CVDR191606_1Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het collegenlregelingStichtse Vecht2018-06-04Stichtse VechtNieuwsblad voor Vecht, Amstel & Rijnstreek, 13-01-2011Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het collegeGemeentewet, art. 52college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-01-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-01-142011-01-012018-04-29Nieuwe regelingOnbekendGeenGeenReglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het
collegeHet College van Stichtse Vecht;gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;besluit vast te stellen het:Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het
college
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van
verhindering of afwezigheid van één der wethouders.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van
diens verhindering of afwezigheid.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te
oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de
secretaris.
Een lid van het college dat al dan niet uit hoofde van zijn functie
lid is van een dagelijks bestuur van een organisatie, instelling,
gemeenschappelijke regeling of daarmee gelijk te stellen
rechtspersoon, onthoudt zich van deelname aan de beraadslagingen en
besluitvorming over geagendeerde onderwerpen, deze rechtspersoon
betreffende. Zijn taak wordt dan waargenomen door de aangewezen
vervanger.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in
onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo
dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij
onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De
secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor
deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen
– die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente
gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt
toegezonden.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk
bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of
gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de
voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren,
door de secretaris aan de leden van het college een agenda met
bespreekstukken, digitaal, toegezonden. De volledige verzameling
vergaderstukken ligt voor de leden in het gemeentehuis ter
inzage.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in
het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de
spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van
reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden
aangemeld bij de secretaris.
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak
nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het
college.Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een
vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een
onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een
agendapunt.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een
besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn
aangenomen.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit
stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt
toegepast.
a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen
van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van
personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de
stemmen staken, beslist het lot. c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door
niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede
stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming
de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste
stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan
wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen
de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of
bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst,
een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.
Het verslag bevat:a. de namen van de afwezige leden;b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de
beraadslaging;c. een formulering van de door het college genomen besluiten
(besluitenlijst).
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college
daarom vraagt.
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor
toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud
van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de
besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar
gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad en op de in de
gemeente gebruikelijke wijze bekend gemaakt.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van
toepassing op een openbare vergadering.
Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een
parafenbesluit, zijnde een conceptbesluit waarop door geen der leden
van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van
het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten de
vergadering voor akkoord is geparafeerd binnen een daartoe
afgesproken termijn, waarna het als definitief parafenbesluit wordt
beschouwd.
Indien wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de
secretaris en het eerstverantwoordelijk collegelid, geen uitstel
duldt en door tenminste de helft plus één van het aantal
collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd,
wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd. De
secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de leden van
het college die geen paraaf hebben gezet.
In de door het college vastgestelde vakantieperiode komen besluiten
buiten de vergadering tot stand indien door tenminste de helft plus
één van het aantal collegeleden buiten de vergadering voor akkoord
is geparafeerd, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit
wordt beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit
toekomen aan de leden van het college die geen paraaf hebben
gezet.
Na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris
het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen
op de datum van de dagtekening door de secretaris.
De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een
besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met
vermelding van de door het college in de betreffende periode genomen
parafenbesluiten.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet
verzetten, draagt de secretaris zorg voor een spoedige toezending
van de besluitenlijst aan de raad en voor openbaarmaking van de
besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een
collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt zijn één of
meer collegeleden bevoegd ter zake een besluit te nemen.
In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de
uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2011. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 4 januari 2011L.H.M. van den Nieuwendijk Mw. drs. M.M. van 't Veldsecretaris wnd-burgemeesterDit reglement van orde is op aan de gemeenteraad medegedeeld.Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere
werkzaamheden van het college1 Algemeen Dit stuk vindt zijn grondslag in artikel 52 van de Gemeentewet, waarin is
bepaald dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere
werkzaamheden vaststelt. Het is vastgesteld in het kader van de fusie van de
gemeenten Maarssen, Breukelen en Loenen in de nieuwe gemeente Stichtse Vecht per
1 januari 2011.Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervangingHet eerste lid van dit artikel zal in de praktijk alleen van toepassing zijn bij
het constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de
raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Overigens blijft het
college, ondanks deze taakverdeling, als geheel verantwoordelijk voor zijn
taken. Ook de toepassing van artikel 168 Gemeentewet (mandaat aan individuele
leden van het college) laat dit onverlet.Bij de eventuele onderlinge vervanging is het van belang dat, als gevolg van de
Wet dualisering gemeentebestuur, raadsleden niet als vervanger van een wethouder
aangewezen kunnen worden. De vervanging kan eventueel geregeld worden door het
(tijdelijk) aanstellen van een wethouder, mits het aantal wethouders (artikel 36
Gemeentewet) hiertoe niet in de weg staat.Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingenDit artikel is een uitwerking van artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Het heeft
een algemeen flexibele formulering, waardoor er in bijzondere gevallen van
afgeweken kan worden. De voorzitter van het college is de burgemeester conform
artikel 34 Gemeentewet. Op basis van het tweede lid wordt een extra vergadering
in overleg met de burgemeester vastgesteld, maar dit betekent niet dat de
burgemeester de bevoegdheid heeft om een extra vergadering tegen te houden. Dit
zou namelijk in strijd zijn met het eerste lid van dit artikel. De vaststelling
in overleg met de burgemeester is derhalve een bepaling van procedurele aard.
Bij een extra vergadering zal er in de regel sprake zijn van urgentie. De
termijn voor de oproep voor deze vergadering is daarom slechts 24 uur, in
tegenstelling tot de tweemaal 24 uur die voor de agenda bij reguliere
vergaderingen geldt (zie artikel 4 lid 1).Artikel 3 VerhinderingDit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht
al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum
voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter
kan dan een nieuwe vergadering beleggen.Artikel 4 AgendaDe rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de
artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking
van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement,
anderzijds in het organisatiebesluit van de gemeente Stichtse Vecht, die
tegelijkertijd met dit reglement van kracht gaat. In dit artikel wordt
aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de
agenda aan de collegeleden. Er is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De
secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten
aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de
collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan
vergaderingArtikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is
dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig
kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de
eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.Artikel 7 StemmingenIn de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een
regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten
aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie
van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van
orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de
wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.Artikel 8 Verslag en besluitenlijstDit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop
het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet
door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de
beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag
moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden
bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’.
Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel
60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de
raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de
besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie
over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden
totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de
gemeente gebruikelijke wijze.Artikel 9 Openbare vergaderingIngevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten
deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt
dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van
het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat
de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.Artikel 10Parafeert niet iedereen of heeft een collegelid om bespreking gevraagd, dan is
het besluit niet genomen en verschijnt het voorstel op de eerstvolgende
collegevergadering als agendapunt. Dan komt het op de besluitenlijst en is het
pas dan genomen. In alle gevallen is van belang dat duidelijk wordt vastgelegd
hoe en wanneer het besluit is genomen en hoe en wanneer het is
bekendgemaakt.Artikel 11Dit artikel geeft de mogelijkheid om continuïteit in de besluitvorming te
waarborgen.Artikel 12 InwerkingtredingDit reglement treedt in werking op de dag dat de gemeente Stichtse Vecht van
start gaat, zijnde 1 januari 2011. Op dat moment zijn de gemeenten Maarssen,
Breukelen en Loenen opgeheven.