CVDR180144_1Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Zutphen 2011nlregelingZutphen2017-10-10ZutphenZutphense Koerier, 20-07-2011Privacyreglement GBA gemeente Zutphen 2011Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-06-14De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-07-212012-12-20Nieuwe regeling24.7GeenPrivacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Zutphen 2011Toelichting op het Privacyreglement GBA van de gemeente Zutphen 2011Met ingang van 1 april 2007 is de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan de gemeente terug te melden.Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden als bedoeld in artikel 100 van de wet GBA.Er is op 3 november 2008 een Verordening GBA vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. De bepalingen in deze Verordening worden in onderstaand Privacyreglement uitgewerkt.1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verordening: de Verordening GBA 2008, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 3 november 2008;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;
binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven, dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt.
2Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens1.Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d;2.De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden anders dan middels een rechtstreekse toegang tot de basisadministratie.
3Authentieke gegevensMet inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.4Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie1.Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben:
de beheerder en de door hem geautoriseerde medewerkers van (PBI), het team Loket en het team Automatisering en Applicaties;
voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers;
2.De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die Bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken;3.De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersMet inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die Bijlage aangegeven systematisch gegevens verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden.6Verbanden met andere gemeentelijke registraties1.Op grond van artikel 96 van de wet worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de in Bijlage 3 genoemde beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt;2.De betreffende gegevensverstrekking kan in een convenant worden vastgelegd.7Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. 8Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers (bijvoorbeeld andere gemeenten) en verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de privacybeheerder, gegevens verstrekt.9Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrektMet inachtneming van artikel 100, lid 2 van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.10Voorwaarden voor verstrekking1.Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:
dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;
dient met na(a)m(en) aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;
dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.
2.Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.11Terugmeldplicht1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven, dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder;2.In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.12BeveiligingDe beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.13Slotbepaling1.Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement GBA gemeente Zutphen 2011”.2.Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.3.Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die waarop het is bekendgemaakt.4.Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit Privacyreglement GBA wordt het Privacyreglement GBA 2008, ingetrokken.Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Zutphen,Gehouden op 14 juni 2011.De burgemeester, De secretaris,J.A. Gerritsen F.J. van Schagen BIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheidDe volgende onderdelen van de gemeente Zutphen hebben toegang tot de basisadministratie:
Organisatie onderdeelWettelijk kaderGegevenssetBasisregistratie (GBA)Gegevensset GBA-VHet team Loket en het team Personen, Bedrijven en Instellingen, cluster burgerzakenWet GBA, Kieswet, Burgerlijk Wetboek, Rijkswet op het Nederlanderschap, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Paspoortwet en Wegenverkeerswet 1994, Wet rampen en zware ongevallen.Persoonsgegevens 01/51, oudergegevens 02/52 en 03/53, nationaliteitsgegevens 04/54, huwelijksgegevens 05/55, overlijdensgegevens 06/56, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09/59, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11/61, reisdocumentgegevens 12, kiesrechtgegevens 13, verwijsgegevens 21/71, afnemersindicaties 14/64, aangehaakte gegevens.Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202Het team Personen, Bedrijven en Instellingen, LeerplichtLeerplichtwet, Leerplichtregeling 1995, uitvoering leerlingenvervoer.Persoonsgegevens 01, oudergegevens 02 en 03, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, gezag-/ voogdijgegevens 11, verwijsgegevens 21.Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202Team Administratie en RapportageArt 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Wet WOZ, Wet milieubeheer, Archiefwet 1995, Uitvoeren van personele regelingen, Wachtgeldregelingen, pensioenen wethouders en ex-wethouders, WW uitkeringen.Persoonsgegevens 01, oudergegevens 02 en 03, huwelijksgegevens 05/55, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verwijsgegevens 21.Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202Team Vergunning en Handhaving Wet WABO, Woningwet, Wet Milieubeheer, Wet RO, Monumentenwet, Onteigeningswet, Wet Bodembescherming, Wet Verontreiniging oppervlaktewater, Winkeltijdenwet, Wet Geluidshinder, Wet BIBOB, Drank- en Horecawet, Wet op de kansspelen, APV, Het anderszins verlenen of weigeren van vergunningen en ontheffingen. Persoonsgegevens 01, nationaliteitsgegevens 04, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11, verwijsgegevens 21.Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202Team OmgevingWet milieubeheer, Grondwaterwet, Wet Geluidshinder, Wet Bobz, Wet Bodembescherming, Wet RO, Wet WABO, Monumentenwet, Wet BIBOB, Drank- en Horecawet, Wet op de kansspelen, Opiumwet, Gemeentelijke verordeningen.Persoonsgegevens 01, oudergegevens 02 en 03, nationaliteitsgegevens 04, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11, verwijsgegevens 21.Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202Medewerkers in dienst van de gemeente Zutphen werkzaam op Het PleinWWB, Bbz, Ioaw, Ioaz, Web, Wk, WIJ, Minimabeleid, Bureau Opvang Nieuwkomers, Wet Inburgering, WMO en de Verordening voorziening gehandicapten Zutphen 2005,Schuldhulpverlening, Wet op de lijkbezorging.Persoonsgegevens 01/51, oudergegevens 02/52 en 03/53, nationaliteitsgegevens 04/54, huwelijksgegevens 05/55, overlijdensgegevens 06/56, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09/59, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11/61, verwijsgegevens 21/71.Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202Politie ZutphenIn verband met de uitvoering van wettelijke voorschriften.Persoonsgegevens 01/51, oudergegevens 02/52 en 03/53, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09/59, gezag-/ voogdijgegevens 11/61, verwijsgegevens 21/71.Team Interne ondersteuningJubileaPersoonsgegevens 01, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verwijsgegevens 21.Team Openbare RuimteWet op de lijkbezorging, Gemeentelijke verordeningen (taken mbt opsporing en handhaving). Persoonsgegevens 01, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, verwijsgegevens 21.Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202Team Automatisering en ApplicatiesHet waarborgen van een juiste werking van de GBA applicatie,Wet BAGToegang tot alle in de applicatie aanwezige gegevens.Persoonsgegevens 01, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, verwijsgegevens 21.
De verantwoordelijke (=College van B&W) kan indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. BIJLAGE 2Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
WieWaarvoorGegevenssetMedewerkers in dienst van de gemeente Zutphen werkzaam op Het PleinUitvoering Sociale wetten. Uitvoering Wet Inburgering.Mutatiegegevens: verblijfstitels en overlijden. Team Personen, Bedrijven en InstellingenLeerplichtwetMutatiegegevens: vertrekkenTeam Administratie en RapportageUitvoering belastingwetgeving. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties, overlijden en vernaming/vernummering.Team Vergunningen en HandhavingVastgoedadministratie, permanente bewoning recreatiewoningenMutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.Team OmgevingFacturering vastgoedobjectenUitvoering MonumentenwetMutatiegegevens: overlijden, vestigingenTeam Interne ondersteuningJubileaHuwelijkenTeam LoketAanschrijven nieuwe inwonersMutatiegegevens: vestigingen
BIJLAGE 3Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.
RegistratieWaarvoorGegevenssetBasisregistratiesysteem(BRS)Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen: De basisgegevens, die door meerdere applicaties in dezelfde definitie worden gebruikt. Er vindt tussen deze applicaties mutatie- en berichtverwerking plaats op volledig geautomatiseerde wijze. Er worden systematisch geen gegevens verstrekt.Alle mutatiegegevens
BIJLAGE 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisBibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)Voor de bijhouding van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse EU-overhedenTer uitvoering van de opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP)www.cbpweb.nl Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!Advies: toestemming burger vragen.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAArt. 76 WBPBuitenlandse vertegenwoordigingen hier te landeTer uitvoering van de opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBACrematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBACulturele organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAFondsverwervende organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInstellingen/organisaties ten behoeve van:-Maatschappelijke dienstverlening-Algemene/geestelijke gezondheidszorg-Kinderopvang-Jeugdwelzijnswerk-Ouderenzorg-Gehandicaptenzorg-Werkvoorziening (o.a. Delta)Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAJuridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte derde)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKerken (niet zijnde de SILA)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKredietbank(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInburgeringsbureaus(niet gemeentelijk)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAMigrantenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBANatuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAOnderwijsinstellingenVoor het bijhouden van de leerlingenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAOuderenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPatiëntenverenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPensioenfondsen Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPlaatselijke afdelingen van politieke partijenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAReclassering/verslaafden-zorg Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBASportorganisaties en-verenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAThuiszorgorganisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVakorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doelVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVrouwenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAWoningbouwverenigin-gen/woningcorporatiesTen behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzingVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAZiekenhuizenVoor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorgVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBA
BIJLAGE 5Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.