| Organisatie | Rotterdam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Uitvoeringsregels auditfunctie 2004 |
| Citeertitel | Uitvoeringsregels auditfunctie 2004 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-08-2004 | nieuwe regeling | 11-05-2004 Gemeenteblad 2004, 132 | n.v.t. | ||
| 27-08-2004 | nieuwe regeling | 11-05-2004 Gemeenteblad 2004, 132 | n.v.t. |
Artikel 5 Kennisgeving betrokken Collegelid
Na behandeling van het onderzoeksvoorstel in het auditplatform wordt het betrokken Collegelid in de gelegenheid gesteld zich hierover uit te spreken.
Voordat het onderzoek in uitvoering wordt genomen, worden de betrokken organisatie(s) geïnformeerd over het onderzoek.
Artikel 7 Wijziging omstandigheden
De afdeling Concern Auditing is verplicht het auditplatform in kennis te stellen van wijziging in omstandigheden die het onderzoek (inhoudelijk of procesmatig) kunnen beïnvloeden.
Toelichting op de uitvoeringsregels auditfunctie
De uitvoeringsregels zijn gebaseerd op de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Rotterdam, zoals de raad die op 15 april 2004 heeft vastgesteld. Daarin ligt vervat de opdracht aan het College om te komen tot uitvoeringsregels.
De uitvoeringsregels codificeren de bestaande praktijk. Met het van kracht worden van de hiervoor genoemde verordening ontstond de noodzaak daartoe. Deze regels bevatten daarom geen afwijkingen van de huidige situatie anno 2004, maar leggen deze vast in formele regelgeving.
De auditfunctie is een instrument voor het College om inzicht te krijgen in doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie, beleidsuitvoering en financieel beheer. De verplichting tot een periodieke toetsing die tot een dergelijk inzicht moet leiden – en waarover aan de raad verantwoording moet worden afgelegd, is opgenomen in artikel 213a Gemeentewet.
Het auditplatform is onder meer ingesteld om recht te kunnen doen aan de eigen, ambtelijke verantwoordelijkheid van de gemeentelijke organisatie voor beheer, bedrijfsvoering en uitvoering van beleid. Wel dient te allen tijde duidelijk te zijn waar de ambtelijke verantwoordelijkheid ophoudt en de bestuurlijke verantwoordelijkheid begint.
II. Artikelsgewijze toelichting
De verhouding tussen het College en de Raad betreffende de auditfunctie is geregeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Rotterdam. Ook de verantwoording van het College richting de Raad is daarin opgenomen. Het onderzoeksprogramma op grond van die verordening is daarom voor de uitvoering een gegeven. In de praktijk wordt het onderzoeksprogramma aangeduid met de term auditprogramma.
Uitvoering van het onderzoek berust bij deze organisaties. De afdeling Concern Auditing is daarbij de spil in het web. Het auditplatform is de besluitende en sturende organisatie. De auditpool is het geheel aan capaciteit van werknemers uit de totale gemeentelijke organisatie, dat op enig moment beschikbaar is om onderzoek te doen. Indien een werknemer deel uit maakt van de auditpool, is bij diens selectie voor een onderzoeks-team geen instemming van het Hoofd van Dienst meer nodig. Het fiat van het Hoofd van Dienst/direct leidinggevende voor deelname is al gegeven bij plaatsing in de auditpool.
De betekenis hiervan is dat het auditplatform geen onderzoeken in opdracht van de raad uitvoert.
De budgetten voor de uitvoering van de auditfunctie maken onderdeel uit van de begroting van de Bestuursdienst. De vraag wie verantwoordelijk is voor de inzet, het beheer en de verantwoording van deze middelen is hiermee beantwoord. Dit impliceert tevens dat projectleiders niet bevoegd zijn zelfstandig uitgaven te doen.
De eisen aan het onderzoeksvoorstel zijn opgenomen om tot een zinnige invulling te komen van de bevoegdheid van het auditplatform genoemd in artikel 3 lid 5. De taak van de projectleider laat overleg met betrokkenen onverlet. In bepaalde gevallen is het wenselijk of zelfs noodzakelijk dat een gesprek wordt gevoerd met direct betrokkenen, zoals de directeur van de te onderzoeken organisatie. Dit kan zijn ter oriëntatie op het onderzoek maar ook om duidelijk van tevoren uit te leggen wat met het onderzoek wordt beoogd.
Het spreekt voor zich dat waar nodig het onderzoeksteam het onderzoek zonodig toelicht in een gesprek met een Hoofd(en) van Dienst. Bij meer complexe onderzoeken kan dit ook door het auditplatform worden gedaan.
Op basis van het onderzoeksvoorstel heeft het auditplatform overeenkomstig zijn bevoegdheid (artikel 3 lid 5) de kaders en de randvoorwaarden van een onderzoek vastgesteld. Evenwel kunnen zich nieuwe ontwikkelingen voordoen of kan sprake zijn van voortschrijdend inzicht. De plicht tot signalering daarvan en het in kennis stellen van het auditplatform ligt bij de afdeling Concern Auditing. Op basis van deze informatie kan het auditplatform besluiten om de oorspronkelijke beslissing nogmaals te bezien en eventueel aan te passen. Bij een herzien besluit van het auditplatform kan sprake zijn van een significante wijziging van de kaders en de randvoorwaarden. Dit heeft een direct gevolg voor de verantwoordelijkheid van de projectleider, die vervolgens kan besluiten de onderzoeksopdracht terug te geven.
Op de voorlopige nota van bevindingen vindt ‘hoor en wederhoor’ plaats; na (eventuele) verwerking van reacties en commentaar ontstaat de definitieve nota van bevindingen. Zowel de nota van bevindingen als de concepteindrapportage worden door het onderzoeksteam opgesteld. Met betrekking tot de eindrapportage is de afdeling Concern Auditing verantwoordelijk voor de bewaking van het proces en de kwaliteit.
De projectleider van het onderzoeksteam wordt in de gelegenheid gesteld in de vergadering van het auditplatform de uitkomsten toe te lichten en aan te geven welke conclusies en aanbevelingen hieraan verbonden zouden moeten worden.
In voorkomende gevallen wordt het betrokken Hoofd van Dienst uitgenodigd om tijdens de vergadering waarin het concepteindrapport wordt besproken een reactie te geven op conclusies en aanbevelingen.
Het eindrapport van het onderzoek is reeds vastgesteld door het auditplatform. Voor implementatie van de conclusies en aanbevelingen is het nodig dat het College met het onderzoeksrapport instemt en beslissingen ten aanzien van de voorstellen neemt. De beslissingen van het College zullen in de meeste gevallen resulteren in een opdracht tot het implementeren van de aanbevelingen door de betrokken Hoofd(en) van Dienst en een opdracht aan de Bestuursdienst de voortgang en realisatie ervan te monitoren.
De informatieplicht van het College jegens de Raad ligt vast in de Gemeentewet en de reeds eerder genoemde verordening. In dit artikel gaat het om de publicatie van het onderzoeksrapport als zodanig, zoals bijvoorbeeld het ter inzage leggen bij het Bestuurlijk informatie- en documentatiecentrum van de Bestuursdienst (Bidoc). Ten aanzien van publicatie huldigt het auditplatform het uitgangspunt: ‘openbaar, tenzij…’.