Organisatie | Rotterdam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Hierbij vervalt Gemeenteblad 1998, nummer 141: Besluit Informatiebeheer 1998.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2004 | 21-05-2011 | nieuwe regeling | 15-06-2004 Gemeenteblad 2004-111 | Voorstel van directeur Beleid van de Bestuursdienst van 15 juni 2004, Beleid Z&W 100912 | |
01-09-2004 | nieuwe regeling | 15-06-2004 Gemeenteblad 2004-111 | Voorstel van directeur Beleid van de Bestuursdienst van 15 juni 2004, Beleid Z&W 100912 |
Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004
Burgemeester en Wethouders van Rotterdam,
Gelezen het voorstel van directeur Beleid van de Bestuursdienst van 15 juni 2004, Beleid Z&W 100912;
gelet op het bepaalde in artikel 8 van de Archiefverordening Rotterdam 2004;
vast te stellen het hierna volgende Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004.
Hoofdstuk 3. Archiefvorming en ordening
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet of enige andere wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
Het documentair structuurplan omvat een overzicht van informatiebestanden en -systemen, volgens de eisen van artikel 3 van de regeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.
Hoofdstuk 4. Beheer van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat blijven bewaard.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring en vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid houdt bij welke onder zijn beheer staande documenten worden uitgeleend en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet of enige andere wet regels gegeven zijn.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het hoofd van de beheerseenheid, slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. Aan het verlenen van toestemming kan het hoofd van de beheerseenheid voorwaarden verbinden.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. De in het tweede lid genoemde functionarissen en degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Selectie en vernietiging van documenten
De archivaris kan voor de gehele Lijst vernietigbare en te bewaren documenten, of voor bepaalde gedeelten, een doorlopende machtiging tot daadwerkelijke vernietiging verlenen. Voor categorieën documenten waarvoor doorlopende machtiging tot vernietiging is verleend, vervalt de verplichting bedoeld in het derde lid.
Het hoofd van de beheerseenheid pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.