Accountantsverordening

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Accountant. Een door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

• 2.

  Accountantscontrole. De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • 2.1.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • 2.2.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het

    in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

  • 2.3

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • 2.4

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• 3.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• 4.

  Deelverantwoordigen. Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De raad benoemt de accountant die belast wordt met de accountantscontrole, voor een periode van in beginsel 3 jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de audit commissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval opgenomen:

  • 3.1

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • 3.2

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • 3.3

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • 3.4

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • 3.5

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • 3.6

    dat de accountant zo veel mogelijk gebruik maakt van de bevindingen en de interne dossiers van de eigen interne controle-afdeling van de gemeente Alkmaar, voorzover dit past binnen de beroepsregels en beroepsethiek van de accountantsprofessie en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • 3.7

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • 3.8

    de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de audit commissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de raad.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de audit commissie, de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 5. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de audit commissie vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 6. Rapportering

• 1.

  Voor aanvang van de controlewerkzaamheden doet de accountant een voorstel aan de audit commissie omtrent vorm en frequentie van het aantal afstemmingsmomenten met de actoren binnen de gemeente tot het moment van aanbieden van de jaarstukken. Tot dit voorstel wordt ook gerekend de datum van aanbieden van de jaarstukken aan de raad en de datum van de bespreking bedoeld in lid 5 van dit artikel.

• 2.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de audit commissie en zendt een afschrift hiervan aan de raad en het college.

• 3.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het organisatie-onderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 4.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2004 en later.

Artikel 8. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Accountantsverordening".