Artikel 1: Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
aanvragen: ingediende verzoeken tot subsidieverstrekking in het
bereik van beeldende kunst & vormgeving, podiumkunsten,
culturele festivals & evenementen, cross-overs hiertussen of
iedere andere nieuwe verschijningsvorm.
- b.
adviesgroep: de Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK) is het
door het college ingestelde orgaan ter advisering van het
college.
- c.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente
Amersfoort.
- d.
cultureel klimaat Amersfoort: het samenstel van uitingen,
activiteiten en producten op het gebied van de kunst en cultuur in
de gemeente Amersfoort en/of grotendeels gericht op inwoners van
Amersfoort.
- e.
toepassingsgebied: zoals genoemd in artikel 2 van de
subsidieregeling Incidentele subsidies cultureel klimaat en artikel
2 van de subsidieregeling Meerjarige subsidies cultureel klimaat.
Artikel 2: Taak
- 1.
De adviesgroep adviseert het college over de toekenning van incidentele
subsidies cultureel klimaat. De adviesgroep toetst aanvragen op
subsidievoorwaarden en criteria volgens de vigerende subsidieverordening
en de subsidieregeling Incidentele subsidies cultureel klimaat. Als het
college besluit een toepassingsgebied aan de incidentele subsidie
cultureel klimaat toe te voegen, dan toetst de adviesgroep ook de
aanvragen behorende bij het toegevoegde toepassingsgebied.
- 2.
De adviesgroep beoordeelt de initiatieven waarvoor meerjarige subsidie
wordt aangevraagd in samenhang met het bestaande en gewenste culturele
aanbod in Amersfoort. De adviesgroep toetst aanvragen op
subsidievoorwaarden en criteria zoals genoemd in de vigerende
subsidieverordening en de subsidieregeling Meerjarige subsidies
cultureel klimaat.
Artikel 3: Samenstelling van de adviesgroep
- 1.
De adviesgroep bestaat uit maximaal 8 leden. De leden worden door het
college benoemd.
- 2.
De verschillende disciplines in de sector kunst en cultuur worden
vertegenwoordigd.
- 3.
Een lid kan worden benoemd als deze een goede inhoudelijke kennis en
inzicht heeft van het cultureel klimaat in Amersfoort.
- 4.
Afwijkend van het tweede en derde lid van dit artikel worden maximaal 3
leden benoemd die geen kunstdiscipline vertegenwoordigen maar wel kennis
hebben van een ander vakgebied die bijdraagt aan de opdracht van de
adviesgroep.
- 5.
De leden opereren onafhankelijk en adviseren het college los van eigen
belangen of instellingen in de sector kunst en cultuur in
Amersfoort.
Artikel 4: Zittingsperiode
- 1.
De leden van de adviesgroep worden voor 4 jaar benoemd door het college
en zijn éénmaal herkiesbaar. In het belang van de continuïteit van de
adviesgroep voorziet een aftreedrooster in een gespreide komst en
vertrek van leden.
- 2.
In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien, zo mogelijk op
voordracht van de adviesgroep.
- 3.
De leden blijven hun functie vervullen totdat hun opvolgers zijn
benoemd.
- 4.
Een lid van de adviesgroep kan tussentijds het lidmaatschap opzeggen.
Het vertrekkende lid dient minimaal een maand voor vertrek het college
hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen.
- 5.
Het college kan van een lid het lidmaatschap opzeggen indien deze door
handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de
adviesgroep.
Artikel 5: De voorzitter en secretaris
- 1.
De adviesgroep kiest uit zijn midden een voorzitter.
- 2.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van de
adviesgroep en het vertegenwoordigen van de adviesgroep.
- 3.
De adviesgroep heeft een ambtelijk secretaris.
- 4.
De ambtelijk secretaris ondersteunt de adviesgroep bij de werkzaamheden
die nodig zijn voor het gehele proces van goede advisering.
Artikel 6: Frequentie van vergaderen
- 1.
De adviesgroep vergadert op verzoek van het college in beginsel 2 keer
per jaar, of zo vaak als het college dat nodig vindt.
- 2.
De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor dat de uitnodiging,
spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste drie weken voor de
vergadering aan de leden wordt gestuurd.
- 3.
De stukken die nodig zijn voor de advisering van de aanvragen worden
tenminste één week voor de vergadering aan de leden verstuurd.
Artikel 7: Quorum
- 1.
Indien leden zijn verhinderd doen zij daarvan tijdig mededeling aan de
ambtelijk secretaris. Als tijdig wordt beschouwd uiterlijk 3 werkdagen
voor het tijdstip van de vergadering.
- 2.
Het minimum aantal leden dat nodig is voor de totstandkoming van geldige
adviezen is bepaald op 5 leden.
- 3.
Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter
doorslaggevend.
- 4.
Indien het aantal genoemd in het tweede lid niet aanwezig is, wordt
getracht de vergadering naar een ander tijdstip te verzetten, tenzij het
gestelde onder artikel 8.3 voorziet in de geldigheid van adviezen.
Artikel 8: Adviezen & werkwijze
- 1.
De onderscheiden werkwijzen voor (de totstandkoming van)
beoordelingen en adviezen staan omschreven in de
Subsidieregeling meerjarige subsidies cultureel klimaat,
respectievelijk de Subsidieregeling incidentele subsidies
cultureel klimaat.
- 2.
De adviesgroep levert gezamenlijk gemotiveerde, schriftelijke
adviezen, op basis van een format.
- 3.
De stemming vindt mondeling of, indien leden verhinderd zijn om op de
vergadering zelf aanwezig te zijn, per digitaal middel of schriftelijk
plaats. Blanco stemmen tellen niet mee.
- 4.
Het advies over de toekenning van de incidentele subsidies is de basis
voor het besluit van het college over de incidentele subsidieaanvragen.
Het college betrekt de beoordeling van de adviesgroep over de meerjarige
subsidies bij de besluitvorming over de meerjarige subsidies.
Artikel 9: Waarborg onpartijdigheid
- 1.
De leden van de adviesgroep gaan vertrouwelijk om met de inhoud van de
stukken en met de inhoud van de beraadslaging ter vergadering.
- 2.
De voorzitter en/of leden van de adviesgroep nemen niet deel aan de
behandeling van een agendapunt indien daarbij de schijn van
belangenverstrengeling wordt gewekt.
- 3.
Bij twijfel of zich een omstandigheid voordoet als bedoeld in het
tweede lid, beslist de adviesgroep met meerderheid van stemmen. Het lid
dat de schijn van belangenverstrengeling heeft, heeft geen stem.
- 4.
Gedurende de zittingsperiode doen leden zelf géén aanvragen in het
kader van de regelingen waarover zij het college adviseren, noch (laten
zij) aanvragen (doen) die op hun belang zijn terug te voeren.
Artikel 10: Financiën
- 1.
De leden van de adviesgroep krijgen elk € 114,- voor voorbereiding van
en deelname aan de vergadering van de adviesgroep.
- 2.
De leden ontvangen, indien woonachtig buiten de gemeente Amersfoort,
een reiskostenvergoeding gebaseerd op openbaar vervoer 2e
klas.
Artikel 11: Wijziging of intrekken van het reglement
De adviesgroep kan een verzoek tot wijziging of intrekking van dit
reglement indienen bij het college. In de overige gevallen wordt dit
reglement niet eerder gewijzigd dan na overleg met de adviesgroep. Een
besluit tot intrekking van dit reglement kan niet eerder worden genomen
dan na overleg met de adviesgroep.
Artikel 12: Hardheidsclausule
In alle zaken de adviesgroep betreffende, waarin dit reglement niet
voorziet, neemt het college een besluit, nadat het college de
adviesgroep gehoord heeft.
Artikel 13: Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van de Brede
Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK). Het reglement treedt in werking op
de eerste werkdag na de bekendmaking.