CVDR19725_2Archiefverordening Rotterdam 2004nlregelingRotterdam2018-07-03RotterdamGemeenteblad 2006-50Archiefverordening Rotterdam 2004Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 31Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2006-03-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2006-03-092006-03-022011-05-21art. 2Voorstel van B&W, 24 januari 2006, 06BSD02720; raadsstuk 2006-124GeenGeen.Archiefverordening Rotterdam 2004Besluit:vast te stellen de hierna volgende Verordening betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Rotterdam 2004).Hoofdstuk1.Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a.wetde Archiefwet 1995;b.gemeentelijke organende overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;c.archiefbescheiden1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier functies op enig gemeentelijk orgaan zijn overgegaan;3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijn vervaardigd;d.documentaire verzamelingenbronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden;e.archiefbewaarplaatsde door de raad voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;f.archiefruimteeen ruimte, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;g.archivarisde overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;h.beheerderde functionaris die op grond van artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;i.beheerseenheideen door de raad en het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;j.informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.Hoofdstuk2.De aanwijzing van de archiefbewaarplaatsArtikel2Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de bewaarplaats die zich bevindt aan de Hofdijk, nummer 651, te Rotterdam.Hoofdstuk3.De zorg van het college voor de archiefbescheidenArtikel3Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats en van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.Artikel5Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel61.Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel7Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de bewaarplaats zijn overgebracht, nadere regels vast.Artikel9Het college doet ten minste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over de verslagen die door de archivaris aan het college zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 20.Hoofdstuk4.Het beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel101.De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.2.Het college stelt nadere regels voor dit beheer alsmede een instructie voor de archivaris vast.Artikel11De archivaris kan in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie van particuliere personen of organisaties opnemen die hij voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang acht.Artikel12Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de gemeentelijke organen, de wethouders, de gemeentesecretaris en de hoofden van de beheerseenheden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel13Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, kan de archivaris ten behoeve van derden onderzoek doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd .Artikel14De kosten verbonden aan de in de artikelen 12 en 13 bedoelde werkzaamheden worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief.Artikel15De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk5.Toezicht van de archivaris op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet ten aanzien van het beheer van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheidenArtikel161.De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.2.Hij kan zich daarbij, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel171.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de inrichting en werking van hulpmiddelen en informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en tot de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel18De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij daartoe aanleiding vindt, aan het college.Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel191.De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatie of organisatieonderdeel of overdracht of overname van één of meer taken aan of van een andere organisatie, overheidsorgaan of rechtspersoon;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.

2.De beheerder heeft de schriftelijke toestemming van de archivaris nodig voor:

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel20De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan het college verslag over de uitoefening van het toezicht.Hoofdstuk6.SlotbepalingenArtikel21Deze verordening treedt in werking zes weken na publicatie daarvan in het Gemeenteblad, waarbij per gelijke datum de Archiefverordening 1998 wordt ingetrokken, tenzij binnen deze termijn voldoende inleidende verzoeken tot het houden van een referendum zijn ingediend.Artikel22Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Rotterdam 2004.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 juli 2004.De GriffierK.D.HandstedeDe VoorzitterI.W.Opstelten