| Organisatie | Alkmaar |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement op de auditcommissie |
| Citeertitel | Reglement op de auditcommissie |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Laatstelijk gewijzigd op10-01-2008
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-03-2012 | 13-01-2015 | Artikel 2 | 26-01-2012 Officiële Mededelingen, 28-03-2012 | bijlage nr. 12-2950 | |
| 16-03-2006 | 29-03-2012 | nieuwe regeling | 27-02-2006 Onbekend |
In dit reglement wordt verstaan onder:
de accountant: de accountant benoemd door de raad overeenkomstig artikel 213 lid 2 Gemeentewet.
Het lidmaatschap eindigt op het moment dat het lid niet meer voldoet aan de hoedanigheid op grond waarvan hij conform artikel 3 lid geworden is van de audit commissie.
Toelichting op het Reglement op de audit commissie, artikelsgewijs
Artikel 2 Taken en bevoegdheden
Dit artikel regelt de verhouding tussen raad en audit commissie. Sinds de invoering van de Wet Dualisering Gemeentebestuur wordt de accountant door de raad aangewezen en niet meer door het college. De reguliere aansturing tijdens de interim en jaarrekeningcontroles kan dan ook niet langer door de portefeuillehouder plaatsvinden. Primaire taak van de audit commissie ligt dan ook op dit vlak, het vormen van een aanspreekpunt voor de accountant tijdens zijn controlewerkzaamheden en het daarbij aansturen van de accountant. Dit maakt een efficiënte aansturing mogelijk zonder dat steeds behandeling in raadscommissie c.q. raad noodzakelijk is.
Evident is dat de raad altijd formeel de bevoegde instantie blijft. Daar waar de audit commissie zelf optreedt betreft het mineure zaken, zoals het vaststellen van het controle protocol.
De audit commissie treedt op als deskundig en ondersteunend orgaan, niet als een politiek bestuurlijk orgaan.
De audit commissie bereidt de adviezen van de raad voor ten aanzien van het aanwijzen van de accountant en het vaststellen van de jaarrekening.
Samen met het college bereidt de audit commissie de selectieprocedure van de accountant voor.
Het 2e lid maakt de verhouding tussen raad en audit commissie volstrekt helder, de raad kan de commissie aanwijzingen en opdrachten geven ter uitoefening van haar taken en bevoegdheden.
De samenstelling van de audit commissie is in het raadsvoorstel ‘Voorstel aanpak rechtmatigheid’ (nummer 70; 2005) reeds gegeven. De accountant kan deelnemen aan de beraadslagingen tenzij onderwerpen als evaluatie van de accountant danwel selectie van de nieuwe accountant geagendeerd zijn.
In het raadsbesluit ‘Voorstel aanpak rechtmatigheid’ is destijds besloten tot het instellen van een audit commissie voorgezeten wordt door de portefeuillehouder Financiën. De audit commissie heeft evenwel een ondersteunende functie voor de raad op basis van deskundigheid en dient a-politiek op te treden. Het is dan ook veel logischer dat één van de drie raadsleden voorzitter is dan de portefeuillehouder.
Gelet hierop wordt dan ook, in tegenstelling tot het bepaalde in raadsbesluit ‘Voorstel aanpak rechtmatigheid’, bepaald dat één van de drie raadsleden voorzitter dient te zijn. En vanwege het belang van deze functie voor het waarborgen van de terugkoppeling uit de audit commissie naar de raad, dient uit hun midden tevens een vice-voorzitter benoemd te worden.
De moment dat een lid niet het ambt c.q. functie bezit op grond waarvan hij tot de audit commissie is toegetreden, vervalt zijn lidmaatschap van de commissie.
Artikel 6 Informatievoorziening
Zoals gezegd is de audit commissie ondersteunend aan de raad. Wil de raad haar controlerende rol goed kunnen vervullen dan is het van belang dat men tijdig en adequaat geïnformeerd wordt.
Het eerste lid van dit artikel onderstreept dit belang.
Met het oog op de transparantie worden in het tweede lid verschillende zaken genoemd waarover de raad minimaal geïnformeerd dient te worden, maar het eerste lid onderstreept de bredere verantwoordelijkheid van de audit commissie dat zij de raad daar waar relevant tijdig en pro-actief dient te informeren.
Bij de aanbesteding van de accountantsdiensten stelt de gemeente een programma van eisen op voor de jaarrekeningcontrole. Dit programma van eisen bevat aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstelling en de te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. Dit programma van eisen vormt de grondslag van de overeenkomst tussen accountant en gemeente.
Bij de besluitvorming over de aanbesteding van de accountantsdiensten stelt de raad ook formeel het programma van eisen vast.
Ter voorbereiding van controlewerkzaamheden wordt er jaarlijks een controleprotocol opgesteld. Het controleprotocol is een afgeleide van de overeenkomst met de accountant en bevat de aanwijzingen voor de jaarrekeningcontrole van het betreffende controlejaar. Substantiële aanpassingen van het controleprotocol ten opzichte van het door de gemeenteraad vastgestelde programma van eisen zullen altijd aan de raad worden voorgelegd, het vereist namelijk een nieuw raadsbesluit over een gewijzigd programma van eisen leidend tot een aangepaste dienstverleningsovereenkomst.
Bij marginale aanpassingen van het controleprotocol is momenteel in de regels niet voorzien. Formeel zou dan ook een raadsbesluit vereist zijn. Om daarin praktisch te kunnen handelen wordt voorgesteld de audit commissie het controleprotocol te laten vaststellen. Het controleprotocol blijft per definitie altijd binnen de door de raad gesteld kaders volgens het programma van eisen voor de jaarrekeningcontrole. Met deze toevoeging aan het reglement voor de audit commissie wordt flexibiliteit ingebracht, daar een controleprotocol jaarlijks wordt geactualiseerd.