Organisatie | Hellendoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn |
Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-07-2007 | Toelichting art. 2 | 26-06-2007 Twents Volksblad, 10-07-2007 | 07INT00087 | ||
02-07-2003 | nieuwe regeling | 24-06-2003 Twents Volksblad, 01-07-2003 | 03.5019 |
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en van de leden van de raadscommissies.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
De griffier is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van de raad en de raadscommissies bij de aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen. Indien deze ambtenaren naar het oordeel van de griffier zonder genoegzame grond weigerachtig zijn de gevraagde inlichtingen te verstrekken, stelt de griffier zich in verbinding met de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de inlichtingen binnen redelijke tijd alsnog worden verstrekt.
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad en van de raadscommissies desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Het bepaalde in de artikelen 1 tot en met 5 van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning is van toepassing.
II. met ingang van het tijdstip waarop de Instructie voor de griffier van de gemeente Hellendoorn in werking treedt in te trekken zijn besluit van 14 maart 2002, nr. 02.2800 tot vaststelling van de Instructie plaatsvervangend gemeentesecretaris.
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. De raadscommissieagenda's worden vastgesteld door de raadscommissies en worden voorbereid door de raadscommissievoorzitters. De ambtelijke voorbereiding en de administratieve ondersteuning gebeurt onder verantwoordelijkheid van de griffier. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijke denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raad- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiesecretarissen en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.
Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning van de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel behoren deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.