Organisatie | Hoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003, Gewijzigde verordening op de |
Citeertitel | Ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | 001 bestuursorganen |
9940A
.
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-12-2005 | 01-01-2005 | 01-01-2009 | nieuwe regeling | 15-11-2005 Gemeenteblad 2005=61 | 2005 05.137 |
Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand
Artikel 1 Indienen verzoeken en verlening bijstand
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Artikel 5 Limitatieve beperking verzoeken
Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand zonder voorafbepaald limiet in uren of aantal keren maar met inachtneming van hetgeen in deze verordening in artikel 2 lid 1 onder c. hierover is bepaald.
Artikel 6 Informatie aan portefeuillehouder
De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
Wanneer de betrokken ambtenaar van mening is dat op de gevraagde bijstand waarover geheimhouding is opgelegd artikel 2 lid 1 van toepassing is, is het de ambtenaar toegestaan om deze kwestie voor te leggen aan de secretaris, die daarmee vervolgens omgaat zoals in artikel 2 de leden 2 en 3 is aangegeven.
Paragraaf 2: Fractieondersteuning
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie en die voldoen aan de definitie van lid 1 van dit artikel, op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
Artikel 10 Verandering in grootte van een fractie
Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8 te verstrekken bijdrage voor dat kalenderjaar verstrekt aan de fractie die de oorspronkelijke naam van de gesplitste fractie behoudt, als bedoeld in het tweede lid. Eventuele verdeling in dat kalenderjaar van de bijdrage wordt aan de betrokken fracties overgelaten.
De externe controle van de totaalverantwoording van de ingediende declaraties vindt plaats door de accountant in het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente. Deze maakt hierbij gebruik van het rapport van de griffier. De accountant wordt niet gevraagd een separate accountantsverklaring over de declaraties af te geven; wel heeft hij/zij de mogelijkheid hierover in zijn rapport van bevindingen bij de jaarrekening verslag te doen.
TOELICHTING BIJ DE GEWIJZIGDE VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN DE FRACTIEONDERSTEUNING 2003
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet.
Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand
Artikel 1 Indienen verzoeken en verlening bijstand
De ontvlechting van posities van raad en college leidt noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat de medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Artikelen 2 en 3 Weigering bijstand en heroverweging
In deze verordening is niet gekozen voor een limitering in uren of in aantal keren bij artikel 5. Wel is om excessen tegen te gaan een weigeringsgrond toegevoegd onder lid 1 c. De situatie bedoeld onder lid 1 c. kan zich zowel voordoen bij één of een paar grote verzoeken als bij een groot aantal kleine verzoeken die op de betreffende sector of onderdeel afkomen. Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5 Limitatieve beperking verzoeken
Er is niet voor gekozen om aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen. Wel is voor excessen een bepaling onder artikel 2 lid 1 c. opgenomen.
Artikel 6 Informatie aan portefeuillehouder
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding dient te worden gemaakt.
Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. In lid 3 is aangegeven dat als er toch problemen rond de geheimhouding ontstaan voor de ambtenaar de secretaris en voor het raadslid en de wethouder de burgemeester de eerstaangewezene is voor hulp om hieruit te komen. In lid 4 is aangegeven dat het opleggen van geheimhouding niet betekent dat de ambtenaar die van mening is dat een weigeringsgrond zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 zich daarover niet toch kan verstaan met de secretaris. Dit ook om tegen te gaan dat alleen of voornamelijk geheimhouding wordt opgelegd om onder een weigeringsgrond uit te komen. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak onder de opgelegde geheimhouding niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Paragraaf 2 Fractieondersteuning
Artikel 8 Hoogte van de bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. Er is gekozen voor een basisbedrag dat voor alle fracties gelijk is en een extra bedrag per fractielid waarmee recht wordt gedaan aan het verschil in fractiegrootte. Het gaat hierbij om een rekensleutel om de fractiebijdrage te kunnen bepalen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat een fractielid persoonlijk rechten doet gelden op het bedrag per fractielid.
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Een uitzondering wordt gemaakt voor opleidingskosten van raadscommissieleden die geen raadslid zijn maar wel namens een fractie in de raadscommissie zijn benoemd. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Artikel 10 Verandering in grootte van een fractie
Bij veranderende verhoudingen in de raad door splitsing blijft de oorspronkelijke fractie de bijdrage voor dat jaar behouden en wordt het aan deze fractie overgelaten om voor dat jaar met het/de afgesplitste raadslid/raadsleden tot een oplossing te komen. Vanaf het volgende kalenderjaar heeft een afgesplitst raadslid/groepering recht op een eigen bijdrage.
Bedragen worden uitgekeerd op declaratiebasis. Dat betekent dat op het moment van declareren wordt bezien of een uitgave rechtmatig is. Belangrijk hierbij is dat de declaratie is onderbouwd met deugdelijke bewijsstukken. Elke declaratie moet voordat die wordt ingediend, worden getekend door de fractievoorzitter, ten teken dat die akkoord gaat met de indiening en dat de uitgaven passen binnen het bestedingsdoel van deze verordening (artikel 9). De griffier maakt jaarlijks van de ingediende declaraties van de fracties een verslag dat uiterlijk in maart van het volgende jaar wordt uitgebracht aan de raad. Er is niet gekozen voor een specifieke accountantsverklaring bij dit verslag. De desbetreffende uitgaven zijn opgenomen in de gemeentelijke administratie en jaarrekening en zijn in die zin al object van de reguliere accountantscontrole. De accountant heeft altijd de mogelijkheid om hierover in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole te rapporteren. De raad heeft indien gewenst elk jaar via het controleprotocol de mogelijkheid de accountant te verzoeken extra het zoeklicht te richten op deze uitgaven.