Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Controleprotocol 2012 |
Citeertitel | Controleprotocol 2012 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De gemeenteraad heeft op 22 november 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiden vastgesteld. In artikel 2, lid 3 van de controleverordening van de gemeente Leiden is een aantal eisen ten aanzien van de accountantscontrole opgenomen, die (jaarlijks) uitgewerkt moet worden in een controleprotocol.
Object van controle is de jaarrekening 2012 van de gemeente Leiden en specifieke deelverantwoordingen.
Gemeentewet art. 213
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-07-2012 | 18-07-2014 | Onbekend | 05-07-2012 n.v.t. | RV12.0080 |
Artikel 1 Algemene uitgangspunten
Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole (getrouwheid én rechtmatigheid). De door de raad benoemde accountant zal de controle op de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitvoeren en een oordeel afgeven over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota Rechtmatigheid 2010 van 12 juli 2010 evenals de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ".
Artikel 2 Goedkeuringstoleranties
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen:
Artikel 3 Rapporteringtoleranties
Te hanteren rapporteringtoleranties:
Rapporteringtolerantie Single information single audit (Sisa)
In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringtolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van:
Artikel 4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing
De accountantscontrole op de rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2012 is gericht op de naleving van wettelijke kaders, "externe wetgeving" en "interne wetgeving". Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen.
Alle relevante algemene wet- en regelgeving en de verordeningen van de gemeente Leiden die van belang zijn de in het kader van de rechtmatigheidcontrole zijn te vinden op;
http://zoekdienst.overheid.nl/Zoekdienst/html.onl.nl/collectie/dcr?searchform=advanced&view=advanced&kb_reset_basket=true onder de gemeente Leiden.
Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of alle handelingen binnen de provincie of gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord.
Artikel 5 Communicatie en periodiek overleg
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging uit raad, een vertegenwoordiging uit de commissie van de rekeningen, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de (concern) controller. In bijlage 1 is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het kalenderjaar 2012.
De afgelopen maanden zijn enkele woningcorporaties in de financiële problemen gekomen door risicovolle beleggingen en verkeerde investeringsbeslissingen De gemeente Leiden staat voor tientallen miljoenen euro’s garant voor leningen van woningcorporaties. Door de zwakke financiële positie van woningcorporaties
neemt de kans sterk toe dat er aanspraak gedaan moet wordt op de garantstelling van de gemeente.
Extra accent bij gemeente garanties: hoe is het proces omtrent het beheer en bewaking gemeentegaranties georganiseerd en geborgd?
Ook bij de controle van de jaarrekening 2011 zijn er onrechtmatigheden geconstateerd bij inkoop en aanbestedingstrajecten. In 2011 zijn al veel verbetermaatregelen getroffen om te voorkomen dat zich onrechtmatigheden voordoen bij nieuwe aanbestedingstrajecten en met name Europese aanbestedingen. Voor de controle en beheersing van inkooptrajecten is een contractenregister noodzakelijk. Momenteel bestaat er nog onvoldoende inzicht in de volledigheid en werking van het contractenregister.
Extra accent beheer contractenregister: hoe is het beheer van de inkoopcontracten vormgegeven en geeft het contractenregister voldoende inzicht voor een accurate controle op het inkoopproces?
De landelijk commissie BBV (besluit begroting en verantwoording) heeft in de notitie ‘verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’ gepubliceerd (hierna notitie onderhoud kapitaalgoederen). In deze notitie is bepaald dat voorzieningen die worden gevormd om onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren, alleen ingesteld en gevoed kunnen worden op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed.
De afgelopen jaren zijn voorzieningen voor onderhoud van kapitaalgoederen vrijgevallen omdat de accountant van mening van was dat de kwaliteit en kwantiteit van onderhoudsplannen onvoldoende basis vormde om de voorziening in stand te houden. In 2012 zijn veel nieuwe onderhoudsplannen gemaakt en bestaande beheersplannen geactualiseerd.
Extra accent bij voorzieningen: hoe verloopt het proces van de implementatie van de nieuwe beheerplannen en dragen de beheersplannen ook bij aan de onderbouwing van de middelen in de voorzieningen voor kapitaalgoederen?
Tijdens de verbijzonderde interne controle is een overschrijding van het investeringskrediet voor de nieuwbouw van Da Vinci college Lammerschans van €1,4 miljoen geconstateerd. Elk jaar krijgt de gemeenteraad in december een raadsvoorstel met de rapportage overschreden investeringen. Bij de behandeling van raadsvoorstel rapportage overschreden investeringen 2011 heeft de commissie Werk en Financiën haar ongenoegen geuit over de kredietbewaking bij investeringen maar ging er vanuit dat met het accorderen van het raadsvoorstel rapportage overschreden investeringen 2011 de onrechtmatigheidproblemen bij de jaarrekening voorkomen zouden worden.
Extra accent bij de administratie voor de bewaking en beheersing van investeringskredieten: hoe is het proces van de kredietbewaking ( registratie verplichtingen budgetbewaking en voortgangscontrole) bij investeringskredieten georganiseerd?
Proces waardering onroerende zaken
Door externe economische ontwikkelingen zijn er onzekerheden ontstaan over de waarde van de onroerende goederen die in het bezit zijn van de gemeente. Door de economische crisis zijn prijzen voor onroerende goederen sterk aan het dalen. De opbrengst van de verkoop van gemeentepanden vormt een belangrijke inkomstenbron voor de financiering van grondexploitatie projecten.
Extra accent bij het proces waardering onroerende zaken: hoe is het proces van omtrent de waardering van onroerende zaken georganiseerd en is er voldoende inzicht in de risico’s?
Artikel 7 Rapportering accountant
In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met de standaard rapportagemomenten. Tijdens en na afronding van de controle rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
De accountant voert een zogenaamde interim-controle uit. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag(=managementletter) aan het college uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan de gemeenteraad ter kennis worden gebracht in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.
Artikel 7b Verslag van bevindingen
In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een definitief verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders.
In dit verslag van bevindingen wordt gerapporteerd of de opzet financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
De controleverklaring geeft op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weer, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het kalenderjaar 2012. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en ambtelijke organisatie als regel van toepassing zijn.
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: