Organisatie | Weststellingwerf |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie secretaris adviescommissie bezwaarscchriften |
Citeertitel | Instructie secretaris adviescommissie bezwaarscchriften |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Reglement adviescommissie bezwaarschriften, art.7
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-04-2009 | nieuwe regeling | 10-03-2009 officiële bekendmakingen 2009, week 15 | 2009-1636\1 Intern |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
de burgemeester van de gemeente Weststellingwerf, onderscheidenlijk het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weststellingwerf;
de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die het bestuursorgaan adviseert over bezwaarschriften, als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;
het reglement adviescommissie bezwaarschriften;
de functionaris als bedoeld in artikel 7 van het reglement;
medewerker belast met de administratieve ondersteuning van de commissie;
planning en sturingsinstrument voor de agendering van hoorzittingen.
Nadat het bestuursorgaan op het bezwaarschrift heeft beslist zorgt het secretariaat van de commissie voor het aanbieden van de definitieve beschikking op het bezwaarschrift ter verzending door de postkamer. Indien het collegebesluit afwijkt van het advies van de bezwarencommissie wordt het advies van de bezwarencommissie meegezonden.
Algemene toelichting Instructie voor de secretaris van de Adviescommissie
De werkprocessen van gemeente Weststellingwerf zijn vastgelegd in een automatiseringssysteem (Protos). Daarin worden de verschillende stappen van de werkzaamheden beschreven, zodat een ieder weet wanneer en wat er moet worden gedaan om het werkproces goed te laten verlopen.
De procesbeschrijvingen sluiten nauw aan op het Reglement van de adviescommissie bezwaarschriften en de instructie voor de secretaris van deze commissie.
Hoe het werkproces er feitelijk uitziet, hangt af van de situatie die zich voordoet:
In de meeste gevallen zal sprake zijn van een ontvankelijk bezwaarschrift dat drie fasen doorloopt, namelijk;
c.het uitbrengen van advies aan het bestuursorgaan.
2.Een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaar.
Het komt voor dat een bezwaarschrift heel duidelijk en kennelijk niet-ontvankelijk is. Daarbij hoeft de commissie niet te worden ingeschakeld. Hierover is het nodige vastgelegd in het Reglement adviescommissie bezwaarschriften (artikel 3, eerste lid, Reikwijdte).
3.Intrekking van het bezwaarschrift.
In sommige gevallen wordt een ingediend bezwaarschrift ingetrokken. De redenen daarvoor kunnen verschillen. Bijvoorbeeld omdat de indiener - bij nader inzien - de kansen op succes zodanig schat dat hij van de procedure afziet. Ook komt voor dat het bestuursorgaan terugkomt op het oorspronkelijke besluit, daarover opnieuw een besluit neemt en de indiener vraagt het bezwaar in te trekken.
TOELICHTING Hoofdfstuk 1 Algemene bepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
de burgemeester van de gemeente Weststellingwerf, onderscheidenlijk het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weststellingwerf;
de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die het bestuursorgaan adviseert over bezwaarschriften, als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;
het reglement adviescommissie bezwaarschriften;
de functionaris als bedoeld in artikel 7 van het reglement;
medewerker belast met de administratieve ondersteuning van de commissie;
planning en sturingsinstrument voor de agendering van hoorzittingen.
De bepalingen in dit artikel spreken voor zich.
De secretaris stuurt de processen aan en neemt daarin het initiatief.
In dit artikel zit een beschrijving opgesloten van de rol die de secretaris vervult. Om de commissie goed te kunnen laten functioneren is een gezamenlijke inspanning nodig van de commissie, de secretaris, de ambtelijke ondersteuning aan de commissie en de vakafdelingen in de gemeentelijke organisatie. Al deze betrokkenen zijn van elkaar afhankelijk. Zodra een van de betrokkenen talmt, moet een ander hierop wachten.
In dit licht bezien is de secretaris van de adviescommissie bezwaarschriften de “spin in het web”. De secretaris ondersteunt niet alleen de commissie, haar leden en de voorzitter, maar ook de voorzitter en leden van de door de commissie ingestelde kamers.
Tegelijkertijd vervult de secretaris een “schakelfunctie” naar de ambtelijke organisatie toe.
Nadat het bestuursorgaan op het bezwaarschrift heeft beslist zorgt het secretariaat van de commissie voor het aanbieden van de definitieve beschikking op het bezwaarschrift ter verzending door de postkamer. Indien het collegebesluit afwijkt van het advies van de bezwarencommissie wordt het advies van de bezwarencommissie meegezonden.
Artikel 1:3, eerste, tweede en derde lid
Hierover is het nodige vastgelegd in het Reglement adviescommissie bezwaarschriften. Kortheidshalve wordt hiervoor verwezen naar de toelichting op het Reglement adviescommissie bezwaarschriften (zie: artikel 3, eerste lid , Reikwijdte).
De ambtelijke ondersteuning draagt zorg voor een zodanige afstemming met de desbetreffende vakafdeling dat het bestuursorgaan tijdig een beslissing kan nemen. Zo nodig wordt een beslissing verdaagd.
Het verslag bevat altijd een zakelijke en geen letterlijke weergave van wat er is besproken. De ambtelijke ondersteuning legt het conceptverslag - via de secretaris - aan de commissie voor.
Artikel 1:4, vijfde en zesde lid
De ambtelijke ondersteuning maakt een “groentje” en levert daarmee het advies van de commissie rechtstreeks bij de directie aan. Als bijlagen bij het “groentje” gaan:
De directie beoordeelt het “groentje”, het advies en de conceptbeschikking. Desgewenst wint de directie over het “groentje” nader advies in bij de concernjurist. Na akkoord van de directie wordt het “groentje” doorgeleid aan het college (vergader- of parafenbesluit).
Tussen de commissie en het bestuursorgaan zit - in uitzonderingsgevallen - nog maar een enkele schakel, namelijk de zogenaamde “concerntoets”. Op verzoek van de directie kan de concernjurist hiermee worden belast. In de incidentele gevallen waarin een concerntoets nodig blijkt, wordt de doorlooptijd automatisch langer.
Deze werkwijze is gelijk aan de tot dusver gevolgde manier van werken.
Belangrijke overwegingen om de procedure - zoals die tot dusver door de afdeling Bestuurszaken werd gevolgd - te handhaven:
Toelichting Hoodfdstuk 2 De instructie voor de secretaris
De secretaris is belast met het opstellen van het conceptadvies en de conceptbeschikking, die in definitieve vorm - na ondertekening door de voorzitter en de secretaris - aan het bestuursorgaan worden toegezonden.
Op verzoek van het secretariaat stelt de vakafdeling een procesdossier samen, verzamelt de relevante stukken en stelt een verweerschrift op. Het hoofd van de vakafdeling is verantwoordelijk en aanspreekbaar op - zo spoedig mogelijk - aanleveren van het procesdossier bij de ambtelijke ondersteuning. Het procesdossier moet ten minste de volgende informatie bevatten:
bij een beschikking op aanvraag: de aanvraag;
Voorafgaand aan de hoorzitting beschikt de commissie over het volledige procesdossier, het verweerschrift van de vakafdeling en - in een incidenteel geval - een (op verzoek van commissie) door de secretaris opgesteld memo waarin de juridische aspecten van het bezwaarschrift nader worden belicht.
Het kan voorkomen dat bij het opstellen van het verweerschrift blijkt van een fout die eenvoudig kan worden hersteld. Of, dat het gaat om een kwestie waarover met de indiener van het bezwaar op een andere manier tot een vergelijk kan worden gekomen. In die omstandigheid pleegt de vakafdeling direct overleg met het secretariaat.
Zo nodig vindt in deze fase van de procedure technisch overleg plaats tussen de vakafdeling en het secretariaat van de commissie.
Tussen het tijdstip van de hoorzitting en het advies van de commissie vindt - met het oog op de onafhankelijke oordeelsvorming van de commissie - geen overleg plaats met de vakafdeling over het bezwaarschrift dat bij de commissie in behandeling is.
Tijdens de hoorzitting wordt een vertegenwoordiger namens het bestuursorgaan in de gelegenheid gesteld de zienswijze van het bestuursorgaan over het ingediende bezwaarschrift naar voren te brengen of in te gaan op eventuele vragen van de commissie.
Na de hoorzitting overlegt de commissie - in tegenwoordigheid van de secretaris - over het opstellen van het advies aan het bestuursorgaan. De secretaris legt een conceptadvies voor aan de commissie of de leden van de desbetreffende kamer.
Nadat eventuele commentaren zijn verwerkt stelt de secretaris en definitieve advies op. Hij legt het definitieve advies ter ondertekening voor aan de voorzitter.
De ambtelijke ondersteuning draagt zorg voor de verdere doorgeleiding van het advies naar bestuursorgaan. Zie hiervoor de toelichting bij deze instructie bij artikel 1:4, vierde en vijfde lid.
De ambtelijke ondersteuning zendt een afschrift van het “groentje” en de daarbij behorende bijlagen aan de vakafdeling.
De secretaris is verantwoordelijk voor het - uiterlijk twee weken voorafgaand aan de hoorzittingen van de commissie - uitnodigen van de indiener, de belanghebbende en het bestuursorgaan.
De tekst van dit artikel spreekt voor zich. Feitelijk worden deze werkzaamheden overgelaten aan de ambtelijke ondersteuning, die deze taak in nauw overleg met de secretaris van commissie uitvoert.
TOELICHTING Hoofdfstuk 3 Slotbepalingen
Een soepel functioneren van de commissie staat en valt met de werkhouding van alle betrokkenen waarvan de belangrijkste aspecten de volgende zijn:
De schijn van partijdigheid moet worden vermeden. Een scheiding van de verschillende belangen is de basisvoorwaarde voor het in onafhankelijkheid kunnen functioneren van de commissie. Onafhankelijkheid zowel ten opzichte van het bestuursorgaan als ten opzichte van alle belanghebbenden.
De secretaris en de ambtelijke ondersteuning zitten hier tussenin. Enerzijds zijn zij ondersteunend aan de commissie en anderzijds aan de collega’s op de vakafdelingen. Niet alleen de secretaris of de ambtelijke ondersteuning, maar ook de collega’s op de vakafdelingen zullen tijdens gemeenschappelijk functioneel overleg, vanuit een professionele houding ervoor moeten waken geen afbreuk te doen aan de onafhankelijkheid van de commissie.
Artikel 3:2 Functionele leiding
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 3:3 Inwerkingtreding en bekendmaking
Dit artikel spreekt voor zich.
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement adviescommissie bezwaarschriften.