Organisatie | Helmond |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Protocol elektronisch berichtenverkeer Helmond 2012 |
Citeertitel | Protocol elektronisch berichtenverkeer Helmond 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | automatisering en informatisering |
Deze regeling vervangt het Protocol elektronische post.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-06-2012 | nieuwe regeling | 26-06-2012 | Collegebesluit, 2012, 1207882 |
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond op 26 juni 2012.
Burgemeester en wethouders van Helmond,
De burgemeester,
Drs. A.A.M. Jacobs
De secretaris,
Dhr. A.A.M. Marneffe RA
Bekend gemaakt op:
29 juni 2012
De gemeentesecretaris,
Dhr. A.A.M. Marneffe RA
Toelichting protocol elektronisch berichtenverkeer Helmond 2012
Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Helmond en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, zoals aanvragen, bezwaarschriften, meldingen, klachten en zienswijzen.
De werking van het protocol is breder en strekt zich uit tot elektronische berichten die een medewerker uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt. Het protocol beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail.
Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Helmond geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg.
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie worden gezonden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. Door aan te geven welke elektronische (algemene) postbussen gebruikt kunnen en moeten worden zijn medewerkers niet gehouden aan de doorzendplicht.
Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een elektronisch bericht in voorkomende gevallen op de hoogte gesteld wie de behandelend ambtenaar/afdeling is middels een ontvangstbevestiging.
Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen hetzelfde. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van zes weken.
Voor de afhandeling van elektronische berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost door een afzender in een webformulier of anderszins aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.
Archiefwaardige berichten worden geregistreerd en gearchiveerd in het Document Management Systeem of een taakspecifieke applicatie door de medewerkers die belast zijn met deze werkzaamheden. Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt.
Elektronische berichten die op een andere wijze de gemeente Helmond bereiken dan genoemd onder artikel 4 tweede lid, worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Voor deze categorie berichten geldt dat de verantwoordelijkheid voor het (laten) registreren en archiveren volledig berust bij de medewerker die het bericht heeft ontvangen.
Dit geldt ook voor de berichten die de medewerker verstuurd vanuit zijn of haar persoonlijke postbus.
Berichten die voor registratie en archivering in aanmerking komen zijn berichten die een bepaalde waarde hebben, namelijk:
De wijze waarop berichten aangeboden worden ter registratie en archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen.