Organisatie | Landsmeer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad |
Citeertitel | Verordening evaluatiegesprekken burgemeester en raad |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-06-2012 | 08-02-2017 | Nieuwe regeling | 05-06-2012 Kompas Regiokrant, 26-06-2012 | 2012-32 |
De raad van de gemeente Landsmeer
Overwegende, dat het wenselijk is dat de burgemeester in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid er recht op heeft tenminste drie keer tijdens zijn ambtsperiode van de gemeenteraad te horen hoe over zijn functioneren wordt gedacht;
gelet op de artikelen 147 jo. 149 en artikel 84 van de Gemeentewet;
Lid 1 De raad kiest de evaluatiecommissie uit zijn midden
Lid 2 De evaluatiecommissie bestaat uit drie leden van de raad
Lid 3 De raad benoemt geen plaatsvervangende leden.
Lid 4 Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.
Lid 5 De evaluatiecommissie laat zich bijstaan door de griffier.
Lid 6 De evaluatiecommissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad van 5 juni 2012.
De voorzitter,
De wnd. griffier,
Toelichting bij de verordening evaluatiegesprekken burgemeester en raad
De verordening is bedoeld als een hulpmiddel. Deze helpt om het proces van evaluatiegesprekken tussen de burgemeester en de raad structureel en transparant te maken.
Lid 2 geeft een bandbreedte voor het aantal te voeren gesprekken tijdens de ambtsperiode van een burgemeester van 6 jaar. De commissaris van de Koningin voert gedurende die termijn 3 voortgangsgesprekken met de burgemeester. De raad zou in ieder geval voorafgaand aan die gesprekken, dus drie maal per ambtsperiode, een evaluatiegesprek met de burgemeester moeten voeren. Het verdient echter aanbeveling dat de raad een hogere frequentie aanhoudt. Een jaarlijks evaluatiegesprek met de burgemeester en de raad heeft als voordeel dat de gesprekken over een kortere periode gaan waarbij – tijdens een formeel moment - zowel de burgemeester als de raad regelmatiger van elkaar horen hoe over elkaars functioneren wordt gedacht. De raad kan ervoor kiezen om het aantal evaluatiegesprekken in een gemeentelijke verordening vast te leggen.
Lid 2 ‘Drie van de gesprekken worden gevoerd vier weken voorafgaand aan de voortgangsgesprekken die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft’. De termijn van vier weken is gekozen om voldoende tijd te hebben om het verslag van het evaluatiegesprek op te stellen en door de gesprekdeelnemers te laten vaststellen (zie artikel 9).
De burgemeester heeft dan binnen een redelijke termijn duidelijkheid en
het verslag kan vervolgens dienen als basis voor het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert.
Lid 5 de evaluatiecommissie kan ervoor kiezen om zich vooraf door wethouder(s) en of secretaris te laten informeren over het functioneren van de burgemeester. Besloten kan worden deze adviseur(s) bij een deel van het gesprek aanwezig te laten zijn.
Lid 4 regelt de mogelijkheid, dat de evaluatiecommissie zich kan laten bijstaan door een externe gespreksleider. Een externe gespreksleider is in die hoedanigheid uitsluitend technisch voorzitter, die het doel van het evaluatiegesprek en de individuele belangen van de deelnemers in de gaten houdt en de tijd bewaakt. De deelnemers kunnen zich volledig richten op het gesprek.
De in de verordening genoemde bevoegdheden van de voorzitter gaan in een dergelijk situatie NIET over op de externe gespreksleider. De externe gesprekleider ondertekent evenmin het conceptverslag. Uiteraard is de geheimhoudingsplicht WEL op de externe van toepassing.
Lid 3 regelt, dat betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. Hiermee is bedoeld te zeggen, dat in de voorbereiding betrokkenen alleen gebruik kunnen maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders en gemeentesecretaris.
Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden (zowel binnen als buiten het gemeentehuis) is uitgesloten. Geheimhouding moet voorkomen dat de privacy van de betrokkenen geschonden wordt en de bestuurskracht afneemt.
Daarnaast kan het bevragen van derden leiden tot belangenverstrengeling.
Lid 1 de leden van de evaluatiecommissie krijgen de gelegenheid om het evaluatieverslag van het laatstgehouden gesprek in te zien zodat zij weten welke afspraken er zijn gemaakt.
Bovendien hoeft de samenstelling van de commissie niet noodzakelijk dezelfde te zijn als in het voorgaande evaluatiegesprek. Daarnaast kan gekozen worden om ook de voorgaande verslagen te laten inzien. Het inzien van het evaluatieverslag gebeurt op de kamer en in aanwezigheid van de griffier. Van het verslag worden geen kopieën gemaakt.
Lid 3 de profielschets is uitgangspunt voor het gesprek. Op basis van dat profiel heeft de vertrouwenscommissie de burgemeester voorgedragen voor benoeming. In lid 5 wordt de mogelijkheid geboden om vervolgens ook over de gevolgen van maatschappelijke ontwikkelingen voor het functioneren van het gemeentebestuur te spreken. Bij een nieuwe procedure voor (her)benoeming kunnen maatschappelijke ontwikkelingen in de gemeente reden zijn tot het opstellen van een nieuwe profielschets. In bijvoorbeeld het laatste gesprek, waarbij ook de herbenoeming een bespreekpunt kan zijn, kunnen de ideeën voor het bijstellen of het opstellen van een nieuwe profielschets voortvloeien uit het bespreekpunt over de toekomst van de gemeente. Deze uitkomst kan de voorzitter aan alle fractievoorzitters terugmelden.
Lid 1 regelt de verslaglegging van het gesprek. Het door de griffier opgestelde conceptverslag wordt voorgelegd aan de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester. Binnen een door betrokkenen af te spreken termijn dienen zij hierop te reageren. Het verslag wordt in drievoud opgesteld en ondertekend zodat zowel de burgemeester, de raad als commissaris van de Koningin een exemplaar heeft.
Het verslag wordt door ondertekening van zowel de leden als de burgemeester vastgesteld.
De burgemeester kan ervoor kiezen het verslag alleen voor gezien te ondertekenen. In dat geval dient de burgemeester ervoor te zorgen dat een zienswijze aan het verslag wordt toegevoegd.
Dit zou onder meer een verdieping of uitwerking van gemaakte afspraak of afspraken kunnen inhouden. Een termijn van 10 werkdagen is dan een redelijke termijn om een en ander te laten bezinken en te heroverwegen. Daarnaast is het dan nog steeds mogelijk om het evaluatieverslag met zienswijze tijdig naar de commissaris van de Koningin te sturen.
Een mooiere oplossing is om nogmaals met dezelfde deelnemers aan het gesprek ‘om tafel te gaan’ en de ‘pijnpunten’ uit het verslag te bespreken zodat kan worden uitgesloten dat er wellicht sprake is van een misverstand. In dat geval kan het verslag worden aangepast.
Indien het evaluatiegesprek werd voorgezeten door een externe gespreksleider kan al dan niet besloten worden om die eveneens aan dit gesprek te laten deelnemen.
Ook voor dit gesprek geldt mutatis mutandis de eerder opgelegde geheimhouding.
Onder geheimhouding archivering door de griffier wordt verstaan het opbergen van het verslag op een voor anderen niet toegankelijke wijze. Dat kan zijn in een gesloten en verzegelde enveloppe. De kluis van de gemeente is daartoe in veel gemeenten de geëigende bewaarplaats