| Organisatie | Bergen (L) |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Bergen 2012 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening gemeente Bergen, vastgesteld 19 augustus 2008
Archiefwet 1995, artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid
Besluit informatiebeheer gemeente Bergen 2012
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2012 | 08-03-2006 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 13-12-2011 Maas en Niersbode 2012, 4 | 13-12-2011, 7672 |
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 25 oktober 2011;
Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
vast te stellen de navolgende 'Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1 van de wet voor zover behorende tot de gemeente;
c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
d. beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
e. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Bergen d.d. 13 december 2011.
De griffier, De voorzitter,
W.P.G.M. Scheepens drs. C.J.J.S. Majoor
Deze verordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad. 276) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3) is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr. 17967).
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan ook zelf profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier tweemaal wat er op het gebied van archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.