| Organisatie | Arnhem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening commissie werkgeversschap griffie 2004 |
| Citeertitel | Griffie - Verordening commissie werkgeversschap griffie 2004 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 83, 85, 107, 156.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-03-2004 | 10-12-2012 | nieuwe regeling | 15-03-2004 | Raadscie VOAB 03-03-04, nr CS/CTRJ/04/6 |
Hoofdstuk 2: Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2: Instelling commissie
Er is een bestuurscommissie als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet, genaamd commissie werkgeversschap griffie.
Artikel 10: Vergaderfrequentie
De commissie vergadert ten minste éénmaal per jaar en voorts zo dikwijls als het door de voorzitter nodig wordt geoordeeld.
Artikel 13: Ter inzage leggen van stukken
De griffier draagt er zorg voor dat de (aanvullende) oproepingsbrief, alsmede de stukken voor zowel de openbare vergaderingen als de besloten vergaderingen ter inzage liggen in de visiekamer van de gemeenteraad met ingang van de dag, volgend op de dag van de verzending van de (aanvullende) oproepingsbrief.
Belangstellenden en belanghebbenden kunnen in het gemeentelijke informatiecentrum de openbare commissiestukken inzien en tegen betaling in afschrift verkrijgen. De griffier draagt zorg voor de terinzagelegging van de commissiestukken. Schriftelijk ingebrachte reacties worden door de griffier zo spoedig mogelijk aan de commissie overgelegd.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van de vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de secretaris door ondertekening vastgesteld.
Hoofdstuk 4: Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
De besluitenlijst en het verslag van hetgeen in een besloten (deel van de) vergadering is behandeld, is geheim voor een ieder, met uitzondering van de leden van de commissie en de leden van de raad. Voorts zijn de besluitenlijst en het verslag niet geheim voor de bij de besloten vergadering aanwezige andere personen, voor zover dit betreft de verslaglegging van die onderdelen waarvan deze personen de behandeling hebben bijgewoond.
De commissie, besloten bijeen zijnde, kan om redenen van algemeen belang en met algemene stemmen besluiten, dat van het in die vergadering behandelde beknopte notulen, dan wel getrokken conclusies openbaar worden gemaakt. Indien het verhandelde verband houdt met stukken en/of mededelingen van het college en/of de burgemeester, behoeft dit de toestemming van het betreffende bestuursorgaan.
1.De voorzitter van de commissie is bevoegd de leden van de commissie omtrent bepaalde stukken of mededelingen voorlopige geheimhouding op te leggen, ieder ten aanzien van de stukken en/of mededelingen die hij aan de commissie overlegt, dan wel doet. Op de betreffende stukken is/wordt hiervan melding gemaakt.
De geheimhouding geldt totdat de commissie of de gemeenteraad haar opheft.
Hoofdstuk 5: Toehoorders en pers
Artikel 27: Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid-, dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 28: Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.
Artikel 29: Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Artikelsgewijze toelichting op de verordening commissie werkgeversschap griffie 2004
(Raadsbesluit 15 maart 2004, nr. CS/CTRJ/2004/6.)
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Dit artikel spreekt voor zich.
Uit praktische overwegingen wordt ervoor gekozen taken en bevoegdheden met betrekking tot het werkgeversschap van de griffie op te dragen aan een bestuurscommissie. Op deze wijze wordt voorkomen dat (individuele) persoonsgebonden zaken in de plenaire raad aan de orde komen.
In dit artikel draagt de raad draagt aan de bestuurscommissie alle taken en bevoegdheden over die de raad ontleent aan de Gemeentewet ten aanzien van het werkgeversschap van de griffier en de griffiemedewerkers, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier.
Uit de bewoordingen van artikel 107 Gemeentewet valt af te leiden dat de raad deze laatstgenoemde taak niet kan overdragen, doch wel de bevoegdheid krachtens artikel 107e, lid 2 om het overige personeel van de griffie te benoemen (zie ook de artikelen 83 Gemeentewet, juncto artikel 10:15 Algemene wet bestuursrecht).
Ten aanzien van de griffier heeft de bestuurscommissie de taak om noodzakelijke besluitvorming door de raad voor te bereiden.
De bestuurscommissie zal de aan haar gedelegeerde personele taken en bevoegdheden betreffende de griffiemedewerkers zoveel mogelijk in mandaat laten uitvoeren door de griffier.
De griffier mag op grond van artikel 10:3, lid 3 van de Algemene wet bestuursrecht niet beslissen op eventuele bezwaarschriften van griffiemedewerkers tegen diens in mandaat genomen besluiten.
De bestuurscommissie zal op deze individueel persoonlijke kwesties in voorkomend geval besluiten (in een besloten vergadering) en niet de plenaire gemeenteraad.
Op grond van artikel 83 Gemeentewet mogen de burgemeester en de wethouders geen lid zijn van een door de raad ingestelde bestuurscommissie.
Ten aanzien van de samenstelling is gekozen voor een personele unie met de agendacommissie vanwege de taak van de agendacommissie.
De bestuurscommissie bestaat uit de door de raad benoemde voorzitters van de raadscommissies. Dit betekent, dat plaatsvervangend voorzitters van de raadscommissies niet tevens plaatsvervangend lid van de bestuurscommissie zijn. De commissie heeft dus geen plaatsvervangende leden.
De voorzitters van de raadscommissies zijn lid van de raad.
Omdat de burgemeester voorzitter is van de raad, is bepaald dat de burgemeester uitgenodigd kan worden de vergaderingen van de bestuurscommissie bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.
Anders dan het voorzitterschap van de agendacommissie dat periodiek wordt vervuld, wordt de voorzitter van de commissie werkgeversschap griffie in principe voor de gehele zittingsperiode van de raad aangewezen. Dit is gewenst, omdat de voorzitter tevens de portefeuille personeel en organisatie (de bestuurlijke eerstverantwoordelijke) is en het primaire aanspreekpunt voor de griffier. Consistentie in deze wordt wenselijk geacht.
De term eerstverantwoordelijke duidt er op dat uiteindelijk de commissie in totaal verantwoordelijk is voor de aan haar gedelegeerde taken en bevoegdheden en de commissie in haar geheel daarvoor verantwoording verschuldigd is aan de gemeenteraad.
Zoals dit ook voor de agendacommissie geldt, moet de voorzitter zelf in voorkomend geval zijn vervanging regelen.
Het tweede lid omschrijft de overige taken van de voorzitter en spreekt overigens voor zich.
De zittingsperiode van de voorzitter en de overige leden is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar.
De benoeming eindigt derhalve van rechtswege.
Gelet op de taken van de commissie ligt het in de rede dat de griffier van de raad tevens griffier van de commissie is.
De voorzitter regelt in voorkomend geval de vervanging van de griffier (bijvoorbeeld, indien de persoon van de griffier onderwerp van bespreking in de commissie is). De griffier wordt dan vervangen door een commissielid.
Artikel 83, lid 4 juncto artikel 23 van de Gemeentewet geven de wettelijke grondslag voor de openbaarheid van de vergaderingen van de bestuurscommissie. Omdat de raad - in verband met democratische besluitvorming - in principe in het openbaar vergadert, moet een door de raad ingestelde bestuurscommissie die taken en bevoegdheden van de raad uitoefent dit ook.
Op grond van artikel 23 Gemeentewet worden de deuren gesloten, indien ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
De commissie dient vervolgens - ter vergadering - te beslissen of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
Artikel 8 van de verordening geeft een nadere uitwerking van de wettelijke regeling.
De beslissing om met gesloten deuren te vergaderen, zal de raadscommissie in elk geval moeten toetsen aan de bescherming van het openbare belang en/of de belangen van individuele personen. Dit laatste belang zal meestal aan de orde zijn.
Om soepel en snel te kunnen reageren in bijzondere gevallen, biedt deze bepaling de mogelijkheid een schriftelijke consultatieronde te houden. Het biedt een extra mogelijkheid om de commissieleden te informeren c.q. bij de besluitvorming te betrekken.
Voorshands wordt ervan uit gegaan dat de commissie ten minste één keer per jaar vergadert. De door de commissie aan te wijzen eerstverantwoordelijke (portefeuillehouder) voor personeel en organisatie heeft geregeld overleg met de griffier die in mandaat het werkgeversschap van de griffiemedewerkers uitvoert.
Op initiatief van de voorzitter kan de commissie eveneens vergaderen.
De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken ten minste tien dagen voor de vergadering. Deze termijn is gebruikelijk en geldt bijvoorbeeld ook voor de vergaderingen van de raadscommissies.
Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld, bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering.
Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie de agenda voorlopig vast. Het ligt voor de hand dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier.
Uiteindelijk bepaalt de commissie de agenda door deze - al dan niet gewijzigd - vast te stellen.
De taak van de commissie om de agenda (definitief) vast te stellen, komt tot uitdrukking in het derde lid. Dit betekent dat de commissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of nader advies aan het college wordt gezonden. De commissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Uiteraard zal hierover overleg gevoerd worden met het college of de burgemeester.
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op de visiekamer van de gemeenteraad in het stadhuis ter inzage gelegd. De raadsleden kunnen zowel de openbare stukken inzien als de stukken waaromtrent (door de voorzitter) geheimhouding is opgelegd.
Voor het publiek liggen de openbare stukken zoals gebruikelijk ter inzake in het gemeentelijke informatiecentrum.
In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.
Op grond van artikel 83, vierde lid, juncto artikel 19, tweede lid van de Gemeentewet moet de voorzitter van de commissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is.
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de bestuurscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 17 van de verordening voorziet hierin.
Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.
Het tweede lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering, indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren.
Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de commissieleden over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 30 van de Gemeentewet regelt het besluitquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin.
Voor de besluitvorming is op grond van het tweede lid nodig dat bij de aanvang van de vergadering voldoende leden (= meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden) aanwezig zijn en de presentielijst hebben getekend.
Op grond van het eerste lid komt het besluit vervolgens tot stand bij meerderheid van de leden die op het moment van de besluitvorming feitelijk aanwezig zijn en aan de stemming hebben deelgenomen.
Het artikel sluit aan op de huidige praktijk betreffende het notuleren van commissievergaderingen. Dit betekent dat er een verslag worden gemaakt van de vergadering, alsmede een besluitenlijst wordt opgesteld.
De besluitenlijst wordt binnen vijf dagen na afloop van de vergadering aan de leden gezonden, zodat zij het besprokene snel kunnen inbrengen in bijvoorbeeld het overleg met de fractie.
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht dat in artikel 83, vierde lid van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van bestuurscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen.
De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van de commissie. Hij ondertekent de stukken die uitgaan van de commissie.
De medeondertekening door de griffier waarborgt dat op schrift gestelde besluiten in overeenstemming zijn met de besluiten zoals deze zijn genomen.
De raad houdt een vinger aan de pols, doordat de commissie jaarlijks aan de raad verslag doet van de werkzaamheden en de bevindingen van de commissie.
Op grond van artikel 85 van de Gemeentewet kan de raad in voorkomend geval besluiten van de commissie schorsen en vernietigen.
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn, kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en het besluitquorum.
De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.
Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de commissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd, dan wel opgeheven.
Vanwege de onderwerpen, waarover de commissie vergadert, zal de commissie in de regel besloten vergaderen.
Op grond van artikel 83, vierde lid van de Gemeentewet is artikel 23, lid 1 t/m 4 van overeenkomstige toepassing.
Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en de commissie anders beslist.
In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat in het algemeen belang en met algemene stemmen kan worden besloten de conclusies, dan wel beknopte notulen van een besloten vergadering openbaar te maken.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig.
De commissie kan geheimhouding opleggen omtrent hetgeen in een besloten vergadering behandelde geheimhouding opleggen. Ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan de bestuurscommissie opleggen omtrent de stukken die zij aan de commissie hebben overgelegd. Overigens kan een bestuurscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid en artikel 55, tweede lid van de Gemeentewet).
De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd - of de raad - haar opheft.
Zoals uit de toelichting op artikel 34 blijkt, kan de raad de geheimhouding die een bestuurscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 26, eerste en tweede lid van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen.
Voor bestuurscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Het derde lid voorziet hierin.
Aangezien de vergaderingen van een bestuurscommissie van de raad in principe openbaar zijn, kan de pers geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. In het belang van een goede voortgang van de vergadering moet voorzitter afspraken kunnen maken over de opstelling van de apparatuur, het rondlopen met camera’s, etc.
Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.
Deze artikelen spreken voor zich en behoeven onzes inziens geen nadere toelichting.