Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid

Toelichting op de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid

Artikel 2. Onderzoek naar doelmatigheid

Dit artikel draagt het college op onderzoek te doen naar de doelmatigheid van het gevoerde bestuur. De onderzoeken naar de doelmatigheid omvatten de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Omdat de gemeentelijke organisatie de uitvoering als eerste voor haar rekening neemt richt het onderzoek zich in de eerste plaats op onderdelen van die organisatie. Maar er worden ook gemeentelijke taken door derden uitgevoerd. De vraag kan dan ook aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening en het beheer van middelen doelmatig is.

De nadruk moet er in de eerste plaats op liggen dat evaluatie en (zonodig) preventieve verbeteractie een vast onderdeel zijn van het proces. Verder hangt het antwoord op de vraag welk onderzoek wanneer in de tijd moet plaatsvinden onder andere samen met:

• -

  onderzoek dat om verschillende redenen al plaats vindt;

• -

  interne en externe ontwikkelingen;

• -

  risico’s;

• -

  budgettaire overwegingen;

• -

  etcetera.

In de bedrijfsvoeringsparagraaf vermeldt het college de relevante ontwikkelingen, het op grond daarvan op dit punt te voeren onderzoeksbeleid en de wijze van vertaling daarvan in het (meerjarig) onderzoeksplan.

Artikel 3. Onderzoek naar doeltreffendheid

Dit artikel bepaalt dat het college de raad inzicht geeft in de vraag of het uitgevoerde beleid heeft geleid tot (van te voren) bepaalde maatschappelijke effecten. Dit doeltreffendheidsonderzoek vindt plaats op basis van het beleid dat in de programma's of paragrafen van de beleidsbegroting is geformuleerd. Dit kan gaan om gehele begrotingsprogramma’s en paragrafen of onderdelen daaruit.

Hoe wordt het begrip periodiek verder ingekaderd? Een belangrijke referentie is de bestaande praktijk waarin gemeentelijke taken al regelmatig worden gemonitord. Bijvoorbeeld voor een externe evaluatie of inter gemeentelijk vergelijk. Verder zou beleidsevaluatie ontwikkeld moeten worden als een reguliere stap in het interne beleidsproces. Een stap volgend op beleidskeuzes, -plannen en -uitvoering. Op een aantal terreinen (zoals buitengewoon beter en water) wordt momenteel al met deze zogenoemde “beleidsklok” systematiek gewerkt. Er bestaat een nauwe relatie tussen deze cyclische sturing en de ontwikkeling / onderbouwing van de programmabegroting.

Tenslotte doen zich allerhande interne en externe ontwikkelingen voor die van invloed zijn op het doen van periodiek onderzoek. De betekenis hiervan voor het onderzoeksbeleid en het onderzoeksplan zal worden opgenomen in de bedrijfsvoeringparagraaf.

Voor de inpassing van periodieke evaluatie in de tijd geldt de bestuurscyclus als referentie. Van elk van de programma’s wordt lopende de bestuursperiode ten minste één onderdeel in onderzoek genomen. Het cyclische karakter wordt verder ondersteund door ontwikkeling van een meerjarige onderzoeksagenda op basis van de in de specifieke beleidsprocessen geplande evaluaties (beleidsklok).

Artikel 4. Onderzoeksplan

Artikel 4. Onderzoeksplan

Het college maakt keuzes over onderwerpen van onderzoek en stelt het onderzoeksplan vast. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat die plannen zijn, de gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hiertoe biedt het college het onderzoeksplan uiterlijk in november aan de raad aan. De raad kan het onderzoeksplan ter bespreking agenderen en van zijn zienswijze blijk geven voor de aanvang van het jaar waarop het plan betrekking heeft. Het onderzoeksplan zelf is globaal van opzet. In de vervolgfase werkt het college per onderzoek onder meer de onderzoeksvraag, de onderzoeksmethode en het uitvoeringsproces gedetailleerd uit .

Het onderzoeksplan maakt als zodanig geen onderdeel uit van de begroting. Dit maakt het eenvoudiger om in te spelen op de actualiteit.

Het onderzoeksplan geeft een volledig beeld van de voorgenomen onderzoeken, met per onderzoek een globale uitwerking op:

a) het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat het onderzoek duidelijk afgebakend is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven;

b) de reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven: welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen worden bij het onderzoek betrokken;

c) hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts);

d) een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen;

e en f)

onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Als de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Het derde lid beoogt transparant te maken met welke argumenten voor de in het onderzoeksplan opgenomen onderwerpen is gekozen. Voor wat betreft de inhoudelijke motivering wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 2 en 3.

Het college is er voor verantwoordelijk dat het voorafgaande selectieproces voldoende onafhankelijk verloopt. Hiervoor vervullen de concerncontroller en het Directieteam een belangrijke toetsende en adviserende rol binnen de onderzoeksfunctie.

Artikel 5. Voortgang onderzoek

Periodiek onderzoek is een onderdeel van het bedrijfsvoeringsinstrumentarium. Het college rapporteert dan ook in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag over de voortgang van de geplande onderzoeken als bedoeld in artikel 2 en 3 en de inzet van de bijbehorende onderzoeksbudgetten.

Een inhoudelijke verantwoording van onderzoeksresultaten wordt zonodig opgenomen in de programmacyclus.

Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking

Met het instellen van onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook en vooral het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in de verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering deel uitmaken van de rapportage. En dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Overigens kan het onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid het college ook aanleiding geven bepaalde door de raad geformuleerde beleidsdoelen kritisch te bezien en daarover opmerkingen ter kennis van de raad te brengen.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad heeft eerder besloten om het vaststellen van de verordening uit te stellen. Op de verordening is de Tijdelijke Referendumwet van toepassing.

Artikel 8. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.