| Organisatie | Gilze en Rijen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota evenementenbeleid 2008 |
| Citeertitel | Nota evenementenbeleid 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp | Evenementen |
Deze nota vervangt het evenementenbeleid 2003
Algemene plaatselijke verordening voor de gemeente Gilze en Rijen 2007, art. 2.2.2
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-02-2008 | 29-07-2017 | nieuwe regeling | 28-01-2008 Weekblad Gilze en Rijen, 06022008 | College B&W, 18122007 |
Nota Evenementenbeleid 2008 gemeente Gilze en Rijen
Brandveiligheidvoorschriften voor het plaatsen en in gebruik hebben van een tent
In de gemeente Gilze en Rijen vinden jaarlijks verschillende evenementen plaats. Het gaat om een aantal vaste evenementen zoals de jaarmarkt in Rijen en Molenschot, de braderie in Gilze, de Oranjefeesten, het Mollebosfist, etc.. Daarnaast worden er jaarlijks incidenteel evenementen georganiseerd.
De gemeente speelt een belangrijke rol bij deze evenementen omdat de gemeente de vergunningen voor de evenementen verleent. Bij de totstandkoming van de Evenementennota 2003 werd geconcludeerd dat de rol van de gemeente bij evenementen moest worden verbeterd. Burgers klaagden namelijk steeds meer over overlast van evenementen. Er moesten duidelijke regels komen voor het organiseren van evenementen. Deze regels moesten ook bij de bevolking bekend te zijn.
In de nota Evenementenbeleid 2003 werden oplossingen gepresenteerd voor deze knelpunten en werd gezocht naar een eenduidig evenementenbeleid voor de gehele gemeente. Dit vanuit het oogpunt om alle partijen, de organisatoren en de bevolking, zoveel mogelijk op een lijn te krijgen. In 2006/ begin 2007 heeft er een evaluatie plaatsgevonden van het evenementenbeleid in de gemeente Gilze en Rijen. De aanbevelingen uit deze evaluatie zijn verwerkt in de voorliggende nota Evenementenbeleid 2008.
2.Evenementen, wat zijn het en wanneer is een vergunning vereist?
Evenementen zijn incidentele of jaarlijkse publieksgerichte activiteiten, die vallen onder het bepaalde in artikel 2.2.1. van de Algemene plaatselijke verordening voor de gemeente Gilze en Rijen (APV).
Artikel 2.2.1 van de APV omschrijft het begrip evenement als volgt:
Onder evenement wordt mede verstaan:
Artikel 2.2.2 van de APV bepaalt vervolgens:
b.het evenement een incidenteel karakter heeft (maximaal twee keer per jaar);
c.geen versterkte muziek ten gehore wordt gebracht na 21.00 ’s avonds;
d.het evenement gehouden wordt tussen 10.00 uur ’s ochtends en 24.00 uur ’s avonds;
e.bij gebruik van een tent maximaal 25 personen gelijktijdig in de tent aanwezig zijn;
f.er geen straten afgesloten worden en ook niet anderszins een belemmering wordt gevormd voor het verkeer en de hulpdiensten;
g.er geen alcoholische drank wordt verkocht;
h.omwonenden één week voor aanvang van het evenement schriftelijk worden geïnformeerd.
j.de organisator de burgemeester tenminste 5 werkdagen voorafgaand aan het evenement in kennis stelt met een door de burgemeester vastgesteld meldingsformulier;
k.binnen 3 werkdagen na ontvangst van het meldingsformulier door de burgemeester geen tegenbericht is verzonden.
3. Het verbod in het eerste lid geldt voorts niet voor een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op
of aan de weg, voorzover in het geregeld onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet 1994.
Er zijn verschillende situaties denkbaar waarvoor een evenementenvergunning aangevraagd moet worden. De begripsomschrijving van “evenement” in artikel 2.2.1. van de APV is ruim gehouden, gelet op de grote variatie in evenementen. Een evenementenvergunning is in ieder geval vereist bij festiviteiten die plaatsvinden in de open lucht en/of op openbaar gebied of plaatsen met een openbaar karakter die in principe niet voor deze festiviteiten bedoeld zijn, zoals sporthallen e.d.
Voorbeelden van situaties waarin een evenementenvergunning in principe vereist is:
Het evenement vindt plaats in een tent, open lucht of bestaand gebouw, maar die plaats wordt normaliter niet voor een dergelijk evenement gebruikt. Als het een tent of bestaand gebouw betreft is overigens ook een gebruiksvergunning brandveiligheid vereist. Voorbeeld van dit soort evenement is een evenement in een fabriekspand.
Voor besloten feesten op eigen terrein, dus geen openbaar gebied, (bijv. tuinfeesten) is geenevenementenvergunning vereist.
Voor evenementen /activiteiten /festiviteiten in een horeca-inrichting of sociaal cultureel centrum is geen evenementenvergunning vereist. Indien het evenement geheel of gedeeltelijk buiten de horeca-inrichting plaatsvindt dient hiervoor wel een evenementenvergunning aangevraagd te worden.
NB: Voor horeca-inrichtingen geldt het volgende:
Voor het organiseren van rommelmarkten, tentoonstellingen en beurzen in de inrichting dient wel een vergunning te worden aangevraagd; het betreft dan echter geen evenementenvergunning maar een vergunning voor het organiseren van snuffelmarkten (artikel 5.2.4. APV).
Voor het organiseren van festiviteiten in de horeca-inrichting dient op grond van artikel 4.1.3 van de APV een kennisgeving te worden gedaan bij het college van burgemeester en wethouders. Het gaat hierbij om festiviteiten die betrekking hebben op voorschriften voor geluid. Een horeca-inrichting moet immers qua geluid, e.d. voldoen aan de eisen zoals gesteld in het besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer, ook wel aangeduid als het Activiteitenbesluit. Burgemeester en wethouders hebben echter de mogelijkheid om per kalenderjaar een aantal collectieve dagen aan te wijzen. Voorbeelden hiervan zijn carnaval en de kermis. Daarnaast is het per inrichting toegestaan maximaal 4 incidentele festiviteiten te organiseren. Een kennisgeving daarvan dient minimaal 4 weken voordat de festiviteit plaatsvindt te worden gedaan bij het college.
Bingo: een vereniging die tenminste drie jaar bestaat mag een bingo (kienspel) organiseren. Het prijzengeld mag per spelronde niet hoger zijn dan € 320,- en per bijeenkomst niet hoger dan € 1.280,-. Een bingo moet 14 dagen van tevoren worden gemeld bij de gemeente. Hiervoor zijn formulieren verkrijgbaar bij de gemeentebalie. De gemeente kan vervolgens voorschriften vaststellen. Indien niet wordt voldaan aan de wettelijke voorschriften, kan de gemeente de bingo verbieden. (art. 7c van de Wet op de kansspelen).
Als wordt gekeken naar de belasting die evenementen voor hun omgeving vormen, kunnen er twee soorten evenementen worden onderscheiden: grote en kleine evenementen.
Grote evenementen zijn evenementen waarvan de gemeente op basis van de plannen van de organisator voorziet dat ze een belasting kunnen vormen voor de leefomgeving. Enkele kenmerken van een groot evenement:
Vaak zijn dit jaarlijks terugkerende evenementen. Voorbeelden van grote evenementen zijn de evenementen die zijn opgesomd in de jaarplanning voor 2008. Daarnaast kan het voorkomen dat bijvoorbeeld, in verband met het 50-jarige bestaan van een vereniging, eenmalig een groot feest wordt georganiseerd. Dit feest wordt dan ook aangemerkt als een groot evenement. Elk jaar wordt in december een jaarplanning opgesteld. De jaarplanning geeft per plein de invulling van de afgesproken capaciteit aan. In hoofdstuk 5 wordt deze procedure verder uitgewerkt.
Kleine evenementen hoeven geen belasting te vormen voor de leefomgeving. Kleine evenementen zijn beperkt van omvang, hebben een beperkte geluidsproductie en vinden meestal overdag plaats.
Het aantal vergunningen van dit soort evenementen is onbeperkt.
In hoofdstuk 6 wordt de procedure tot het verlenen van een evenementenvergunning verder uitgewerkt. Deze procedure is van toepassing voor het verlenen van zowel grote als kleine evenementenvergunningen. Onder voorwaarden kan een klein evenement vergunningsvrij zijn. Deze voorwaarden worden hierna besproken.
Voor kleine evenementen, zoals buurtbarbecues op openbaar terrein, moet in principe ook een vergunning aangevraagd worden. Aangezien deze kleine evenementen weinig voorbereiding van de gemeente met zich mee brengen, kan ook volstaan worden met een melding van de activiteit. Er worden bij dergelijke meldingen geen leges geheven. Indien uit de melding blijkt dat de activiteit niet onder de definitie “vergunningsvrij evenement” valt, kan de aanvrager alsnog gevraagd worden om een vergunningsaanvraag in te dienen.
Een evenement is vergunningsvrij indien:
·het evenement maximaal één dag duurt;
·maximaal 100 personen tegelijkertijd aanwezig zijn of deelnemen;
·het evenement een incidenteel karakter heeft (maximaal twee keer per jaar);
·geen versterkte muziek ten gehore wordt gebracht na 21.00 uur ’s avonds;
·het evenement gehouden wordt tussen 10.00 uur ’s ochtends en 24.00 uur ’s avonds;
·bij gebruik van een tent maximaal 25 personen gelijktijdig in de tent aanwezig zijn;
·er geen straten afgesloten worden en ook niet anderszins een belemmering wordt gevormd voor het verkeer en de hulpdiensten;
·er geen alcoholische drank wordt verkocht;
·omwonenden één week voor aanvang van het evenement schriftelijk worden geïnformeerd;
·de organisator de burgemeester tenminste 5 werkdagen voorafgaand aan het evenement in kennis stelt met een door de burgemeester vastgesteld meldingsformulier;
· binnen 3 werkdagen na ontvangst van het meldingsformulier door de burgemeester geen tegenbericht is verzonden.
Indien aan één of meer van bovenstaande punten niet voldaan wordt, is het evenement niet langer vergunningsvrij. In onderstaand schema is een en ander schematisch weergegeven.
4.Uitgangspunten evenementenbeleid
Evenementen veroorzaken nagenoeg altijd enige overlast, met name voor bewoners die wonen rond een evenemententerrein. Het evenementenbeleid kent twee hoofddoelstellingen: enerzijds het bevorderen en reguleren van evenementen, anderzijds het tegengaan van de negatieve kanten van evenementen, te weten de overlast.
In dit hoofdstuk worden, zonder de mogelijkheden voor evenementen onevenredig zwaar te beperken, maatregelen besproken om deze overlast zoveel mogelijk te voorkomen en te beperken.
Aan de hand van de op het aanvraagformulier, aangegeven route en/of locatie waar het evenement plaatsvindt, wordt door de verkeerskundig medewerker in overleg met de politie, de hulpverlenende instanties en de wegbeheerder bepaald of de route en of locatie vanuit openbare orde of veiligheidsaspecten acceptabel is.
Om overbelasting per locatie te voorkomen, is het aantal grote evenementen beperkt tot maximaal 3 per locatie per kalenderjaar met uitzondering van de locaties Burgemeester Sweensplein te Rijen en het Mollebospark/Bisschop de Vetplein te Gilze (het Mollebospark en het Bisschop de Vetplein worden gezien als één locatie aangezien deze locaties minder dan 100 meter van elkaar zijn gelegen). Voor de locaties Burgemeester Sweensplein en het Mollebospark/Bisschop de Vetplein geldt een maximum van 5 evenementen per locatie. Hierbij is rekening gehouden met de huidige situatie.
Het maximum aan evenementen per locatie hoeft niet te betekenen dat er niets meer kan en dat er geen mogelijkheden zijn voor nieuwe evenementen. Men moet voor het organiseren van een nieuw evenement alleen uitwijken naar een andere locatie of een oud evenement dient plaats te maken voor een nieuw evenement. De gemeente kan hierbij een adviserende rol vervullen.
Een sporthal is in de eerste plaats bedoeld om te sporten. Vaak is ook een kantinefunctie aanwezig. Over het algemeen is een gebruiksvergunning voor een sporthal niet ingesteld op andersoortig gebruik zoals evenementen, aangezien hierbij een veelvoud aan personen van het gebouw gebruik maakt.
Daar komt bij dat voor een sportfunctie op onderdelen lichtere bouwkundige eisen gelden dan voor bijeenkomstfuncties. Dit kan betekenen dat voor een andersoortig gebruik zwaardere gebruikseisen noodzakelijk zijn om een brandveilig gebruik te kunnen garanderen.
Daarnaast dient de ruimte tijdelijk anders ingericht te worden (opstelplannen).
Tenslotte kan het type gebruiker minder zelfredzaam zijn, denk aan rommelmarkten en
(kinder)toneelvoorstellingen. Ook kan de planologische situatie ter plekke het organiseren van evenementen in de weg staan.
Bij het organiseren van een evenement in een sporthal zal rekening moeten worden gehouden met deze aspecten. Om spreiding van evenementen te bewerkstelligen is het maximaal 10 dagen per jaar toegestaan evenementen op een dergelijke locatie te organiseren.
Om een geleidelijk vertrek van de bezoekers (‘cooling down’) mogelijk te maken wordt een onderscheid gemaakt in de eindtijd van het geluid/muziek en de eindtijd van het evenement. De eindtijd van het evenement houdt in dat op dat moment géén bezoekers meer aanwezig mogen zijn in de tent of op de locatie waar het evenement wordt gehouden.
Vanaf 2003 worden de volgende eindtijden gehanteerd voor alle evenementen:
Eindtijd muziekEindtijd evenement
Per jaar wordt voor maximaal vier evenementen per kern een uitzondering gemaakt op de hierboven gestelde eindtijden. De eindtijd voor deze evenementen wordt 2 uur later gesteld. Deze uitzondering wordt gemaakt bij jaarlijks terugkerende c.q. traditionele evenementen.
Voorts kan een uitzondering op de eindtijden worden gemaakt voor evenementen die plaatsvinden in een bestaand gebouw, zoals bijvoorbeeld de sporthal. Ook hier geldt een maximum van vier keer per jaar.
Aan het begin van ieder kalender jaar, bij het maken van de jaarplanning voor de grote evenementen, bepaalt het college voor welke evenementen afwijkende eindtijden gelden.
In de vorige beleidsnota zijn de eindtijden van evenementen geregeld maar niet de aanvangstijden. Hierdoor kan het gebeuren dat een vergunningaanvraag met een onredelijk vroege aanvang niet tegengehouden kan worden, omdat deze mogelijk niet onder een van de weigeringsgronden van de APV valt. Voor maandag tot en met zaterdag kan de gemeente zelf een tijd bepalen, voor de zondagen zal rekening gehouden moeten worden met de Zondagswet. Op zondagen kunnen evenementen, in verband met de Zondagswet, pas om 13.00 uur starten. In principe wordt geen vrijstelling van de Zondagswet verleend voor evenementen die veel geluid produceren. Indien de organisator aangeeft rekening te zullen houden met de zondagsrust en tot 13.00 uur de geluidsproductie minimaal houdt, alsmede de activiteiten hierop afstemt, kan vrijstelling wordenverleend. Ook voor een aantal traditionele culturele evenementen, denk daarbij bijvoorbeeld aandauwtrappen, zal vrijstelling worden verleend.
De aanvangstijden van evenementen hebben tot op heden niet voor problemen gezorgd. Mocht een aanvangstijd veel te vroeg zijn, dan kan dit worden tegengehouden op grond van de weigeringgrond openbare orde en veiligheid.
Om de overlast voor omwonenden binnen de perken te houden, mogen buitenevenementen in beginsel niet langer duren dan vier dagen. Hier kan van afgeweken worden met zowel een langere duur als een kortere duur. Per evenement zal een afweging in de belasting voor de omgeving worden gemaakt. Het is redelijk dat evenementen die ’s avonds plaatsvinden en een hoog geluidsniveau hebben een kortere duur in dagen mogen hebben dan evenementen waarbij dat niet het geval is.
Het plaatsen van een tent is, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan veiligheidsvoorschriften. De brandweer beoordeelt voor welke tenten dit van toepassing is. De voorschriften zijn opgesteld door de brandweer en zullen ook, voorafgaand aan en tijdens het evenement, gecontroleerd worden door de brandweer.
Uiterlijk 4 weken voor het plaatsvinden van het evenement dient de organisator van het evenement contact op te nemen met de medewerker preventie van de brandweer voor het maken van afspraken over het evenement, de controle en de naleving.
Het aanwezig zijn van brandwachten en bedrijfshulpverleners kan een voorwaarde zijn die in de vergunning wordt opgenomen.
In bijlage 1 van deze nota zijn de brandveiligheidvoorwaarden met betrekking tot het plaatsen en in gebruik hebben van een tent terug te vinden.
Voor het verkopen van zwakalcoholhoudende drank buiten een horeca-inrichting is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing van de burgemeester vereist. Hierbij wordt de eis gesteld dat de drankverstrekking van alcohol onder onmiddellijke leiding van een persoon geschiedt die voldoet aan artikel 8, lid 2 van de Drank- en Horecawet (leeftijd minimaal 21 jaar, niet onder curatele staan, en “niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn”) en een bewijsstuk heeft inzake sociale hygiëne.
Op aanvraag van de organisator van het evenement kan ontheffing worden verleend voor het verkopen van alcoholische dranken. Deze ontheffing zal worden verleend tot uiterlijk een kwartier voor de eindtijd van het evenement.
De gemeente Gilze en Rijen heeft tot op heden geen geluidsnormen opgenomen in het evenementenbeleid. In het najaar van 2007 zijn enkele indicatieve geluidsmetingen uitgevoerd. De meeste grote evenementen vinden echter in het voorjaar en de zomerperiode plaats. Het jaar 2008 zal daarom gebruikt worden om met de organisatoren van de grote evenementen in het voortraject te overleggen over maatregelen die mogelijke geluidsoverlast verkleinen. Daarna zullen tijdens de evenementen indicatieve metingen uitgevoerd worden. Op basis van deze informatie zal vervolgens bezien worden of geluidsnormen noodzakelijk zijn en wat de hoogte van deze geluidsnormen zou moeten zijn.
Voor wat betreft de parkeersituatie dient de organisatie ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij de parkeergelegenheid dienen medewerkers aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. Tevens dient de organisatie ervoor te zorgen dat er voldoende bewegwijzering is aangebracht naar het parkeerterrein. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overlast ondervinden van geparkeerde auto's van bezoekers. De hulpverleningsdiensten dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben.
Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn verkeersregelaars vereist. Of er verkeersregelaars moeten worden ingezet wordt bepaald door de verkeerskundig medewerker van de gemeente in overleg met de politie. Aan de hand van de route wordt in samenspraak met de organisatie het aantal verkeersregelaars vastgesteld. Het werven van verkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisatie.
De verkeersregelaar mag uitsluitend optreden gekleed in een oranje fluorescerende hes met daarop het woord verkeersregelaar, zowel op voor- als achterzijde. Deze hesjes kunnen door de organisatie worden geleend bij de gemeente. De verkeersregelaar bij evenementen kan alleen optreden onder direct toezicht van de politie.
De verkeersregelaar wordt aangesteld door de burgemeester. Aanstelling vindt plaats na een eenmalige korte opleiding door de politie. Voorafgaand aan het evenement kan de politie ook nog een korte instructie geven .
In 2006 is een verkeersregelaarspoule ingesteld zodat organisatoren van evenementen een beroep kunnen doen op de verkeersregelaars van andere verenigingen. In de praktijk blijkt de poule nog niet goed te werken. Dit komt in beginsel doordat organisatoren en verkeersregelaars zich vaak alleen in willen zitten zetten voor hun eigen evenement. De verantwoordelijkheid voor het inzetten van voldoende opgeleide verkeersregelaars blijft echter ten alle tijde bij de organisator van het evenement liggen.
Aan vergunningen wordt standaard de voorwaarde verbonden dat het terrein schoongemaakt achtergelaten dient te worden. Herstel van schade aan gemeente-eigendommen geschiedt door of op kosten van de organisatie.
In de evenementenvergunning wordt een aantal voorwaarden opgelegd over het opruimen van afval na afloop van een evenement. De vergunning bepaalt onder andere het volgende:
Afval kan van dinsdag- tot zaterdagochtend tegen betaling van “knippen” afgegeven worden bij de milieustraat.
Daarnaast is er de mogelijkheid voor organisatoren van een evenement dat op zaterdag en/of zondag heeft plaatsgevonden, om ook op maandagochtend afval af te geven. Indien de organisator hier gebruikt van wenst te maken dient hij hiervoor een afzonderlijke afspraak te maken met personeel van de milieustraat, omdat de milieustraat op maandagmorgen voor publiek gesloten is.
Het is gebruik geworden dat deelnemers aan carnavalsoptochten en rommelmarkten na afloop hun afval tot een maximum van 6m3 afvoeren naar de milieustraat. Bij de carnavalsoptochten 2007 is gebleken dat van deze service misbruik is gemaakt om persoonlijk afval kwijt te raken. Om de handhaafbaarheid te waarborgen, is derhalve besloten dat iedere organisator per evenement bij zijn vergunning één “knip” geleverd krijgt waarmee hij maximaal 2 m3 afval kan afvoeren. Door de deelnemers van carnavalsoptochten mag 6 m3 worden afgevoerd omdat het een evenement betreft met grote culturele waarde. Wel zal op misbruik worden gelet. Indien er door een evenement meer afval overblijft, kan de organisator langs de reguliere weg “knippen” bijkopen.
Het sluitstuk van het evenementenbeleid is handhaving. Om overlast tegen te gaan is vooral de handhaving van de eindtijden en van openbare orde van belang. Het opstellen van de jaarplanning en de in deze nota voorgestelde beleidsuitgangspunten bij de vergunningverlening zullen bijdragen aan een groter draagvlak voor het beleid en dus tot betere naleving en handhaafbaarheid van voorschriften. Daarnaast is de inzet van menskracht door politie en gemeente nodig voor handhaving.
Wanneer geconstateerd wordt dat voorschriften van een vergunning worden overtreden kan daartegen op twee manieren worden opgetreden:
Bij ernstige overtredingen van de voorschriften kan in principe bestuursdwang worden toegepast (op grond van artikel 125 van de Gemeentewet). Het bestuursorgaan kan dan een eind aan de overtreding maken. Aangezien uitstel niet kan worden getolereerd, is een schriftelijke waarschuwing in dit geval niet nodig.
Het overschrijden van een voorschrift van een vergunning op basis van de APV is ook strafbaar op basis van diezelfde APV. Een opsporingsambtenaar kan in zo’n geval bevel geven om bijvoorbeeld de muziek zachter te zetten. Wanneer het bevel niet wordt opgevolgd, kan hij zelf eigenhandig de overtreding beëindigen Wanneer de politie de indruk heeft dat door haar optreden de openbare orde in gevaar wordt gebracht (door bijvoorbeeld rellen), kan een proces verbaal worden opgemaakt.
Dit middel helpt niet om op dat moment de overtreding te beëindigen maar het werkt wel preventief voor de volgende keer. Het is dan wel noodzakelijk dat de politie de gemeente informeert over zo’n voorval.
Om een goede handhaving te kunnen realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende betrokkenen. De rolverdeling is als volgt:
Politie: handhaving eindtijden en openbare orde.
Afdeling milieu: handhaving van geluidsnormen.
Brandweer: controle van de brandveiligheid (gebruikersvergunning)
Afdeling gemeentewerken buiten en politie: toezicht en handhaving van de regels op het gebied van parkeren en afval, het signaleren van overtredingen.
De brandweer voert bij alle grote evenementen, voorafgaand aan het desbetreffende evenement, controles uit. Daarnaast controleert de brandweer soms ook tijdens het evenement. Ook de politie controleert bij grote evenementen tijdens het evenement. Bij kleine evenementen zijn door de kleinschaligheid van het evenement de risico’s over het algemeen veel kleiner. De controle bij grote evenementen dient wel meer integraal plaats te vinden.
Onderstaande kan dienen als handvat om te bepalen welke partij optreedt en welke sanctie daarbij wordt opgelegd.
a. Overtredingen die direct tot beëindiging van het evenement moeten leiden.
Dit zijn voorwaarden die de veiligheid, openbare orde en het tegengaan van ernstige overlast betreffen. Hierbij kan gedacht worden aan onder meer:
b. Overtredingen die tot strafrechtelijk optreden moeten leiden.
In een aantal gevallen is beëindiging van het evenement niet redelijk, in een aantal gevallen zelfs niet mogelijk omdat naar het oordeel van de bijzonder opsporingsambtenaren en/of politie de consequenties daarvan ernstiger zullen zijn dan het voortzetten. In die gevallen dient te allen tijde proces-verbaal te worden opgemaakt, opdat strafrechtelijke vervolging kan worden ingesteld. Hierbij valt te denken aan:
c. Overtredingen waarvan rapport wordt opgemaakt
Van elke overtreding van vergunningvoorschriften wordt door de politie of de bijzonder opsporingsambtenaar, indien een controle heeft plaatsgevonden, rapport opgemaakt, ook al leiden zij niet tot beëindiging van het evenement of tot het opmaken van proces-verbaal door de politie. Afhankelijk van aard en aantal van de overtredingen kan de burgemeester besluiten om aan volgende vergunningaanvragen nadere eisen te verbinden en de vergunning te weigeren als niet expliciet maatregelen (kunnen) worden getroffen om herhaling van de overtreding te voorkomen. Bij herhaling van dezelfde overtreding in opeenvolgende jaren of een zo groot aantal overtredingen dat aan de kwaliteit van de organisatie kan worden getwijfeld, kan worden besloten de vergunning te weigeren totdat de organisatie ondubbelzinnig aantoont aan de gestelde eisen te voldoen.
Als de hierboven onder “a” of “b” geschetste situaties zijn geconstateerd, zal de evenementenvergunning voor volgende jaren in principe worden geweigerd. Dit standpunt wordt alleen heroverwogen, als de organisatie schriftelijke garanties kan bieden dat herhaling vrijwel uitgesloten is, en uit het driehoeksoverleg blijkt dat ook het Openbaar Ministerie en politie geen bezwaar hebben tegen het verlenen van toestemming voor het evenement.
Een evenement waarvoor geen vergunning is verleend, dient te worden beëindigd, tenzij dit niet mogelijk is omdat naar het oordeel van de bijzonder opsporingsambtenaar en de politie de consequenties daarvan ernstiger zullen zijn dan het voortzetten. Ook de overtreding van de onder “a” genoemde vergunningvoorwaarden dient tot een directe beëindiging van het evenement te leiden omdat zich in een dergelijk geval een onveilige of hinderlijke situatie voordoet. Een directe aanpak is niet noodzakelijk in die gevallen waarbij beëindiging van het evenement niet redelijk is. Te denken valt aan lichte overschrijdingen van de voorwaarden van de vergunning (bezoekersaantal, geluid, etc).
5.Procedure voor het vaststellen van de jaarplanning grote evenementen
De jaarplanning van grote evenementen geeft voor een heel kalenderjaar aan welke grote evenementen mogen plaatsvinden op de verschillende evenementenlocaties van de gemeente. Per afzonderlijke locatie wordt aangegeven welke (met name) grote evenementen mogen plaatsvinden alsmede de eindtijd van het evenement. De organisatoren en de buurtbewoners weten zo waar men aan toe is.
Het proces van opstellen van de jaarplanning grote evenementen begint in september. De gemeente roept dan de organisatoren van grote evenementen op hun evenementen voor het komend jaar te melden. Vóór 15 oktober dienen de meldingen bij de gemeente binnen te zijn. Aan de hand van de aangemelde grote evenementen stelt het college vóór 15 november een ontwerp jaarplanning grote evenementen op. Deze ontwerp jaarplanning is vervolgens object van inspraak (afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht). Na de inspraakprocedure stelt het college de definitieve jaarplanning grote evenementen vast. Het regime voor het komende kalenderjaar staat hiermee vast. Binnen dit regime kunnen de organisatoren een evenementenvergunning aanvragen. Indien een organisator te laat is met het aanmelden van een groot evenement voor een evenementenlocatie die al maximaal belast wordt, kan er geen evenementenvergunning verleend worden.
De procedure voor vaststelling van de jaarplanning grote evenementen wordt hieronder in detail weergegeven:
Organisatoren van zeer grote evenementen worden in een vroeg stadium door de evenementencommissie uitgenodigd om hun plannen door te spreken. Na afloop van het evenement vindt met de organisatoren een evaluatie plaats.
In veel gemeenten is het gebruikelijk om naast de door de gemeente zelf georganiseerde kermissen geen extra kermis meer toe te staan in het belang van het behoud van het unieke karakter als volksfeest van de bestaande kermissen. In Rijen is inmiddels driemaal een commerciële zomerkermis georganiseerd. Ook in Gilze heeft één maal een zomerkermis plaatsgevonden. Nu de combinatie horeca en kermis in 2006 geen goed idee is gebleken, leek de zomerkermis in 2007 exact op de najaarskermis. Het houden van een tweede kermis op dezelfde locatie geeft overlast voor de omwonenden. Deze klagen onder andere over het geluid van de kermis zelf en het geluid dat vrijkomt bij het opbouwen en afbreken van de attracties. Dit laatste vindt ook ’s nachts plaats. Het college heeft een belangenafweging gemaakt tussen de meerwaarde die de zomerkermis voor de kernen Gilze en Rijen heeft en de overlast die deze veroorzaakt. Daarbij is het college tot de conclusie gekomen dat hij in de toekomst geen zomerkermis meer wil toestaan.
De organisator van de zomerkermis heeft voor het jaar 2008 een aanvraag gedaan voor de kern Rijen. Voor de kern Gilze heeft hij geen aanvraag meer ingediend. De gemeente heeft met deze organisator gesproken. Daarbij is aangegeven dat in 2008 in Rijen nog een zomerkermis georganiseerd mag worden. Op deze wijze kan de organisator reeds aangegane verplichtingen of toezeggingen afronden. Tevens is aan de organisator aangegeven dat voor het jaar 2009 geen vergunning meer verleend zal worden.
Elk jaar ontvangt de gemeente ongeveer acht à tien verzoeken voor het houden van een circus. Hiervan wordt er ieder jaar één gehonoreerd. Dit circus staat op het Burgemeester Sweensplein in Rijen. Bij het selecteren en vergunnen van een circus wordt een afweging gemaakt op grond van de volgende criteria: de kwaliteit van het programma, het lidmaatschap van de Vereniging van Nederlandse Circus Ondernemingen en de grootte van de tent in relatie tot de beschikbare ruimte op het Burgemeester Sweensplein. Daarnaast wordt getracht ieder jaar een ander circus de kans te geven naar onze gemeente te komen.
6.Procedure voor het verlenen van een evenementenvergunning
6.Aanvraag evenementenvergunning
6.Een ieder die een evenement wil organiseren in de gemeente Gilze en Rijen dient op grond van het bepaalde in artikel 2.2.2 van de APV een evenementenvergunning aan te vragen bij de burgemeester. In verband met de procedure van inspraak dient de aanvraag voor een evenement minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement bij de gemeente te zijn ontvangen.
6.Voor het aanvragen van een evenementenvergunning is een “aanvraagformulier evenementen” ontwikkeld. Dit formulier is tot stand gekomen in samenwerking met alle afdelingen die bij vergunningverlening voor evenementen betrokken zijn. Op dit formulier staat wanneer volstaan kan worden met een melding in plaats van een aanvraag. In de eerste paragraaf van deze nota is immers reeds aangegeven dat kleine evenementen vergunningsvrij kunnen zijn indien voldaan wordt aan voorwaarden.
6.Bij een weigeringsbesluit moet de aanvrager eerst in de gelegenheid worden gesteld om zijn zienswijze, schriftelijk of mondeling, naar voren te brengen omtrent de voorgenomen weigering (zie artikel 4:7 Awb). Vervolgens wordt het besluit verstuurd.
6.Besluit tot verlenen vergunning
6.Een aanvraag om een evenementenvergunning wordt in het Weekblad Gilze en Rijen gepubliceerd om belanghebbenden gedurende 2 weken de gelegenheid te geven om hun zienswijzen naar voren te brengen. Worden zienswijzen ingediend dan zal het college van burgemeester en wethouders deze meenemen in de definitieve afweging om wel of geen vergunning te verlenen.
6.Als er geen zienswijzen worden ingediend dan kan na afloop van de 2-wekentermijn een vergunning worden verleend. Alle vergunningen worden vervolgens in het weekblad Gilze en Rijen gepubliceerd zodat belanghebbenden een bezwaar- en beroepsmogelijkheid hebben (een en ander conform de Awb).
6.De gemeente heeft op grond van artikel 1.2 van de APV jo artikel 4:13 van de Awb gedurende 8 weken na ontvangst van de aanvraag voor een vergunning de tijd om een beslissing te nemen. Als deze termijn niet wordt gehaald, bijvoorbeeld doordat zienswijzen van omwonenden zijn ingediend, moet de aanvrager van de vergunning hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld en moet een nieuwe redelijke termijn worden genoemd waarbinnen de beslissing zal worden genomen.
6.Beleidswijzing en overgangstermijn
6.Ingeval van een beleidswijziging is het bestuursorgaan gehouden een redelijke overgangstermijn in acht te nemen. In verband hiermee zal aan alle organisatoren van evenementen een overgangstermijn worden gegeven.
6.Overige aan de vergunning verbonden voorwaarden
De politie heeft de wens bij grote evenementen vaker nadere voorwaarden voor veiligheid op te leggen aan de organisator zoals het aanleveren van een veiligheidsplan of het inhuren van een officieel erkend particulier beveiligingsbedrijf. De burgemeester kan besluiten deze nadere voorwaarden op te leggen indien hier door de politie om verzocht wordt.
6.“Evenementenorganisatoren kunnen gebruik maken van materiaal van de gemeente. De gemeente kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor materiële schade en/of schade aan lijf en leden van personen, veroorzaakt door gebruik van bovenstaande materialen gedurende de periode dat door verhuur de materialen buiten de macht van de gemeente zijn. Het aantal dranghekken en materialen van de gemeente is beperkt. Hierdoor kan de gemeente niet garanderen dat er altijd voldoende dranghekken en materialen zijn. Indien er materialen vanuit een andere gemeente geleend moeten worden komt dit voor kosten van de organisator of moet de organisator dit zelf regelen”.
In 2006 is ook de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) toegetreden tot het evenementenoverleg. Op verzoek van de GHOR worden standaardvoorschriften toegevoegd aan de evenementenvergunning. De gemeente behoudt zich het recht voor om gemotiveerd af te wijken van de voorwaarden die het GHOR stelt.