De Raad van de gemeente Rotterdam,
Gelezen het voorstel van het presidium van de gemeenteraad van 3 juni 2004, 04GR1488, raadsstuk 2004-650;
overwegende dat:
- -
de taken en bevoegdheden van de gemeenteraad, na de invoering van het duale bestel, zijn gewijzigd ten aanzien van de vaststelling van de concernrekening;
- -
door de op 18 december 2003 vastgestelde Controleverordening, in het bijzonder de artikelen 3 tweede lid, artikel 4 vijfde lid en artikel 8 derde lid, de taak van de Commissie tot onderzoek van de Rekening wezenlijk verandert;
gelet op artikel 82 van de Gemeentewet en de Controleverordening gemeente Rotterdam, evenals de adviezen van de commissie voor Middelen en de huidige Commissie tot onderzoek van de Rekening over de uitwerking van de Controleverordening gemeente Rotterdam:
Besluit:
- I.
De leden van de bestaande Commissie tot onderzoek van de Rekening die zijn benoemd op basis van de “Tijdelijke Verordening Commissie tot onderzoek van de Rekening 2003”, per 1 juli 2004, ontslag te verlenen onder dankzegging voor de bewezen diensten.
- II.
Vast te stellen de hierna volgende “Verordening op de Commissie tot onderzoek van de Rekening” onder gelijktijdige intrekking van de “Tijdelijke Verordening Commissie tot onderzoek van de Rekening 2003.
Artikel 1 Instelling commissie en algemene taakstelling
- 1.
Er is een Commissie tot onderzoek van de Rekening.
- 2.
De commissie onderzoekt jaarlijks de gemeenterekening. Het onderzoek richt zich op de ordelijkheid van het (financieel) beheer alsmede op de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de begrotingsuitvoering. De commissie baseert haar onderzoek op de (concept-)gemeenterekening, de rekeningen van de individuele gemeentelijke diensten en kostenplaatsen en de bevindingen van de externe accountant (hierna te noemen: de accountant), en de bijbehorende stukken zoals genoemd in artikel 4 van de Controleverordening gemeente Rotterdam.
- 3.
De commissie adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van de concernrekening.
Artikel 2 Samenstelling
- 1.
De commissie bestaat uit een voorzitter en maximaal vier leden die door de raad uit zijn midden worden benoemd.
- 2.
Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervangend voorzitter.
- 3.
Het lidmaatschap van de commissie of het voorzitterschap eindigt:
- a.
als de commissie ophoudt te bestaan;
- b.
als hij ophoudt lid van de raad te zijn;
- c.
als hij op eigen verzoek ontslag neemt;
- d.
de raad hem als lid van de commissie ontslaat;
- e.
bij het aantreden van de nieuwe raad.
- 4.
De griffier wijst één of meer ambtenaren als commissiegriffier aan. De commissiegriffier kan zich door een of meer ambtenaren laten bijstaan.
Artikel 3 Werkwijze
- 1.
De accountant die in opdracht van de raad de concept-concernrekening certificeert, voert die werkzaamheden uit op basis van het door de raad vastgestelde programma van eisen.
- 2.
In het kader van haar onderzoek heeft de commissie de volgende taken:
- a.
de commissie voert periodiek afstemmingsoverleg met de accountant;
- b.
de commissie wordt evenals de accountant terstond door het college in kennis gesteld van alle informatie die na het opmaken van de jaarrekening en vóór de behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft;
- c.
de commissie bespreekt – voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken - het verslag van de bevindingen en de strekking van de accountantsverklaring met de accountant;
- 3.
Vragen van de commissie naar aanleiding van haar werkzaamheden worden schriftelijk aan het college voorgelegd. Het college draagt, zo mogelijk voor de eerstvolgende vergadering van de commissie, zorg voor schriftelijke beantwoording, tenzij het de voorkeur geeft aan een mondelinge beantwoording door een collegelid, dat zich door ambtenaren kan laten bijstaan.
- 4.
De commissie brengt haar adviezen ten behoeve van de raadsbehandeling van de in artikel 1 bedoelde stukken schriftelijk aan de raad uit. Bij elk advies, tenzij het met algemene stemmen wordt gegeven, wordt vermeld of een lid een afwijkende mening heeft.
- 5.
Voor een goede invulling van haar taken is de commissie in ieder geval bevoegd:
- a.
zich tot een lid van het college te wenden ter verkrijging van alle stukken waarvan zij de kennisneming nodig acht voor haar werkzaamheden;
- b.
tot het voeren van schriftelijk en mondeling overleg met een lid van het college;
- c.
externe deskundigen in te schakelen; indien hieraan kosten zijn verbonden geschiedt dit na toestemming van het presidium.
- 6.
Artikel 4 Vergaderfrequentie, convocatie, openbare kennisgeving en agenda
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als door hun voorzitter nodig wordt geoordeeld dan wel wanneer dit door ten minste twee leden wordt gevraagd.
- 2.
De voorzitter roept de leden - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste vier dagen van tevoren schriftelijk tot de vergadering op door middel van een convocatie, vergezeld van een door hem in overleg met de secretaris opgestelde conceptagenda die zoveel mogelijk de te behandelen onderwerpen vermeldt.
- 3.
Tegelijkertijd brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering, evenals de conceptagenda en de daarbij behorende voorstellen - met uitzondering van de in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur bedoelde stukken - ter openbare kennis op een bij die kennisgeving aan te geven wijze.
- 4.
Aan het begin van de vergadering stelt de commissie de door de voorzitter opgestelde conceptagenda vast.
Artikel 5 Openbaarheid
- 1.
De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden.
- 2.
De deuren worden gesloten, wanneer een lid daarom verzoekt, of de voorzitter het nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
- 3.
Aangelegenheden waarvan openbare behandeling zich niet verdraagt met een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, alsmede door de voorzitter aangewezen aangelegenheden, worden voor het besloten deel van de vergadering geagendeerd.
- 4.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie anders beslist.
- 5.
Over het behandelde in een besloten vergadering wordt door de leden en andere aanwezigen geheimhouding in acht genomen. Geheimhouding kan eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan wordt op de stukken gemotiveerd melding gemaakt.
Artikel 6 Schending van de geheimhouding
- 1.
De voorzitter kan de commissie voorstellen om een lid dat de geheimhouding van een vergadering of van een stuk heeft geschonden voor ten hoogste een maand uit te sluiten van alle commissievergaderingen, van de toezending van geheime stukken of een combinatie van beide.
- 2.
Het voorstel kan niet worden gedaan dan nadat het desbetreffende commissielid en de voorzitter van de commissie in de gelegenheid zijn gesteld om te worden gehoord door een door de raad, op voorstel van het presidium, aangewezen hoorcommissie.
- 3.
De hoorcommissie brengt binnen zes weken na het verzoek daartoe verslag uit aan de in het eerste lid bedoelde voorzitter, het desbetreffende lid en het presidium.
- 4.
Over het voorstel als bedoeld in het eerste lid wordt in een besloten vergadering beraadslaagd en besloten.
Artikel 7 Schriftelijke raadpleging
De voorzitter kan de commissie is spoedeisende gevallen, onder toezending van de desbetreffende stukken, buiten vergadering schriftelijk raadplegen, tenzij een van de leden binnen drie werkdagen na verzending van de stukken van zijn voorkeur voor behandeling ter vergadering blijk geeft.
Artikel 8 Orde
- 1.
De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde in de vergaderingen.
- 2.
Tijdens de vergaderingen is het gebruik of het stand-by houden van mobiele telefoons of andere apparatuur die inbreuk kan maken op de orde van de vergadering niet toegestaan.
- 3.
Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Hetzelfde geldt indien een spreker naar het oordeel van de voorzitter afwijkt van het onderwerp.
- 4.
Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen, het storen van de orde of het afwijken van het onderwerp in beraadslaging, ontneemt de voorzitter hem het woord. In de vergadering waarin dit plaats heeft mag het lid wie het woord is ontnomen aan de beraadslaging over het onderwerp in behandeling niet meer deelnemen. Hiervan is beroep op de vergadering niet toegelaten.
- 5.
De voorzitter is bevoegd om in de notulen niet te doen opnemen een weergave van door een spreker gebezigde beledigende of ongepaste uitdrukkingen waarvoor die spreker tijdens de vergadering tot de orde geroepen is.
- 6.
De voorzitter kan de commissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zonodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
- 7.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.
- 8.
De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde op enigerlei wijze door de toehoorders wordt verstoord, hen die dit doen, of alle toehoorders te doen vertrekken.
Artikel 9 Onvoorzien
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter, de commissie gehoord.
Artikel 10 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2004; op dezelfde datum wordt de ‘Tijdelijke Verordening Commissie tot onderzoek van de Rekening 2003’ ingetrokken.
Artikel 11 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als' Verordening op de Commissie tot onderzoek van de Rekening'.