Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent presidium Verordening op het Presidium 2012

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Zoetermeer
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent presidium Verordening op het Presidium 2012
Citeertitel	Verordening Presidium 2012
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 147

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
06-01-2018			artikel 2, 3, 6	18-12-2017 gmb-2018-2683	.
22-06-2012		06-01-2018	Nieuwe regeling	11-06-2012 Postiljon, 21 juni 2012	2012-002401

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent presidium Verordening op het Presidium 2012

Verordening op het Presidium 2012

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
presidium: het door de raad ingestelde orgaan dat de commissie-, raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten procesmatig voorbereidt.
b.
voorzitter presidium: de vicevoorzitter van de raad.
c.
commissievoorzitter: de voorzitter van een vergadering van een raadscommissie.
d.
griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het presidium, of diens plaatsvervanger.

Artikel 2 Taken

Het presidium heeft de volgende taken:

1.
Het presidium bereidt met ondersteuning van de griffie de raadsvergaderingen, commissievergaderingen en andere raadsbijeenkomsten voor en maakt voor die vergaderingen en bijeenkomsten concept-agenda’s.
2.
Het presidium beslist over het al dan niet van toepassing verklaren van de presentievergoedingsregeling voor bijzondere bijeenkomsten, waarbij commissieleden (niet-raadsleden) aanwezig zijn.
3.
Het presidium doet voorstellen aan de raad ten aanzien van:
- a.
  Het jaarlijkse vergaderschema;
- b.
  Behandelwijze begroting, perspectiefnota en jaarrekening (P&C-cyclus);
- c.
  Het al dan niet in beslotenheid vergaderen.
- d.
  De werkwijze van de raad en commissies.

Artikel 3 Samenstelling

1.
Het presidium bestaat uit de vicevoorzitter van de raad, die als voorzitter optreedt, de andere voorzitters van de raadscommissies alsmede de voorzitter van de raad i.c. de burgemeester.
2.
De leden van het presidium, niet zijnde de vicevoorzitter van de raad en de burgemeester, worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.
3.
Het lidmaatschap van de 2 bedoelde leden van het presidium eindigt:
a.
op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;
b.
indien het lid aftreedt als lid van de raad;
c.
indien de raad het lid ontslaat.
d. indien er sprake is van onverenigbare functies zoals bepaald in lid 5.
4.
De burgemeester maakt deel uit van het presidium in zijn hoedanigheid als voorzitter van de raad en het college.
5.
[vervallen]
6.
Met uitzondering van de burgemeester is een lid van het presidium niet tevens lid van het seniorenconvent.
7.
Het presidium benoemt uit zijn midden één van de leden tot vicevoorzitter van het presidium.
8.
Het presidium wordt bijgestaan door de griffier.

Artikel 4 Vergaderfrequentie en –plaats

Het presidium bepaalt de eigen vergaderfrequentie en –locatie.

Artikel 5 Oproep

Het presidium bepaalt de wijze waarop en de tijdigheid waarmee de voorzitter de leden oproept voor vergaderingen.

Artikel 6 Agenda, besluiten- en afsprakenlijst

1.
Bij aanvang van de vergadering stelt het presidium de agenda vast.
2.
Het besprokene tijdens de vergaderingen wordt in een korte besluiten- en afsprakenlijst samengevat. De concepten hiervan wordt uiterlijk 48 uur na de vergadering openbaar gemaakt.
3.
De concepten van besluiten- en afsprakenlijst worden in de eerstvolgende bijeenkomst van het presidium vastgesteld.
4.
De agenda en de concepten van de besluiten- en afsprakenlijst worden ter informatie aan de raadsleden en commissieleden gezonden.
5.
[vervallen]

Artikel 7 Openbaarheid van vergaderingen

1.
De vergaderingen van het presidium zijn openbaar.
2.
Een (deel van de) vergadering is besloten als de voorzitter dit nodig acht of wanneer ten minste 2 leden daarom verzoeken.
3.
Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijke besluitenlijst gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij het presidium anders beslist.

Artikel 8 Besluitvorming

Het presidium kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.

Artikel 9 Stemming

Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Op de stemmingen zijn voor zover mogelijk de artikelen 28 tot en met 32 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.

Artikel 11 Inwerkingtreding

1.
Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.
2.
Met ingang van de inwerkingtreding vervalt de verordening op het presidium vastgesteld bij raadsbesluit 15 december 2008.
3.
Over deze verordening kan geen referendum worden gehouden aangezien het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Artikel 12 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening presidium 2012’.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 11 juni 2012.

de griffier, de voorzitter,

dr. M.J.E.M. van Dam drs. J.B. Waaijer

Toelichting op de verordening op de presidium 2012

Het presidium faciliteert voor de raad het politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces, door het opstellen van adequate concept-agenda’s en het voorzitten van commissievergaderingen. Adequate agenda’s doen recht aan politieke gevoeligheden, laten ruimte voor discussie, bieden fracties de mogelijkheid punten te agenderen en benutten de beschikbare vergadertijd optimaal. Daarmee schept het presidium de voorwaarden voor raad en commissies om te kunnen vergaderen. Uiteindelijk beslissen raad en commissies zélf over hun agenda’s en dat kan betekenen dat een door het presidium voorgestelde agenda wordt gewijzigd.

Agenda’s worden opgebouwd op basis van aangeleverde stukken. Daarbij houdt het presidium rekening met eventuele vervolgbehandelingen. Het bewaken van het verloop van besluitvormingstrajecten en het halen van fatale data is een collegeverantwoordelijkheid. Het presidium “jaagt” niet achter stukken aan. Wel kan het presidium besluiten een voorstel niet te agenderen als het naar zijn oordeel niet behandelrijp is. Bijvoorbeeld omdat het besluit onhelder is of de bevoegdheidsverdeling onjuist, het stuk zich niet leent voor een bespreking in raad of commissie, opties ontbreken, etc. In die gevallen stuurt het presidium het stuk terug naar het college.

De voorzitters bereiden zich op vergaderingen voor op basis van de te behandelen stukken. Ze vragen daarbij advies aan elkaar en aan griffie. Het is niet nodig vooraf inhoudelijk te overleggen met ambtenaren, bestuurders, of bijvoorbeeld maatschappelijke actoren. De vergadering wordt geleid op basis van de stukken en de informatie die alle deelnemers hebben.

De voorzitter van het presidium is tevens vice-voorzitter van de raad. Binnen het presidium is hij of zij de primus inter pares. Hij of zij maakt de vergaderingen en besluiten van het presidium mogelijk. Verder kan de presidiumvoorzitter ook voorzitter zijn van commissievergaderingen.

In zijn werk wordt het presidium zoveel mogelijk ondersteund door de griffie. Dat betekent onder meer dat de griffie concept-agenda’s voor het presidium opstelt, op basis van door het college aangeleverde voorstellen, rekening houdend met o.a. urgentie, politieke gevoeligheid, doorlooptijden, etc. De griffie beoordeelt collegevoorstellen naast vormaspecten ook op behandelrijpheid en adviseert het presidium daarover.