en tijdrovende situaties kan leiden. In het nieuwe systeem worden de bevoegdheden in één keer ondergemandateerd van het hoogste tot aan het laagste functionele niveau tot waar ondermandaat verleend wordt (namelijk dat van teamleiders en unitleiders). In de mandaatregeling en -register staan verder, indien van toepassing, de voorwaarden genoemd die aan het (onder)mandaat verbonden zijn. Ter verduidelijking is in het onderstaande schema een vergelijking opgenomen tussen de oude en de nieuwe situatie:
Oude situatie | | Nieuwe situatie |
| | |
College mandateert AD (in mandaat-besluit) | | College mandateert AD (in mandaat-besluit) |
| | |
AD mandateert door aan afdelingsmanagers (aparte besluiten) | | AD mandateert direct door aan concern-directeuren, afdelingsmanagers en team- en/of unitleiders (in mandaatbesluit en mandaatregister) |
| | |
Afdelingsmanagers mandateren door aan team- en/of unitleiders (aparte besluiten) | | |
Verantwoording
Uitgangspunt is dat de bevoegdheden uiteindelijk zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd. Dit brengt met zich mee, dat een goede verantwoording van in mandaat genomen besluiten noodzakelijk is. Uitgangspunten bij de rapportage hierover zijn, dat dit op hoofdlijnen gebeurt en dat zoveel mogelijk aangesloten wordt bij de reguliere rapportagemomenten. Uiteraard staat dit los van de mogelijkheid van de mandaatgever om in individuele gevallen altijd om verantwoording te kunnen vragen.
Servicepunt 71
Vanaf 1 januari 2012 is de gemeenschappelijke regeling “Servicepunt 71” (Sp71) van start gegaan.
Sp71 is de dienstverlenende uitvoerder van de “regio 071”. Regio 071 zijn de vier gemeenten: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Voormelde gemeenten zijn een samenwerkingsverband aangegaan op het gebied van ondersteunende en adviserende taken, betreffende de volgende aandachtsgebieden:
Om voldoende geëquipeerd te zijn vorenstaande taken uit te voeren, heeft het college Servicepunt71 meerdere bevoegdheden gericht op bovenstaande taken, gemandateerd. Die mandaten zijn in het “Mandaatbesluit Servicepunt 71/ de gemeente Leiden” en het daarbij behorende register neergelegd. Dat “register” is in feite geen register, maar wordt gepresenteerd als bijlage 1 tot en met 6. Die bijlagen worden eveneens opgenomen in het mandaatregister, bijlage A, aangezien het formeel gezien mandaten zijn vanuit de gemeente, rechtstreeks vanuit het college.
Deel 2 Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Definities
In dit artikel zijn ter verduidelijking een aantal begrippen gedefinieerd die op meerdere plaatsen in de Mandaatregeling Leiden 2012 terugkomen. De inhoud van de begripsomschrijvingen spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 2 Algemeen
In het eerste lid van dit artikel is aangegeven dat voor de toepassing van De Mandaatregeling en de daarop berustende bepalingen de verlening van volmacht en machtiging met mandaat gelijkgesteld worden. In het algemene deel van de toelichting is aangegeven waarom hiervoor gekozen is. Het tweede lid maakt duidelijk dat het mandaat breder is dan alleen het daadwerkelijk nemen van een besluit. Ook voorbereidings- en uitvoeringshandelingen vallen onder het verleende mandaat. Dat is tevens de reden waarom op enkele plaatsen in het mandaatregister ook de voorbereidings- en uitvoeringshandelingen worden genoemd. In het derde lid zijn enkele uitzonderingen benoemd waarbij het mandaat niet geldt.
Artikel 3 Mandaat
In dit artikel is de in Leiden gekozen systematiek omtrent mandatering en ondermandatering vastgelegd. In deel 1 van de toelichting is de achtergrond van de systematiek reeds geschetst. Hieronder zijn enkele andere specifieke zaken nader uitgelegd.
Het eerste lid verwijst naar het register.
In het register wordt nader bepaald op welke wijze het college zijn bevoegdheden (onder)mandateert.
Bij de gebruikte terminologie is het belangrijk dat het gebruik van de verzamelnaam “concerndirecteuren” een andere lading dekt dan hetgeen wordt bedoeld met het begrip “concerndirectie”. Wanneer naar de concerndirecteuren wordt verwezen, wordt daarmee verwezen naar de onderscheiden directeuren. Waar wordt verwezen naar de concerndirectie wordt de directie als geheel bedoeld (een drietal directeuren en de algemeen directeur gezamenlijk).
Lid 2a verdient separaat aandacht, daar daarin wordt verwezen naar het mandaat aan de algemeen directeur/ gemeentesecretaris inzake het vaststellen van het mandaatregister.
Zoals voortvloeit uit artikel 4, tweede lid, laatste volzin van het Organisatiebesluit, wordt het register slechts door de algemeen directeur/ gemeentesecretaris vastgesteld indien en voor zover dit de bevoegdheden betreft die de concerndirecteuren, afdelingsmanagers, instellings-/bedrijfsdirecteuren, programmamanagers en projectleiders betreffen. Hoewel de portefeuillehouders eveneens in het mandaatregister worden genoemd, ligt het niet in de rede dat het college zijn bevoegdheden via de algemeen directeur/ gemeentesecretaris aan hen mandateert. Het is immers onwenselijk dat de portefeuillehouders een vorm van verantwoording moeten afleggen aan de algemeen directeur/ gemeentesecretaris in plaats van aan het college. Voor een helder overzicht is daarom gekozen voor meerdere bijlagen. Bijlage A geeft de gemandateerde bevoegdheden weer vanuit het college. Bijlage B geeft weer welke bevoegdheden de algemeen directeur/ gemeentesecretaris heeft en kan (onder)mandateren (tenzij anders weergegeven). Op verzoek van de griffie is ook Bijlage C toegevoegd, waarin enkele vanuit de gemeenteraad gemandateerde mandaten zijn weergegeven.
In het vierde lid is onder meer aangegeven dat een concerndirecteur en afdelingsmanager een op basis van het derde lid (aan een aan hen ondergeschikte) verleend ondermandaat tijdelijk of permanent kunnen intrekken. Dit intrekken kan echter pas plaatsvinden nadat zij hierover overleg hebben gevoerd met hun direct leidinggevende. Voor de concerndirecteur geldt dat de algemeen directeur wordt gezien als direct leidinggevende. Met betrekking tot de afdelingsmanagers zal de direct leidinggevende in de meeste gevallen één van de leden van de concerndirectie zijn (de afdelingsmanager Handhaving heeft een bijzondere positie). Een dergelijk besluit dient schriftelijk te worden vastgelegd. Hiervoor dient het daarvoor via intranet beschikbaar gestelde formulier te worden gebruikt. Tevens dient een afschrift van het formulier te worden toegezonden aan de juridisch controller van het team Middelen & Control. Ten aanzien van het zesde lid wordt opgemerkt dat onder ‘voorwaarden’ ook, doch niet uitsluitend, beperkingen dienen te worden begrepen. Er kunnen derhalve in het register ook beperkingen ten aanzien van mandaten zijn opgenomen. Als het gaat om nieuw te verlenen mandaten, wordt daarmee bedoeld mandaten die nog niet in het register zijn opgenomen. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een bevoegdheid die het college eerder nog niet wenste te mandateren, of om een bevoegdheid die eerder nog niet bestond. Dergelijke nog niet eerder gemandateerde bevoegdheden moeten altijd worden verleend door het in dat geval bevoegde bestuursorgaan, en worden opgenomen in het mandaatregister.
De meeste mandaten worden gegeven in het kader van de lijnorganisatie. Daarnaast kan de concerndirectie op grond het Organisatiebesluit 2012 besluiten tot het instellen van projecten en programma’s voor onderwerpen en thema’s met een concernbrede of afdelingsoverstijgende betekenis. Voor deze projecten kan de algemeen directeur op basis van het bepaalde in het tiende lid rechtstreeks mandaten verlenen aan de ambtelijk opdrachtgever. Voorwaarde hiervoor is wel dat het moet gaan om identificeerbare budgetten of kredieten. Publiekrechtelijke bevoegdheden worden in beginsel niet gemandateerd aan een ambtelijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever kan de bevoegdheden ondermandateren aan de projectmanager/programmamanager.
De over te dragen bevoegdheden worden bij de start van het project of programma middels een projectenformulier vastgelegd. Dit formulier wordt een vast onderdeel van de startrotik van ieder project of programma dat op grond van artikel 9 van het Organisatiebesluit wordt ingesteld.
Voor projecten binnen afdelingen kan de afdelingsmanager zelf tijdelijke mandaten regelen. Een afdelingsmanager kan echter alleen ondermandaat verlenen aan een 3de functionaris als bedoeld in het mandaatregister. In de praktijk is dit een teamleider, een unitleider of een projectleider van het Projectmanagementbureau (PMB). De mandaten die gegeven worden met het genoemde formulier betreffen privaatrechtelijke rechtshandelingen (budgetbevoegd-heden) en machtigingen. Het spreekt voor zich dat de ambtelijk opdrachtgever en projectleider/programmamanager slechts gebruik maken van hun mandaat voor zover dit binnen de kaders van hun project/programma blijft. In het elfde lid is bepaald dat het verlenen van mandaat en/of ondermandaat aan gemandateerden die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, voorbehouden blijft aan het bevoegd bestuursorgaan. Het gaat hier om mandaten die aan externen zijn verleend. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) adviseert om een expliciete bepaling op te nemen dat het niet nakomen van de terugkoppelingsverplichting niets afdoet aan de geldigheid van de in mandaat genomen beschikking. Hiermee wordt volgens de VNG de terugkoppeling een interne zaak van de organisatie en kunnen vervelende consequenties in juridische procedures worden voorkomen. Dit is verwoord in het tiende lid. Gelet op de bijzondere verhouding tussen de gemeente Leiden en de daaraan verbonden instellingen, zoals ook genoemd in het Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012, is in het dertiende lid expliciet vastgelegd dat de directeuren van de in het Organisatiebesluit gemeente Leiden 2012 genoemde instellingen in het kader van de Mandaatregeling Leiden 2012 gelijk worden gesteld aan een afdelingsmanager.
Het twaalfde lid verwijst naar bijlage C van deze mandaatregeling.
Bijlage C is bevat een kort overzicht van enkele mandaten die door de gemeenteraad van Leiden zijn verstrekt. Alhoewel het college deze bevoegdheden niet heeft gemandateerd, zijn ze wel van belang voor een voor een volledig overzicht van (belangrijke) mandaten binnen de gemeente Leiden. Dit is beredeneerd vanuit de gedacht dat ze toezien op de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Leiden en de daaraan verbonden nadere regelingen.
Artikel 3a
De gemeenschappelijke regeling Servicepunt 71 heeft de taken inzake ICT, HRM, Financiën, Juridische Zaken, Facilitaire Zaken en Inkoop goeddeels van de gemeente overgenomen.
Om voldoende geëquipeerd te zijn vorenstaande taken uit te voeren, heeft het college Servicepunt 71 allerlei bevoegdheden (gericht op voormelde) taken gemandateerd. Die mandaten zijn in het “Mandaatbesluit Servicepunt 71/ de gemeente Leiden” en het daarbij behorende “register” (de bijlagen 1 tot en met 6) neergelegd. Dat mandaatbesluit is een separaat besluit. Het “register”, aangeduid als bijlagen, is wel opgenomen in bijlage A, aangezien ze rechtstreeks vanuit het college zijn gemandateerd.
Enkele door de algemeen directeur/gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden aan Servicepunt71 zijn opgenomen in bijlage B.
Artikel 4 Toepassing mandaat
In het eerste lid van dit artikel is duidelijk gemaakt dat bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden rekening dient te worden gehouden met wettelijke en andere voorschriften. Hoewel dat vanzelfsprekend is, wordt het belang daarvan dermate zwaarwegend geacht dat het (toch) wordt vermeld. Het derde lid bepaalt dat de gemandateerde bevoegdheden bij afwezigheid van de gemandateerde in beginsel mogen worden uitgeoefend door de plaatsvervanger van de gemandateerde, tenzij het register anders bepaalt. Het is daarom wel van belang dat de gemandateerde een plaatsvervanger heeft aangewezen. Hoewel het logisch lijkt dat een verleend mandaat alleen wordt gebruikt ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de gemandateerde, is in het vierde lid zekerheidshalve expliciet bepaald dat het hiervoor genoemde inderdaad het geval is. Hiermee wordt voorkomen dat gemandateerde bevoegdheden worden gebruikt ten aanzien van een onderwerp dat niet bij de gemandateerde thuis hoort. In het vijfde lid is een soortgelijke bepaling opgenomen met betrekking tot ambtelijk opdrachtgevers en projectleiders. Hierbij is ook bepaald dat het bij hen berustende mandaat niet verder reikt dan het voor het project toegekende budget.
Artikel 5 Vooroverleg
In artikel 5 is bepaald in welke gevallen de gemandateerde, voorafgaande aan een in mandaat te nemen besluit, dit voorgenomen besluit dient voor te leggen aan de portefeuillehouder.
Omdat hiervoor diverse redenen kunnen bestaan, is het eerste lid bewust ruim geformuleerd. Opgemerkt wordt dat een gemandateerde bevoegdheid altijd kan worden uitgevoerd door het bestuurorgaan dat de bevoegdheid heeft gemandateerd. Het is aan de gemandateerde om in te schatten in welke gevallen er aanleiding bestaat om een voorgenomen besluit aan de portefeuillehouder voor te leggen.
Het tweede lid geeft volledigheidshalve aan dat een kwestie, indien dit nodig wordt geacht, ter verdere besluitvorming dient te worden voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan.
De noodzaak hiertoe wordt in eerste instantie bepaald door de portefeuillehouder.
In het derde lid zijn een drietal situaties omschreven waarbij geldt dat een voorgenomen besluit altijd vooraf aan de portefeuillehouder dient te worden voorgelegd.
Artikel 6 Afstemming
Het komt regelmatig voor dat een krachtens mandaat te nemen besluit raakvlakken heeft met een andere gemeentelijke afdeling, het taakgebied van een andere afdeling raakt of een project of programma raakt. In dergelijke gevallen is in het eerste lid van artikel 7 bepaald, dat er voorafgaand aan het te nemen besluit overleg plaatsvindt met de manager van de betrokken afdeling of de ambtelijk opdrachtgever of projectmanager.
Als dit overleg niet leidt tot overeenstemming, dan dient de kwestie op basis van het bepaalde in het tweede lid te worden voorgelegd aan de betrokken leden van de concerndirectie. Zover noodzakelijk, wordt de zaak ter verdere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan. Deze bepaling is op hoofdlijnen vergelijkbaar met het bepaalde in artikel 5 en heeft ook dezelfde achterliggende gedachte.
Artikel 7 Ondertekening
Dit artikel toont op welke wijze de ondertekening namens het college of de burgemeester dient te geschieden. In eerste instantie wordt die van het college getoond, in tweede instantie die van de burgemeester.
Artikel 8 Slotbepalingen en citeertitel
De citeertitel van het besluit is, zoals is aangegeven in het algemene deel van de toelichting, vereenvoudigd.
Het tweede en het derde lid van dit artikel borgen dat besluiten, waaronder (onder)mandaten, die zijn genomen onder de voorloper van deze mandaatregeling op overeenkomstige wijze van toepassing blijven.
Overzicht bijlagen.