Organisatie | Rotterdam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Rotterdam 2004 |
Citeertitel | Archiefverordening Rotterdam 2004 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-03-2006 | 02-03-2006 | 21-05-2011 | art. 2 | 02-03-2006 Gemeenteblad 2006-50 | Voorstel van B&W, 24 januari 2006, 06BSD02720; raadsstuk 2006-124 |
09-03-2006 | 02-03-2006 | art. 2 | 02-03-2006 Gemeenteblad 2006-50 | Voorstel van B&W, 24 januari 2006, 06BSD02720; raadsstuk 2006-124 | |
01-09-2004 | nieuwe regeling | 01-07-2004 Gemeenteblad 2004-110 | Voorstel van B&W van 15 juni 2004, Beleid Z&W 100912; raadsstuk 2004-717 |
vast te stellen de hierna volgende Verordening betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Rotterdam 2004).
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 3. De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats en van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de bewaarplaats zijn overgebracht, nadere regels vast.
Het college doet ten minste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over de verslagen die door de archivaris aan het college zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 20.
Hoofdstuk 4. Het beheer van de archiefbewaarplaats
De archivaris kan in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie van particuliere personen of organisaties opnemen die hij voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang acht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de gemeentelijke organen, de wethouders, de gemeentesecretaris en de hoofden van de beheerseenheden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, kan de archivaris ten behoeve van derden onderzoek doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd .
Hoofdstuk 5. Toezicht van de archivaris op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet ten aanzien van het beheer van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de inrichting en werking van hulpmiddelen en informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en tot de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij daartoe aanleiding vindt, aan het college.
Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.