Regeling inzake de organisatie van de ambtelijke organisatie van de gemeente

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  ambtelijk apparaat: de organisatie als omschreven in deze regeling, met uitzondering van de griffie;

• b.

  ambtelijk opdrachtgever: gemeentesecretaris, eenheidsmanager of teammanager die, onder verantwoordelijkheid van de bestuurlijk opdrachtgever, zorg draagt voor de uitvoering van een bestuursopdracht;

• c.

  bestuursopdracht: opdracht tot het leveren van één of meer producten binnen een vooraf vastgesteld bestuurlijk kader van uitgangspunten en randvoorwaarden;

• d.

  bestuurlijk opdrachtgever: bestuurorgaan of lid daarvan in wiens opdracht een bestuuropdracht wordt gestart, uitgevoerd en gerealiseerd;

• e.

  burgemeester: de burgemeester van de gemeente Raalte;

• f.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte;

• g.

  project: tijdelijk organisatorisch verband van medewerkers voor het uitvoeren van een opdracht;

• h.

  resultaatgebieden: precisering van de hoofdtaken van een eenheid.

Artikel 2 De ambtelijke organisatie

• 1

  De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 2

  De ambtelijke organisatie is ingedeeld in eenheden en teams.

• 3

  De eenheden en teams zijn vermeld op het bij deze regeling behorende organigram.

• 4

  De taken van de eenheden en teams liggen besloten in hun naam.

Artikel 3 Sturing en verantwoording

• 1

  Sturing en verantwoording zijn geconcretiseerd in bijvoorbeeld eenheidafspraken of teamafspraken, dienstverleningsovereenkomsten of bestuursopdrachten.

• 2

  Voortgang en bijsturing vinden plaats in bilaterale overleggen tussen directie en eenheidmanagers en tussen eenheidmanagers en teammanagers.

• 3

  Er is een planning & control cyclus voor het begroten, bijsturen en verantwoorden van het gemeentelijk beleid en de resultaten van en uitvoering door de organisatie.

Artikel 4 Vervanging functionarissen

• 1

  Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt de functie uitgeoefend door de adjunct secretaris. Bij afwezigheid van zowel de gemeentesecretaris als de adjunct gemeentesecretaris wordt de functie van de gemeentesecretaris uitgeoefend door de eenheidsmanager Ontwikkeling of een andere eenheidmanager, in overeenstemming met de in het managementberaad gemaakte afspraken voor vervanging.

• 2

  De gemeentesecretaris wijst voor elke eenheidmanager een plaatsvervanger aan. Bij afwezigheid van de betreffende eenheidmanager wordt de functie uitgeoefend door diens plaatsvervanger.

Artikel 5 Gemeentesecretaris

• 1

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris draagt bij het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie in het bijzonder de zorg voor:

  • a.

    de ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het behulpzaam zijn van de burgemeester bij bevordering van een goede samenwerking tussen bestuursorganen, evenals de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur. De gemeentesecretaris werkt hierbij zo nodig samen met de griffier;

  • c.

    informatievoorziening aan het college, zodat dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen;

  • d.

    tijdige en gedegen advisering aan het college

  • e.

    het voorbereiden van de vergaderingen van het college;

  • f.

    het vastleggen van de besluitvorming van het college;

  • g.

    het vertalen van deze besluitvorming naar de betrokken eenheden of teams;

  • h.

    het tijdig en correct uitvoeren van besluiten van het college;

  • i.

    het tijdig en correct uitvoeren van bestuursopdrachten van het college;

  • j.

    het initiëren van overleg en adviseren van het college over visie, doelen en strategie;

  • k.

    het op een doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;

  • l.

    goede interne informatievoorziening;

  • m.

    de aansturing van de ambtelijke organisatie;

  • n.

    inrichten en beheren van een ambtelijke organisatie, die in goede samenwerking de gewenste producten en diensten oplevert volgens een vooraf met het college overeengekomen kwaliteit;

  • o.

    de juridische – en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;

  • p.

    het direct leidinggeven aan de adjunct gemeentesecretaris en de eenheidmanagers;

  • q.

    het bevorderen van het optimaal functioneren van het managementberaad.

• 2

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden kan het college of de burgemeester mandaten verlenen aan de gemeentesecretaris. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de gemeentesecretaris, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

• 3

  De gemeentesecretaris stelt de procedure vast voor het aanleveren van collegevoorstellen.

• 4

  De gemeentesecretaris stelt de werkwijze vast voor projectmatig werken.

• 5

  De gemeentesecretaris stelt de werkwijze vast voor het opstellen van bestuursopdrachten.

• 6

  Dit artikel geldt als instructie van het college aan de gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103 van de Gemeentewet.

Artikel 6 Adjunct gemeentesecretaris

• 1

  Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris draagt de adjunct gemeentesecretaris zorg voor:

  • a.

    het bewerkstelligen van organisatieveranderingen;

  • b.

    het sturen op thema’s en projecten;

  • c.

    het organiseren van samenwerking met andere gemeenten en ketenpartners.

• 2

  Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris geeft de adjunct gemeentesecretaris leiding aan de teammanagers van de eenheid Beheer. Het bepaalde in artikel 7 is hierop van toepassing.

Artikel 7 Eenheidmanager

• 1

  Onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is de eenheidmanager integraal verantwoordelijk voor de resultaten, inzet van middelen en capaciteit van de eenheid.

• 2

  De eenheidmanager draagt zorg voor de uitvoering van eenheidafspraken, vastgelegd in bijvoorbeeld eenheidplannen of vastgelegd op andere wijze of in andere vorm.

• 3

  De eenheidmanager draagt zorg voor de kwaliteit en integraliteit van voorstellen aan het college.

• 4

  Op de eenheidmanager van een niet in teams verdeelde eenheid is artikel 8 eveneens van toepassing.

Artikel 8 Teammanager

• 1

  Onder de verantwoordelijkheid van de eenheidmanager is de teammanager integraal verantwoordelijk voor de inzet van middelen, capaciteit en te bereiken resultaten van het aan hem toegewezen team.

• 2

  De teammanager is verantwoordelijk voor de personele jaarplancyclus van de medewerkers binnen het team.

Artikel 9 Medewerker

• 1

  De medewerker is inhoudelijk verantwoordelijk voor zijn taak/ taken.

• 2

  De medewerker is naast een goede en integrale voorbereiding en behandeling van zijn taak verantwoordelijk voor een goede samenwerking met collega’s.

• 3

  De medewerker krijgt de bevoegdheden (bijvoorbeeld via mandaat) en de ondersteuning (bijvoorbeeld door scholing) om zijn werk optimaal te kunnen doen.

Artikel 10 Projectleider

• 1

  Onder de verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever is de projectleider verantwoordelijk voor het tot stand komen van de afgesproken resultaten van het project. Hij is integraal verantwoordelijk voor de inhoud, het proces, het budget en de planning van het project.

• 2

  De projectleider werkt volgens de door de gemeentesecretaris vastgestelde werkwijze voor projectmatig werken.

• 3

  De projectleider is voor de duur van het project verantwoordelijk voor de aansturing van de projectmedewerkers. Hij stuurt op individuele prestaties en coacht op het bereiken van projectresultaten.

Artikel 11 Portefeuillehouderoverleg

Collegeleden hebben structureel periodiek overleg met teammanagers en medewerkers over onderwerpen uit hun portefeuille.

Artikel 12 Managementberaad

• 1

  De gemeentesecretaris, de adjunct gemeentesecretaris en de eenheidmanagers vormen samen het managementberaad.

• 2

  Het managementberaad heeft geen besluitvormende bevoegdheden. De gemeentesecretaris neemt, gehoord de meningsvorming en advisering van het managementberaad, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Artikel 13 Bestuursopdrachten

• 1

  Voor de beleidsvoorbereiding kan het college of de burgemeester bestuursopdrachten geven aan de gemeentesecretaris.

• 2

  De gemeentesecretaris wijst de uitvoering van een bestuursopdracht toe aan een eenheid en bepaalt daarbij of de bestuursopdracht projectmatig wordt uitgevoerd.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1

  Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2011.

• 2

  De Organisatieregeling, vastgesteld op 22 juli 2009, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

• 3

  Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatieregeling gemeente Raalte”.