Organisatie | Velsen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gedragscode voor ambtenaren van Gemeente Velsen |
Citeertitel | Gedragscode voor ambtenaren van Gemeente Velsen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-07-2012 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 03-07-2012 Jutter/ Hogeest, 19 juli 2012 | B12.0350 |
De ambtenaren van gemeente Velsen bieden gezamenlijk een dienstverlening naar burgers, bedrijven en instellingen en hebben een belangrijke rol in de samenleving van de gemeente en daarbuiten. Deze samenleving heeft bepaalde verwachtingen van een ambtenaar. Zo kan in de relatie tussen een ambtenaar en burger zaken als vertrouwen, afhankelijkheid en machtsongelijkheid een rol spelen. Daarnaast is de rol van gemeenten de laatste jaren sterk veranderd. De gemeente is regelmatig partij op de zakelijke markt, als klant en als zakenpartner. De gemeente ontwikkelt zich steeds meer in de richting van een klantgerichte en meer zakelijke organisatie. Bedrijfsmatig werken, waarbij goede resultaten tellen, staat dan ook bij gemeenten hoog in het vaandel. Verantwoordelijkheden komen steeds lager in de organisatie te liggen, waardoor steeds meer ambtenaren contacten onderhouden met externe relaties. Het onderhouden van goede zakelijke contacten is belangrijk, maar er moet wel een aantal duidelijke afspraken gemaakt worden ten aanzien van deze contacten. Hierbij spelen normen en waarden een belangrijke rol. De ambtenaren van gemeente Velsen hebben te maken met een veelheid aan externe en interne regels, wetten, richtlijnen en voorschriften waaraan zij zich moeten houden. Omdat deze niet alle mogelijke gedragssituaties kunnen afdekken heeft Gemeente Velsen een gedragscode ontwikkeld. De gedragscode laat zien waar de gemeente Velsen voor staat en schept duidelijkheid naar de eigen ambtenaren maar ook naar personen die tijdelijk werkzaamheden voor de gemeente verrichten zoals extern ingehuurde krachten, stagiaires en vrijwilligers. Maar daarnaast schept de gedragscode ook duidelijkheid naar de burgers, ondernemingen en instellingen waaraan gemeente Velsen haar diensten verleent. De gedragscode levert daarmee ook een belangrijke bijdrage aan een grotere transparantie, één van de kernwaarden van de gemeente.
Eigen verantwoordelijkheid binnen de organisatie.
In de gedragscode is geprobeerd een balans te vinden tussen regels en de zogenoemde grijze gebieden die niet goed in regels zijn te vangen. Er zijn immers altijd situaties te bedenken die niet volledig volgens vaststaande regels zijn op te lossen. Ook is het onvermijdelijk dat er in de praktijk nieuwe, concrete discussiepunten ontstaan. Belangrijk hierin is dat iedere medewerker zijn eigen individuele verantwoordelijkheid heeft als het gaat om integriteit. Bespreekbaarheid van integriteitvraagstukken en een open en eerlijke communicatie tussen collega’s en met de leidinggevende is hierbij heel belangrijk.
1. Wat betekent goed ambtenaarschap?
a) Je houdt je aan de wettelijke voorschriften, aan algemeen aanvaarde gedragsregels en opgestelde richtlijnen. Je treedt correct op naar burgers, bedrijven en instellingen. Je voert je werk op een professionele manier uit. Je geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, volledige en relevante informatie.
Iedereen die werkzaamheden verricht ten dienste van de gemeente moet zich te allen tijde ervan bewust zijn dat hij/zij een publieke instelling vertegenwoordigt die het algemeen belang van velen behartigt. Dat vraagt dat je je werk verricht op een professionele, verantwoorde, zorgvuldige en integere manier, met aandacht voor de klantgerichtheid en de vereiste vertrouwelijkheid.
2. Omgaan met vertrouwelijke informatie
Een ambtenaar gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie waarvan hij/zij in verband met zijn/haar functie op de hoogte is. Bij vertrouwelijke informatie moet vooral gedacht worden aan persoonsgegevens en financiële gegevens van burgers en relaties van de gemeente en voorkennis over beleidsplannen. Ook kennis van eventueel interne problemen valt onder dit begrip.
De basisregel is: weet of vermoed je dat informatie vertrouwelijk moet blijven / danwel gevoelig ligt, dan doe je over dergelijke informatie geen mededeling aan derden en zorg je ervoor dat betreffende stukken veilig opgeborgen zijn.
Je meldt een (voorgenomen) nevenwerkzaamheid bij je leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met het uitoefenen van je functie. Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen of nevenwerkzaamheden raakvlakken hebben met de functie, danwel de functievervulling, danwel met de gemeentelijke organisatie. Het is daarom van belang dat je je nevenwerkzaamheden meldt aan je leidinggevende. Samen met je leidinggevende bekijk je de nevenwerkzaamheden in relatie tot de hier genoemde criteria:
Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met het uitoefenen van je functie. Heb je in je functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit met je leidinggevende.
Een ambtenaar dient het algemeen belang en werkt onpartijdig. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook de schijn van vermenging wordt vermeden. Raakvlakken tussen functionele taken en privéactiviteiten van ambtenaren kunnen leiden tot botsing of verstrengeling van belangen. Daardoor kan een onafhankelijke beoordeling in gevaar komen of kan de schijn daarvan ontstaan. Dergelijke nevenwerkzaamheden kunnen verboden worden (artikel 15:1e CAR/VAR).
4. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen
Zaken die de gemeente ter beschikking stelt voor het uitoefenen van het werk, zoals
kantoorartikelen, telefoon, internet en e-mailfaciliteiten, gereedschappen, kopieerapparaten e.d., gebruik je op verantwoorde wijze en in principe niet voor privédoeleinden. Gebruik van deze middelen voor pornografie, racisme, discriminatie, bedreiging, seksuele intimidatie of kettingbrieven is niet toegestaan. Het downloaden van illegale software valt onder onverantwoord gebruik.
b) Je accepteert een geschenk alleen als je onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk.
Bedenk dat achter elk geschenk een -wellicht welgemeende- bedoeling ligt. Het is dan ook zinvol de intentie van de gulle gever kritisch te beschouwen. Ook het moment waarop een geschenk wordt aangeboden is van belang. Zijn er onderhandelingen gaande met de gever? Of is het een geschenk omdat men gezamenlijk een project heeft afgerond? Hoe groot is het risico van mogelijke beïnvloeding? Dit betekent niet dat geschenken nooit geaccepteerd mogen worden. In bepaalde gevallen kan een geschenk aanvaard worden. Bijvoorbeeld als blijk van dank voor een éénmalige
prestatie, zoals bijvoorbeeld het geven van een lezing of het verlenen van hand- en spandiensten bij evenementen. Op afdelingen kunnen afspraken gemaakt worden over het ontvangen van geschenken. Zo is het mogelijk dat relatiegeschenken, zoals kerstpakketten, verloot of verdeeld worden onder de medewerkers.
De naleving van de afspraken wordt door de afdeling HR bewaakt. Bij twijfel zal het worden voorgelegd aan de gemeentesecretaris.
6. Uitnodigingen voor reizen, evenementen of diner
Reizen en andere uitstapjes moeten altijd functioneel en in het belang van de gemeente zijn. Let op mogelijke belangenverstrengeling bij uitnodigingen voor evenementen, het houden van een lezing of presentatie. Een uitstapje moet altijd een meerwaarde hebben voor de gemeente. Om hierover geen misverstanden te laten ontstaan, dient de leidinggevende in te stemmen met het uitstapje. Bij uitnodigingen voor etentjes geldt in grote lijnen hetzelfde als voor geschenken. Vraag jezelf altijd af waarom de uitnodiging er ligt. Kan aanvaarding je op enigerlei wijze afhankelijk maken? Zo ja, ga dan niet! Indien er geen bezwaren lijken te zijn, meld dan het etentje bij de leidinggevende.
a) Je bent alert op situaties in je werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht je leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familieleden of vrienden werkzaam zijn. Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke vragen niet zelf.
c) Je let bij het inhuren van ex-collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een ex-ambtenaar als zelfstandige, nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met je leidinggevende.
Er zijn verschillende situaties te bedenken waarin een ambtenaar zakelijk gezien te maken krijgt met vrienden of familieleden. Dit kan zijn bij een vergunningaanvraag, maar bijvoorbeeld ook bij het inhuren van externe expertise van een bureau waar een vriend of familielid werkt. De ontvangst van een aanvraag voor een vergunning, subsidie e.d. van familieleden, vrienden en kennissen moet altijd
gemeld worden aan de leidinggevende. De behandeling van een dergelijke aanvraag laat een ambtenaar zoveel mogelijk over aan collega´s. Iemand kan zich immers verplicht voelen doordat er een bepaalde (familie/vriendschappelijke) relatie bestaat. Daarmee wordt (de schijn van) vriendjespolitiek voorkomen.
8. Reageren op niet integere zaken
Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de ‘Regeling melding vermoeden misstanden’. De gemeente is verplicht om te reageren op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit.
De gemeente verwacht van haar ambtenaren dat zij reageren wanneer er iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels. Dit geldt natuurlijk voor vermoedens van ernstige schendingen, zoals fraude en corruptie, intimidatie, wettelijke bepalingen en dienstvoorschriften. Maar het geldt zeker ook voor twijfelgevallen, voor de grijze gebieden. Het is belangrijk dat je hierover praat met elkaar, collega´s aanspreekt op gedrag en leidinggevenden tijdig op de hoogte stelt. Op deze manier wordt een gedragscode geen statisch gegeven. Waarden en normen veranderen tenslotte in de tijd. Erover praten doorbreekt taboes, leidt tot meer inzicht en tot evaluatie en zo nodig bijstellen van de normen.
9. De leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit
Uitgangspunt is dat iedere medewerker verantwoordelijk is voor zijn eigen gedrag.
De leidinggevende heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin de medewerkers hun werk doen. Een omgeving waarin grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag. De leidinggevende bevordert de bewustwording van de medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties.
10. Regeling Melding Vermoeden Misstand
Bij gemeente Velsen bestaat de regeling Melding vermoeden misstanden. In deze regeling liggen de procedures vast die een medewerker, die vermeende misstanden in de organisatie aan de kaak wil stellen, geacht wordt te volgen. In deze regeling staan ook bepalingen die ambtenaren beschermen tegen de eventuele gevolgen van het melden van een vermoede misstand. (zie regeling Melding vermoeden misstanden op intranet HR infotool).
Als medewerker van de gemeente heb je rechten en plichten. In de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling (CAR) staat “De ambtenaar is gehouden zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt.”
Het niet naleven van de plichten leidt tot plichtsverzuim en kan consequenties hebben. De zwaarte van de maatregel varieert van een schriftelijke berisping tot strafontslag.