Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Forum en raad van de gemeente Zutphen 2007

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

Artikel 1:2 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging

• 1.

  Bij elke benoeming van nieuwe leden van de raad stelt de raad een commissie in, bestaande uit drie leden van de raad. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven, de daarop betrekking hebbende stukken van nieuw benoemde leden en de processen-verbaal van de stembureaus.

• 2.

  De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven schriftelijk verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit. In het verslag wordt ook melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

• 3.

  Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten leden van de raad op om in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

• 4.

  In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd lid van de raad op voor de vergadering van de raad waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 1:3 Raadsfracties

• 1.

  De leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.

• 2.

  Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.

• 3.

  De namen van degenen die als voorzitter van de fractie en als diens plaatsvervanger optreden worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

  • a.

    Indien:

    • 1°

      één of meer leden van een fractie voortaan als zelfstandige fractie gaan optreden,

    • 2°

      twee of meer fracties voortaan als één fractie gaan optreden, of

    • 3°

      één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

  • b.

    Met de onder a. beschreven veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering van de raad na de mededeling daarvan.

Artikel 1:4 Vaste vervangers

• 1.

  Raadsfracties kunnen, ter ondersteuning van hun werkzaamheden, niet-raadsleden, voorkomend op de kandidatenlijst van de laatst gehouden gemeenteraadsverkiezingen, voordragen voor benoeming als vaste vervanger van de leden van hun fractie.

• 2.

  Een fractie, die maximaal twee raadszetels telt, heeft recht op drie vaste vervangers. Een fractie, die minimaal drie raadszetels telt, heeft recht op twee vaste vervangers.

• 3.

  Vaste vervangers als bedoeld in lid 1. worden door de gemeenteraad benoemd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn op hen van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Vaste vervangers zijn verplicht een verklaring te ondertekenen, waarmee zij verklaren dat zij geheimhouding in acht zullen nemen ten aanzien van stukken die hun in een besloten vergadering ter hand zijn gesteld of waaromtrent geheimhouding is opgelegd.

• 5.

  Vaste vervangers kunnen slechts deelnemen aan besloten Forumvergaderingen als bedoeld in Afdeling 3 indien zij de in lid 4. bedoelde de verklaring hebben ondertekend.

• 6.

  Indien en voor zover in andere verordeningen gesproken wordt over commissieleden, zijn de betreffende bepalingen zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op vaste vervangers, met uitzondering van de bepalingen die betrekking hebben op financiële vergoedingen voor commissieleden.

Artikel 1:5 De voorzitter van de raad

De voorzitter van de raad is belast met:

• a.

  het leiden van de raadsvergadering als bedoeld in hoofdstuk 3.;

• b.

  het handhaven van de orde van deze vergadering;

• c.

  het doen naleven van dit reglement van orde;

• d.

  hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 1:6 De griffier

• 1.

  De griffier is in elke vergadering van de raad aanwezig.

• 2.

  Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een ambtenaar die daartoe door de raad is aangewezen.

• 3.

  Hij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen in de raadsvergadering als bedoeld in hoofdstuk 3. deelnemen.

Artikel 1:7 Het Presidium

• 1.

  De raad heeft een Presidium.

• 2.

  Het Presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. De griffier en/of diens vervanger is in elke vergadering van het Presidium aanwezig.

• 3.

  De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het Presidium. Het Presidium regelt de vervanging van zijn voorzitter.

• 4.

  Bij verhindering kan een fractievoorzitter worden vervangen door diens plaatsvervanger, als bedoeld in artikel 1:3 lid 3.

• 5.

  Elke fractievoorzitter of diens plaatsvervanger heeft een gewogen stem in het Presidium, naar rato van het aantal leden van zijn fractie in de raad.

• 6.

  De voorzitter kan voorstellen een lid van het college of de gemeentesecretaris uit te nodigen voor het Presidium.

• 7.

  De vergaderingen van het Presidium zijn niet openbaar.

Artikel 1:8 De taken van het Presidium

• 1.

  Het Presidium heeft de volgende taken:

  • a.

    het vaststellen van de agenda’s van het Forum als bedoeld in hoofdstuk 2.;

  • b.

    het voorbereiden van de agenda’s van raadsvergaderingen als bedoeld in hoofdstuk 3;

  • c.

    het vervullen van het werkgeverschap van de griffier en het personeel van de griffie.

• 2.

  Het Presidium heeft een trekkersrol bij zaken die voor de raad van belang kunnen zijn.

   

   

Artikel 1:9 Procedure om te komen tot raadsbeslissingen

In de procedure die leidt tot een beslissing van de raad worden onderscheiden:

• a.

  de voorbereiding van de beslissing;

• b.

  het nemen van de beslissing.

Artikel 1:10 Forum en Raadsvergadering

• 1.

  Beslissingen van de raad worden voorbereid in een daartoe georganiseerde overlegsituatie, genaamd Forum. In het Forum kan de raad tevens overleggen met het college. Op het Forum is hoofdstuk 2 van dit reglement van toepassing.

• 2.

  Beslissingen van de raad worden genomen in een raadsvergadering. Op de raadsvergadering is hoofdstuk 3 van dit reglement van toepassing.

• 3.

  De raad is te allen tijde bevoegd om de voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering te doen plaatsvinden.

Artikel 1:11 Vergaderfrequentie, -tijden en -locaties

• 1.

  Het Forum en de raadsvergadering worden, tenzij het Presidium besluit hierop een uitzondering te maken, gehouden op dezelfde avond in het oude stadhuis van Zutphen.

• 2.

  De Forum- en raadsavonden vinden in de regel plaats op de maandag van de oneven weeknummers, behoudens onderbrekingen gedurende de zomermaanden, rond de kerst en de jaarwisseling, alsmede eventuele andere door het Presidium te bepalen onderbrekingen.

• 3.

  Het presidium kan besluiten om op andere tijdstippen en locaties dan in de vorige leden een Forumvergadering te houden over een specifiek onderwerp. Artikel 2:9 lid 1 is op deze vergaderingen niet van toepassing.

• 4.

  Onverminderd hetgeen in dit reglement is bepaald, bepaalt de raad op voorstel van het Presidium het vergaderschema, de vergadertijden en -zalen.

Artikel 1:12 Organisatie van Forum- en raadsvergaderingen

De griffie is, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de raad respectievelijk het Presidium, belast met de voorbereiding en organisatie van de raadsvergadering en het Forum.

Artikel 1:13 Spreekrecht burgers en belanghebbenden

Het spreekrecht voor burgers en belanghebbenden kan worden uitgeoefend in Forumvergaderingen overeenkomstig de regeling in artikel 2:18.

Artikel 1:14 Toehoorders en pers in vergaderingen

• 1.

  De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2.

  De voorzitter van de raadsvergadering of van een Forumvergadering is bevoegd om toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de raads- respectievelijk Forumvergaderingen ontzeggen.

Artikel 1:15 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering of een Forumvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken vragen hiervoor toestemming aan de voorzitter respectievelijk de forumvoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 1:16 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de raadsvergadering of een Forumvergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen die met een geluidssignaal inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter respectievelijk Forumvoorzitter, niet toegestaan.

Artikel 2:1 Het Forum

• 1.

  Het Forum bestaat uit een aantal Forumvergaderingen, die worden gehouden op de daarvoor bestemde avonden, overeenkomstig het vergaderschema bedoeld in artikel 1:11 lid 4. Deze gaan op diezelfde avond vooraf aan de raadsvergadering.

• 2.

  De duur van een Forumvergadering omvat een half uur, een uur, anderhalf uur of twee uur. De tijdsduur van een Forumvergadering wordt aangegeven op de in artikel 2:7, lid 1 onder a. bedoelde agenda voor de betreffende avond en kan niet worden overschreden.

• 3.

  Na afloop van ieder half uur klinkt, ter ondersteuning van de tijdsbewaking, een geluidssignaal. Een Forumvergadering wordt gesloten zodra de vergadertijd is verstreken, ongeacht of het geluidssignaal klinkt dat het einde van de vergadertijd aangeeft.

Artikel 2:2 Diverse typen Forumvergaderingen

• 1.

  In het Forum kunnen beeldvormende, oordeelsvormende, adviserende en informerende vergaderingen, alsook presentaties worden gehouden.

• 2.

  Het Presidium kan in voorkomende gevallen beslissen om andere dan de in het vorige lid genoemde typen vergaderingen te organiseren.

• 3.

  De agenda voor iedere vergadering geeft duidelijk aan om welk type Forumvergadering het gaat.

Artikel 2:3 Technisch Blok in het Forum

• 1.

  Tijdens ieder Forumagendeert het Presidium een Forumvergadering, genaamd ‘Technisch Blok’, waarin in ieder geval de volgende zaken aan de orde kunnen komen:

  • a.

    de vaststelling van het verslag van, zo mogelijk, het vorige Forum;

  • b.

    het algemeen spreekrecht voor burgers over zaken die niet in een Forum- of raadsvergadering zijn geagendeerd;

  • c.

    een gelegenheid voor het college en zijn leden om zaken mede te delen in het kader van de actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet;

  • d.

    de aankondiging van moties en amendementen door fracties;

  • e.

    de behandeling van voorstellen die door het Presidium als vermoedelijke hamerstukken zijn aangemerkt;

  • f.

    de lijst van ingekomen stukken voor de raad;

  • g.

    de lijsten van toezeggingen, gedaan in Forum en raad.

• 2.

  Aan het Technisch Blok kan, in afwijking van artikel 2:9 lid 1,meer dan één lid of vaste vervanger per fractie deelnemen.

• 3.

  De Forumvoorzitter geeft achtereenvolgens het woord aan:

  • a.

    burgers die het woord willen voeren overeenkomstig punt c. van het eerste lid;

  • b.

    de burgemeester en de leden van het college die het woord willen voeren overeenkomstig punt c. van het eerste lid;

  • c.

    leden van de raad of vaste vervangers die het woord willen voeren in verband met punt d. van het eerste lid.

• 4.

  De Forumvoorzitter stelt het concept verslag als bedoeld onder punt a. van het eerste lid, alsmede de daarop binnengekomen wijzigingsvoorstellen ter vaststelling aan de orde.

• 5.

  Over voorstellen die conform lid 1 onder e. als vermoedelijk hamerstuk zijn aangemerkt, kunnen door de Forumleden enkele korte vragen worden gesteld. Als blijkt dat er uitvoeriger debat noodzakelijk is, kan het Forum adviseren het betreffende voorstel voor een aparte Forumvergadering te agenderen.

Artikel 2:4 Diverse typen Forumvergaderingen

• 1.
  • a.

    Beeldvormende Forumvergaderingen hebben als doel het verzamelen van informatie ten behoeve van een goede oordeelsvorming door de fracties ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen, zonder dat daarbij reeds fractiemeningen worden ingebracht;

  • b.

    Oordeelsvormende Forumvergaderingen hebben als doel het beraadslagen door de fracties over mogelijke standpunten ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen;

  • c.

    Adviserende Forumvergaderingen hebben als doel dat de raad het college adviseert of voorlopige fractiestandpunten geeft in zaken waarin het college bevoegd is om te beslissen, dan wel in een fase waarin nog geen besluitvorming door de raad aan de orde is;

  • d.

    Informerende Forumvergaderingen hebben als doel het informeren van de raad door het college ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen of, namens het college, door een derde.

• 2.

  Het college en de burgemeester kunnen aan de in het eerste lid bedoelde beraadslagingen deelnemen indien het voorstel of onderwerp van het college afkomstig is. Op uitnodiging van de Forumvoorzitter kan het college ook aan andere beraadslagingen deelnemen.

• 3.

  Burgers en belanghebbenden hebben in Forumvergaderingen een spreekrecht overeenkomstig artikel 2:18.

• 4.

  Oordeelsvormende vergaderingen worden afgesloten met een advies aan de raad, dat kan luiden:

  • a.

    het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken en rijp voor besluitvorming in de raad;

  • b.

    het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken, doch vereist nog debat in de raadsvergadering;

  • c.

    het aan de orde zijnde onderwerp is nog onvoldoende besproken en moet in een volgende oordeelsvormende Forumvergadering opnieuw aan de orde komen.

• 5.

  Na een advies conform het vierde lid onder a. of b. agendeert het Presidium het betreffende onderwerp voor de raadsvergadering van de eerstvolgende raads- en Forumavond.

• 6.

  In bijzondere gevallen kan een Forumvergadering adviseren om het betreffende onderwerp nog diezelfde avond ter besluitvorming in de raadsvergadering aan de orde te stellen. De raad besluit bij het vaststellen van de agenda over het al of niet behandelen daarvan.

• 7.

  Na een advies conform het vierde lid onder c. agendeert het Presidium het betreffende onderwerp voor het eerstvolgende Forum.

Artikel 2:5 Nadere regels voor beeldvormende Forumvergaderingen

• 1.

  Informatie betreffende het aan de orde zijnde onderwerp kan worden verstrekt door de deelnemers aan de Forumvergadering, de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, het college waarbij inbegrepen ambtelijke vertegenwoordigers, en door burgers en belanghebbenden.

• 2.

  Tijdens beeldvormende vergaderingen onthouden fracties zich van het uitspreken over of het aanduiden van een oordeel inzake het onderhavige onderwerp, voor zover zij zich dit al hebben gevormd.

• 3.

  Burgers, belanghebbenden en het college hebben het recht om aan een beeldvormende vergadering deel te nemen. Zij onderwerpen zich daarbij aan de vergaderorde en de overige regels die de Forumvoorzitter hun op grond van artikel 2:10, lid 3 oplegt.

Artikel 2:6 Presentaties in Forumvergaderingen

• 1.

  Een Forumvergadering kan geheel of gedeeltelijk besteed worden aan het houden van een presentatie door of namens het college of de burgemeester, voor zover deze gericht is op de voorbereiding van een raadsbeslissing dan wel op het gemeentelijke beleid in algemene zin.

• 2.

  Een presentatie kan worden gehouden door een deelnemer aan de Forumvergadering, indien en voor zover deze dient ter voorbereiding op een motie die, of een initiatiefraadsvoorstel dat is ingediend of op korte termijn zal worden ingediend.

• 3.

  Het Presidium kan voorts besluiten om een presentatie door een met de gemeente verbonden partij te doen houden.

• 4.

  Een presentatie kan in een besloten bijeenkomst als bedoeld in artikel 2:24 worden gehouden.

Artikel 2:7 De planning en agendering van Forumvergaderingen

• 1.

  Het Presidium bepaalt in het kader van zijn taak op basis van artikel 1:8, lid 1 onder a. voor elk Forum:

  • a.

    het aantal Forumvergaderingen op die avond, de verdeling daarvan over de vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van ieder van de Forumvergaderingen;

  • b.

    de aanwijzing van de personen die tijdens deze Forumvergaderingen zullen optreden als Forumvoorzitter, Forumgriffier en notulist.

• 2.

  In bijzondere gevallen kan, in onderling overleg, tussen Forumvergaderingen van Forumvoorzitter en/of Forumgriffier worden gewisseld.

• 3.

  Wisselingen met betrekking tot het tijdstip of de vergaderzaal van Forumvergaderingen zijn na het vaststellen van het vergaderschema niet meer mogelijk.

Artikel 2:8 Parallelle Forumvergaderingen

Zoveel mogelijk vinden er maximaal twee Forumvergaderingen tegelijkertijd in verschillende vergaderzalen plaats. Er kunnen ten hoogste drie parallelle Forumvergaderingen plaatsvinden.

Artikel 2:9 Deelname van de fracties aan de Forumvergadering

• 1.

  Iedere fractie is bevoegd om met ten hoogste één persoon aan de Forumvergadering deel te nemen. Dit lid wordt geacht namens zijn fractie het woord te voeren.

• 2.

  Een deelnemer aan een Forumvergadering kan zowel een raadslid als een vaste vervanger als bedoeld in artikel 1:4 zijn.

• 3.

  In bijzondere gevallen kan het Presidium besluiten tot het houden van een Forumvergadering waaraan meer dan één deelnemer per fractie kan deelnemen.

Artikel 2:10 De voorzitters van de Forumvergaderingen

• 1.

  De voorzitters van Forumvergaderingen en hun plaatsvervangers worden door de raad benoemd. Het voorzitterschap kan worden vervuld door een lid van de raad of een vaste vervanger.

• 2.

  De voorzitter van een Forumvergadering is geen deelnemer van deze vergadering.

• 3.

  De voorzitter van een Forumvergadering is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering, inclusief de bewaking van de beschikbaar gestelde vergadertijd;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het doen naleven van deze verordening, voor zover deze betrekking heeft op het Forum;

  • d.

    hetgeen deze verordening hem als Forumvoorzitter verder opdraagt.

Artikel 2:11 Aanwezigheid van de Forumgriffier en de griffier

• 1.

  Ter ondersteuning van iedere Forumvergadering fungeert een ambtenaar als Forumgriffier. De griffier en, voor zover het om niet-griffiepersoneel gaat, de griffier en de gemeentesecretaris in overleg, beslissen welke ambtenaar deze functie vervult.

• 2.

  Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de Forumgriffier vervangen door een daartoe volgens het eerste lid aangewezen ambtenaar.

• 3.

  De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.

Artikel 2:12 Aanwezigheid van het college en de gemeentesecretaris

• 1.

  Voor de leden van het college en de gemeentesecretaris geldt, tenzij expliciet anders is aangegeven, een doorlopende uitnodiging voor alle Forumvergaderingen om daarin aanwezig te zijn, informatie te verstrekken en, conform artikel 2:4, lid 2 aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2.

  Het Presidium of de voorzitter van een Forumvergadering kan de burgemeester, één of meer wethouders of de gemeentesecretaris uitdrukkelijk uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn om informatie te verstrekken en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 2:13 Taken van de Forumvergadering

Een Forumvergadering heeft de volgende taken:

• a.

  het uitbrengen van advies aan de raad of aan het Presidium over een voorstel of een in de raad te behandelen onderwerp, daarbij inbegrepen de in dat verband ingediende of in te dienen moties en/of amendementen;

• b.

  het voorbereiden van de besluitvorming over ingediende of in te dienen moties vreemd aan de orde van de dag voor de behandeling daarvan in de raadsvergadering;

• c.

  het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur;

• d.

  andere werkzaamheden ter voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering.

Artikel 2:14 Oproep en agenda

Het Presidiumzendt ten minste vijf dagen voor een Forumvergadering een oproep aan alle raadsleden en vaste vervangers, onder vermelding van de dag, de tijdstippen en de locaties van de Forumvergaderingen.

Het vergaderschema voor de betreffende Forum- en raadsavond, de agenda’s van de Forumvergaderingen en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verzonden.

Artikel 2:15 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd.

• 2.

  Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

• 3.

  Indien voor stukken op grond van artikel 2:26 geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffie en verleent deze inzage aan de personen die op grond van artikel 2:24, lid 2 de besloten vergadering hadden mogen bijwonen.

Artikel 2:16 Openbare kennisgeving

• 1.

  De vergaderingen worden door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en tevens door plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats van de Forumvergaderingen;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

  • c.

    de belangrijkste onderwerpen van de agenda;

  • d.

    de mogelijkheden tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 1:13.

Artikel 2:17 Opening vergadering; quorum

• 1.

  De Forumvoorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien van meer dan de helft van de raadsfracties, als bedoeld in artikel 1:3 een vertegenwoordiger aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde aanvangstijdstip niet het vereiste aantal fracties vertegenwoordigd is, vervalt de vergadering en worden de geagendeerde onderwerpen aangehouden tot de volgende Forum- en raadsavond.

• 3.

  De Forumgriffier legt de namen van de aanwezige fractieleden vast in een proces-verbaal ter vervanging van de verslaglegging van de vervallen Forumvergadering.

Artikel 2:18 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in Forumvergaderingen

• 1.

  Burgers en belanghebbenden hebben, met inachtneming van de in artikel 2:4, lid 3 en 2:5, lid 3 gestelde regels, het recht om in Forumvergaderingen:

  • a.

    hun zienswijze te geven omtrent het onderwerp dat aan de orde is;

  • b.

    hun belang ter zake te behartigen.

• 2.

  Ten aanzien van zaken die niet aan de orde zijn in een Forum- of raadsvergadering, hebben burgers het recht om daarover hun zienswijze te geven in een Forumvergadering, genaamd ‘Technisch Blok’, zoals bedoeld in artikel 2:3.

• 3.

  Het woord kan door burgers of belanghebbenden niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

• 4.

  In beeldvormende vergaderingen wordt door de Forumvoorzitter op, naar diens oordeel, evenwichtige wijze het woord verleend aan burgers en belanghebbenden die op grond van artikel 2:5 lid 3 aan de Forumvergadering deelnemen.

• 5.
  • a.

    In oordeelsvormende, adviserende en informerende vergaderingen en bij presentaties zoals bedoeld in artikel 2:4 kunnen aanwezige burgers en belanghebbenden gedurende maximaal 20 minuten het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn, onmiddellijk voorafgaand aan de behandeling van dat onderwerp.

  • b.

    Elke spreker krijgt maximaal vier minuten het woord. Als er meer dan vijf sprekers zijn, verdeelt de Forumvoorzitter de spreektijd evenredig over de sprekers. Een spreker voert het woord nadat de Forumvoorzitter hem dit heeft verleend.

  • c.

    Na de eerste termijn kan de Forumvoorzitter aan insprekers de gelegenheid geven voor een korte reactie van circa 1 minuut.

• 6.

  De Forumvoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De Forumvoorzitter kan van de volgorde afwijken indien hij dit in het belang van de orde van de vergadering acht.

• 7.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk om 16.30 uur op de dag van de vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam, adres en telefoonnummer.

Artikel 2:19 Verslaglegging van Forumvergaderingen

• 1.

  De verslaglegging van Forumvergaderingen kan, onder verantwoordelijkheid van de Forumgriffier, aan een notulist worden opgedragen.

• 2.

  Van een beeldvormende en van een informerende Forumvergadering als bedoeld in artikel 2:4 wordt in de verslaglegging vastgelegd welke informatieve punten zijn ingebracht en/of besproken ten aanzien van een onderwerp dat aan de orde was, alsmede een zakelijke samenvatting van de inhoud van die punten.

• 3.

  Van een oordeelsvormende Forumvergadering en van een adviserende Forumvergaderingals bedoeld in artikel 2:4 wordt in de verslaglegging per fractie vastgelegd welke opvattingen en (voorlopige) standpunten zijn ingebracht, alsmede een zakelijke samenvatting van de gevoerde discussie daarover. Het verslag van een oordeelsvormende Forumvergadering bevat tevens de op grond van artikel 2:4, lid 4 tot en met 6 uitgebrachte adviezen.

• 4.

  De verslaglegging bedoeld in het eerste lid bevat ten minste de namen van de Forumvoorzitter, de deelnemers aan de Forumvergadering, de Forumgriffier, de notulist, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de secretaris, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben.

• 5.

  Van een presentatie als bedoeld in artikel 2:6 wordt geen verslag gemaakt. Indien voor de presentatie een syllabus of een digitale visuele samenvatting wordt gebruikt, dan kan deze desgevraagd op papier of in digitale vorm aan de raadsleden en vaste vervangers worden toegezonden.

• 6.

  Het ontwerpverslag van het Forum wordt, behoudens bijzondere omstandigheden, tijdig voor de daaropvolgende Forum- en raadsavond, toegezonden aan alle raadsleden en vaste vervangers, de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris, alsmede aan de overige deelnemers.

• 7.

  De deelnemers aan het Forum, de Forumvoorzitter, de burgemeester, de wethouders en de personen die verder het woord hebben gevoerd, hebben het recht om per e-mail een concreet en inpasbaar tekstvoorstel tot wijziging van het verslag ten aanzien van hun eigen inbreng te doen, indien dit onjuistheden of onduidelijkheden bevat. Dit geschiedt per e-mail, uiterlijk de donderdag vóór het volgende Forum.

  Op de vrijdag vóór het volgende Forum wordt het verslag, nadat dit is aangepast naar aanleiding van de ontvangen wijzigingsvoorstellen, per e-mail naar de leden en vaste vervangers gestuurd.

• 8.

  Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de Forumgriffier.

• 9.

  Het verslag van het Forum wordt vastgesteld in het technische blok als bedoeld in artikel 2:3.

Artikel 2:20 Spreekregels in oordeelsvormende vergaderingen

• 1.

  Een deelnemer, de burgemeester, een wethouder en de secretaris spreken in oordeelsvormende vergaderingen vanaf hun zitplaats of van de spreekplaats en richten zich tot de Forumvoorzitter.

• 2.

  Aanwezige ambtelijke adviseurs kunnen op verzoek van de Forumvoorzitter vanaf hun zitplaats het woord voeren.

Artikel 2:21 Aantal spreektermijnen in oordeelsvormende Forumvergaderingen

• 1.

  De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt tijdens oordeelsvormende vergaderingen in ten hoogste twee termijnen.

• 2.

  Voorafgaand aan de eerste termijn inventariseert de voorzitter de beoogde inbreng van de fracties en bepaalt aan de hand daarvan de volgorde van de sprekers.

• 3.

  Elke spreektermijn wordt door de Forumvoorzitter afgesloten.

• 4.

  Een deelnemer mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 5.

  Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend interrupties en het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 2:22 Voorstellen van orde in oordeelsvormende Forumvergaderingen

• 1.

  De Forumvoorzitter en iedere deelnemer kan tijdens de oordeelsvormende vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de orde van de betreffende Forumvergadering.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslist de Forumvergadering terstond.

Artikel 2:23 Handhaving orde; schorsing

• 1.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a.

    de Forumvoorzitter het nodig oordeelt om hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b.

    een deelnemer aan de vergadering hem interrumpeert; de Forumvoorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de Forumvoorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de Forumvoorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3.

  De Forumvoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4.

  De Forumvoorzitter is bevoegd om uitvoering te geven aan artikel 1:14, tweede lid.

   

Artikel 2:24 Besloten Forumvergadering

• 1.

  Het Presidium kan in het kader van zijn bevoegdheid op basis van artikel 1:8 lid, 1 onder a. besluiten tot het agenderen van een besloten Forumvergadering. Een Forumvoorzitter kan besluiten een openbare vergadering in beslotenheid te vervolgen.

• 2.

  Bij een besloten Forumvergadering kunnen slechts aanwezig zijn de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, raadsleden, vaste vervangers die een verklaring hebben ondertekend als bedoeld in artikel 1:4, lid 4, de burgemeester, wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, alsmede ambtelijke adviseurs voor zover de Forumvoorzitter hun daartoe toestemming geeft.

• 3.

  Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 2:25 Verslaglegging besloten Forumvergadering

• 1.

  De verslaglegging van een besloten Forumvergadering vindt plaats in een apart verslag en wordt op de griffie ter inzage gelegd voor de deelnemers van de Forumvergadering en voor de overige personen die in de besloten vergadering aanwezig waren.

• 2.

  Het in het eerste lid bedoelde verslag wordt zo spoedig mogelijk in een daartoe door het Presidium te agenderen besloten gedeelte van een Technisch Blok, als bedoeld in artikel 2:3, vastgesteld. Ten aanzien van dit besloten gedeelte van het technische blok is artikel 2:24 van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Het betreffende verslag kan ook in een openbare Forumvergadering worden vastgesteld, indien geen der leden, desgevraagd door de Forumvoorzitter, daarover het woord wenst.

Artikel 2:26 Geheimhouding na een besloten Forumvergadering

• 1.

  Voor de sluiting van een besloten Forumvergadering beslist de vergadering of omtrent de inhoud van de stukken, voor zover daarop geheimhouding rust, en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

• 2.

  Slechts een Forumvergadering met dezelfde samenstelling als die waarin de geheimhouding is opgelegd, en waarvan tenminste tweederde van de deelnemers aanwezig is, kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

• 3.

  Artikel 25, lid 4 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de geheimhouding voor zover die tijdens een Forumvergadering is opgelegd.

Artikel 2:27 Opheffing geheimhouding door de raad

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt daarover, als een Forumvergadering die geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten Forumvergadering zoals bedoeld in artikel 2:26 tweede lid, met de destijds in de betreffende Forumvergadering aanwezige leden overleg gevoerd.

Artikel 3:1 Oproep

• 1.

  De voorzitter zendt tenminste vijf dagen voor een vergadering de leden van de raad een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden van de raad verzonden.

Artikel 3:2 Vergaderfrequentie

De voorzitter kan in bijzondere gevallen, in afwijking van artikel 1:11, een andere dag, aanvangsuur en eindtijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het Presidium.

Artikel 3:3 Agenda

• 1.

  Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het Presidium de voorlopige agenda van de vergadering vast.

• 2.

  Iedere voorlopige agenda bevat een agendapunt ‘Rechtstreeks uit het Forum geagendeerde onderwerpen”, onder welk punt de raad bij de vaststelling van de agenda kan besluiten over de behandeling van onderwerpen als bedoeld in artikel 2:4, lid 6.

• 3.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 4.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de raad de agenda vast. Op voorstel van een lid van de raad of de voorzitter kan de raad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 5.

  Wanneer de raad een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan hij het onderwerp verwijzen naar het Forum of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen.

• 6.

  Op voorstel van een lid van de raad of van de voorzitter kan de raad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 3:4 De portefeuillehouder

• 1.

  Voor de leden van het college en de gemeentesecretaris geldt een doorlopende uitnodiging om in de vergadering van de raad aanwezig te zijn. Op uitnodiging van de voorzitter kunnen zij aan de beraadslagingen deelnemen.

• 2.

  Indien een portefeuillehouder wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

Artikel 3:5 De secretaris

De raad kan het college verzoeken de secretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement.

Artikel 3:6 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving bedoeld in artikel 3:7. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

• 2.

  Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

• 3.

  Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffie en verleent deze de leden van de raad en vaste vervangers inzage.

Artikel 3:7 Openbare kennisgeving

• 1.

  De vergadering wordt door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en zo mogelijk door plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.

Artikel 3:8 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de raad onmiddellijk de presentielijst, waarop de leden in genummerde volgorde zijn vermeld. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 3:9 Zitplaatsen

• 1.

  De voorzitter, de leden van de raad, de griffier, de leden van het college en de secretaris hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg in het Presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.

• 2.

  Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het Presidium.

• 3.

  De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor de overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

Artikel 3:10 Opening van de vergadering; quorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien het daarvoor door de wet vereiste aantal leden van de raad blijkens de presentielijst aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet.

Artikel 3:11 Vaststelling van de agenda

De raad stelt na de opening de agenda voor de betreffende raadsvergadering vast.

Artikel 3:12 Primus bij hoofdelijke stemming

Alvorens de aangekondigde onderwerpen aan de orde te stellen deelt de voorzitter mede, bij welk lid van de raad, de hoofdelijke stemming zal beginnen. Daartoe wordt via loting een volgnummer getrokken; bij het lid met het corresponderende nummer op de presentielijst begint de hoofdelijke stemming.

Artikel 3:13 Vragen betreffende de actualiteit: vragenkwartiertje

• 1.

  Op de agenda van iedere raadsvergadering wordt, direct na de opening, een agendapunt “vragenkwartiertje” opgenomen. Bij dit agendapunt kunnen raadsleden gedurende maximaal 15 minuten vragen stellen over de actualiteit die voor Zutphen van belang is.

• 2.

  Voor het vragenkwartiertje gelden de volgende regels:

  • a.

    De voorzitter inventariseert bij aanvang van het vragenkwartiertje welke fracties vragen willen stellen en over welke onderwerpen.

  • b.

    De voorzitter bepaalt de volgorde van behandeling.

  • c.

    De vragen moeten kort en duidelijk geformuleerd worden.

  • d.

    De vragen worden terstond beantwoord; als dit niet mogelijk is dan wordt de vraag uiterlijk binnen een week schriftelijk beantwoord.

  • e.

    Na de beantwoording kan de vragensteller het woord verleend worden om een verhelderende vraag te stellen.

  • f.

    Tijdens het vragenkwartiertje worden geen interrupties toegestaan en kan geen verlof worden gevraagd tot het houden van een interpellatie, noch kunnen moties worden ingediend.

  • g.

    Op het vragenkwartiertje tijdens de raadsvergadering is de spreektijdregeling als bedoeld in artikel 3:20 van toepassing.

Artikel 3:14 Notulen

• 1.

  De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de voorzitter, de leden van de raad en het college toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De ontwerpnotulen worden gelijktijdig aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

• 2.

  Bij het begin van de vergadering worden, zoveel mogelijk, de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

• 3.

  De leden, de voorzitter, de wethouders, de griffier en de secretaris hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor het vaststellen van de notulen bij de griffier te worden ingediend.

• 4.

  De notulen moeten inhouden:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de secretaris, de wethouders en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een woordelijke weergave van het gesprokene, met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

  • d.

    een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben moeten onthouden;

  • e.

    de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;

  • f.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 3:23 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 5.

  De notulen worden opgesteld onder de zorg van de griffier.

• 6.

  De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 3:15 Hamerstukken

• 1.

  Indien de voorzitter vaststelt dat geen van de leden over een geagendeerd voorstel het woord wenst te voeren, wordt het voorstel geacht zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming te zijn aangenomen.

• 2.

  Voorstellen die overeenkomstig artikel 2:3 lid 1onder e in het Forum als vermoedelijk hamerstuk zijn behandeld, worden in de raad als hamerstuk geagendeerd, tenzij ten minste één der fracties in het Forum anders adviseert.

• 3.

  Voordat in de raadsvergadering de hamer valt, kan een lid over een hamerstuk nog het woord vragen voor het afleggen van een stemverklaring.

Artikel 3:16 Ingekomen stukken

• 1.

  Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst en door het Presidium voorzien van een afdoeningsadvies. Deze lijst wordt aan de leden van de raad toegezonden en ter inzage gelegd.

• 2.

  De raad stelt de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Artikel 3:17 Spreekregels

• 1.

  De leden van de raad en de overige aanwezigen spreken vanaf de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

• 2.

  Indien een lid een spreker wil interrumperen, stelt hij zich op achter een interruptiemicrofoon.

• 3.

  De leden van het college spreken vanaf de spreekplaats van het college en richten zich tot de voorzitter.

• 4.

  Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de leden van de raad en de overige aanwezigen vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 3:18 Volgorde sprekers

• 1.

  Een lid van de raad voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

• 2.

  De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer een lid van de raad het woord vraagt over de orde van de vergadering.

Artikel 3:19 Aantal spreektermijnen

• 1.

  De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

• 2.

  Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3.

  Een lid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Het derde lid is niet van toepassing op:

  • a.

    de rapporteur van een commissie;

  • b.

    het lid dat een (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat amendement, die motie of dat voorstel.

• 5.

  Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 3:20 Spreektijd

• 1.

  De voorzitter bepaalt, gehoord het Presidium, de spreektijd.

• 2.

  Een lid van de raad kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.

Artikel 3:21 Handhaving orde; schorsing

• 1.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert; de voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 3:22 Beraadslaging

• 1.

  De raad kan, op voorstel van de voorzitter of een lid van de raad, besluiten om over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2.

  Op verzoek van een lid van de raad of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen, teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 3:23 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1.

  De raad kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de raad, de burgemeester, de portefeuillehouder, de secretaris en de griffier deelnemen aan de beraadslaging.

• 2.

  Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de raad genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 3:24 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 3:25 Beslissing

• 1.

  Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raad anders beslist.

• 2.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel, tenzij geen stemming wordt gevraagd.

• 3.

  Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing.

Artikel 3:26 Algemene bepalingen over stemming

• 1.

  De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

• 2.

  In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in de notulen vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben onthouden.

• 3.

  Indien door een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.

• 4.

  De voorzitter (of de griffier) roept de leden van de raad bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het lid dat daarvoor overeenkomstig artikel 3:12 is aangewezen. Vervolgens geschiedt de oproeping naar de volgorde van de presentielijst.

• 5.

  Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen.

• 6.

  De leden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

• 7.

  Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist. In de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.

• 8.

  De voorzitter deelt na afloop van de stemming de uitslag mee, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 3:27 Stemming over amendementen en moties

• 1.

  Indien een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd.

• 2.

  Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement.

• 3.

  Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerst in stemming wordt gebracht.

• 4.

  Indien aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie.

Artikel 3:28 Stemming over personen

• 1.

  Wanneer een stemming over personen voor het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling moet plaatshebben, benoemt de voorzitter twee leden tot stembureau.

• 2.

  Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren. De stembriefjes dienen identiek te zijn.

• 3.

  Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

• 4.

  Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

• 5.

  Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30, lid 1. van de Gemeentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:

  • 1.

    een blanco ingevuld stembriefje;

  • 2.

    een ondertekend stembriefje;

  • 3.

    een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

  • 4.

    een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

  • 5.

    een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

• 6.

  In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van de voorzitter.

• 7.

  Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

Artikel 3:29 Herstemming over personen

• 1.

  Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

• 2.

  Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

• 3.

  Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 3:30 Beslissing door het lot

• 1.

  Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

• 2.

  Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

• 3.

  Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Artikel 3:31 Amendementen

• 1.

  Ieder lid van de raad kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerde concept raadsbeslissing in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door leden van de raad, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.

• 2.

  Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat door een lid is ingediend, een wijziging voor te stellen (subamendement).

• 3.

  Elk (sub)amendement en elk voorstel moet, om in behandeling genomen te kunnen worden, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter – met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde – oordeelt, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

• 4.

  Intrekking, door de indiener(s), van het (sub)amendement is mogelijk, totdat de besluitvorming door de raad heeft plaatsgevonden.

• 5.

  Het is niet mogelijk om een burgerinitiatiefvoorstel te amenderen.

Artikel 3:32 Moties

• 1.

  Ieder lid van de raad kan ter vergadering een motie indienen.

• 2.

  Een motie moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

• 3.

  Overeenkomstig artikel 2:13 onder b wordt een ingediende motie, alvorens de raad hierover een besluit neemt, ten minste in één Forumvergadering besproken, tenzij de raad besluit de motie onmiddellijk na indiening te behandelen.

• 4.

  Het lid of de leden die een motie heeft (hebben) ingediend, heeft (hebben) het recht deze motie tijdens een vergadering van de raad:

  • a.

    in te trekken;

  • b.

    aan te houden tot een volgende raadsvergadering.

  Een ingetrokken motie is niet langer aan de orde.

• 5.

  Een aangehouden motie wordt geacht te zijn ingetrokken, indien de indiener(s) daarop in de vijf vergaderingen, volgend op de vergadering waarin de motie werd ingediend, niet terugkomt (-komen).

• 6.

  Over een motie van afkeuring of een motie van wantrouwen wordt een besluit genomen in de vergadering waarin zij is ingediend.

• 7.

  De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp of voorstel vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp of voorstel plaats.

• 8.

  De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

Artikel 3:33 Voorstellen van orde

• 1.

  De voorzitter en ieder lid van de raad kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslist de raad terstond.

Artikel 3:34 Initiatiefvoorstellen

• 1.

  Een initiatiefvoorstel moet, om in behandeling genomen te kunnen worden, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

• 2.

  Het Presidium plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst.

• 3.

  De behandeling van het voorstel vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen en onderwerpen zijn behandeld, tenzij de raad oordeelt dat het voorstel met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld, het voorstel eerst dient te worden behandeld in een Forumvergadering of voor advies naar het college dient te worden gezonden. In het laatste geval bepaalt de raad in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 4.

  De raad kan voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een voorstel, niet zijnde een voorstel voor een verordening.

Artikel 3:35 Collegevoorstellen

• 1.

  Een voorstel voor een verordening of een ander voorstel van het college aan de raad, dat vermeld staat op de agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

• 2.

  Indien de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college moet worden gezonden, bepaalt de raad óf, en zo ja, in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 3:36 Interpellaties

• 1.

  Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, tenminste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen.

• 2.

  De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en de wethouders. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.

• 3.

  De interpellant voert niet meer dan tweemaal het woord, de overige leden van de raad, de burgemeester en de wethouders niet meer dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

Artikel 3:37 Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester

• 1.

  Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. De vragen worden schriftelijk beantwoord, tenzij daarin is aangegeven dat mondelinge beantwoording wordt verlangd.

• 2.

  De vragen worden via de griffie bij de voorzitter van de raad ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en het college worden gebracht.

• 3.

  Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt zo mogelijk plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.

• 4.

  De antwoorden van het college worden door de griffie aan de leden van de raad toegezonden, tenzij er sprake is van mondelinge beantwoording zoals bedoeld in het eerste lid.

• 5.

  De vragen en antwoorden worden gelijktijdig met de stukken als bedoeld in artikel 3:16 aan de leden van de raad toegezonden.

• 6.

  De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

Artikel 3:38 Inlichtingen

• 1.

  Indien een lid van de raad over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe schriftelijk ingediend bij het college of de burgemeester.

• 2.

  Een afschrift van dit verzoek wordt door de indiener toegezonden aan de raad.

• 3.

  De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daarop volgende vergadering gegeven.

• 4.

  De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

Artikel 3:39 Hoorzitting

• 1.

  De raad kan, op voorstel van de voorzitter of één of meer leden, besluiten een hoorzitting te houden.

• 2.

  Per hoorzitting wordt de procedure door het Presidium vastgesteld.

Artikel 3:40 In ontvangst nemen van petities

• 1.

  De raad en zijn leden kunnen in een raadsvergadering petities van burgers in ontvangst nemen. Daartoe wordt bij de vaststelling van de agenda een agendapunt ingelast.

• 2.

  Burgers of groepen van burgers die een petitie willen aanbieden, doen hiervan uiterlijk om 16.30 uur van de dag waarop de raadsvergadering plaatsvindt mededeling aan de griffier.

• 3.

  Een petitie wordt in ontvangst genomen door:

  • a.

    de voorzitter, indien de petitie aan de raad is gericht;

  • b.

    de betreffende fractievoorzitter of diens vervanger, indien de petitie aan een fractie is gericht;

  • c.

    het betreffende lid, als de petitie aan dat lid is gericht.

Artikel 3:41 Procedure voorjaarsnota en begroting

Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding, het onderzoek en de behandeling van de voorjaarsnota en de begroting, alsmede de vaststelling van de begroting volgens een procedure die het Presidium vaststelt.

Artikel 3:42 Procedure jaarrekening

Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding en het onderzoek van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit volgens een procedure die de raad, gehoord de Rekenkamercommissie die dienaangaande als onderzoekscommissie optreedt, vaststelt.

Artikel 3:43 Verslag; verantwoording

• 1.

  Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken òf voor het sluiten van de vergadering) verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar het Forum.

• 2.

  Ieder lid van de raad kan aan een persoon als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen, vastgesteld in artikel 3:37, zijn van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 3:38, zijn van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn leden heeft benoemd.

Artikel 3:44 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 3:45 Notulen

• 1.

  De notulen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitend ten kantore van de griffie voor de leden ter inzage.

• 2.

  Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

• 3.

  De notulen kunnen ook in een openbare vergadering worden vastgesteld, indien geen der leden, desgevraagd door de voorzitter, daarover het woord wenst.

• 4.

  Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze notulen. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 3:46 Geheimhouding

Voor de afloop van een besloten vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 3:47 Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.