Beleidsregels voor het houden van een briefadres, gemeente Assen.

• a.

  GBA: Gemeentelijke basisadministratie personen

• b.

  woonadres: Het adres zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA

• c.

  briefadres: Het adres zoals bedoeld in artikelen 1,49 en 70 van de Wet GBA

• d.

  gezin:

  • 1.

    twee personen die volgens de gemeentelijke basisadministratie een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan of gehuwd  zijn, met of zonder kind(eren);

  • 2.

     twee personen die met samenlevingscontract hebben aangetoond, dat zij een gemeenschappelijke huishouding voeren, met of zonder kind(eren);

  • 3.

     twee of meer personen die ten genoegen van burgemeester en wethouders hebben  aangetoond, dat zij een gemeenschappelijke huishouding (willen) voeren;

  • 4.

    een alleenstaande ouder met kind(eren).

• e.

  leeg adres:  een woonadres waarop geen personen staan ingeschreven

• 1.

  Een briefadres in de GBA wordt alleen toegekend op een woonadres waar de verlener van het briefadres in de GBA als bewoner is opgenomen.

• 2.

  Het college kent maximaal 2 briefadressen per woonadres toe.      Een aan een gezin afgegeven briefadres geldt als één briefadres.

• 3.

  Lid 1 en 2 zijn niet van toepassing op briefadressen bij instellingen genoemd in artikel 67 van de Wet GBA en zijn ook niet van toepassing op instellingen voor maatschappelijke hulpverlening door het college aangewezen.  

• 1.

  Het college kent een briefadres toe voor de periode van maximaal één jaar.  

• 2.

  Lid 1 is niet van toepassing op personen die verblijven in een instelling als bedoeld in artikel 67 Wet GBA en op personen die op grond van artikel 58 Besluit GBA zijn vrijgesteld van het doen aangifte van vertrek (zeevarenden).

• 1.

  Het college kent geen briefadres toe als:

  • a.

    het opgegeven briefadres een postbus of een leeg adres betreft;

  • b.

    de aanvrager langer dan acht maanden gedurende één jaar in het buitenland verblijft, tenzij sprake is van een  zeevarende als bedoeld in artikel 58 Besluit GBA;

  • c.

    sprake is van een eerste of hervestiging vanuit het buitenland.

  • d.

    de categorie verblijfplaats van de verlener van het briefadres in onderzoek staat in de GBA.

• 2.

  Het briefadres vervalt in de GBA:

  • a.

    als de verlener van het briefadres niet meer op het desbetreffende adres is ingeschreven in de GBA. 

  • b.

    indien de verlener of de aanvrager van het briefadres schriftelijk aangeeft dat hij geen prijs meer stelt op de handhaving van het briefadres op zijn adres in de GBA.

  • c.

    indien blijkt dat niet meer wordt voldaan aan de criteria voor een briefadres zoals in de Wet GBA is bepaald.  

De aanvraag wordt slechts ingediend door middel van een door het college vastgesteld aanvraag- en toestemmingsformulier.

Bij de indiening van de formulieren dient een afschrift van een geldig legitimatiebewijs te worden overgelegd van zowel de aanvrager als de verlener van het briefadres.

Voor briefadressen die zijn gevestigd voor de inwerkingtreding van deze beleidsregels wordt een overgangsperiode gehanteerd van maximaal 1 jaar. Daarna vervalt de inschrijving op het briefadres. 

Deze beleidsregel treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.

Bij de begrippen woon- en briefadres wordt aangesloten bij de bepalingen zoals die in de Wet GBA is opgenomen.

Gezien deze bepalingen kunnen er dus twee aanleidingen zijn waarbij door het college van burgemeester en wethouders een briefadres in de GBA kan worden opgenomen:

• 1.

  Het staat vast dat een woonadres niet aanwezig is (artikel 49 Wet GBA);

• 2.

  Een ingezetene verblijft in een instelling als bedoeld in artikel 67, derde en vierde lid, van de Wet GBA . Hierbij moet gedacht worden aan instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire inrichtingen.

  De inhoud van het begrip “gezin” is nader geconcretiseerd om duidelijkheid te scheppen zodat dit in de praktijk éénduidig kan worden toegepast. Dit geldt eveneens voor het begrip leeg adres.

Een voorwaarde voor het vestigen van een briefadres is dat de verlener er van ook op dit adres als bewoner is geregistreerd. Hierdoor wordt onder meer voorkomen dat briefadressen worden gevestigd bij bedrijven, kantoren, instellingen, kerken, leegstaande panden e.d.  In die gevallen  moet men zich namelijk in alle redelijkheid afvragen of de houder van het briefadres (betrokkene) bereikbaar is en blijft voor instellingen en instanties bij de uitvoering van hun taken.

Een briefadres kan alleen verleend worden op een particulier adres, waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres afgegeven aan een gezin als één briefadres. Dit betekent dat er maximaal twee personen of twee gezinnen een briefadres kunnen hebben op één adres. Deze regel moet voorkomen dat tegen betaling briefadressen afgegeven worden. Er bestaat namelijk een vermoeden dat met name deze briefadressen gebruikt worden door personen, die wel degelijk een woonadres hebben, maar niet op dat adres geregistreerd willen of mogen worden. Het in stand houden van commerciële briefadressen werkt fraude en misbruik in de hand en dient dan ook te worden tegengegaan.

Het maximum geldt niet voor instellingen die de wet GBA op grond van artikel 67 aanwijst.

Dit zijn o.a. instellingen voor gezondheidszorg (verpleeghuizen), instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire inrichtingen. Lid 3 biedt hiervoor de grondslag. Limitering  van briefadressen bij dergelijke inrichtingen en instellingen zou onverenigbaar zijn met artikel 67 van de Wet GBA.

Op gemeentelijk niveau kunnen burgemeester en wethouders plaatselijke inrichtingen en instellingen op het gebied van de maatschappelijke hulpverlening aanwijzen waarvoor de limitering van briefadressen niet geldt. Op deze wijze kan effectief worden ingespeeld op de plaatselijke situatie. In dit kader is te denken aan instellingen als Promens Care die doet aan maatschappelijke opvang van dak- en thuislozen en de verslaafdenzorg.                                  

In het algemeen is een briefadres een tijdelijk adres. Om het tijdelijke karakter te bevestigen is in de beleidsregel opgenomen dat een briefadres voor een periode van maximaal één jaar wordt toegekend. Een dergelijke omschrijving laat de mogelijkheid open om in voorkomende gevallen een briefadres toe te kennen voor minder dan 12 maanden

De aanvraag voor een briefadres wordt beoordeeld door de afdeling Publiekszaken, die hierover ook een besluit neemt.

Op de maximale termijn voor een briefadres zijn een aantal uitzonderingen mogelijk. Deze uitzonderingen hebben te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Te denken valt daarbij aan bijvoorbeeld schippers. Zolang ze varen kunnen ze immers niet ingeschreven worden op een woonadres. In dit verband moet gekeken worden naar artikel 58 van het Besluit GBA dat als maximale termijn van verblijf buiten Nederland voor varenden een termijn van twee jaar stelt. Gedurende deze periode  kunnen zij kiezen voor een briefadres bij een particulier. Verblijft de varende meer dan twee jaar buiten Nederland, dan komt hij niet voor een briefadres in aanmerking en dient hij in de GBA te worden uitgeschreven. Ook wordt een uitzondering gemaakt voor personen die verblijven in een instelling als bedoeld in artikel 67 van de Wet GBA. Dit zijn o.a. instellingen voor gezondheidszorg (verpleeghuizen), instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire inrichtingen. 

Voor het registreren van een briefadres stelt de Wet GBA een aantal voorwaarden. Een briefadres komt pas in aanmerking als geen sprake is van een woonadres van de aanvrager. Artikel 49 van de Wet GBA is hier duidelijk over. 

Een andere voorwaarde voor een briefadres is dat de post de betrokkene ook daadwerkelijk bereikt (artikel 1 Wet GBA). Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat betrokkene onbereikbaar wordt voor diverse instellingen en instanties. In bepaalde situaties kan niet worden gegarandeerd of de post de betrokkene ook daadwerkelijk bereikt. Dit is in het geval van een postbus of een leeg adres. Het is dan ook is niet mogelijk hierop een briefadres te hebben. Dit geldt eveneens als een onderzoek gaande is naar de verblijfplaats van degene bij wie het briefadres wordt gehouden of als deze hier niet meer is ingeschreven. Ook hier is het hoogst onzeker of betrokkene in het bezit komt van zijn post.    

Wanneer een persoon gedurende een jaar naar redelijke verwachting meer dan acht maanden in het buitenland verblijft moet hij uit de GBA worden uitgeschreven. De aangifte van een dergelijk vertrek wordt in de Wet GBA dwingend voorgeschreven. Bij vertrek naar het buitenland is betrokkene geen ingezetenemeer in Nederland. De artikelen 49 en 69 van de Wet GBA laten geen ruimte voor een andere uitleg. Derhalve kan een uitschrijving wegens vertrek naar het buitenland niet worden omzeild door inNederland een briefadres aan te houden. Voor personen die vallen onder artikel 58 van het besluit GBA geldt een maximale termijn van 2 jaar alvorens ze uit de GBA worden uitgeschreven.Wanneer sprake is van een (her)vestiging vanuit het buitenland wordt een aanvraag voor een briefadres niet gehonoreerd, ook al wordt aan alle voorwaarden hiervoor voldaan.  In het verleden is namelijk veelal gebleken dat, ondanks een briefadres, de betrokkene niet meer was te traceren en dus onbereikbaar was voor diverse instellingen en instanties. Dit staat op gespannen voet met het uitgangspunt van de GBA dat de gegevens hieruit betrouwbaar moeten zijn. 

Een andere vereiste voor een briefadres is de schriftelijke instemming van degene bij wie het briefadres wordt gevestigd. (artikel 70, lid 2 Wet GBA)  Wanneer blijkt dat deze instemming er niet meer is, komt het briefadres automatisch te vervallen. 

Ook wanneer blijkt dat niet meer wordt voldaan aan de andere wettelijke criteria, leidt dit logischerwijs tot de beëindiging van het briefadres. Hierbij moet worden gedacht aan

• -

  de situatie dat de post niet meer wordt doorgezonden of dat betrokkene zijn post niet meerafhaalt.

• -

  de situatie dat betrokkene inmiddels een woonadres heeft.  

Om het proces inzake een briefadres te uniformeren, kan aanvraag voor een dergelijk adres uitsluitend worden gedaan op daartoe vastgestelde formulier. Dit geldt eveneens voor degene bij wie het briefadres wordt gevestigd, deze moet met het briefadres instemmen door middel van het hiertoe vastgestelde formulier. In deze formulieren is alle informatie opgenomen, die nodig is voor de beoordeling van de aanvraag.

De aanvrager van het briefadres doet in persoon de aangifte. Naast de genoemde formulieren dient hij tevens legitimatie mee te nemen van hemzelf en degene bij wie het briefadres wordt gewenst.Wanneer iemand fysiek aan de balie verschijnt is namelijk de gelegenheid met hem het formulier door te lopen en nadere informatie in te winnen. Ook kunnen met behulp van de legitimatie de persoonsgegevens en handtekeningen gecontroleerd worden. Hiermee wordt voorkomen dat onvolledige aanvragen worden ingediend die hierdoor onbehandeld blijven liggen.

De  artikelen 70 en 77 van de Wet GBA bieden de ruimte om de genoemde stukken en de legitimatie te verlangen.

Beoordeling van de aanvraag

Op basis van de ingevulde formulieren wordt beoordeeld of het verzoek om briefadres kan worden ingewilligd. 

Er zijn verschillende situaties denkbaar op grond waarvan betrokkene in aanmerking denkt te komen voor een briefadres. Ingevolge het bepaalde in artikel 70, tweede lid, van de Wet GBA dient betrokkene de redenen aan te geven voor de aangifte van een briefadres.

De volgende gevallen kunnen reden zijn voor aangifte van een briefadres:

• -

  kort verblijf buitenland (minder dan acht maanden);

• -

  korte overbrugging tussen twee woningen (minder dan een half jaar) waarbij overlegging plaatsvindt door betrokkene van bewijsstukken ter verkrijging van de nieuwe woning;

• -

  wanneer sprake is van echtscheiding.

   

De volgende situaties zijn geen redenen om een briefadres aan te houden:

• -

  men wil niet dat mensen achter het adres van betrokkene komen;

• -

  verblijf in het buitenland voor meer dan acht maanden;

• -

  wanneer betrokkene kiest voor een briefadres wegens uitkerings- of subsidieproblemen;

• -

  wanneer betrokkene verklaart op diverse adressen te verblijven. In dat geval is het adres waar betrokkene enkele nachten in de maand verblijft zijn woonadres.

De hiervoor genoemde opsomming is niet uitputtend bedoeld. Mocht een verzoek tot aangifte briefadres niet onder één van de hiervoor beschreven situaties vallen dan dient een dergelijk verzoek afzonderlijk en op zijn eigen (juridische) merites te worden beoordeeld.

Om in zeer bijzondere situaties te kunnen afwijken van de beleidsregel wordt verwezen naar artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht.

De beslissing om al dan niet een briefadres in de GBA toe te kennen, is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Belanghebbenden dienen dan ook schriftelijk bericht te ontvangen of de aanvraag voor het briefadres al dan niet is gehonoreerd.

Dit artikel spreekt voor zich. 

Dit artikel spreekt voor zich.