CVDR189553_1Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke organennlregelingSteenwijkerland2017-11-21SteenwijkerlandGemeentewet 2012, nr. 18Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2012Archiefwet 1995, artikelen 30 t/m 32Archiefverordening Steenwijkerland 2006, art. 7college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-06-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-06-272017-02-03nieuwe regelinggeenDeze regeling vervangt Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2008.Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2012Burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland: 1. gelet op de artikelen 30 tot en met 32 van de Archiefwet 1995;2. gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2006Besluiten vast te stellen de volgende:Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen. HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1BegripsomschrijvingDit besluit verstaat onder:

archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad dd. 30 mei 2006;

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

informatievoorziening: het beheren, bewaren en ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en documentatie;

secretaris: de gemeentesecretaris, dan wel diens door het college aangewezen plaatsvervanger.

Artikel2ToepassingsbereikHoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald. Artikel3Mandaat en ondermandaatDe secretaris kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers en toestaan dat ondermandaat wordt verleend . HoofdstukIIDe archiefbewaarplaatsArtikel4Archiefbewaarplaats1.De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de nieuwbouw van het gemeentehuis aan de Vendelweg 1 te Steenwijk.2.In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook documenten bevinden met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de secretaris bijgehouden depotstaat.Artikel5BeheerderDe secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende documenten en documentaire verzamelingen.Artikel6Documenten van derdenDe secretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel7Onderzoek1.Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op verzoek van de aanvrager gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. 2.Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dit verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. 3.De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.Artikel8Nadere regelsBurgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.Artikel9VerantwoordingsplichtDe secretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIIVerantwoordelijkheid voor de informatievoorzieningArtikel10VerantwoordelijkheidDe secretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIVArchiefvorming en -ordeningArtikel11Houdbaarheid van documentenDe secretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel12Wijzigen, verwijderen of vernietigen van documentenDe secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel13MinuutVan documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.Artikel14ProceduresDe secretaris draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel15Identificering van documenten1.De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.Artikel16Registratie en termijnbewakingDe secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.Artikel17Ordening van documentenDe secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.Artikel18Toegankelijkheid van documenten1.De secretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2.In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.3.Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.4.Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.Artikel19Conversie en migratie1.De secretaris doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in Artikel 18, lid 1, en is verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie.2.Het organisatieonderdeel binnen de gemeente verantwoordelijk voor de informatie- en communicatietechnologie verleent technische ondersteuning bij de in het eerste lid bedoelde conversie en migratie.HoofdstukVBeheer van documentenArtikel20Bewaring van documentenDe secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Artikel21Archiefruimten1.De secretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. 2.Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders.Artikel22Beveiliging van documentenDe secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.Artikel23Raadpleging van documentenDe secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan die functionarissen van de gemeente, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de secretaris.Artikel24Verbod verwijderingHet is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.Artikel25Geheimhouding1.De secretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de gemeente, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.3.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.Artikel26Selectie en vernietiging van documenten1.De secretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in van dit besluit bedoelde inventaris.Artikel27Lijst van vernietigingDe secretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. Artikel28Overbrenging van documentenBij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.HoofdstukVISlotbepalingenArtikel29Inwerkingtreding1.Het Besluit Informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2008 wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van dit besluit.2.Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.Artikel30CiteertitelDit besluit kan worden aangehaald als Besluit Informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2012.Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 12 juni 2012, de waarnemend secretaris, drs. D.L.W. Zielhuisde burgemeester, M.A.J. van der TasBESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE STEENWIJKERLAND 2012MEMORIE VAN TOELICHTINGAlgemeenDit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2006, en komt grotendeels overeen met het model-besluit Informatiebeheer, zoals dat door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) is ontwikkeld voor gemeentes zonder gemeentearchivaris. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld. Het besluit is verder aangepast aan de op 15 december 2009 door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgestelde Archiefregeling.Afwijkingen van het model-besluit InformatiebeheerOp een aantal punten wijkt dit besluit af van het model-besluit Informatiebeheer zoals dat ontwikkeld is door het LOPAI. Het model gaat uit van een gemeentelijke organisatie, waarbij er meerdere min of meer autonome organisatieonderdelen zijn, die ook een zelfstandig archief-/ informatiebeheer voeren. Hierbij moet worden gedacht aan gemeentelijke diensten en bedrijven of deelgemeentes. Deze organisatieonderdelen worden in het model-besluit beheerseenheden genoemd. Aan de hoofden van deze beheerseenheden zijn in het model-besluit verscheidene taken toebedeeld. Bij de gemeente Steenwijkerland is er geen sprake van meerdere van dergelijke beheerseenheden. In feite bestaat de gemeente uit slechts één beheerseenheid en heeft slechts één hoofd van een beheerseenheid: de secretaris. Het enige andere organisatieonderdeel dat als zodanig gezien zou kunnen worden is de Griffie. Deze beheert echter geen eigen archief. Alle overige organisatieonderdelen vallen rechtstreeks onder de secretaris en kennen ook geen eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het archief-/ informatiebeheer. De artikelen waarin sprake is van een beheerseenheid zijn daarom aangepast en in een enkel geval vereenvoudigd of vervallen. In essentie komt het er op neer dat alle taken van het hoofd van de beheerseenheid aan de secretaris zijn toebedeeld. Artikelsgewijze toelichtingArtikel1BegripsomschrijvingOnder e en f, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Artikel2ToepassingsbereikDe uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de cluster Documentair Informatiemanagement zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in van dit besluit.Artikel3Mandaat en ondermandaatIn artikel 3 wordt de mogelijkheid geboden dat de secretaris de uitvoering van bepalingen uit het besluit mandateerd en toestaat dat ondermandaat wordt verleend. Dit is in lijn met de huidige situatie, dat de secretaris de bevoegdheden rond het beheer van de archiefbewaarplaats (gemeentearchief) heeft gemandateerd aan de senior-medewerker gemeentarchiefArtikel5BeheerderDe wet draagt voor gemeentes zonder archivaris de secretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris.Artikel7OnderzoekDe wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de secretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.Artikel8Nadere regelsDit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.Artikel11Houdbaarheid van documentenTot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.Artikel12Vernietiging van documentenDe bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.Artikel13MinuutEen minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.Artikel14ProceduresDe opstelling van de procedures wordt aan de secretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel15Identificering van documentenIn tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.Artikel16Registratie en termijnbewakingDe opstelling van de procedures wordt aan de secretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel17Ordening van documentenIn tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).Artikel18Toegankelijkheid van documentenDeze artikelen hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden. Artikel19Conversie en migratieMet dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Hierbij moet niet alleen aandacht zijn voor het documentmanagementsysteem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige documenten bevatten. Artikel21Archiefruimten, eerste lidTot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.Artikel22Beveiliging van documentenDe opstelling van de procedures wordt aan de secretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel24Verbod verwijderingArchiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.Artikel25GeheimhoudingDit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikel26Selectie en vernietiging van documentenDe bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel27Lijst van vernietigingDeze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.Artikel28Overbrenging van documentenVoor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.