Organisatie | Haarlem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Melding Vermoeden Misstand Gemeente Haarlem 2012 |
Citeertitel | Melding Vermoeden Misstand Gemeente Haarlem 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | ambtenaar, Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid, klokkenluider, misstand, persdoneel, regeling |
Geen
Gemeentewet art. 160
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-06-2012 | Nieuwe regeling | 13-03-2012 Stadskrant d.d. 28-06-2012 | 2012/39975 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
ambtenaar: de ambtenaar bedoeld in artikel 1:1, eerste lid,onderdeel a en artikel 1:2, onderdeel d, e, f en g van het Ambtenarenreglement 1995, alsmede de persoon die anders dan op basis van een aanstelling of een arbeidsovereenkomst bij de gemeente werkzaam is, waaronder begrepen onder andere, uitzendkrachten en gedetacheerden. Voorts een ex-medewerker indien de melding wordt gedaan binnen 12 maanden na beëindiging van het dienstverband of werkzaamheden;
Artikel 3 Melding door een gewezen ambtenaar
De gewezen ambtenaar die een vermoeden van een misstand wil melden doet dit binnen een periode van twaalf maanden na zijn ontslag of beëindiging van zijn werkzaamheden voor de gemeente. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van ambtenaar kennis heeft gekregen van het vermoeden.
Voor de in dit artikel bedoelde gewezen ambtenaar zijn artikelen 4 tot en met 14 van deze regeling van toepassing.
Artikel 5 Informeren van college
De leidinggevende of de vertrouwenspersoon bij wie een melding is gedaan draagt er zorg voor dat het college via de Gemeentesecretaris onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is. Indien gewenst door de ambtenaar die de melding doet, kan deze ook direct melden aan de wethouder belast met bedrijfsvoering en/ of personeelszaken.
Artikel 6 Onderzoek door college
Het college zendt aan de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de ambtenaar het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld.
Indien niet binnen zes weken uitvoering kan worden gegeven aan het eerste lid wordt de ambtenaar of vertrouwenspersoon bij wie de ambtenaar melding heeft gedaan voordat deze termijn is verlopen daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de ambtenaar of vertrouwenspersoon een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid ontvangt.
De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een verslag van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen. Dit verslag wordt aan het college, de raad en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.
Artikel 10a Rechtstreekse melding bij het meldpunt.
Indien zwaarwegende belangen de toepassing van de interne procedure in weg staan, kan de ambtenaar het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het meldpunt
Artikel 11 Ontvangstbevestiging en onderzoek
Wanneer de inhoud van bepaalde door het college verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het meldpunt meegedeeld. Het meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden.
Artikel 12 Niet ontvankelijkheid
Het meldpunt verklaart de melding niet ontvankelijk indien: a. de misstand niet van voldoende gewicht is;
Artikel 13 Advies van het meldpunt
Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die het meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten.
In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake wettelijke bepalingen gemeld: a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; b. het aantal meldingen dat niet heeft geleid tot een onderzoek; c. het aantal onderzoeken dat het meldpunt heeft verricht; d. het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat het meldpunt heeft uitgebracht.
Artikel 16 Bescherming van de ambtenaar
De ambtenaar zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan besluiten tot: a. het verlenen van ongevraagd ontslag; b. het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd; c. het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een vaste aanstelling; d. de opgelegde benoeming in een andere functie; e. het treffen van disciplinaire maatregelen; f. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen; g. het onthouden van promotiekansen en h. het afwijzen van een verlofaanvraag, voor zover deze besluiten worden genomen vanwege de door de ambtenaar gedane melding van een vermoeden van een misstand.
Het bepaalde in het eerste lid en tweede lid van dit artikel geldt ook voor de ambtenaar die te goeder trouw een vermoeden van een misstand meldt in een andere organisatie dan die van de gemeente, volgens een bij die organisatie geldende regeling. De bescherming geldt alleen als de ambtenaar
Toelichting op de Regeling “ Melding Vermoeden Misstand Gemeente Haarlem 2012”
In 2003 is in de Ambtenarenwet een nieuw artikel opgenomen (artikel 125 quinquies, vierde lid, en deels een uitwerking van artikel 125, eerste lid onder f, van de Ambtenarenwet) met de verplichting voor de werkgever om procedurevoorschriften vast te stellen voor het melden van vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar de melder werkzaam is.
In het Ambtenarenreglement 1995 is deze verplichting opgenomen in het artikel 14:2 AR en tot 1 januari 2012 nader uitgewerkt in de “Klokkenluiderregeling Gemeente Haarlem 2008”.
In 2008 zijn de klokkenluiderregelingen bij de overheid in opdracht van het ministerie van BZK geëvalueerd. Het rapport «Evaluatie klokkenluiderregelingen publieke sector» (Kamerstukken II, 2007/08, 28 844, nr. 13) bevat duidelijke conclusies en verbeterpunten.
Een belangrijke conclusie was dat lang niet alle vermoedens van misstanden worden gemeld. Het rapport noemt verbeterpunten voor de meldingsprocedure en voor de bescherming van de melder. Reden genoeg om de VNG-modelregeling aan te passen en in navolging daarvan de onderhavige Haarlemse regeling“ Melding Vermoeden Misstand Gemeente Haarlem 2012” vast te stellen.
De structuur van de meldingsprocedure – waarbij sprake is van een interne en een externe procedure - is in de nieuwe Haarlemse regeling“ Melding Vermoeden Misstand Gemeente Haarlem 2012” niet gewijzigd ten opzichte van de voorgaande klokkenluiderregeling.
De melding wordt in principe eerst intern gedaan, naar vrije keuze van de melder bij de leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon. Zijn identiteit wordt alleen bekendgemaakt als hij daartoe instemming geeft. Vervolgens wordt het college onverwijld van de melding op de hoogte gesteld via de Gemeentesecretaris. Het college kan ook direct worden geïnformeerd via de wethouder belast met bedrijfsvoering en/of personeelszaken indien de meldende ambtenaar dit wenst. Dit om de route richting college zoveel mogelijk voor een meldende ambtenaar toegankelijk te maken. Het college stelt een onderzoek in en vormt na onderzoek een standpunt omtrent de melding. Voor dit onderzoek kan het college gebruik maken van aanwezige expertise binnen de organisatie zoals ondersteuning vanuit HRM of door gebruik te maken van gespecialiseerde externe onderzoekbureaus.
Als de afdoening van deze interne melding niet naar tevredenheid verloopt: bijvoorbeeld de melder is het niet eens met het standpunt, de interne procedure duurt te lang, of onderzoek blijft achterwege, kan de ambtenaar melding doen bij het externe meldpunt, de landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid (gelieerd aan de VNG). Men kan daar ook in eerste instantie heen, als
wegens zwaarwegende redenen niet eerst de interne procedure kan worden doorlopen.
Van belang is dat een collegestandpunt naar aanleiding van een interne of externe melding geen besluit in de zin van de Algemene wet Bestuursrecht is en derhalve geen bezwaar en beroep open staat.
Toepasselijkheid van het Protocol Actieve Informatieplicht
Een melding op grond van de meldingsregeling kan betrekking hebben op een onderwerp waarover het college de raad dient te informeren op basis van de actieve informatieplicht zoals vastgelegd in de Haarlemse verordening Protocol Actieve Informatieplicht.
Aan de andere kant is er op basis van artikel 4 van onderhavige meldingsprocedure voor het college en diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding een gehoudenheid om vertrouwelijk en zorgvuldig met de identiteit van de melder om te gaan en deze geheim te houden tenzij deze met bekendmaking instemt. Omdat uit de inhoud van de melding in veel gevallen de identiteit van de melder herleidbaar kan zijn en geheimhouding van de inhoud van de melding van belang kan zijn, kan er ook behoefte zijn om de inhoud van de melding geheim te houden.
Om zowel tegemoet te kunnen komen aan het belang gericht op de rechtsbescherming van de melder en anderzijds het belang politiek gevoelige materie op een goede manier en op een juist moment aan de raad voor te leggen, heeft het college vastgesteld de Werkinstructie ”Toepassing Protocol Actieve Informatieplicht en Meldingen Vermoeden van Misstand”. Hierin wordt de procedure toegelicht hoe om te gaan met de gemeentelijkeinformatieverplichtingen bij een melding op grond van de meldingsregeling. Voor meer informatie wordt naar die werkinstructie verwezen.
De definitie van ambtenaar is uitgebreid. Beroep op de regeling staat hiermee ook open voor personen die op andere basis dan aanstelling of arbeidsovereenkomst werkzaam zijn bij de gemeenten, zoals inleenkrachten.
De vertrouwenspersoon is in de gemeenten een bestaand fenomeen. Het gaat hier ook om die bestaande vertrouwenspersoon die conform de lokale regeling bij de gemeente is aangesteld.
Een melding moet betrekking hebben op een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van misstand – met betrekking tot de gemeentelijke organisatie - omtrent een strafbaar feit, een schending van regelgeving/beleidsregels, het misleiden van justitie, gevaar voor volksgezondheid, de veiligheid of het milieu dan wel het bewust achterhouden van informatie over voorgaande feiten. Een strafbaar feit dient altijd te worden gemeld bij de politie.
Het gaat om een vermoede misstand in de gemeentelijke organisatie. Die kan zich ook uitstrekken tot andere organisaties, maar dan moet er wel aantoonbaar een band zijn met de gemeente. Het kan dan bijvoorbeeld gaan op organisaties waar toezicht op wordt gehouden vanuit de gemeente.
Artikel 3 Melding door gewezen ambtenaar
Een melding kan nu ook door een ex-ambtenaar (zoals bedoeld in artikel 1 van de regeling) worden gedaan binnen 12 maanden na beëindiging van het dienstverband of werkzaamheden (ontslagdatum). De procedurevoorschriften zijn hetzelfde als voor de ambtenaar die nog voor de gemeente werkzaam is.
Artikel 4 Geheimhouding identiteit van de melder
Een belangrijke conclusie van het onderzoek naar de klokkenluiderregelingen bij de overheid was dat onvoldoende rekening werd gehouden bij de wens van de melder zijn identiteit geheim te houden. Overigens was daarin wel voorzien bij de modelregeling bij gemeenten. De formulering is in deze regeling aangepast. Uitgangspunt is de anonimiteit. Deze wordt pas doorbroken als de melder hiervoor toestemming geeft.
Opname van het nieuwe lid 2 versterkt de verplichting om zorgvuldig met de identiteit van de melder om te gaan.
Artikel 5 Informeren van college
Het college moet een oordeel geven over de melding. Het is logisch dat het college zo snel mogelijk op de hoogte wordt gesteld van een melding. Ook als een melding wordt gedaan zonder bekendmaking van de identiteit van de melder kan een onderzoek plaatsvinden. Nieuw in de regeling is dat deze meldingen – vanuit oogpunt van coördinatie – via de Gemeentesecretaris richting college gaan.
Het college kan ook direct worden geïnformeerd via de wethouder belast met bedrijfsvoering en/of personeelszaken indien de meldende ambtenaar dit wenst. Dit om de route richting college zoveel mogelijk voor een meldende ambtenaar toegankelijk te maken.
Artikel 6 Onderzoek door het college
Het college doet ook zo snel mogelijk onderzoek. Daarover worden alle betrokkenen geïnformeerd. Het is van belang daarbij de datum van ontvangst van de melding te noemen gezien de termijnen genoemd in artikel 7 en het gevolg van het overschrijden ervan, zie artikel 9.
Bij een melding van een vermoeden van een misstand kan de integriteit van andere personen werkzaam bij de gemeente in het geding zijn en onderwerp van onderzoek. Daarom is de bepaling opgenomen dat het college deze betrokkenen informeert. Maar daarbij geldt wel als beperking dat het onderzoeksbelang niet geschaad wordt.
Er geldt in deze regeling een onderzoekstermijn van zes weken voor het bepalen van een standpunt door het college (interne procedure). Deze termijn kan worden verlengd als de termijn van zes weken niet voldoende is.
Het college moet aangeven hoeveel tijd nodig is om een standpunt te kunnen bepalen en ook waarom de langere periode nodig is. Hiermee wordt uitdrukking
gegeven aan het belang van een snelle doch zorgvuldige afhandeling van de melding.
Als een melding anoniem wordt gedaan kan dit een reden zijn voor een langere termijn omdat het college hierdoor meer tijd nodig kan hebben om alle relevante feiten boven tafel te krijgen.
Voor het geval het onderwerp van de melding valt onder het gemeentelijk Protocol Actieve Informatieplicht is de " Werkinstructie ”Toepassing Protocol Actieve Informatieplicht en Meldingen Vermoeden van Misstand” van toepassing.
In lijn met de plicht die ligt bij het externe meldpunt om jaarlijks verslag uit te brengen aan college, de raad en Ondernemingsraad van een aantal en de aard van de meldingen gedaan bij het externe meldpunt, is ten aanzien van de interne meldingen bij de vertrouwenspersoon de verplichting neergelegd de interne meldingen te monitoren en daarvan jaarlijks een verslag op te maken. Dat wordt naar college, de raad en Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.
Dit betreft niet alleen de meldingen die via de vertrouwenspersonen worden gedaan maar ook de meldingen die via de leidinggevenden, of direct bij de wethouder belast met bedrijfsvoering en/of personeelszaken worden gedaan. Gezien de coördinerende rol van de gemeentesecretaris/algemeen directeur hierin, is afstemming tussen deze en de vertrouwenspersonen alsmede de wethouder belast met bedrijfsvoering en/of personeelszaken nodig om alle meldingen in het verslag op te kunnen nemen.
Door het college is hiertoe aangewezen de landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid, welke is gelieerd aan de VNG.
Adres: Secretariaat Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten Postadres: Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Bezoekadres: Nassaulaan 12, 2514 JS Den Haag
Artikel 10 Melding bij het meldpunt
Er is geen harde termijn gegeven voor de melding bij het meldpunt. ’Redelijk’ zal per geval ingevuld moeten worden; het oordeel is aan het meldpunt zelf. Als het meldpunt tot de conclusie komt dat de melding te laat wordt gedaan volgt niet ontvankelijkheid. Dat is opgenomen in artikel 12.
De bescherming van de identiteit van de melder is vergelijkbaar met de interne procedure.
Artikel 10a Rechtstreekse melding bij het meldpunt
Dit is ongewijzigd gebleven. Een rechtstreekse melding bij het meldpunt kan geëigend zijn als het bijvoorbeeld gaat om vermoeden van een misstand begaan door (leden van) het college of de gemeentesecretaris.
Artikel 11 Bevestiging en onderzoek
Net als het college moet het meldpunt zorgvuldig zijn in de procedure. Alle betrokkenen dienen te worden geïnformeerd. Vertrouwelijke gegevens worden adequaat behandeld en zonodig beveiligd.
Deze bepaling is ongewijzigd, met uitzondering van lid 2 en lid 3, die erin voorzien dat het college en eventuele in de organisatie werkzame personen op wie de melding betrekking heeft worden geïnformeerd.
Deze bepaling is niet gewijzigd.
Als de misstand naar oordeel van het meldpunt van onvoldoende gewicht is, is de melding niet ontvankelijk. Vanzelfsprekend moet er sprake zijn van een vermoeden zoals omschreven in artikel 1. De misstand waarover wordt gemeld geldt er niet-
ontvankelijkheid als het gaat om de melding van een misstand die niet valt onder de definitie van artikel 1.
Net als het college heeft ook het meldpunt maximaal 12 weken ter beschikking om tot een advies te komen. Ook dit is te verlengen, mits gemotiveerd.
Voor het eventuele noodzakelijke onderzoek van het meldpunt zal voldoende tijd moeten zijn teneinde zorgvuldig en afgewogen tot een advies ten komen.
Artikel 14 Standpunt college naar aanleiding van advies
Het college moet binnen twee weken een besluit nemen op het advies van het meldpunt. Deze relatief korte termijn is niet gewijzigd. Als een gemotiveerd advies van het meldpunt beschikbaar is, moet het college snel tot een besluit komen. De belangen van de melder en de eventuele andere betrokkenen binnen de gemeente wegen hierbij zwaar: onzekerheid moet niet langer duren dan noodzakelijk.
Voor het geval het onderwerp van de melding valt onder het gemeentelijk Protocol Actieve Informatieplicht is de " Werkinstructie ”Toepassing Protocol Actieve Informatieplicht en Meldingen Vermoeden van Misstand” van toepassing.
Het meldpunt maakt jaarlijks een verslag van het aantal en de aard van de meldingen en de onderzoeken en adviezen van het meldpunt. Dit verslag gaat naar het college, de raad, en de Ondernemingsraad en wordt openbaar gemaakt. Het meldpunt publiceert zijn jaarverslag op de website van de VNG.
Artikel 16 Bescherming van de ambtenaar
De rechtspositionele bescherming is voor de melder concreet uitgewerkt. Het gaat om een niet-limitatieve opsomming van mogelijke manieren waarop een melder zou kunnen worden benadeeld.
Het betreft niet alleen de bescherming van de in artikel 1 genoemde ambtenaar. De bescherming ziet ook op de ambtenaar die een misstand heeft gemeld in een andere organisatie dan zijn eigen gemeente. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als een medewerker tijdelijk samenwerkt met collega’s van een andere gemeente, of participeert in de projectorganisatie met andere organisaties. Noodzakelijk is wel dat de ambtenaar uit hoofde van zijn functie de misstand gewaar wordt.
Aan de bescherming zijn voorwaarden verbonden. Die zijn opgenomen in artikel 16. Deze voorwaarden dienen om te voorkomen dat een onzorgvuldige en/of onjuiste melding bij een andere organisatie leidt tot verstoorde verhoudingen.
In het landelijk overleg tussen gemeenten en bonden (LOGA-overleg) is afgesproken dat de ambtenaar die een melding doet aanspraak kan maken op vergoeding van de rechtskundige bijstand in bezwaar- en beroepsprocedures die het gevolg zijn van het
melden van een vermoeden van een misstand. De verzekering van rechtsbijstand van gemeenten bij Centraal Beheer/Achmea is uitgebreid met dekking voor de meldingsregeling.
Artikel 17 Bescherming van de vertrouwenspersoon
Nieuw is ook de bescherming zoals geformuleerd in artikel 16 voor de vertrouwenspersoon.